Учебник рекомендовано

• Название: Учебник рекомендовано
• Анкор: Dokumentovedenie_Bardaev_Kravchenko.doc
• Дата: 13.04.2017
• Размер: 2.49 Mb.
• Имя файла: Dokumentovedenie_Bardaev_Kravchenko.doc
• Тип: Учебник; #4755
• страница: 15 из 24

(ч;>- *• "

' • •.

!■!! ;йО(

ox v >;

Гл а в а 5

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА, ЕГО СОСТАВЛЕНИЕ

И ОФОРМЛЕНИЕ

5.1. Типы и виды документов, их классификация

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управ­ления, можно классифицировать по различным основаниям [8]:

• 
  происхождению;
  
• 
  способу документирования;
  
• 
  месту составления;
  
• 
  количеству отражаемых вопросов;
  
• 
  ограничению доступа;
  
• 
  способу изложения;
  
• 
  форме представления;
  
• 
  степени подлинности;
  
• 
  сроку хранения;
  
• 
  сфере деятельности;
  
• 
  способу передачи.
  

Рассмотрим типы документов подробнее.

5.1.1. Типы документов

Происхождение документов. По происхождению различают до­кументы:

• 
  личные;
  
• 
  официальные.
  

Такие сообщения, как личная переписка, воспоминания личного характера, дневники, создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей и офици­альными документами не являются. Официальный документ созда­ется юридическим или физическим лицом с обязательным оформ­лением и удостоверением в установленном порядке [48]. Среди офи­циальных документов выделяют группу личных: удостоверяющих лич­ность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и т.д. Делопроизводственные служ­бы, как правило, работают только с официальными документами.

Способ документирования. По способу документирования раз­личают документы:

159

• 
  рукописные — текстовые;
  
• 
  графические — документы, фиксирующие информацию по­средством изображения объекта;
  
• 
  фотодокументы;
  
• 
  фотодокументы — звуковые документы;
  

• 
  кинодокументы;
  
• 
  видеодокументы;
  

• 
  документы, созданные с помощью компьютерной техники. Место составления. По месту составления различают документы:
  
• 
  входящие — поступившие;
  
• 
  исходящие — отправляемые из организации;
  

• внутренние — создаваемые и используемые для обеспечения
внутренних связей данной организации.

Совокупность этих документов образует документооборот орга­низации.

Количество отражаемых вопросов. По количеству затронутых вопросов документы бывают:

• 
  простыми;
  
• 
  сложными.
  

Простые документы содержат изложение одного вопроса. При­мером простых документов является письмо. Сложные документы включают в себя несколько вопросов. Они могут касаться несколь­ких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоко­лы, постановления, решения.

Ограничение доступа. В соответствии со ст. 9 [63] к части инфор­мации в Российской Федерации устанавливается ограничение доступа.

По ограничению доступа документы подразделяются:

• 
  на общедоступные — содержат общеизвестные сведения и иную общедоступную информацию;
  
• 
  конфиденциальные — содержат сведения ограниченного рас­пространения;
  
• 
  секретные — содержат сведения, относящиеся к государствен­ной тайне.
  

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» дает следующее определение: «Государственная тайна — защища­емые государством сведения в области его военной, внешнеполи­тической, экономической, разведывательной, контрразведыватель­ной и оперативно-розыскной деятельности, распространение ко­торых может нанести ущерб безопасности Российской Федера­ции». Указом Президента РФ определен Перечень сведений кон­фиденциального характера [69], законодательно определено и понятие «коммерческая тайна» [61].

Документы, содержащие сведения, относящиеся к государ­ственной, служебной, коммерческой тайне, подразделяются по

160

степеням секретности, или конфиденциальности. Такие докумен­ты снабжаются особыми грифами (пометами), например: «Сек­ретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна». Процедуры подготовки, оформления, ис­пользования и хранения таких документов осуществляются по особым технологиям и выделяются в отдельное конфиденциаль­ное делопроизводство. И специалистам аппарата управления, и работникам службы ДОУ для работы с такими документами тре­буется особое разрешение.

Способ изложения. По способу изложения текста документы бывают:

• 
  индивидуальными;
  
• 
  трафаретными;
  
• 
  типовыми.
  

В индивидуальных документах содержание излагается в виде свя­занного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального до­кумента готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленче­ской задачи. Эти документы пишутся традиционным литератур­ным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста форма­лизована, в них используются заранее подготовленные стандарт­ные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося тек­ста и пропуски для заполнения переменной информации. Наибо­лее известными видами таких документов являются анкета и справ­ка. Трафаретные документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная информация вписывается от руки. Вариант использования трафа­ретного текста — это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования од­нотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, ти­повые договоры). В документоведении метод типизации использу­ется при разработке типовых форм документов и типовых тек­стов, т.е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Форма представления. По форме представления документы под­разделяются:

• 
  на подлинники (оригиналы);
  
• 
  копии;
  
• 
  дубликаты.
  

Подлинник официального документа — это первый (или еди­ничный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

6 Бардаев

161

Синонимом подлинника является оригинал. Подлинники доку­ментов могут быть в виде черновиков и беловиков. Согласно [43] беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Черновой документ (может быть изготов­лен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием докумен­та, может содержать только текст документа и не обладает юри­дической силой.

Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называют­ся умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юри­дической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизво­дит содержание документа и все его внешние признаки — содер­жащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная ко­пия изготавливается на копировальной технике, с использовани­ем фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией яв­ляется второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название та­ких копий — отпуск. Свободная копия создается на пишущих ма­шинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.

Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «под­пись» и содержит следующие элементы: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; инициалы, фамилию; дату заверения. Допускается заверение копии документа печатью, оп­ределяемой по усмотрению организации.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроиз­водящий текст или изображение архивного документа, но с ука­занием его поисковых данных: названия архива, номера фонда, описи, дела и листа.

ГОСТ 6.10.4 —84 [36] определяет, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись доку­мента на машинном носителе, содержащая указания, что этот документ является подлинником, а копией — документ, перепи-

162

санный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по со­держанию и содержащий указание, что этот документ является копией. Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дуб­ликат». Дубликат выдают взамен утраченного подлинного доку­мента (диплома, аттестата, паспорта). В управленческой практике дубликат создается также в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сто­рон, например дубликат сертификата, грузовой квитанции или накладной. Дубликат выдается тем же учреждением, где был со­здан подлинник.

Дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Степень подлинности. По степени подлинности документы мо­гут быть:

• 
  подлинными;
  
• 
  подложными (фальсифицированными).
  

Документ, в котором содержатся признаки, свидетельствующие о его подлинности (например, сведения об авторе, времени и месте создания, наличие подписи автора и заверение ее оттиском печати), считается подлинным. Однако эти признаки, свидетель­ствующие о подлинности документа, являются и основными объек­тами фальсификации. Поэтому все документы в момент их предъяв­ления проходят процедуру аутентификации — подтверждения подлинности, по результатам которой принимается решение о признании документа подлинным с той или иной степенью веро­ятности, так как принятие правильного решения зависит как от технических возможностей средств аутентификации и опыта лица принимающего решение, так и от технических возможностей и мастерства фальсификаторов, а также качества совершенной под­делки. Как правило, заключение о гарантированной подлинности того или иного ценного документа можно получить после прове­дения соответствующих экспертиз в специализированной экспер­тной организации.

Фальсифицированные документы появились, как только доку­мент стал использоваться для доказательства тех или иных фак­тов, например фальшивые расписки, подложные завещания. Наи­более часто встречаются следующие способы подделки докумен­тов: подлог — замена одного документа другим; интерполяция — подложная вставка в текст подлинного документа; подделка от­дельных слов и реквизитов (подписи, дат, оттисков печати и т.д.).

163

Подлинность документа, полученного с помощью автоматизи­рованной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном зако­нодательством Российской Федерации. Юридическая сила доку­мента, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентифика­цию подписи, и соблюдении установленного режима их исполь­зования. Право удостоверять идентичность электронной цифро­вой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Срок хранения. По срокам хранения документы подразделяют­ся на следующие:

• 
  постоянного хранения;
  
• 
  долговременного хранения (свыше 10 лет);
  
• 
  временного хранения (до 10 лет).
  

Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти Российской Федерации в обла­сти архивного дела (Федеральным архивным агентством) и зак­репляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. Так, для управленческих документов в настоящее время действует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвер­жденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Сфера деятельности. В зависимости от сферы деятельности офи­циальные документы подразделяются на следующие:

• 
  управленческие — организационные, распорядительные, ин­формационно-справочные;
  
• 
  технические —научные, конструкторские, технологические, проектно-сметные и др.
  

Организационные документы служат правовой основой деятель­ности организации. Они обеспечивают реализацию функций орга­низации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию организации, ее структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

Распорядительные документы предназначаются для регулиро­вания деятельности организации, реализации управленческих ре­шений направленных на достижение целей и задач организации, на совершенствование организационной структуры, содержания,

164

средств и способов осуществления основной деятельности орга­низации, обеспечение ее финансовыми, трудовыми, материаль­ными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего органа к управляемому объекту, от руко­водителя организации к ее структурным подразделениям и работ­никам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость исполнения решений вышестоящих органов или осуществления собственной управленческой деятельности в соответствии с целями и задачами организации.

Информация о фактическом положении дел в системе управ­ления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

Процесс подготовки и принятия обоснованных управленческих решений невозможен без правильной оценки ситуации, т.е. без знания реального состояния управляемого объекта и состояния органа управления. Это знание получается в результате сбора, об­работки и анализа объективных и достоверных сведений, содер­жащихся в информационно-справочных документах, выполняю­щих роль аналогично информационному каналу обратной связи кибернетических систем.

Информационно-справочные документы направляются по подсистеме информационного обмена системы управления снизу верх — от исполнителя к руководителю, от структурного подраз­деления к руководителю организации. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-распорядитель­ным документам. Документы этой группы не содержат поруче­ний, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуж­дающие принимать определенные решения, иначе говоря, ини­циируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Поэтому основное назначение информа­ционно-справочных документов — обеспечить процесс управле­ния оперативной и достоверной информацией, необходимой ру­ководству организации для выработки и принятия оптимального (наилучшего) либо рационального (приемлемого) решения в кон­кретных условиях сложившейся ситуации.

Техническая документация возникает в процессе проектирова­ния зданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно-технических и экспериментальных исследова­ний, организации промышленного производства, во время осу­ществления съемочно-геодезических работ, геологических изыс­каний. Возрастающее влияние науки и техники на практическую деятельность учреждений, предприятий и организаций находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке техниче-

165

ской документации. С техническими документами все больше ста­ли иметь дело работники делопроизводства, органов научно-тех­нической информации, ведомственных архивов.

Техническая документация — это система текстовых и графи­ческих документов, содержащих информацию о технических из­делиях, технических и технологических процессах, утвержденных установленным порядком.

Наиболее широко известна научно-исследовательская, конст­рукторская, технологическая, проектно-сметная документация.

Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научных исследований в различных отраслях науки и техники, а также выполнения теоретических и прикладных науч­но-технических разработок, отображает теоретическое и практи­ческое решение научно-технических проблем и задач, внедрение их результатов в производство.

К конструкторской документации относятся графические и тек­стовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, прием­ки, эксплуатации и ремонта.

Технологическая документация — совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в ком­плексе определяют процесс изготовления изделий промышлен­ного производства или процесс сооружения объектов капиталь­ного строительства. В технологической документации отражаются способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, организа­ции производственного процесса. К этой документации относятся технологические карты, заводские регламенты, чертежи приспо­соблений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, схемы технологического процесса и другие нормативные материалы по составлению технологии.

Проектно-сметная документация создается при решении воп­роса о возведении, реконструкции и ремонте объектов капиталь­ного строительства. Проектно-сметная документация для строи­тельства характеризует вид строительства, внешний вид и техни­ко-экономические показатели объекта, архитектурные и техно­логические решения, стоимость работ (сметы). Она подразделяет­ся на проектную документацию по планировке и застройке горо­дов, поселков, промышленных комплексов, сельских и других населенных пунктов; жилищно-гражданскому, промышленному и сельскохозяйственному, энергетическому и гидротехническо­му, транспортному строительству.