теория организации. Алиев теория Организации. Учебник Второе издание, переработанное и дополненное
 Скачать 0.81 Mb.
|
|
Приоритет объекта над субъектом. Структура — важнейшая объективная характеристика организации. Она определяет жизнедеятельность организации в сложившейся ситуации при существующих объективных условиях. Рациональная структура должна обеспечивать гомеостатичность организации и устойчивость ее существования при различном состоянии субъективных факторов. Поэтому при ее формировании следует исходить из приоритетности объективной стороны организации: миссии и целей; комплекса функций, которые организации такого типа могут эффективно реализовывать; положения в окружающей среде; объективных параметров ее внутренней среды. Если объективные требования к формированию рациональной структуры и субъективные ориентации коллективов и отдельных работников соответствуют друг другу, то проблема будет неактуальна. Если же между ними существует противоречие, то формирование структуры исходя из приоритетности объективной стороны организации должно дополняться соответствующим изменением характеристик самого субъекта на основе кадровой политики, подготовки и повышения квалификации персонала, рациональной системы мотивации. Преимущественная ориентация на сложившиеся коллективы, установившиеся межгрупповые и межличностные связи, конкретных работников ведет к консервации существующих структур и ограничению возможности формирования более рациональных, позволяющих получать лучшие результаты (возможное обоснование — они не соответствуют традициям, вызовут сопротивление персонала и т. д.). Преимущественная ориентация на субъект организации — персонал, субъект управления — управленческий персонал и субъект руководства — руководителей, как правило, приводит к чрезмерному расширению и усложнению организационно-управленческой структуры в целом или ее отдельных блоков. Управленческие службы, например, могут формироваться под конкретных руководителей или имеющиеся кадры специалистов. Структура, сформированная под конкретного руководителя организации, может полностью утратить целесообразность. Так в условиях авторитарного руководства в фирме может использоваться жесткая централизованная структура, основанная на инвариантных связях, при том, что объективной ситуации в большей мере соответствовала бы гибкая полицентрическая структура с вариабельными связями. Адаптивность. Структура должна обладать способностью адаптироваться к изменениям внешней и внутренней среды, к целевой переориентации, к новой стратегии развития. От этого зависит жизнеспособность организации. Только адаптивная структура может обеспечить способность организации к сохранению своего равновесия, а следовательно, и к выживанию в условиях неожиданных и существенных изменений. Для организации обладать адаптивной структурой — значит быть устойчивой к воздействию негативных факторов и быть способной получить максимум позитивных результатов от имеющихся и открывающихся возможностей. Основное условие адаптивности — гибкость структуры. Гибкость основных характеристик структуры: типа, ориентации, базовой конфигурации обеспечивает возможность адаптации организации к глобальным изменениям и устанавливает общие формы такой адаптации. При этом пределы гибкости определяют возможную кардинальность изменения структуры в процессе адаптации. Например, частное предприятие из централизованного может стать полицентрическим, но не может стать децентрализованным. Гибкость основных структурных блоков, звеньев и связей определяет возможность осуществления конкретных форм адаптации структуры при соответствующих изменениях ситуации: реорганизации функциональных структур; формировании новых блоков, подразделений и каналов связи; ликвидации части действующих блоков, подразделений и каналов связи; изменении роли, значимости и режима функционирования блоков, подразделений и каналов связи в структуре организации. В основе механизма структурной адаптации лежит способность организации к саморегуляции деятельности. Организация получает определенные сигналы от внешней и внутренней среды, свидетельствующие о существенном изменении ситуации. Воспринимая эти сигналы, она определяет целесообразность структурной адаптации, вырабатывает соответствующую целевую ориентацию и при необходимости начинает осуществление структурных изменений. В ходе адаптации требуется постоянный контроль за соответствием основных характеристик реорганизуемой структуры требованиям изменяющейся ситуации. При необходимости в процесс адаптации вносятся соответствующие коррективы. Полная координация. Рациональной является структура, в которой обеспечивается полная координация функционирования всех составляющих. Основные направления структурной координации следующие: обеспечение согласованности различных функциональных структур (например, технологической и организационной); формирование четкой системы координирующих связей между центром, средним звеном и периферией; эффективная межблоковая координация (между блоками разных продуктов, технологических фаз производства, территориально обособленных корпусов и т. п.); четкая взаимная координация деятельности структурных подразделений различных уровней (цехов, участков, бригад и т.д.); обеспечение скоординированности функционирования каналов и узлов связи. Система координации структурных компонентов и связей должна быть единой для всей организации. Это единство обеспечивается через общий центр организации. Если нет общего руководящего центра (например, в полицентрической организации), то по крайней мере должен быть общий координирующий центр. Важнейшим условием обеспечения полной координации является наличие эффективной развернутой и адекватной системы обратной связи. Координация невозможна без установления обратной связи между координируемым объектом и координирующим субъектом. Именно обратная связь позволяет определить, какие координирующие воздействия в каждом конкретном случае являются целесообразными. Полная координация — это координация четкая, надежная и постоянная, исключающая возможность даже кратковременной дискоординации каких-либо структурных компонентов. Такое состояние структуры обеспечивается за счет эффективного развертывания сети дополняющих, дублирующих, контрольных и корректирующих связей. Дополняющие связи обеспечивают координацию функционирования каналов связи и повышают четкость координации структурных блоков и подразделений. Дублирующие связи обеспечивают гарантированность координации при нарушении основных координирующих связей. Контрольные связи обеспечивают контроль за состоянием системы координации. Корректирующие, если это необходимо, вносят соответствующие изменения в осуществление процесса координации. Минимум сложности. Рациональная структура — это структура минимальной сложности, естественно, в тех пределах, которые необходимы для обеспечения нормального функционирования организации. Чем проще структура, тем легче в ней достичь полной скоординированности всех структурных компонентов и связей. Структуры, обладающие излишней сложностью, легко дискоординируются (особенно в критических ситуациях), в них ослабляются адаптивные способности и нарушается единство целевой ориентации. Существуют следующие формы проявления излишней структурной сложности: чрезмерно широкая структура, включающая большое количество отделений и блоков по разнообразным направлениям и сферам деятельности, регионам и продуктовым группам, выходящая за пределы возможности обеспечения скоординированности и нормального функционирования организации. Характерна для новых фирм с высокой степенью диверсификации; громоздкая многокомпонентная структура, включающая множество подразделений (например, интенсивно растущая организация, рост которой опередил развитие системы управления); многоуровневая высокая структура. Возникает большой разрыв между верхними и нижними этажами организации, нарастают сбои в системах прямой и обратной связи, повышается вероятность дискоординации отдельных подразделений и организации в целом; структура с излишне усложненной схемой связи, когда при наличии возможности установления более прямой связи связь осуществляется через несколько промежуточных звеньев. В результате снижаются оперативность, эффективность и надежность связи; структура, отличающаяся избыточностью связи, имеющая множество излишних с точки зрения обеспечения рационального функционирования организации каналов и узлов связи. В той или иной степени характерна для любых видов организаций и ведет к ослаблению всей системы координации связи. Основными направлениями минимизации структурной сложности являются: обеспечение компактности структуры; установление четкой целевой ориентированности структуры и ее отдельных компонентов; понижение высоты многоуровневых структур; сокращение промежуточных звеньев в общей схеме связей; уменьшение дублирования функций, подразделений, должностных обязанностей и каналов связи. Полномасштабность. Рациональная структура полномасштабна. Она соединяет в целостную систему всех членов организации: коллективных и индивидуальных. В пределах организации не должно быть блоков, подразделений и отдельных людей, изолированных от остальной организации и не включенных в единую сеть структурных системообразующих связей. Основные функциональные структуры должны быть развернуты на всех уровнях и во всех периферийных областях. Необходимо обеспечить полномасштабность системы не только основной, но и дополняющей (именно она обеспечивает взаимосогласованность действий всех каналов связи); контрольной (в организации не должно быть ни одного бесконтрольного компонента — подразделения, члена, участника); корректирующей (адаптивными способностями может обладать только такая организация, которая при необходимости способна корректировать деятельность любого своего члена). В структуре не должно быть тупиковых линий, завершающихся конечным (не имеющим выходов) узлом связи. Формиро- рвшие структуры «без тупиков» может быть обеспечено на основе полномасштабного развертывания сети не только прямых, но ц. обратных связей. Тем самым каждый член организации стано- |щтся активным участником процесса регулирования и координации если не в главном контуре прямых связей, то во вторичном контуре обратных. ^ Пределы автономности. Каждый компонент структуры должен обладать определенной автономностью, которая, с одной стороны, позволяет ему функционировать как самостоятельной целостной микроструктуре, а с другой — не должна допускать нарушения целостности и единства структуры организации. Автономностью обладают функциональные структуры, блоки и додразделения разного уровня. Чем выше уровень компонента организации, тем большая степень автономности для него допустима. Высокой степенью автономности обладают, например, отделения в дивизиональных структурах. На практике возможны ситуации, когда подразделения нижних структурных уровней имеют большую автономность, чем подразделения более высоких уровней. Так, бригады могут обладать значительной свободой, в то время как цехи могут быть жестко закреплены определенными структурными связями. Если бригады (участки) находятся в условиях обособленности, например территориальной, от остального предприятия (лесозаготовительные, буровые и т. п.), то подобные структуры могут быть даже необходимы. В большинстве же производств они нерациональны, так как создают закрепощенность среднего звена, затрудняют, а часто делают и невозможным его эффективное функционирование. Основное ограничение автономности подразделений — выход за рамки единой целевой ориентации организации. Установление целей подразделений, не согласующихся с целями организации, свидетельствует об излишней автономности, ведущей к снижению целесообразности функционирования организации. Другое важнейшее ограничение автономности подразделений — выход за рамки единой системы координации. Поэтому там, где требуется больше координации, допускается меньший уровень автономности. Так, функциональные службы обычно менее автономны, чем производственные подразделения, поскольку должны находиться в постоянной и тесной взаимокоординации между собой и с системой линейного руководства. Исключение составляют функциональные и матричные структуры, где некоторые функциональные подразделения могут обладать более выраженной автономностью, чем производственные. Наиболее четко пределы автономности устанавливаются на основе критерия тесноты связи. С одной стороны, теснота взаимной внутренней связи компонентов подразделения должна быть выше, чем теснота их связи с другими подразделениями организации. Иначе подразделение не будет автономным. С другой стороны, теснота связи данного подразделения с другими подразделениями должна быть значительно выше, чем с другими организациями. Иначе автономность будет перерастать в отделенность от организации. Сочетание централизации и децентрализации. В рациональных структурах должен быть установлен оптимальный уровень централизации, позволяющий обеспечивать эффективное функционирование организации и наиболее полную реализацию ее целей в данных конкретных условиях. Уровень централизации должен быть тем больше, чем выше требовательность к обеспечению единства и внутренней скоординированности, чем больше инвариантность деятельности организации и чем меньше требуется автономности и самостоятельности функционирования подразделений. Централизация позволяет обеспечить жесткую взаимокоор- динацию звеньев в рамках целостной системы. Децентрализация способствует структурной гибкости, развитию адаптивных возможностей системы, позволяет быстро и оперативно реагировать на различные, в том числе и неожиданные, изменения ситуации уже на уровне отдельных звеньев. Централизация и децентрализация находятся в единстве и взаимодополняют друг друга. Не может существовать полностью децентрализованная структура — она потеряет свою целостность. Но не может функционировать и организация, полностью лишенная децентрализации, — с потерей автономности она потеряет свою структурность. Определенной формой компромисса централизации и децентрализации является полицентризм, особенно основанный на формировании центров второго уровня. Полицентрическая структура сохраняет приоритет единого координирующего цент- рв, но при этом обеспечивает высокую значимость и центров второго уровня, приближенных к периферии организации и имеющих больше возможностей для своевременного адаптивного реагирования. Это характерно, например, для дивизиональных Структур. Сочетание непрерывности и дискретности. В рациональных (Структурах соотношение между непрерывностью и дискретнос- vfbio связи должно обеспечивать, с одной стороны, максимальную экономичность связи, с другой — полную стабильность структуры, исключающую возможность даже временной потери равновесия организации. Для многих сфер функционирования, видов отношений и си- r-туаций непрерывность связи является необходимостью. У Во-первых, создается возможность постоянного отслеживания ситуации, которая позволяет вовремя заметить происходящие изменения и выбрать адекватную форму реагирования. Во-вторых, устанавливается стабильный контакт между чле- , нами организации, что создает возможность немедленного реагирования, сразу же, как только это становится необходимым. В-третьих, обеспечивается непрерывное воздействие (материальное, информационное) на членов организации, определяющее их поведение и постоянно ориентирующее их на реализацию целей организации, Однако непрерывные связи менее экономичны, чем дискретные. Они требуют больших затрат времени на обслуживание каналов связи и на обработку соответствующей информации. При этом возрастает загруженность каналов (вплоть до перегрузки) и повышается общая структурная сложность (поскольку множество непрерывных каналов работает одновременно). Поэтому непрерывные связи должны использоваться только в том случае, когда это действительно необходимо. Когда же такой необходимости нет, то более целесообразно использовать дискретные связи: периодические или ситуативные. Непрерывные связи необходимы: для осуществления непрерывных процессов совместной деятельности. Примером является сеть непрерывных технологических структурных связей между различными подразделениями и рабочими местами в поточном производстве; для обеспечения четкой и постоянной ориентации членов организации на реализацию общих целей. Примером является сеть вертикальных отношений иерархической соподчиненности; для обеспечения оперативного реагирования на существенные и непериодические изменения значимых характеристик внешней и внутренней среды (например, непрерывные связи диспетчера с обслуживаемыми объектами). Взаимосогласованность вертикали и горизонтали. В рациональных структурах строение и функционирование сетей вертикальных и горизонтальных связей должно быть тесно согласовано. Единство «вертикали» и «горизонтали» должно быть органичным без диктата управляющей «вертикали» по отношению к управляемой «горизонтали». Взаимосогласованность «вертикали» и «горизонтали» обеспечивается по следующим направлениям. Распределение функций между сетями вертикальных и горизонтальных связей. Так, технологическая структура базируется в основном на горизонтальных связях, а структура руководства — на вертикальных. Взаимодополнение функций, осуществляемых вертикальными и горизонтальными связями. Горизонтальные связи составляют основу технологической структуры, но технологический контроль в значительной мере основан на вертикальных связях. Совместная реализация функций. Например, аналитически-исследовательская и проектная деятельность в отделах и лабораториях обеспечивается единой системой взаимодействия персонала: и руководителей, и специалистов. Взаимное дублирование связей. Так, если не удается обеспечить взаимокоординацию деятельности подразделений (например, при возникновении между ними каких-либо противоречий), то используется вертикальная административная координация. Основа согласованности функционирования «вертикали» и «горизонтали» — их единство в целостной структуре организации. Выделяются следующие направления обеспечения согласованности строения сетей вертикальных и горизонтальных связей. Согласованность типов и характера связей. При установле- 1й используемых типов связей необходимо учитывать не обо- иенное, а именно совместное функционирование сетей верти- тьных и горизонтальных связей. Они должны быть Ц^вместимы. Если горизонтальные связи отличаются высокой р^риабельностью, например, в условиях гибких технологий, то ||Яртикальные не должны быть излишне жесткими, однозначными и подавляющими инициативу. Оптимальное соотношение «высоты» и «ширины» как ^руктуры организации в целом, так и ее отдельных блоков и Подразделений применительно к конкретным условиям и особенностям реализуемой функции. «Завышение» структуры ведет щ необоснованной оторванности периферии от центра, чрезмерное расширение — к снижению управляемости. Соответствие места, занимаемого блоками и подразделениями в горизонтальных сетях, месту, занимаемому ими в вертикальных сетях, и наоборот. Так, ведущий отдел должен занимать Ключевое место в сети как горизонтальных связей, так и вертикальных. Согласованность масштаба развертывания горизонтальных и вертикальных сетей, исключающая образование структурных островов и тупиковых ветвей. Субординация. В рациональных структурах взаимоотношения между структурными уровнями осуществляются на основе субординации, т. е. соподчиненности низших уровней по отношению к высшим. Определяющее значение субординация имеет для организационно-управленческих структур. Все члены организации, каждый из которых является руководителем или подчиненным, включаются в систему отношений субординации. Эффективная субординация предполагает: Четкость, однозначность, определенность отношений соподчиненности. Двусмысленность в установлении этих отношений исключает возможность эффективного функционирования управленческой вертикали. Последовательность, ступенчатость осуществления отношений субординации, реализация которых идет главным образом в рамках прямого взаимодействия между подчиненным и непосредственным руководителем (рабочий — мастер, мастер — начальник цеха, начальник цеха — директор). При реализации отношений субординации не должно быть «перескакивания через голову» непосредственного руководителя. Подчиненные не должны игнорировать своих непосредственных руководителей и вступать по всем вопросам в прямое взаимодействие с высшими руководителями. Последние также не должны игнорировать руководителей более низкого звена управления и избегать прямого регулирования деятельности их непосредственных подчиненных. Таким образом, выражение «вассал моего вассала — не мой вассал» имеет определенное отношение и к современным системам управления. Исключение прямой зависимости руководителя от подчиненного. Игнорирование этого положения может привести к переориентации действий руководителей и подчиненных с реализации интересов организации на реализацию собственных взаимных интересов. В такой ситуации руководитель не может эффективно выполнять функции руководства соответствующими сферами деятельности. Необходимый уровень субординации определяется конкретными условиями; задачами, стоящими перед организацией; характеристиками самой организации: степенью централизации, масштабами автономизации подразделений, периферийностью и «высотой структуры». Субординированность должна быть тем значительнее, чем выше уровень централизации, «высота структуры» и чем меньше развитость периферийных связей и автономность структурных подразделений. Единство распорядительства. Рациональная структура — это структура, в которой установлена четкая персональная закрепленность полномочий распорядительства по каждому конкретному вопросу на каждом уровне и по отношению к каждому объекту управления (подразделению или работнику) за конкретным руководителем. Основные варианты закрепления полномочий распорядительства: за непосредственными руководителями в рамках общей субординации — полномочия по наиболее широкому кругу вопросов; за вышестоящими руководителями — полномочия, которые не делегированы ими на нижестоящие уровни; за руководителями функциональных подразделений — полномочия в рамках соответствующих функций и в пределах, установленных вышестоящим руководителем. . Однозначность закрепленности полномочий распорядительства обеспечивает четкость функционирования управленческой вертикали. Каждый руководитель имеет полную ясность относительно пределов своей компетенции и действует в соответствии с этими представлениями. Это позволяет предотвращать конфликты распорядительства, когда разные руководители и управляющие подразделения пытаются решать один и тот же вопрос с разных позиций. . Диапазон контроля. Рациональная структура — это структура, в которой установлен оптимальный диапазон контроля. Он должен быть достаточно широк, чтобы обеспечить управляемость и скоординированность функционирования организации. Но он не должен быть чрезмерен, чтобы не нарушать автоном- йости подразделений, не подавлять активность и адаптационные способности членов организации. Для каждой организации в конкретной ситуации существует свой оптимальный диапазон контроля. Для его определения используются следующие характеристики: цели и задачи, стоящие перед организацией и ее членами. Диапазон контроля должен быть тем шире, чем труднодостижимее цели, сложнее и ответственнее задачи, чем больше разрыв между целями организации и целями ее членов; состояние внешней среды организации. Диапазон контроля должен быть тем шире, чем агрессивнее и враждебнее среда, чем большую угрозу она создает для существования организации (например, в условиях ожесточенной конкуренции); внутренний потенциал организации. Диапазон контроля Должен быть тем шире, чем меньше потенциал организации соответствует стоящим перед ней задачам (например, при производстве конкурентоспособной продукции на устаревшем оборудовании); особенности строения структуры. Диапазон контроля должен быть тем шире, чем слабее периферийные связи и чем выше уровень централизации. В каждой организации одновременно используются разные виды контроля, имеющие соответственно и разные диапазоны действия. В зависимости от характера контрольных связей выделяют: а) контроль прямого регулирования, предполагающий последующее прямое воздействие на контролируемого члена организации. Широта его диапазона зависит главным образом от степени жесткости и централизованности структуры. б) контроль слежения, предусматривающий воздействие не на самого члена организации, а на соответствующую ситуацию. Существует правило: определенное сужение диапазона контроля прямого регулирования должно компенсироваться соответствующим расширением диапазона контроля слежения. В зависимости от пространственной ориентации контрольных связей различают: а) вертикальный контроль — контроль верхнего уровня управленческой иерархии над нижним. Диапазон такого контроля должен быть очень широк, так как управляющий и координирующий центр должен практически полностью контролировать ситуацию в организации. Однако значительное преобладание вертикального контроля прямого регулирования характерно, как правило, только для очень централизованных структур. Для современных структур органического типа характерно расширение вертикального контроля слежения; б) горизонтальный контроль — взаимный контроль одноуровневых членов организации. Является в основном контролем прямого регулирования. Регулирующие воздействия на контролируемого члена организации осуществляются либо непосредственно (например, при установлении коэффициента участия в трудовых коллективах), либо через управленческую вертикаль. Для современных структур органического типа характерно расширение горизонтальных контрольных связей за счет одновременного сужения вертикальных связей прямого регулирования. Установление оптимального диапазона контроля в организации, функциональной подсистеме, подразделении обеспечивается на основе соответствующего сочетания вариабельных и инвариантных, дискретных и непрерывных контрольных связей, а также четкой согласованности этих связей с основными, дополняющими и корректирующими связями. Формальная фиксация — реальность отношений. В рациональных структурах должно существовать общее принципиальное соответствие между формально зафиксированными и реально существующими структурными связями. Это предполагает, Что, во-первых, конфигурация, основные блоки и ведущие связи реальной структуры должны быть формально зафиксированы. Неформальная часть реальной структуры распространяется в большей мере на те сферы деятельности и на такие межкомпонентные связи, которые не имеют прямого отношения к реализации цели организации. Во-вторых, должно обеспечиваться эффективное формирующее влияние формально зафиксированных реальных связей на неформальные (примером может быть зависимость лидерства в организации от формального статуса). Формальная фиксация реально существующих структурных связей позволяет обеспечить: большую стабильность структуры, ее конфигурации, основных сетей, блоков и компонентов; единство и скоординированность действия всех звеньев системы управления; четкую определенность функциональных обязанностей и ответственности членов организации; жизнеспособность и эффективную развернутость контроля прямого регулирования (вне отношений формальной фиксации такой контроль часто неосуществим); минимизацию межкомпонентных противоречий (вне формальной фиксации неизбежны конфликты между подразделениями и отдельными лицами, по-разному определяющими свой статус и функциональные обязанности в организации). Одновременно с формализацией реально существующих связей должна быть обеспечена реальность формально фиксируемых. Фиксироваться должны именно те связи, которые реально существуют и могут существовать при соответствующей формализации и создании в связи с этим необходимых организационных и ресурсных условий. Формализация нереального и не становящегося реальным приводит к ослаблению как формальной, так и реальной структур, к утрате всех тех возможностей, которые обеспечивает формальная фиксация. Динамика организации Процессы: понятие, элементы, классификация Форма динамического существования системы — процесс — единое последовательное и качественно определенное движение системы. Процессы, в которых участвует система, могут протекать как в организованной, так и в неорганизованной форме. Неорганизованные процессы деструктивны. Они ведут к нарушению равновесия системы и ее разрушению. Сохранение равновесия и целостности системы обеспечивают организованные процессы. Формирование организованных, внутренне упорядоченных процессов определяется как динамическая организация или процессуализация. Для живых систем динамическая организация имеет абсолютное значение. Во-первых, сама жизнедеятельность живых систем является организованным процессом. Во-вторых, существование живых систем возможно только в рамках относительно узких границ гомеостазиса. Удержаться в этих границах система может только в процессе организованного и четко ориентированного движения. В-третьих, существование живых систем происходит в постоянном, интенсивном и многообразном взаимодействии с внешней средой, воздействие многих факторов которой направлено на подавление жизнедеятельности. В-четвертых, для многих элементов внешней среды, активно взаимодействующих с системой, характерна высокая изменчивость, определяемая множеством разнообразных факторов. В своем существовании каждая живая система проходит определенный жизненный цикл, включающий фазы от образования до гибели системы. Для каждой фазы жизненного цикла характерны свои качественно определенные процессы, различающиеся направленностью, глубиной и скоростью изменений, происходящих в системе, в уровне ее организованности, потенциале, |