Учебник рекомендовано
 Скачать 2.49 Mb.
|
|
Государственный герб Российской Федерации. Изображение помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации. Изображение помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Код организации. Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИИН/КПП). Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа. Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. 176 Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках: русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа; его располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 октября 2006 г. следует оформлять: 01.10.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 1 октября 2006 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2006.10.01. 12. Ограничительная отметка для регистрационного номера до кумента. Состоит из его порядкового номера, который можно до полнять по усмотрению организации индексом дела по номенк- 177 латуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Администрация Пензенской области Контрольно-правовое управление Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например: Администрация Тульской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту А.Н.Петрову v е.* >■••'■. АЛ I! ■ ' ГА или Президенту АОЗТ «Сходня-мебель» К.И.Васильеву Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: Администрации районов, городов Курской области В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами. 178 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Редакция журнала «Вокруг света» Большой Каретный переулок, д. 1/5 Центр, Москва, 108014 Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Например: Директору ЗАО «Коралл» С.Т.Савельеву При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, а затем почтовый адрес получателя. Например: Тюлину А. Н. ул. Китай-город, д. 10, кв. 15 г. Москва, 630102 16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Зам. главы администрации Подпись Т.М.Линник 14.02.2007 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Протоколом общего собрания акционеров 15.02.2007 № 11 179 или УТВЕРЖДЕН Постановлением администрации области 16.02.2007 № 375 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа. 17. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления, зафиксированного в документе. Резолю ция пишется на документе соответствующим должностным ли цом и включает в себя фамилии исполнителей, содержание пору чения, срок исполнения, подпись и дату. Например: Зайцевой А. В. Никитину П.С. Прошу подготовить проект генерального соглашения с ЗАО «Аллоплант» к 21.03.2007 Личная подпись 07.03.2007 При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 18. Заголовок к тексту (ограничительная отметка). Краткое из ложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах ра боты за первое полугодие 2004 года», протокол (чего?) «Заседа ния педагогического совета», должностная инструкция (кого?) секретаря-референта. Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.
• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; 180 • на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»). 181 В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения:
21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет при ложения, названные в тексте, отметка о них делается в следу ющей форме: Приложение: на 15 л. в 5 экз. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложения: 1. Штатное расписание на 5 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 4 л. в 3 экз. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение № 2 к постановлению администрации Пензенской области от 15.02.2007 № 30 22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если доку мент оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, офор мленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Напри мер: Директор Всероссийского научно-исследовательского института информационных технологий Подпись А.Н.Макаров или Директор института Подпись А.Н.Макаров При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: 182 Директор фабрики Подпись А.Н.Волкова Главный бухгалтер Подпись В.С.Алексеева При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например: Заместитель министра Заместитель министра энергетики РФ связи РФ Подпись А.Н.Викторов Подпись А.П.Семенов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например: Председатель комиссии: Подпись Н.В.Куличкин Члены комиссии: Подпись Л.М.Астафьева Подпись И. Ю. Матвеев Подпись В.А.Чобанян Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности. 23. Гриф согласования документа. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник Департамента начального профессионального образования Министерства образования и науки РФ Е. Я. Бутко ' '! , < 'Ч < подпись 14.02.2007 Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом: ■. . .'■■■ .'■■ СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета от 28.02.2007 № 57 или СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива РФ от 15.02.2007 № 02-4/230 183 Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности. 24. Виды согласования документа. Оформляют визой, включа ющей в себя подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник общего отдела Личная подпись Л.А.Яркина 11.08.2006 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Мизеров 11.08.2006 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения. 25. Оттиск печати. На документах, удостоверяющих права дол жностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Например: Начальник управления Печать Подпись Г.В.Александрова 26. Отметка о заверении копии. При заверении копии доку мента ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную над пись «Верно», наименование должности лица, заверившего ко пию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. На пример: 184 Верно Инспектор отдела кадров ПодписьА. П. Кулик 10.02.2007 При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. |