Учебник рекомендовано
 Скачать 2.49 Mb.
|
|
Способ передачи. По способу передачи документов различают:
166
5.1.2. Виды документов Под видом документов понимается наименование совокупности документов, выполняющих однородные функции. Наименование конкретного документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным соответствующим классификатором, например для управленческих документов — Общероссийским классификатором управленческой документации. Наиболее распространенные виды документов, обслуживающих сферу управления:
Организационные документы. К организационным (организационно-правовым) документам относятся следующие виды документов:
Устав — свод правил, регистрирующих деятельность организаций (учреждений), обществ и граждан; их взаимоотношения с другими учреждениями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Положение — нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов или их подразделений. Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления и утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности организации (учреждения), его подразделений, должностных лиц и граждан. Договор — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. 167 Распорядительные документы. К распорядительным документам относятся:
Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным органом. Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Указание — распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов. Информационно-справочные документы. К информационно-справочным документам относятся:
Акт — документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные факты и события. Доверенность — письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (организацией) другому лицу для представительства перед третьим лицом. Научные (научно-исследовательские) документы. Основными видами научно-исследовательской документации являются:
168 Отчет о НИР — научно-технический документ, который содержит систематизированные данные о научно-исследовательской работе, описывает состояние научно-технической проблемы, процесс и (или) результаты научного исследования Техническое задание на НИР — основной технический документ, устанавливающий комплекс требований к содержанию, выполнению, объему и срокам выполнения НИР (составной части НИР). Конструкторские документы. К конструкторским документам относятся графические и текстовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта. ГОСТ 2.102 — 68 устанавливает следующие виды конструкторских документов: • чертеж детали, сборочный, общего вида, теоретический, га баритный, монтажный, чертеж-схема; . техническое описание; . спецификация;
Чертеж детали — конструкторский документ, который содержит изображение детали и сведения, необходимые для ее изготовления: размеры, тип материала, требования к термообработке до заданной прочности (кг/мм2), чистоте обработки поверхности, классу точности и допуски. Сборочный чертеж: — конструкторский документ, в котором представлено изображение сборочной единицы в виде, позволяющем судить о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивающем возможность осуществления сборки и контроля. На сборочном чертеже иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частей изделия, если они не оформлены в виде специальных документов, а также показываются крайние положения перемещающихся частей конструкций. Чертеж общего вида — конструкторский документ, в котором содержится изображение изделия с разрезами и сечениями, текстовая часть и надписи, необходимые для понимания конструктивного устройства этого изделия, а также взаимодействия его основных составных частей и принципа работы. На чертежах общих видов помещаются технические характеристики. Теоретический чертеж — конструкторский документ, определяющий геометрическую форму (обводы) изделия и координаты расположения его составных частей. Габаритный чертеж: — конструкторский документ, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров. 169 На монтажном чертеже также приводится контурное изображение изделия и данные, необходимые для его установки (монтажа). Чертеж-схема — конструкторский документ, содержащий упрощенное изображение машин, механизмов, установок, дающее общее представление об их устройстве и принципах действия. На схемах показаны в виде условных изображений или обозначений части изделий и связи между ними. Электротехнические схемы являются основным видом чертежной документации, составляемой при разработке электротехнических изделий, проектов механизации и автоматизации производственных циклов и процессов. Схемы не дают представления о внешнем виде конструкции и размерах предмета. Техническое описание — конструкторский документ, в котором содержатся сведения о наиболее характерных особенностях данного изделия; приводятся его основные показатели; описываются назначение конструкции, устройство и работа его отдельных частей. Спецификация — конструкторский документ, определяющий состав изделия, сборочной единицы, комплекса или комплекта. Пояснительная записка — текстовой технический документ, содержащий описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, а также обоснование принятых технических и технико-экономических решений. Ведомости — списки различных документов, сгруппированных по определенным признакам. Согласно ГОСТ ЕСКД (Единая система конструкторской документации) составляются ведомости спецификаций, ссылочных документов, покупных изделий, ведомости технических документов, вошедших в состав технического предложения, эскизного и технического проектов, ведомости держателей подлинников, т.е. перечень предприятий, которые хранят подлинные документы, разработанные для данного изделия, ведомости согласования применения изделий и др. Технологические документы. К основным видам технологических документов относятся:
Технологическая карта — технологический документ, в котором дается подробное описание и приводятся расчеты всех производственных операций, необходимых для изготовления изделия. Заводской регламент — технологический документ, в котором описываются, нормируются и в отдельных случаях схематично изображаются те физико-химические процессы, которые должны протекать для получения изготовляемого продукта. 170 Схема технологического процесса — технологический документ, схематично отображающий последовательность выполнения технологический операций по изготовлению изделия (продукта). Проектно-сметные документы. К основным видам проектно-сметной документации относятся:
Генеральный план — технический документ, на котором в контурах вида сверху представлено изображение всего участка строительства, а также размещение существующих и проектируемых объектов, отражено благоустройство, озеленение, а иногда и топографическое состояние места строительства. Для строительства какого-либо объекта промышленного или гражданского назначения разрабатываются общие чертежи и чертежи деталей. К общим относятся чертежи фасадов, планов по этажам, а также поперечные и продольные разрезы здания. Общий чертеж (план, разрез) — технический документ, в котором указывается расположение оборудования, инженерных коммуникаций, взаимная их увязка, маркировка, а также габаритные размеры. Чертеж детали — технический документ, в котором указываются размеры деталей и элементов здания или сооружения, их сопряжения, сечения конструктивных элементов и спецификации. Эскизами, или кроками, называются чертежи, выполненные от руки обычно на миллиметровой бумаге. Они являются черновиками, содержание которых потом переносится на ватман с помощью чертежных инструментов. Паспорт проекта — технический документ, в котором дается схематическое изображение объекта, краткое описание и сообщаются основные технические показатели. Пояснительная записка — технический документ, содержащий сведения о назначении проектируемого объекта, его внешнем виде, внутреннем устройстве, характерных особенностях, основных технических показателях, а также о назначении, внутреннем устройстве и работе его отдельных частей, особенностях их конструкции. Кроме того, в пояснительной записке дается объяснение экономических, общественных и других условий и предпосылок создания объекта, аргументация выбора данного варианта проектирования и строительства. 171 В состав проектов многих сооружений (дорог, электростанций, гидротехнических и др.) входят картографические документы: топографические, специальные и иные карты, планы городов, населенных пунктов, местности. К проектной документации всегда прикладываются сметы, которые хотя и не являются техническими документами в собственном смысле слова, но необходимы, так как ни одна стройка невозможна без предварительного установления финансовых затрат. Сметная документация (генеральная, рабочая смета, калькуляция) составляется на основе единичных расценок строительных работ и других нормативных материалов, установленных соответствующими ведомствами. 5.2. Общие требования к составлению и оформлению документов Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках норм и требований. Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой. Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы, организационные и информационно-справочные документы. ГОСТ Р 6.30 — 2003 [47] определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, 172 место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536. 5.2.1. Формуляр документа и его составные части. Понятия «реквизит», «формуляр» Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить полезную площадь, т. е. место для размещения текста — основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы обеспечивают эргономичность документов — легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи. На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. В соответствии с установленными требованиями каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). В ГОСТ Р 51141 — 98 [43] дается следующее определение: реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе, что в совокупности составляет его формуляр. Таким образом, формуляр документа — это модель документа, содержащая конкретную совокупность реквизитов, расположенных определенным образом. В основу унификации и стандартизации положен принцип создания общей модели построения всех документов системы документации. Такие графические модели построения документов получили название «формуляр-образец». Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране. 173 В соответствии с принципом многомодельности (см. гл. 1) для каждого вида документов в зависимости от его назначения разрабатывается типовой формуляр. Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа и образуют официальный бланк документа. Постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении. Переменная часть реквизита документа — изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. В государственном стандарте определены 30 реквизитов (было 29). Расположение их см. в Приложениях 3 и 4. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:
Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие. 174 5.2.2. Требования к размещению реквизитов документов Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно подразделить на три группы [8, 48]: 1) реквизиты бланка и ограничительные отметки:
2) реквизиты, определяющие юридическую силу документа:
3) реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки):
175
Документы состоят из отдельных элементов, которые в совокупности образуют документообразующие признаки, свидетельствующие о статусе документа и его подлинности. Эти элементы принято называть реквизитами (от лат. reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов определяет форму документа. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. |