Учебник рекомендовано
 Скачать 2.49 Mb.
|
|
«Основание для выполнения НИР». В этом разделе указывают полное наименование документа, на основании которого должна выполняться данная работа, номер и дата его утверждения, а также организацию, утвердившую документ. «Цели и задачи НИР». В этом разделе приводят общую характеристику и оценку состояния вопросов, решаемых НИР, излагают цели данной работы (исследование принципов, путей создания новых и улучшения уже созданных образцов техники, разработку научно-технических основ проведения исследований технических характеристик и параметров новой техники, исследование вопросов использования и эксплуатации и др.), а также задачи, решение которых обеспечивает достижение поставленных целей. «Требования к выполнению НИР». В этом разделе указывают основные требования, предъявляемые к НИР, обеспечивающие выполнение стоящих перед НИР задач, в том числе требования к математическому обеспечению, способам и точности обработки результатов исследований, проведению моделирования, требования по проведению поэтапных патентных исследований и доставлению отчета о них, а также устанавливают предполагаемые результаты. Кроме того, следует указывать, чем должна заканчиваться работа по теме (разработкой рекомендаций и предложений по реализации результатов НИР, проекта ТЗ на выполнение аван-проекта, проекта ТЗ на ОКР, нормативно-технических и других технических документов), а также возможное практическое использование и целесообразность внедрения результатов исследований в организациях заказчика и промышленности. При наличии в НИР составных частей в ТЗ должны быть указаны составные части НИР, ТЗ на которые подлежат согласованию с заказчиком. В разделе указывают необходимость разработки, изготовления и испытания макетов (моделей, экспериментальных образцов), их количество, необходимость разработки на них конструкторской и другой технической документации, ее состав. При этом указывают способ выполнения документации (машинопись, фотокопии, светокопии, магнитные носители и т.д.), а также количество комплектов документации, оформляемой исполнителем НИР после окончания этапов и всей НИР в целом, в том числе количество комплектов документации представляемых заказчику. «Порядок выполнения и приемки НИР (этапов НИР)». В этом разделе указывают порядок выполнения и приемки НИР и ее эта- 212 пов, а также необходимость разработки программы приемки НИР (этапов НИР) в соответствии с требованиями, установленными в стандартах на выполнение НИР. Если в ТЗ составление программы приемки не предусмотрено, то в разделе приводят необходимые требования к проведению приемки, а также перечень предъявляемых к приемке технических документов, макетов (моделей, экспериментальных образцов). «Технико-экономические требования». В этом разделе устанавливают: предельное значение стоимости выполнения НИР в целом и при необходимости предельные значения стоимости отдельных этапов НИР; модель цены и ее значение, которые должны быть установлены в договоре; этап, на котором головной исполнитель (исполнитель) НИР должен проводить при необходимости технико-экономическое обоснование целесообразности продолжения исследований; необходимость определения головным исполнителем (исполнителем) НИР предполагаемых затрат на реализацию результатов НИР и др. «Сроки выполнения НИР». В этом разделе указывают сроки выполнения НИР в целом, а также наиболее важных этапов составных частей НИР. «Исполнители НИР». В этом разделе указывают головного исполнителя (исполнителя НИР и исполнителей основных составных частей НИР). В приложениях к ТЗ на НИР при необходимости допускается приводить таблицы, графики, схемы, перечень справочно-ин-формационных и других технических материалов и документов, необходимых для выполнения работ, перечень заинтересованных организаций, с которыми подлежат согласованию при выполнении НИР конкретные вопросы исследований и технические решения. ТЗ на НИР должно быть оформлено в соответствии с общими требованиями к текстовым документам, установленным в ГОСТ 2.105 — 95 на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 — 68 без рамки, основной надписи и дополнительных граф к ней. Номера листов (страниц) проставляют в правом верхнем углу листа (над текстом). Титульный лист ТЗ на НИР выполняют с полями, расположенными в соответствии стребованиями ГОСТ 2.105 — 95; при этом поля 1, 5 и 6 не заполняют; на поле 2 указывают гриф конфиденциальности (при необходимости) и номер экземпляра документа; на поле 3 указывают: в левой части — должность и подпись лица, утвердившего документ от имени заказчика; в правой части — должность и подпись лица, согласующего документ от исполнителя НИР. Справа от каждой подписи проставляют инициалы и фамилию лица, подписавшего документ, а ниже подписи — дату, месяц и год его подписания; на поле 4 помещают наименование документа, наименование и шифр темы, номер государ- 213 ственной регистрации НИР. Номер государственной регистрации проставляют после регистрации НИР в установленном порядке. На последнем листе ТЗ на НИР после основного текста документа помещают подписи разработчиков ТЗ и согласующие подписи головного исполнителя (исполнителя) НИР и других организаций. По решению заказчика ТЗ на НИР допускается составлять в двух и более частях исходя из соображений конфиденциальности, удобства пользования, области применения и других причин. Наиболее важные сведения и требования ТЗ конфиденциального характера группируют в одну из частей ТЗ или оформляют в виде отдельного приложения к ТЗ с обеспечением их обособленного хранения и максимального ограничения допуска исполнителей. 5.4.2. Особенности составления и оформления отчета о НИР Структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах установлены ГОСТ 7.32 — 2001 [46]. Стандарт устанавливает следующую структуру отчета о НИР: титульный лист, список исполнителей, реферат, содержание (оглавление), нормативные ссылки, определения, обозначения и сокращения, введение, основная часть, заключение, список использованных источников, приложения. Титульный лист является первой страницей отчета о НИР и служит источником информации, необходимой для обработки и поиска документа. На титульном листе отчета о НИР указывают:
214  12) место и дату составления отчета.В списке исполнителей в алфавитном порядке перечисляются фамилии руководителей, ответственных исполнителей, исполнителей и соисполнителей НИР с указанием занимаемой должности, ученой степени и ученого звания, в скобках указывается выполненная ими часть работы. В реферате содержатся: перечень ключевых слов; текст с краткими сведениями об основном содержании проведенной работы, отражающими сущность и методы исследования, данными, определяющими техническую характеристику, параметры изделия, процессы, краткие выводы относительно применения полученных результатов. В реферате указывается объем отчета в машинописных страницах, иллюстраций, таблиц, приложений, количестве частей отчета, количестве использованных источников. Основная часть отчета о научно-исследовательской работе состоит из введения, разделов и глав, в которых изложены методика, содержание и результаты выполненной работы. В заключении даются выводы и предложения, рекомендации в отношении возможности внедрения в производство. Отчет по теме должен иметь оглавление, в котором указываются разделы (части) со ссылками на соответствующие страницы текста. На обложке полностью скомплектованного и оформленного отчета по теме сообщаются те же сведения, что и на титульном листе, кроме фамилий руководителей и ответственных исполнителей НИР. Чаще всего заголовки отчетов по темам бывают напечатаны на специальных трафаретках и наклеены на обложки. 5.4.3. Особенности составления и оформления чертежа Первыми техническими документами, которые возникают в процессе технического творчества, являются наброски, схемы, эскизы и предварительные расчеты. Эти документы обычно являются черновиками для создания чертежа или других технических документов. Производственные чертежи выполняются на бумаге стандартного формата в соответствии с ГОСТ 2.301 — 68 (табл. 5.1). Допускается при необходимости применять формат А5 (148x210), а также дополнительные форматы, образуемые увеличением коротких сторон основных форматов на величину, кратную их размерам (табл. 5.2). Обозначение производного формата состоит из обозначения основного формата и его кратности согласно таблице, например: А0х2 ((1 189x1682), А4х 8 (297x1682). Чертежи выполняются на ватмане, иногда используется пергаментная калька, на которой можно работать карандашом, а также 215 Таблица 5.1 Основные форматы листов, применяемые для выполнения чертежей во всех отраслях промышленности и строительства
эмульсированная калька. Калька, покрытая эмульсионным слоем, приобретает ценные свойства: обычный карандаш дает на ней четкие линии. С таких калек, минуя обводку чертежа тушью, представляется возможным непосредственно снимать светокопии. На каждом листе чертежа вычерчивается рамка, отстоящая от краев бумаги с трех сторон на 5 мм, а с левой стороны, если чертежи подлежат брошюровке, — на 20 мм. Чертежи большого формата складываются до размера формата А4. При этом листы складывают изображением наружу так, чтобы основная надпись (угловой штамп) оказывалась на верхней лицевой стороне сложенного листа в его правом нижнем углу. Все надписи на чертежах сосредоточены в одном месте в специально разграфленных трафаретках или угловых штампах, расположенных в правом нижнем углу листа. В угловом штампе указываются все основные сведения о чертеже, что позволяет найти Таблица 5.2 Дополнительные форматы листов, применяемые для выполнения чертежей
216 нужный документ среди массы других, установить технические данные, необходимые для изготовления изображенного на чертеже изделия (материал, масштаб, режим термообработки и т.д.). С помощью углового штампа можно определить разновидность чертежа (общий вид, чертеж сборочной единицы, детальный чертеж), узнать, к какому изделию относится этот чертеж, какие чертежи в свою очередь с ним связаны. Из содержания углового штампа выясняют, кто является автором данной конструкции, дату утверждения чертежа, некоторые элементы технической характеристики изделия. В угловом штампе помещаются также подписи лиц, ответственных за правильность разработки и оформления технических документов, дата выпуска. В настоящее время действует ГОСТ 2.104 — 68 (ЕСКД. Основные надписи), который определяет форму, размеры, порядок заполнения основной надписи для чертежей и схем конструкторских документов. Основная надпись сборочных, детальных, габаритных, монтажных и других чертежей имеет одни и те же графы и постоянный порядок их расположения. ГОСТ 2.104 — 68 устанавливает также дополнительные графы к основной надписи, которые должны быть на всех чертежах, схемах и текстовых документах. Дополнительные графы содержат сведения об инвентарных номерах подлинника (или дубликата) данного документа, полученных в архиве конструкторской организации, об обозначении документа, взамен или на основании которого выпущен данный документ, и подписи лиц, принявших подлинники в архив. Дополнительные графы располагаются вдоль левого поля чертежа. Производственные обозначения (номера) присваиваются конструкторской документации в соответствии с ЕСКД согласно ГОСТ 2.201 — 68, который устанавливает две системы обозначения конструкторских документов: обезличенную (десятичную) и предметную. Правильное оформление и обозначение технической документации способствует четкой организации производственного процесса, дает возможность проконтролировать полноту сдачи документов в архив, организовать рациональное хранение, расширить их использование. Выше основной надписи или на отдельном листе в виде приложения к чертежу, если это чертеж общего вида или сборочный, вычерчивается спецификация, в которой определяется состав сборочных единиц, комплекса и комплекта. В спецификации указываются: формат чертежа, зона, порядковый номер позиции сборочной единицы и деталей, производственный номер сборочной единицы и деталей, их наименования, количество сборочных единиц и деталей, необходимых для изготовления одного экземпляра изделия, примечание, в котором указываются замены сборочных 217 единиц и деталей, наличие вариантов, заимствования из других проектов, аннулирование чертежей и т.п. Имеются некоторые особенности в содержании и оформлении основных надписей и чертежей, применяемых в области строительства, в электротехнике и радиопромышленности, дорожном строительстве, горном деле. Оформление проектной документации для строительства также унифицировано системой проектной документации на строительство (СПДС). В ГОСТ СПДС 21.101-79 сформулированы основные требования к оформлению чертежей в проектных организациях. В угловых штампах строительных чертежей обычно указываются следующие сведения: наименования проектной организации и вышестоящего органа, название комплекса, объекта, чертежа, производственный номер комплекса, стадия проектирования, часть проекта, номер листа, формат чертежа. Текстовые технические документы могут быть выполнены машинописным, рукописным и типографским способами. В отдельных случаях для изготовления текстовых документов используют особые бланки, на которых указаны название учреждения, номер и название объекта, проекта. Для размещения утверждающих и согласовывающих подписей к текстовым документам составляется титульный лист. На нем указываются: наименование министерства или ведомства, в ведении которого находится организация, разработавшая данный документ; название самой организации; наименование изделия или его составной части; должности и подписи исполнителей и ответственных лиц; дата разработки документа. 5.5. Требования к составлению и оформлению конфиденциальных документов Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации. Оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров. Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Самой многочисленной по составу и объему документов независимо от формы собственности и организационно-правовой формы является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений администра- 218 тивных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций. Учитывая, что порядок оформления организационно-распорядительных документов является наиболее сложным и, кроме того, в значительной мере совпадает с порядком оформления документов, входящих в другие системы управленческой документации, представляется целесообразным именно на их примере рассмотреть требования к составлению и оформлению конфиденциальных документов. Порядок оформления конфиденциальных организационно-распорядительных документов в значительной степени совпадает с правилами оформления открытых документов, но вместе с тем имеет и существенные отличительные особенности. Состав организационно-распорядительных документов определен общероссийским классификатором управленческой документации и унифицированной системой организационно-распорядительной документации [71, 76]. Значительная их часть используется для отображения (фиксирования) информации, составляющей коммерческую и служебную тайну. В конфиденциальных и открытых организационно-распорядительных документах используются элементы оформления, называемые реквизитами. Кроме того, только в конфиденциальных документах дополнительно используются следующие реквизиты: гриф ограничения доступа к документу, номер экземпляра документа, отметка о размножении документа. Реквизиты 01 — 11, 13—14, 16 —20, 22 —26, 28, 30 (см. подразд. 5.2.2) в конфиденциальных документах оформляются так же, как и в открытых. Оформление общих реквизитов имеет определенные различия. Реквизиты 01—16, 18, 20, 21 — 27, 30 оформляются на стадии изготовления документов; реквизит 29 — на стадии поступления; реквизиты 17, 19, 28 — на стадии исполнения. Состав реквизитов конкретных документов определяется видом документов, а также организационно-правовой формой организации, установленной для конкретных видов документов в определенной последовательности реквизитов, называется типовым видом документа. Отсутствие или неправильное оформление того или другого реквизита нередко приводит к лишению документа юридической силы. Поэтому помимо состава реквизитов установлены и требования к оформлению каждого реквизита. Конфиденциальные документы печатаются, как правило, на одной стороне листа. При изготовлении документов на двух и более листах последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посредине верхнего поля листа. 219 Регистрационным номером конфиденциального документа является номер, присвоенный ему по журналу учета изданий документов, который проставляется на документе на стадии подготовки проекта. Регистрационный номер конфиденциального документа проставляется на документе на первом листе в определенном для него месте, на последнем листе — в реквизите «фамилия исполнителя (составителя)», на остальных листах — в середине нижнего поля. При этом на всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется аббревиатурой гриф конфиденциальности документа, например: 1КТ (Коммерческая тайна), 4 ДСП (Для служебного пользования). На первом листе гриф конфиденциальности рядом с номером не проставляется. Что касается конфиденциальных документов, содержащих сведения, составляющую коммерческую тайну, то до вступления в силу Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» [61] в основном использовались грифы конфиденциальности «Конфиденциально» и «Строго конфиденциально». Согласно ст. 16 данного закона грифы, нанесенные на материальные носители до вступления в силу указанного закона, сохраняют свое действие при условии, если меры по охране конфиденциальности содержащейся в них информации, составляющей коммерческую тайну, будут приведены в соответствие с требованиями этого закона (см. подразд. 3.2.1). В конфиденциальных распорядительных документах (постановлениях, приказах, распоряжениях), а также в протоколах регистрационный номер, присвоенный им по журналу учета изданных документов, на первом листе проставляется, как и на других листах, кроме последнего, посредине нижнего поля, а на площади, отведенной под реквизит «регистрационный номер документа», проставляется номер, присвоенный им по соответствующему журналу учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов. Если документ составлен несколькими организациями, то его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания номеров в документе. Такой регистрационный номер проставляется в тексте на первом листе документа, на остальных листах указывается номер, присваиваемый по месту печатания проекта документа. Проставление регистрационного номера и грифа конфиденциальности на всех листах изданного конфиденциального документа необходимо на случай, если документ по каким-либо причинам окажется разрозненным, чтобы можно было установить по номеру и грифу конфиденциальности принадлежность отдельных листов к определенному конфиденциальному документу и тем самым предупредить случайное уничтожение листов или несанкционированное ознакомление с ними. 220 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит переписывается из бланка поступившего документа. Как уже отмечалось, гриф конфиденциальности определяется степенью конфиденциальности сведений, содержащихся только в ответном документе, независимо от содержания поступившего. Поэтому на поступивший конфиденциальный документ ответный документ может быть либо конфиденциальным (с совпадением или разностью в грифе конфиденциальности с поступившим документом), либо открытым, точно так же, как и на поступивший открытый документ, ответный документ может быть открытым или конфиденциальным. Если ответ дается на конфиденциальный документ, то в ссылке на регистрационный номер к нему аббревиатурой добавляется гриф конфиденциальности, например: на № 28 КТ от 11.07.2006. Место составления или издания документа необходимо указывать только в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизитам: «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания должно указываться в соответствии с принятым административно-территориальным делением, при этом сокращения могут быть только общепринятыми: г. (город), пос. (поселок) и т.д. Гриф ограничения доступа к документу включает в себя:
Пометка «Лично» имеет двоякое значение: 1) указывает на необходимость первоначального рассмотрения документа лицом, которому он адресован (в этом значении по метка не имеет отношения к грифу ограничения доступа к доку менту, может проставляться как на конфиденциальных, так и на открытых документах); 2) указывает на возможность работы с документом или его последующего переадресования только лицом, которому он адре сован, что является составной частью ограничения доступа к до кументу. Для различения значений этой пометки в первом названном значении она проставляется под адресатом (в скобках без кавы- 221 чек), во втором значении — над адресатом (без скобок и кавычек). Во втором значении пометка проставляется и на пакете, в котором пересылается документ, а пакет вскрывается только лицом, которому он адресован. Номер экземпляра документа проставляется в конфиденциальных документах в целях предотвращения или, по меньшей мере, своевременного обнаружения утраты экземпляра документа, следствием которого нередко является утечка содержащихся в нем конфиденциальных сведений. Для этого нужно знать, сколько экземпляров было издано и как осуществляется движение каждого экземпляра, где он находится на тот или другой период времени. Реквизит оформляется следующим образом: Экз. № (без кавычек) с проставлением на каждом экземпляре его номера. Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется: экз. Единственный. Реквизит помещается на первом листе ниже грифа конфиденциальности. При адресовании документа разовым корреспондентам следует проставлять их почтовый адрес, поскольку сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, отправляющий документ, может не знать почтового адреса получателя. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы власти и постоянным корреспондентам. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа и на каждом экземпляре документа проставляется адресат, которому направляется данный экземпляр. Такой же порядок адресования должен быть в случаях, когда каждый адресат не должен знать, кому направлен данный конфиденциальный документ. Все адресаты, если их не более четырех, проставляются на экземпляре, остающемся в организации. Текст документа должен быть максимально кратким, точным, однозначно понимаемым, исключающим повторы, лишние фразы, лишнюю информацию, но в то же время содержащим всю полноту необходимой информации, которая должна быть достоверной и достаточной для принятий соответствующих решений. Документ, как правило, должен быть посвящен одному, а не нескольким вопросам, что позволяет не только сокращать время на его обработку и исполнение, но и предотвращать необоснованное ознакомление с конфиденциальной информацией, относящейся к сфере деятельности того или другого пользователя документа. Применяемые в тексте сокращения слов и словосочетаний должны быть общепринятыми, понятными пользователям документа. Тексты конфиденциальных документов оформляются в виде текста, таблицы или в виде соединения этих структур. 222 Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается существо рассматриваемого вопроса, т.е. причины, основания, цели составления документа, во второй части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Документы, составленные на основании других документов, могут иметь в тексте ссылку на них или содержать приписку с указанием в тексте или приписке наименования документа, наименования организации — автора документа, даты, номера, заголовка документа. Если основанием является конфиденциальный документ, то добавляется аббревиатурой его гриф конфиденциальности. Для однотипных конфиденциальных документов допускается изготавливать их типовые формы, представляющие собой бланки с трафаретным текстом, содержащим постоянно повторяющуюся открытую информацию и имеющим в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера, индивидуальной для каждого конкретного документа. Трафаретные тексты существенно сокращают время на подготовку конкретных документов, так как они в большинстве случаев исключают необходимость составления черновика документа, и документ составляется не полностью, а лишь в незначительной по объему его переменной составляющей. Такие тексты улучшают структуру, стиль документов, ускоряют восприятие информации за счет фиксированного постоянного ее расположения, а также в определенной мере предотвращают включение в документы избыточной конфиденциальной информации, поскольку ставят исполнителя в жесткие рамки наполнения документа информацией. Отметка о наличии приложения к конфиденциальному документу оформляется разными способами в зависимости от того, названо приложение в тексте или нет, конфиденциальное оно или открытое. Если приложение (как конфиденциальное, так и открытое) не названо в тексте, то в отметке о наличии приложения оно не указывается, а если названо — указывается. Кроме того, если приложение конфиденциальное, то в отметке о грифе приложения проставляются его учетный номер и гриф конфиденциальности (полностью), номер (номера) экземпляров, количество листов в экземпляре; если приложение открытое — количество листов в экземпляре и количество экземпляров. Проставление учетного номера обусловлено тем, что, как уже отмечалось, каждое конфиденциальное приложение регистрируется за самостоятельным номером, проставление грифа конфиденциальности необходимо потому, что приложения могут с разными грифами и без них. Проставление номера экземпляра диктуется требованием поэк-земплярного учета документов. 223 При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: Приложение: № 21 для служебного пользования, экз. № 3 на 4 листах. или Приложения: 1. План сбыта продукции, № 12, коммерческая тайна, экз. № 1,2 на 8 листах каждый. 2. Акт о списании изделий на 5 листах в 2 экземплярах. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то в конце отметки о его наличии это оговаривается, например: в первый адрес. В приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа пишется: приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера и грифа конфиденциальности, например: Приложение к приказу Председателя правления от 16.05.2006 № 25КТ При наличии нескольких приложений к распорядительному документу, на каждом из них проставляется порядковый номер: приложение 1, приложение 2 и т.д. Допускается слово «приложение» печатать прописными буквами и перед его порядковым номером ставить знак №. При визировании проекта документа должна соблюдаться определенная последовательность: первым визирует проект документа исполнитель, отвечающий за общее содержание документа; вторым — руководитель подразделения, в котором работает исполнитель; затем — должностные лица, интересы (вопросы) которых затрагиваются в документе; потом — юрист на соответствие проекта документа действующим нормативным документам, в том числе данной организации, а также на соответствие вида документа его содержанию. Последним проект документа визирует сотрудник (руководитель) подразделения конфиденциального делопроизводства на предмет наличия и правильности оформления необходимых реквизитов проекта документа и соответствия грифа его конфиденциальности составу содержащейся в проекте документа информации. Документ, подлежащий визированию, может представляться на подпись соответствующему должностному лицу только при наличии всех необходимых виз. При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на отдельном листе, прилагаемом к документу, а виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются. Начальник отдела кадров (личная подпись) А. Л. Сидоров 16.05.2006 224 Если подлинник документа остается в организации, то визы появляются на нем в нижней части оборотной стороны последнего листа. Если подлинник отправляется, то визы проставляются с нижней лицевой стороны остающегося в организации экземпляра. Допускается проставление виз производить на отдельном прилагаемом листе, а также осуществлять по усмотрению организации, полистное визирование документа, включая приложения. Отметка об исполнителе конфиденциального документа является своего рода паспортом (формуляром) документа и включает в себя сведения, по которым можно восстановить необходимые учетные данные о документе в случае утраты регистрационной карточки (журнала). В отметке указываются учетный номер и гриф конфиденциальности документа, количество изготовленных экземпляров, фамилия исполнителя документа, фамилия лица, печатавшего документ (если документ печатался не исполнителем), дата печатания документа, например: 16КТ 3 экз. А.А.Иванов Печ. Е. В. Федорова 16.05.2006 На документах, направляемых в другие организации, целесообразно указывать не только фамилию исполнителя, но и полностью его имя и отчество, а также номер его телефона, что позволяет получателям документа при возникновении вопросов связываться непосредственно с исполнителем. Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа. Контрольные вопросы
8 Бардаеи 225 9. Раскройте назначение основных видов технологических докумен тов.
|