Учебник рекомендовано
 Скачать 2.49 Mb.
|
|
Гл а в а 6 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ 6.1. Методы классификации и кодирования документов и систем документации Классификация (от лат. classis — разряд, класс и facio — делаю, раскладываю) — система соподчиненных понятий (классов объектов) какой-либо области знания или деятельности человека, часто представляемая в виде различных по форме схем (таблиц) и используемая как средство для установления связей между этими понятиями или классами объектов, а также для точной ориентировки в многообразии понятий или соответствующих объектов [37]. Классификация, являясь методом научного познания, одновременно выполняет и функцию объективного отражения и фиксации результатов этого познания, благодаря этому она находит широкое практическое применение во все областях деятельности человека. При этом характер классификационной схемы, состав признаков классификации и ее глубина определяется теми прагматическими целями, для достижения которых используется классификация, типом объектов классификации, а также условиями, в которых она будет применяться. 6.1.1. Методы классификации документов и систем документации В документоведении используется следующее определение [17]: «Классификация есть разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами». Поскольку функционирование аппарата управления невозможно без документооборота и четко поставленной работы с документами, то классификация документов и разработка специальных схем их классификации является актуальной научной и прикладной задачей. Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов в целях определения места объекта в системе, которое указывает на его свойства. С этой точки зрения классификация является важнейшим средством построения систем хранения и поиска информации. 227 Введем следующие термины и определения, необходимые для последующего изложения методов классификации. Признак классификации — признак, по которому осуществляется деление заданного множества на подмножества. Значение признака классификации — конкретное количественное или качественное выражение признака классификации. Классификационная группировка — подмножество, полученное в результате разделения заданного множества по одному или нескольким признакам классификации. Кодовый алфавит — конечное множество кодовых знаков, из которых по определенному правилу составляются кодовые обозначения. Код — совокупность кодовых обозначений. Кодовое обозначение — обозначение объекта классификации (признака классификации, значения признака, классификационной группировки) знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом (правилом) кодирования. Метод {правило) кодирования — метод образования и присвоения кодового обозначения объекту классификации (признаку классификации, значению признака, классификационной группировке). Структура кодового обозначения — порядок расположения знаков в кодовом обозначении. Длина кодового обозначения — количество знаков в кодовом обозначении. Классификатор, классификационная схема — систематизированный перечень наименований объектов классификации (признаков классификации, значений признаков, классификационных группировок) и их кодовых обозначений. В настоящее время классификационные схемы (классификаторы) строятся на основе двух методов классификации: иерархического и фасетного. Иерархический метод классификации. Это метод, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества. Классифицируемое множество объектов делится сначала по некоторому выбранному признаку (основанию деления) на крупные группировки, затем каждая группировка в соответствии с выбранным основанием деления разбивается на ряд последующих группировок и т.д. Тем самым постепенно конкретизируется объект классификации и устанавливаются отношения подчинения (иерархии). Классификаторы, построенные на основе иерархического метода классификации, могут иметь очень большую емкость, величина которой зависит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов 228 на каждой ступени классификации определяется основанием кода, т. е. числом знаков в алфавите кода. Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и задач, для решения которых предназначается классификатор. Основным недостатком метода является слабая гибкость его структуры, обусловленная заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ступеням классификации. Поэтому при изменении состава объектов классификации, их характеристик или изменении задач, решаемых классификатором, требуется переработка классификационной схемы. Чтобы избежать этого, в классификаторе предусматривают большую резервную емкость, т. е. выбирают такой код, который позволяет кодировать значительно большее количество объектов классификации, чем их фактически существует в данный момент. Это позволяет вносить дополнения в классификатор при последующем изменении состава объектов классификации без полной переработки классификатора. Следовательно, иерархический метод классификации предпочтителен для объектов с относительно стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач. К классификаторам, построенным на основе иерархического метода классификации в целях повышения их качества и удобства использования, предъявляются следующие требования:
Фасетный метод классификации. Это метод, при котором заданное множество делится на подмножества (группировки) неза- 229 висимо по различным признакам классификации. При этом методе классификации разрабатывается лишь система таблиц (списков) признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности. Такой принцип построения классификационных группировок делает классификатор очень гибким и наиболее удобным для применения в условиях частого изменения характера решаемых задач или характеристик объектов классификации. В этих случаях разрабатываются новые фасеты или дополняются новыми признаками уже существующие фасеты. К классификаторам, разрабатываемым на основе фасетного метода классификации также предъявляются определенные требования:
В современных классификаторах часто одновременно используются оба метода классификации, что позволяет компенсировать недостатки методов классификации и расширить возможности их использования. Так, например, в Универсальной десятичной классификации (УДК) основная классификационная таблица построена на основе иерархического метода классификации, а расширение возможностей классификатора по глубокому индексированию документов достигается путем введения в структуру классификатора целой системы таблиц дополнительных признаков, всесторонне характеризующих классифицируемые документы. 6.1.2. Методы кодирования документов и документной информации Система условных (кодовых) обозначений, присваиваемая объектам классификации и классификационным группировкам, называется кодами, а процесс присвоения их кодовых обозначений — индексированием или кодированием. Знаки, из которых составляется кодовое обозначение или индекс, называются кодовым алфавитом. Такой алфавит может включать в себя буквы, цифры, знаки пунктуации в различных комбинациях. Поэтому в широком смысле кодирование — это процесс преобразования одного алфавита сообщения (например, названия объекта классификации на русском языке) в другой алфавит. 230 Кодовые обозначения, или индексы, по сути являются идентификаторами (уникальными именами), обеспечивающими максимально сжатое однозначное обозначение объектов классификации. Например, кодовое обозначение (индекс) России по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ) — RU, а код США — US. Аналогично кодовое обозначение (индекс) российского рубля по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ) — RUR, а доллара США - USD. Кодирование документов и документной информации в общем случае направлено на приспособление документа к возможностям его автоматизированной обработки на средствах вычислительной техники. С помощью кодирования обеспечивается представление документной информации в компактной форме, ускоряется запись данных в первичных документах и в документах на машинных носителях и последующая обработка этих данных. Кроме того, применение специальных методов кодирования, например шифрования, помехоустойчивых кодов, кодов аутентификации, позволяет решать и ряд задач обеспечения защиты документной информации от несанкционированного доступа, обеспечивать ее конфиденциальность, достоверность и сохранность при передаче и хранении, а также определять ее подлинность. При разработке классификаторов ТЭСИ [37] в целях однозначного обозначения объектов классификации и представления в сжатом виде определенной информации о характеристиках этих объектов для последующей автоматизированной обработки также использовались методы кодирования. Эти методы кодирования обеспечивают выполнение следующих требований:
В наибольшей степени методам кодирования соответствуют классификационные методы кодирования: последовательный и параллельный. Последовательный метод кодирования — метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодовых обозначений последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки. Например, в Общероссийском классификаторе услуг населению (ОКУН) кодовое обозначение 016109 оз- 231 начает ремонт садовых домиков, где 01 означает группу услуг (бытовые услуги); 016 — подгруппу услуг (ремонт и строительство жилья и других построек); 0161 — вид услуг (ремонт жилья и других построек). Параллельный метод кодирования — метод, при котором кодовое обозначение классификационной группировки и (или) объекта классификации образуется с использованием кодовых обозначений независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации. При этом признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для этого метода кодирования возможны два варианта записи кодовых обозначений объектов:
Например, в Общероссийском классификаторе информации по кадрам (ОКИК) в качестве фасетов, характеризующих кадровый состав организаций, используются такие признаки, как национальность, семейное положение, образование, знание языков. Классификационные группировки при этом создаются непосредственно при решении задач путем выбора необходимых признаков из различных фасетов. В этом случае в информационную базу автоматизированной системы обработки данных по кадрам вводится информация, представляющая собой выборку наименований признаков и их кодовых обозначений из фасетов классификатора, которые соответствуют данным, зафиксированным в личных документах работающего. Так, кодовое обозначение работника может иметь следующий вид [32]: 7103001; 71063; 770301, где 7103 — кодовое обозначение фасета «национальность», а 001 — кодовое обозначение национальности «русский» из этого фасета; 7106 — кодовое обозначение фасета «семейное положение», а 3 — кодовое обозначение признака «разведен» из этого фасета; 7703 — кодовое обозначение код фасета «образование», а 01 — кодовое обозначение признака «высшее» из этого фасета. Для каждого из рассмотренных классификационных методов кодирования характерны достоинства и недостатки, свойственные иерархическому и фасетному методам классификации соответственно. Совместно с классификационными методами кодирования, а также самостоятельно применяются регистрационные (идентифи- 232 кационные) методы кодирования: порядковый и серийно-порядковый. Порядковый метод кодирования - метод, при котором в качестве кодовых обозначений служат натуральные числа. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие кодовые обозначения и хорошо обеспечивает однозначность определения каждого объекта классификации. Серийно-порядковый метод кодирования отличается от порядкового тем, что при кодировании натуральный ряд чисел делится на определенные интервалы (серии) и эти серии закрепляются за определенными объектами классификации. Например,^ в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО) определенная серия номеров закреплена за каждым министерством (ведомством) и внутри этой серии подведомственные данному органу предприятия или организации получают свои номера (кодовые обозначения). Рассмотренные классификационные методы кодирования характеризуются тем, что даже при глубокой классификации объектов кодовое обозначение несет информацию о классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а регистрационные методы кодирования, хорошо выполняя функцию идентификации объектов, практически не несут информацию об их свойствах. Поэтому регистрационные методы кодирования применяются в классификаторах в сочетании с классификационными, а также самостоятельно при индексировании документов. V 6.1.3. Индексирование документов При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс, который означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации. В каждой организации (предприятии) должна быть создана единообразная система индексирования. Независимо от того, в каких структурных подразделениях регистрируются документы, индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры. Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в 233 номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов, Так, базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы. Например: 03-12/17, где 03-12 — индекс дела по номенклатуре, 17 — порядковый номер документа. В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.д. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке: 17/03-12, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам. Индексами внутренних организационно-распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в пределах каждого вида документов. Регистрационные индексы возрастают, как правило, в течение календарного года, но могут присваиваться в пределах учебного года (в учебных заведениях) или срока полномочий, например выборных органов. Документ, подготовленный несколькими организациями, доложен иметь в составе индекса порядковые номера, присвоенные ему в каждой организации. Например, индекс 11/14 означает, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 11, а в другой — под номером 14. При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе, и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются: на входящих документах, при этом приложения к ним не индексируются; исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются); внутренних документах. 6.2. Классификация документов и дел. Методика составления классификаторов Разработка классификационных схем документов базируется на системном подходе, в соответствии с которым любой объект материального мира в зависимости от целей исследования может быть представлен в виде либо системы, либо подсистемы в системе более высокого порядка, либо в виде элемента этой системы. Причем каждый элемент системы низшего уровня не только несет в себе черты системы более высокого уровня, но и имеет признаки, отличающие его от элементов системы более высокого уровня. Именно эти свойства систем положены в основу классификации документов. 234 Так, подобная иерархия систем документации применительно к унифицированным формам документов (УФД) закреплена Правилами по стандартизации [74], согласно которым все унифицированные формы документов Российской Федерации в зависимости от уровня утверждения и области применения подразделяются на три категории: общероссийские УФД, отраслевые УФД, УФД предприятий. Практическое воплощение классификация документов находит в различных классификационных схемах, например в системах классификации Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), Общероссийского классификатора изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ОК ЕСКД) и Общеправового классификатора отраслей законодательства (ОКОЗ). Во всех этих классификаторах в качестве объектов классификации выступают документы разного функционального назначения. Аналогично при построении структур номенклатур дел, табелей документов, перечней документов с указанием сроков их хранения в качестве объектов классификации также выступают документы разных видов и категорий, находящиеся на разных стадиях своего жизненного цикла. Разработка классификаторов включает в себя комплекс взаимосвязанных работ, направленных на определение и сбор всех объектов классификации, подлежащих включению в состав классификатора, выявление всех характеристик документов, их взаимосвязей и взаимозависимостей. При этом необходимо правильно выбрать методы классификации и кодирования объектов, определить структуру классификатора и структуру кода, признаки классификации и т. п. Сложность разработки классификатора документов зависит от цели разработки классификатора и области его использования. Так, методика разработки любого общероссийского классификатора технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ), в том числе и классификатора управленческих документов, включает в себя пять стадий [73, 74]:
Технология разработки классификаторов других категорий (отраслевых или классификаторов предприятий) может включать в себя выполнение меньшего количества стадий за счет совмещения и упрощения отдельных видов работ. При разработке классификаторов документов в качестве оснований классификации используются определенные признаки клас- 235 сификации. От правильного выбора признаков зависит качество классификатора и его соответствие решаемым задачам. В качестве таких признаков обычно используют следующие: материал носителя информации; форма изложения содержания; исторический период времени; степень формализации документов, удобство их обработки средствами вычислительной техники; уровни разработки и утверждения документов; структура организаций и предприятий, их функции и т. п. В важнейшем классификационном справочнике документов любой организации — номенклатуре дел — в качестве признаков классификации используются структура организации, основные функции ее деятельности, а также значимость документов. В номенклатуре (обычно на верхних ступенях классификации) все документы организации распределяются на классификационные группировки в соответствии с утвержденной структурой организации; их наименования соответствуют наименованиям тех структурных подразделений, в которых эти документы создаются и хранятся. На последующих ступенях классификации, т.е. внутри классификационных группировок, документы распределяются на группировки в соответствии с их видами, значимостью для работы организации, сроками хранения документов, а также реализуемыми функциями и другими признаками. Поскольку основные функции, реализуемые документом, остаются неизменными в течение длительного времени, то применение их в качестве признаков классификации обеспечивает долговечность и универсальность использования классификатора. В соответствии с рекомендациями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в учреждениях и организациях создаются табели форм документов. Они представляют собой классификаторы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих пред организациями — разработчиками табелей с указанием статуса документов, пользователей, технологии их подготовки и прохождения. Табель применяемых форм документов обеспечивает решение в рамках организации следующих весьма важных для повышения эффективности управления задач: классификацию применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности, оптимизацию состава применяемых форм документов и закрепление их в едином классификационном справочнике, унификацию и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов, упорядочение документационного обеспечения организации в целях оптимизации документооборота организации и повышения эффективности использования в управленческой деятельности современных информационных технологий. 236 В основу классификационной схемы табеля при его разработке закладывается классификатор функций, выполняемых всеми подразделениями организации. Функциональное разделение всей совокупности документов ведет к созданию классификационных группировок (классов, подклассов, групп подгрупп и т.д.), включающих в себя совокупности документов, используемых для реализации той или иной конкретной функции. Внутри классификационных группировок на последней ступени классификации табеля документы располагаются по категориям: сначала указываются общероссийские формы документов, потом отраслевые и затем формы документов предприятия. Заголовочная часть граф табеля может иметь вид, представленный на рис. 6.1 [17]. Следует отметить, что количество функциональных классификационных группировок напрямую связано со степенью развития человеческого общества: чем более развито общество, тем больше таких классификационных группировок может быть выделено. Каждая такая группировка представляет собой функциональную систему документации, включающую в себя различные документы, используемые для реализации одной и той же функции. Функциональные унифицированные системы документации являются основой информационного обеспечения управления. Широко используются такие функциональные системы документации, как организационно-распорядительная, первичная учетная, отчетно-статистическая, учетная и отчетная бухгалтерская, по труду, конструкторской документации.  Рис. 6.1. Пример наименований граф табеля форм документов 237 Классификация унифицированных форм документов на основе функционального признака в общегосударственном масштабе закреплена в Общероссийском классификаторе управленческой документации. В соответствии с этой классификацией УФД (класс форм документов) подразделяется на второй ступени классификации на подсистемы (подклассы форм документов) и на третьей ступени классификации — на конкретные унифицированные формы документов. В табл. 6.1 [17] приведен пример классификации Таблица 6.1 Пример классификации расчетно-платежной ведомости
одного из документов, входящих в Унифицированную систему первичной учетной документации. 6.3. Системы документации. Унифицированные системы документации 6.3.1. Система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации В условиях автоматизации процессов управления и применения современных информационных технологий единицей хранения, обработки, информационного обмена и поиска стал выступать уже не только документ как единое целое, но и его элементы: реквизиты, — а также структурные элементы его содержания. В связи с этим возникла потребность в осуществлении классификации этих новых объектов в целях осуществления их идентификации. Для автоматизации обработки не только основных носителей информации сообщений и документов, но и всех видов информации используемых в управлении, был разработан особый инструмент классификации — стандартный язык формализованного описания данных. В ходе решения этой задачи была разработана в 1980-х годах Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ) [37], в состав которой вошел комплекс классификаторов ТЭСИ. Применение системы кодовых обозначений классификаторов ТЭСИ в качестве стандартного языка формализованного описания данных в информационном обеспечении управления стало важным шагом в обеспечении информационной совместимости информационных систем разных типов и уровней и решении проблемы создания единого информационного пространства России и стран СНГ, а также интеграции России в европейское и мировое информационное пространство. 238 ЕСКК ТЭСИ РФ состоит из совокупности общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке ведению и применению. К основным задачам, решаемым ЕСКК ТЭСИ РФ, относятся:
В Общероссийском классификаторе информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) была закреплена общая классификация классификаторов ТЭСИ, в соответствии с которой все общероссийские классификаторы были распределены на следующие восемь групп в зависимости от вида информации, для классификации которой они разработаны:
Общероссийские классификаторы разрабатываются только в следующих четырех случаях для обеспечения [73, 74]:
239
Общероссийские классификаторы ТЭСИ относятся к нормативным документам и по своему статусу соответствуют госстандартам Российской Федерации. К настоящему времени уже разработан комплекс общероссийских классификаторов ТЭСИ, используемых для кодирования документной информации. Так, авторы документов (предприятия, учреждения и организации) являются объектами классификации в Общероссийском классификаторе предприятий и организаций (ОКПО), вышестоящие организации (министерства и ведомства) — в Общероссийском классификаторе органов государственной власти и управления (ОКОГУ), населенные пункты (место составления документа) — в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления (ОКАТО), должности служащих и профессии рабочих — в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), валюты в — Общероссийском классификаторе валют (ОКБ). Классификация показателей закреплена в Общероссийском классификаторе технико-экономических и социальных показателей (ОКТЭСП). В данном классификаторе все показатели в соответствии с иерархическим методом классификации распределены по рубрикам, подрубрикам и позициям-шаблонам. При использовании ОКТЭСП в информационном обеспечении управления любой технико-экономической или социальный показатель будет иметь одно, сформированное по определенным правилам наименование и одно кодовое обозначение независимо от того, в информационной системе какого типа или уровня будет использоваться этот показатель. При внедрении в организации автоматизированных систем обработки документов работники службы ДОУ должны уметь использовать Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании», [58, ст. 15] общероссийские классификаторы являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и т.д.). Общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и межведомственном обмене информацией. Кроме общероссийских классификаторов в информационном обеспечении управления используются отраслевые (ведомствен- 240 ные) классификаторы ТЭСИ и классификаторы ТЭСИ предприятий, включающие в себя в большинстве случаев специфические объекты классификации, отсутствующие в общероссийских классификаторах. Главным направлением дальнейшего развития ЕСКК ТЭСИ РФ является полный охват всех видов ТЭСИ в целях обеспечения классификации и кодирования технико-экономических и социальных показателей, применяемых в аппарате управления всех уровней и отказа от разработки и использования ныне существующих классификаторов разных категорий. Таким образом, в недалеком будущем общероссийские классификаторы ТЭСИ будут использоваться в качестве единого стандартного языка формализованного описания данных в информационных системах всех уровней и типов. 6.3.2. Унифицированные системы документации Классификаторы ТЭСИ помимо реализации универсального формализованного языка описания данных в информационном обеспечении управления выполняют еще ряд важных функций. Большой объем актуализированной информации, заложенной в классификаторах, служит хорошей основой для создания различными ведомствами реестров и регистров разнообразных спра-вочно-информационных массивов. Также классификаторы ТЭСИ являются базой для проведения формальной и содержательной унификации документов управления. Для служб ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках. ОКУД обеспечивает министерства, ведомства, учреждения и организации России полным перечнем разрешенных к применению видов управленческих документов, распределенных по системам документации в соответствии с функциями, которые они обслуживают. Проектирование структуры новых документов осуществляется с учетом значности кодов тех классификаторов, которые будут использоваться для кодирования реквизитов и показателей в этих документах. Наименования реквизитов и показателей в документах по своей структуре и терминологии должны точно соответствовать наименованиям аналогичных объектов в общероссийских классификаторах ТЭСИ. у Бардаев 241 Система документации — «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» [48]. Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. В делопроизводстве различных организаций соотношение документов из различных систем документации будет неодинаковым, так как оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управления и т.п. Но в деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительную, распорядительную и организационную деятельность. Эти документы составляют систему организационно-распорядительной документации и составляют основную часть документации, с которой работает служба ДОУ. Унифицированная система документации (УСД) — «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» [48]. Таким образом, если система документации формируется исходя из потребностей документирования конкретного вида деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы. В состав УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов и методические указания по их применению. Унифицированная форма документов включает в себя совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Применение унифицированных форм в практике управления позволяет получить существенный экономический эффект за счет снижения затрат на составление и оформление документов, их передачу и обработку; ускорения прохождения документов в организации; оптимизации документооборота. Совершенствование содержания и формы документов оказывает значительное влияние на повышение качества решения управленческих задач. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации:
242
УСОРД имеет особое значение, поскольку все делопроизводственные службы работают с ее документами независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В соответствии с ОКУД по классу 0200000 в состав УСОРД входит:
|