Учебник рекомендовано
 Скачать 2.49 Mb.
|
|
27. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составите ля) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа до кумента в левом нижнем углу. Например: В.П.Алябьев 722 55 32 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Должна включать в себя следующие данные: краткие сведения об исполнении или при наличии соответствующего документа ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
5.2.3. Требования к оформлению документов, изготавливаемых с применением компьютерной техники В целях повышения оперативности и качества составления документов рекомендуется сохранять в электронном виде в устройствах памяти компьютера наиболее распространенные образы форм документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются документы, на которые нет утвержденных форм, то сами работники могут разработать свои трафаретные тексты или использовать типовые — шаблоны. Шаблон представляет собой электронный образ проекта документа визуально отображаемый на экране монитора компьютера в виде листа, содержащего некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, угловой штамп, шрифты 185 и т.п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и сохранить в устройстве памяти компьютера. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов. В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются либо в виде образа чистого листа бумаги (для внутренней документации), либо спроектированного образа бланков организации [11, 13]. Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Например: Направляем справку указывают, какую и о чем Приложение: на л. в экз. Начальник управления Г. Н. Ветров Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые ориентируют составителя документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную переменную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка состава данных, но индивидуальны по содержанию. Например, в кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например при составлении приказов о командировках сотрудников, изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок. Создание шаблонов рационально построить в такой последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерацию страниц и т. п. На его основе строятся бланки документов (общие для письма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов. Особенно облегчает компьютер составление таблиц. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р. 1.5 — 92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования 186 к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» [39]. Значительно улучшает восприятие информации, прежде представленной в числовом выражении, ее графическое оформление в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседании коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (претензии), используются цветные диаграммы. Порядок представления графического материала в документах также определен в ГОСТ Р. 1.5 — 92. Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться. Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится. Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменения размера и типа позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более двух-трех шрифтов одновременно. Чтобы документы, выглядели однообразно оформленными, на всех компьютерах организации необходимо использовать одинаковые шрифты. Лучше всего использовать входящие в комплекс русской версии Windows шрифты Times New Roman, Courier New, которые имеются в Windows 95, 98, NT, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако при распечатке на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым. Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагает варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекоменду- 187 ется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки. При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари (синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и др.), позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выборному слову. При оформлении реквизитов документа необходимо знать следующее. Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов: «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» — отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например: СОГЛАСОВАНО [1.5] Руководитель организации [1-2] Л.Н.Сенявина Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора: 0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «верно», а также слов: СЛУША- 188 ЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм — верхнее, левое, нижнее; 10 мм — правое. 8 настоящее время практически все проекты документов гото вятся путем формирования файла (т. е. электронного образа про екта документа), а уже затем распечатываются. Однако статус про екта документа они получают с момента учета бумажного вариан та. В отношении электронного документа, следуя логике, необходимо ставить на учет в регистрационном подразделении его дубликат, т. е. аутентичную по содержанию запись на машинном носителе, более позднюю по времени, чем первично подготовленный файл. Учтенный проект электронного документа, как и бумажного, докладывается руководителю либо лицом, подготовившим данный документ, либо лицом, ответственным за делопроизводство. Если руководитель удовлетворен содержанием проекта документа, то он на своем компьютере заверяет его ЭЦП, после чего сообщение (проект документа) обретает статус документа. В случае, когда руководителю одновременно докладываются бумажный и электронный проекты одного и того же документа и 189 он подписывает бумажный проект собственноручной подписью, а электронный проект — ЭЦП, их идентичность должна заверяться начальником службы ДОУ или секретариата путем простановки заверительной надписи на бумажном документе с указанием на то, что данный документ отправлен в электронном виде и заверен ЭЦП лица, его подписавшего. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем было ясно, почему оригинал подписанного документа на бумажном носителе не был отправлен адресату, а остался в деле службы ДОУ. Одной из проблем электронного документооборота является фиксация резолюций на поступивших документах. С юридической точки зрения резолюция представляет собой зафиксированное указание руководителя о той работе, которую необходимо проделать нижестоящим должностным лицам по исполнению данного документа. Чаще всего содержание резолюции состоит из двух элементов: указания на лицо (лиц), которые должны организовать работу по исполнению документа, и срок доклада о проделанной работе. В ряде случаев помимо лица, ответственного за исполнение, указываются должностные лица, которым с содержанием данного документа необходимо ознакомиться для общего сведения. Резолюции имеют важное юридическое значение. Именно по ним в дальнейшем судят о реакции руководителя на поступившую информацию или задается алгоритм дальнейших действий по реакции государственного органа на поступивший документ. В силу этого резолюцию (а чаще совокупность резолюций) необходимо признать неотъемлемой частью документа. Применительно к электронному документу по отношению к резолюциям присутствует все та же проблема удостоверения подлинности их содержания. В том случае, если в организации имеется развитая система электронного документооборота и все руководители имеют закрытые ключи ЭЦП, резолюции оформляются отдельными документами и заверяются ЭЦП лица, их наложившего. Однако в настоящее время таких организаций очень мало, поэтому целесообразно предусмотреть правило, согласно которому в случаях, когда факт исполнения резолюции на электронном документе имеет важное юридическое значение, по решению соответствующего руководителя такой документ подлежит распечатке на бумажном носителе с написанием на нем собственноручной резолюции либо резолюция к электронной записи документа оформляется на бумажном носителе. В этом случае она подлежит учету как отдельный документ. 5.2.4. Требования, предъявляемые к бланкам Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003 [47]. 190 Общий бланк в зависимости от документов организации включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, или эмблему организации, или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, место для даты, место составления или издания документа. Бланк письма включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту. Бланк конкретного вида документа включает в себя следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле. Установлены два формата бланков: А4 и А5 — по ГОСТ 9327 — 66. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в Приложениях 3 и 4. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом. Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм. Наименования организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способом. При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля. Бланки документов должны иметь поля: левое, верхнее и нижнее — 20 мм, правое — не менее 10 мм. 191 Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии. При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках. Бланки организации, а также бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта и др.) изготавливаются только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, актов) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и пропусками для внесения переменной информации. В соответствии с ГОСТ Р 6.30 — 2003 [47] бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков. Хранение гербовых бланков организуется в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, первоначально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителем организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации. 192 5.3. Особенности составления и оформления отдельных видов управленческих документов 5.3.1. Особенности составления и оформления положения (инструкции) Положение — нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов или их подразделений. Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления и утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности учреждения, его подразделений, должностных лиц и граждан. Инструкции издают также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Правовое положение работников учреждения регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Формуляр инструкции (положения) включает в себя следующие реквизиты:
7 Бардаев 193 Инструкции (положения) бывают типовыми или примерными, являющимися основанием для разработки индивидуальных. Их оформляют на общем бланке или бланке конкретного вида документа. Текст инструкции (положения) излагают от третьего лица или в безличной форме. Все указания, формулировки инструкции (положения) выражаются распорядительными словами; они должны быть четкими, ясными, исключающими двоякость толкования и соответствующими действующему законодательству. Проект инструкции (положения) визируют должностные лица, от координации действий которых зависит введение документа в действие, и подписывают руководители подразделений. Исходя из правового статуса и постоянного срока хранения инструкцию (положение) вводят в действие только после утверждения ее соответствующим специальным распорядительным документом, в котором устанавливают срок введения, перечисляют необходимые организационные мероприятия и указывают ответственных и исполнителей. 5.3.2. Особенности составления и оформления протокола, постановления, приказа, распоряжения и указания Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на заседаниях коллегиального органа управления. По способу и полноте записи протоколы бывают стенографическими, фонографическими, конспективными и краткими — без записи содержания выступлений. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают в текстовой части повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводят. Краткие протоколы ведут на оперативных производственных совещаниях, а также в случаях, когда заседания стенографируют или записывают с помощью технических средств, материалы которых, подписанные председателем и секретарем, прилагают к протоколу. При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность путем наличия в протоколе всех необходимых реквизитов, правильного их оформления и строгой достоверности информации, содержащейся в протоколе. Формуляр протокола включает в себя следующие реквизиты: 1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания); 194
• основная часть (строится в последовательности вопросов повестки дня): СЛУШАЛИ: (фамилия и инициалы докладчика, краткое или полное изложение содержания выступления. Если доклад прилагают к протоколу, то делают отметку: доклад на 12 л. прилагается); ВЫСТУПИЛИ: (фамилия и инициалы выступавшего и изложение содержания выступления, вопросы к докладчику и ответы на них. Если текст выступления прилагают к протоколу, то делают отметку: выступление на 3 л. прилагается); ПОСТАНОВИЛИ: (если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то они подразделяются на пункты, нумеруемые арабскими цифрами).
Протокол оформляют на общем бланке или на бланке конкретного вида документа. Допускается в ходе заседания вести черновик протокола, который в трехдневный срок должен быть отредактирован, уточнен, дополнен и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 — 2003. Все листы протокола, кроме первого и последнего, а также приложений к нему, на оборотной стороне заверяют подписями председателя и секретаря коллегиального органа. 195 Решения коллегиального органа управления, зафиксированные в протоколе, доводят до исполнителей в виде копии или выписки из протокола, а в учреждениях, действующих на правах единоначалия, — в приказах. Формуляр выписки из протокола имеет следующие реквизиты:
• вводная часть — повестка дня (вопрос повестки, по которому дела ют выписку); • основная часть: СЛУШАЛИ: (информация всего раздела вопроса повестки дня, по которому делают выписку); ПОСТАНОВИЛИ: (информация постановительной части по данному вопросу); 10 — подписи председателя и секретаря; (выписку из протокола председатель и секретарь не подписывают); 11 — отметка о заверении выписки или копии. О производстве выписки (копии) с протокола делается отметка на оригинале протокола с указанием объема, адресата, даты и номера реестра, подтверждающего отправку выписки, с заверением отметки лицом, производившим выписку (копию) и проставлением даты. Примеры оформления краткого, полного протокола и выписки из протокола приведены в Приложениях 5 — 7 соответственно. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения. Согласно законам Российской Федерации «О краевом, областном Совете и краевой, областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации на правах единоначалия. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным органом. 196 По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (приказ о назначении на должность). По содержанию приказы подразделяются на приказы по основной деятельности, связанные с организацией работы, порядком деятельности учреждения или его подразделений, и приказы по личному составу. Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжение является подзаконным актом и подразделяется на две группы: распоряжение общего (длительного) действия и распоряжение, касающееся конкретного вопроса или отдельного случая. Распоряжение издают правительство Российской Федерации, министерства или ведомства, администрации края, области, города, района, администрации учреждений в пределах прав, предоставленных законами Российской Федерации. Указание — распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов. Указание издают при решении текущих организационных вопросов, а также им доводят до исполнителей нормативные акты. Формуляр постановления, приказа, распоряжения и указания включает в себя следующие реквизиты:
• констатирующая часть — вступление (указывают причину издания документа); доказательство (излагают основные факты); заключение (отмечают цель издания документа); 197 • распорядительная часть — состоит из пунктов, нумеруемых араб скими цифрами, имеет повелительную форму изложения и начинается распорядительным глаголом: в постановлении — ПОСТАНОВЛЯЮ, в приказе — ПРИКАЗЫВАЮ, в распоряжении — ПРЕДЛАГАЮ, в указа нии — ПРЕДЛАГАЮ (когда исполнителя нельзя обязать к выполнению действий, не входящих в круг его обязанностей по занимаемой долж ности), ОБЯЗЫВАЮ (во всех остальных случаях); действия, которые необходимо предпринять, с указанием должности, фамилии и ини циалов исполнителя и срока исполнения; ответственный за исполне ние (должность, фамилия и инициалы лица, на которое возложен контроль за исполнением документа); определение объема доведения документа до исполнителей (в части касающейся или в полном объе ме); отмена ранее изданных и утративших силу документов по данно му вопросу;
Примеры оформления приказа, указания и распоряжения приведены в Приложениях 8—10 соответственно. Для обеспечения юридической полноценности распорядительных документов, правильного и оперативного исполнения при подготовке их проектов должен соблюдаться ряд требований:
Структура текста документа должна быть простой и удобной для работы, обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. При большом объеме текста излагают лишь главные вопросы, а остальные — в приложениях. Перед подписанием проекты подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными учреждениями, подразделениями и должностными лицами учреждения, а также с юридической службой. К проектам распорядительных документов, оформляемым на общем бланке или бланке конкретного вида документа, могут прилагаться документы, обосновывающие их целесообразность, раскрывающие или дополняющие их основное содержание. В случае нарушения установленных требований при подготовке, издании и несоответствия действующему законодательству Российской Федерации, распорядительным документам вышестоящего органа данные документы теряют юридическую силу и подлежат отмене. Формуляр выписки (постановления, приказа, распоряжения и указания):
При оформлении копий (выписок), касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия (выписка), делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой 199 копии (выписки) — отметка о том, что подлинник хранится в данном учреждении. 5.3.3. Особенности составления и оформления акта, доверенности, заявления, докладной (объяснительной) записки, служебного письма Акт — документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные факты и события. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания: приема—сдачи (работ, материальных ценностей); обследования (состояния техники, противопожарной безопасности); проверки состояния режима секретности, наличия служебных документов. Акты обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты, но и содержат рекомендации, предложения, выводы. Акт составляется и подписывается специально назначенной комиссией или отдельными должностными лицами, уполномоченными на это. Заголовок к тексту акта должен согласовываться со словом «акт», например: АКТ на уничтожение документов. Для некоторых видов актов нормативными документами закреплена специальная форма, изменять которую не допускается. Независимо от разновидности акты составляют по единой схеме на общем бланке или бланке конкретного вида документа учреждения. Формуляр акта включает в себя следующие реквизиты:
• вводная часть — основание для составления акта (наименование, дата и номер документа, определяющего полномочия комиссии); состав комиссии (председатель и члены комиссии — должность, фамилия и 200 инициалы в алфавитном порядке); присутствующие (должность, фамилия и инициалы с указанием, с какого времени в занимаемой должности);
Пример оформления акта приведен в Приложении 11. Акт утверждается должностными лицами в пределах их полномочий. Лицо (член комиссии, руководитель или присутствующий), имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение либо на оборотной стороне последнего листа акта, либо на отдельном листе. Указанный лист, заверенный подписями председателя и членов комиссии, прилагают к акту. Некоторые разновидности актов утверждают, после чего рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу и обязательна к исполнению. Все листы акта, кроме первого и последнего, и приложений к нему на оборотной стороне заверяют подписями председателя и членов комиссии. Акт является основанием для издания администрацией учреждения соответствующего распорядительного документа. Доверенность — письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (учреждением) другому лицу для представительства перед третьим лицом. Письменное полномочие на совершение сделки представителем может быть предоставлено непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. 201 Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной, может быть удостоверена также учреждением, в котором доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационным учреждением по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении [49]. Доверенность на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адресованной ему корреспонденции в учреждениях связи, а также на совершение от имени гражданина иных сделок может быть удостоверена соответствующим банком или учреждением связи. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с удостоверением печатью этого учреждения. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этого учреждения. В зависимости от того, кем оформляются полномочия, доверенности подразделяются на следующие: 1) официальные — выдаваемые бухгалтерией учреждения в одном экземпляре под роспись лицу, которому поручается получение ценностей. Формуляр официальной доверенности содержит следующие реквизиты:
202
2) личные — выдаваемые одним лицом другому лицу для представительства перед третьим лицом (учреждением), не требующие нотариального удостоверения и удостоверяемые учреждением, в котором доверитель состоит в штате. Формуляр личной доверенности содержит следующие реквизиты:
Пример оформления личной доверенности приведен в Приложении 12. Для юридической полноценности документа указывается срок действия доверенности, который не может превышать трех лет. Если срок действия в доверенности не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее удостоверения, считается недействительной. Выдачу материальных ценностей доверителю производят по предъявлении им своего паспорта, данные которого сверяют с данными в доверенности и указывают в расходном кассовом ордере или другом документе, подтверждающего факт операции [49]. Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности учреждения. Заявление составляют в произвольной форме и пишут от руки на бумаге формата А4. В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.). Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, должны содержать в тексте указание на наличие оправдательных документов (больничного листа, справки с места учебы и т. п.) для положи- 203 тельного решения вопроса. Эти документы представляют на рассмотрение вместе с заявлением. Формуляр заявления включает в себя следующие реквизиты:
10 — регистрационный номер документа. Пример оформления заявления см. в Приложении 13. Докладная записка — документ, адресованный руководителю учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки бывают двух видов:
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события. По содержанию объяснительные записки подразделяются на две группы:
Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте). Формуляр докладной (объяснительной) записки, служебного письма включает в себя следующие реквизиты:
204
Пример оформления докладной, объяснительной записки и служебного письма см. в Приложениях 14—16 соответственно. Служебное письмо — наиболее массовый вид управленческих документов, служащих средством общения и обмена информацией. Служебные письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии. Служебные письма составляются на бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. При отсутствии бланков для писем они составляются на обычных листах бумаги с простановкой углового штампа. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, подпись, отметка об исполнении. Заголовок (краткое содержание документа) в служебных письмах, как правило, не оформляется. Текст служебного письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. В зависимости от содержания, текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные письма содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса, причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлага- 205 емых решений. В заключении формулируется основная цель письма. Пример оформления служебного письма см. в Приложении 16. Предлагаемая схема служебного (делового) письма не является единственной. Применяются и другие схемы, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим. Это зависит от назначения письма и от того, на чем автор хочет сконцентрировать внимание. Разновидностью служебного письма является сопроводительное письмо. В этом документе сообщается факт отправки прилагаемых материалов (изданий, схем, чертежей, изделий и тому подобное). Кроме того, даются пояснения относительно цели высылки, характера использования, сроках исполнения, представления отчетности и выполнении. В конце текста сопроводительного письма пишется слово «Приложение» и перечисляются наименования прилагаемых документов, их учетные номера, количество и номера экземпляров, количество листов и при необходимости гриф ограничения доступа. Доклад, отчет — сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему руководителю. Письменные отчеты, доклады представляются в случаях, предусмотренных действующими нормативными документами и по указанию вышестоящих руководителей. Доклады и отчеты пишутся в произвольной форме или по макетам, указаниям старших начальников. Справкой называются документы, подтверждающие какие-либо полномочия, факты в отношении конкретных лиц, работающих в данной организации. Справки пишутся на бланках в одном экземпляре, подписываются начальником и скрепляются гербовой печатью. Справки, составленные, на бланках строгой отчетности, учитываются и выдаются под расписку. Справки информационного характера, описывают и устанавливают факты, события и содержат сведения служебного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящего органа или должностных лиц. Формуляр справки информационного характера содержит следующие реквизиты:
206
Формуляр справки, удостоверяющей юридический факт и выдаваемой заинтересованным гражданам или учреждениям, содержит следующие реквизиты (Приложение 17):
10 — гербовая (главная) мастичная печать организации. Соответственно различают внешние и внутренние справки. Внутренние справки оформляются на чистых листах бумаги, содержащие напечатанные на машинке основные реквизиты бланка. Справки, направляемые в другие организации (внешние), оформляются на общем бланке. Текст справки может подразделяться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения. Справка обязательно имеет заголовок, в него при необходимости включается дата или период, за который даются сведения. Внутренние справки подписываются составителем или начальником структурного подразделения. Внешние — должностными лицами, имеющими право ведения переписки и подписи документа. Справки со сведениями финансового характера, кроме того, подписываются начальником финансовой службы (главным бухгалтером). Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по телеграфу. Телеграммы составляются в случаях, когда, отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 207 Формуляр телеграммы включает в себя следующие реквизиты:
Телеграмма содержит следующие обязательные реквизиты: служебный заголовок; указание категории телеграммы (простая, срочная); телеграфный адрес получателя (условный или полный); текст; подпись; печать; регистрационный номер; дата; адрес и наименование отправителя. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой печатают наименование и по- 208 чтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Телеграммы от организаций, подписанные должностными лицами, должны быть заверены гербовой мастичной печатью соответствующей организации или печатью «Для телеграмм». Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй — подшивается в дело организации. Пример оформления телеграммы см. в Приложении 18. Телеграммы, переданные по радио, принято называть радиограммами, по фототелеграфу — фототелеграммой, по абонентской телексной сети — телексами, по телефону — телефонограммой. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по телефону). Формуляр телефонограммы содержит следующие реквизиты:
10 — отметка о времени приема-передачи с указанием фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму. При передаче телефонограмм следует:
Телефонограммы для упрощения регистрации целесообразно исполнять в 50—100 листовых рабочих тетрадях (входящие раздельно от исходящих), регистрируемых в журнале регистрации рабочих тетрадей. Регистрационный индекс телефонограммы в таком случае будет состоять из номера рабочей тетради, через дробную черту — номера листа, на котором она исполнена. Пример оформления телефонограммы см. в Приложении 19. 209 Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, печатного графического), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграммы (телекса) этот вид связи позволяет получать изображение отправляемого документа в виде его практической копии. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма и телефонограммы. Исходящий факс оформляют в одном экземпляре с соблюдением требований, установленных к оформлению соответствующего вида документа, после передачи он подлежит подшивке в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи: указание (код) отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц. В действующих нормативно-методических документах вопрос о юридической силе факсограммы не решен. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи они оформляются по общим правилам. Необходимо добавить следующее: «объем передаваемого документа формата А4 не должен превышать 5 листов;
Таким образом, чтобы выполнить свое назначение, документы должны быть правильно составлены и оформлены. 5.4. Особенности составления и оформления отдельных видов технических документов Требования к составлению и оформлению технической документации определены соответствующими стандартами. Например, конструкторская документация регламентируется стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), технологическая документация — стандартами Единой системы технологической документации (ЕСТД). ЕСКД — комплекс стандартов, устанавливающих взаимосвязанные нормы и правила по разработке, оформлению и обращению конструкторской документации, разрабатываемой и приме- 210 няемой на всех стадиях жизненного цикла изделия (при проектировании, изготовлении, эксплуатации, ремонте и т.д.). Основное назначение стандартов ЕСКД состоит в установлении единых оптимальных правил выполнения, оформления и обращения конструкторской документации. Стандарты ЕСКД распространяются на изделия машиностроения и приборостроения. Область распространения отдельных стандартов расширена, что оговорено во введении к ним. Установленные стандартами ЕСКД нормы и правила по разработке, оформлению и обращению документации распространяются на следующую документацию:
Установленные в стандартах ЕСКД нормы и правила распространяются на указанную документацию, разработанную предприятиями и предпринимателями (субъектами хозяйственной деятельности) стран — участников соглашения (СНГ), в том числе научно-техническими, инженерными обществами и другими общественными объединениями. 5.4.1. Особенности составления и оформления технического задания Техническое задание (ТЗ) на НИР в общем случае состоит из следующих разделов [41]:
ТЗ на НИР может быть дополнено приложениями. Состав и содержание разделов ТЗ на НИР определяет заказчик с учетом 211 специфики и особенностей НИР. В зависимости от характера (специфики) и сложности выполняемой НИР, степени предварительной проработки темы допускается уточнять содержание этапов и разделов ТЗ на НИР, а также вводить другие этапы и разделы. При необходимости уточнения отдельных требований ТЗ в процессе выполнения НИР должен быть указан этап НИР, на котором эти требования уточняют. |