Курсач. Учебнометодическое пособие Рекомендовано методическим советом Урфу для студентов, обучающихся по программе бакалавриата по направлению подготовки 38. 03. 04
 Скачать 2.55 Mb.
|
|
Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.Государственная систе- ма документационного обеспечения управления (далее ГСДОУ) представляет собой некоторую совокупность принципов работы и правил. В ней определены требования к документированию и до- кументационному обеспечению управления и описана специфика организации работы в органах государственной власти, в органи- зациях, учреждениях, на предприятиях, в общественных организа- циях. Это основной нормативно-методический документ, который закрепляет основы системы ДОУ в любых организациях вне зави- симости от формы собственности, в том числе и в органах государ- ственной власти. ГСДОУ до сих пор не отменена, но, безусловно, уже устарела, может рассматриваться как методический документ. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Поло- жения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» устанавливает порядок, сроки хранения документов ак- ционерных обществ, а также правила отбора документов акцио- нерных обществ на хранение и уничтожение. Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». Любая орга- низация обязана разработать положение об экспертной комиссии, вышеуказанный документ позволяет определить права и организа- цию работы экспертной комиссии и служит основой для составле- ния Положения об ЭК конкретной организации. 26 В России на протяжении последних пяти десятилетий активно проходил процесс унификации и стандартизации управленческой документации. За эти годы определился состав управленческой документации, сформировались правила оформления докумен- тов, вся эта информация унифицирована Госстандартом России и методом стандартизации управленческой документации оформ- лена в государственные стандарты, в которых сформулированы требования государства к документированию и делопроизводству на территории России. Стандартизация на сегодняшний день осуществляется на ос- нове принципа добровольного применения (ст. 12 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»). 2.2. ГОСТы На смену ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы до- кументации. Унифицированная система организационно-распо- рядительной документации. Требования к оформлению докумен- тов»был принят новый стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требо- вания к оформлению документов»,который будет введен в дей- ствие 01.07.2018. Очень важный документ для любого делопроизводителя, без не- го сложно представить работу службы ДОУ любой организации. Он содержит практические рекомендации по оформлению и составле- нию документов и их текстов. В свое время к 6.30-2003 были выпуще- ны Методические рекомендации по внедрению: «Организационно- распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», к новому стандарту подобных рекомендаций пока нет. ГОСТ Р 7.0.97-2016 сохраняет свое значение и в методологиче- ском, и в практическом смысле. Стандарт устанавливает: — состав реквизитов организационно-распорядительных до- кументов; этот состав является максимальным, т. е. представляет 27 собой общий список реквизитов, которые могут быть использо- ваны при оформлении документов ОРД; и особенно важно уста- новление точных терминологических названий этих реквизитов (искажение названий реквизитов допускается в Правилах делопро- изводства в федеральных органах исполнительной власти); — требования к оформлению каждого из реквизитов; — стандартные форматы бумаги, применяемые при оформле- нии документов ОРД; — схемы расположения реквизитов на листах бумаги стандарт- ного формата, т. е. формуляр-образец документов системы ОРД на базе конструкционной сетки с определением границ размеще- ния каждого реквизита; — типы и виды бланков, применяемых для оформления доку- ментов ОРД; — примеры (в стандарте названы образцами) общего бланка, бланков писем и бланка приказа. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и ар- хивное дело. Термины и определения». Областью его примене- ния являются все виды документации. Данный стандарт содержит стандартизированные термины с определениями, включающими общие понятия данной предметной области. ГОСТ Р 50922-2006 «Защита информации. Основные тер- мины и определения». Этот стандарт устанавливает термины и определения, которые рекомендовано использовать в право- вой, нормативной, организационно-распорядительной и техниче- ской литературе, научной, справочной и учебной, таким образом, к ДОУ данный стандарт имеет непосредственное отношение. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носи- теле и машинограмме, создаваемым средствами вычислитель- ной техники. Основные положения». Данный документ опре- деляет требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают документу на различных носителях юридическую силу; порядок внесения изменений в документ на машинном носителе; юридическую силу подлинника, дубликата, копии документа. Мо- жет применяться во всех организациях и на предприятиях вне за- висимости от формы собственности. ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документа- ции. Требования к построению формуляра-образца».Стандарт устанавливает требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и к изготовлению бланков документов. В нем определены требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца, к разра- ботке унифицированных форм документов, к изготовлению блан- ков. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». Часть текста стан- дарта устарела, но, тем не менее, он может использоваться для ра- боты по формированию дел. Стандарт определяет типы и размеры обложек и технические требования к ним. ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Крип- тографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи (применение пре- кращено с 01 января 2013 г., взамен введен ГОСТ Р 34.10-2012)». Этот документ разработан Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и инфор- мации при Президенте Российской Федерации, раскрывает про- цессы формирования и проверки электронной цифровой подписи документа, который передается по незащищенным каналам обще- го пользования в системах обработки информации различного на- значения. Соблюдение этого стандарта позволяет повысить уро- вень защиты от подделок. 29 3.1. Состав реквизитов документов Состав реквизитов документов, требования к их оформлению, порядок расположения на стандартном листе бумаги, требования к бланкам документов установлены государственным стандартом 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная доку- ментация. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводится в действие с 01 июля 2018 г. при- казом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст и приказом от 25 мая 2017 г. № 435-ст, и распространяется на организационно- распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной си- стеме организационно- распорядительной документации (УСОРД). Стандарт заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные систе- мы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению до- кументов». Унифицированные системы документации, применяемые в сфере управления, включены в состав Общероссийского класси- фикатора управленческой документации (ОКУД): Унифицирован- ная система банковской документации, Унифицированная система отчетно-статистической документации, Унифицированная систе- ма документации по труду, Унифицированная система внешнетор- говой документации, Унифицированная система организационно- распорядительной документации и т. д. Каждая унифицированная система документации (УСД) имеет свою специфику, и работа с документами каждой УСД регламентируется соответствующими нормативными документами: государственными стандартами, ин- струкциями и т. п. 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 30 Унифицированная система организационно-распорядитель- ной документации Общероссийского классификатора управленче- ской документации включает документацию по созданию (реор- ганизации, ликвидации, приватизации) организации, предприятия; документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия; документацию по организационно-нормативному и оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия; документацию по оформлению поощ- рений и дисциплинарных взысканий и т. д. Несмотря на то, что с 1993 г. изменений в УСОРД не вносилось (класс 0200000 ОКУД включает всего лишь 62 формы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др.), на практике положения стандарта применяются ко всем организа- ционно-распорядительным документам. С 2003 г., в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», требования стандарта являются рекомендуемыми, но, исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удоб- ство в работе с документами, сокращают время на создание и об- работку документов, организациям следует применять положения стандарта при оформлении организационно-распорядительных документов. Применение и правильное оформление реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Кроме того, применение реквизитов позволяет совершенствовать форму документов, ускоряет и облегчает процедуру подготовки докумен- тов, сокращает трудозатраты на обработку документов. Следует помнить о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления в организациях и на предприяти- ях всех форм собственности позволяет более эффективно приме- нять компьютерную технику для изготовления документов и си- стемы электронного документооборота для обработки документов. Не все реквизиты документа равноценны: некоторые рекви- зиты определяют юридическую силу документа (наименование организации, наименование структурного подразделения или 31 наименование должностного лица — автора документа, регистра- ционный номер документа, дата документа, подпись, гриф со- гласования, гриф утверждения, печать, отметка об электронной подписи); другие относятся к реквизитам бланка (Герб — Государ- ственный герб РФ и герб субъекта РФ, герб муниципального обра- зования, эмблема организации или товарный знак (знак обслужи- вания), код формы документа, справочные данные об организации, наименование вида документа; есть реквизиты, отражающие обра- ботку и движение документов (адресат, отметка о поступлении до- кумента, резолюция, отметка об исполнителе, виза, отметка о при- ложении, отметка о контроле, отметка о заверении копии, отметка о направлении документа в дело, и т. д.). 3.2. Правила оформления реквизитов документов «Герб» (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) (реквизит 01) Согласно ст. 70 Конституции Российской Федерации, Государ- ственный герб, его описание и порядок официального использо- вания устанавливаются федеральным конституционным законом. Герб размещают на бланках документов в соответствии с Фе- деральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ. По закону, Государственный герб Российской Федерации представляет собой «четырехугольный, с закругленными нижни- ми углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущен- ные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и — над ни- ми — одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла — скипетр, в левой — держава. На груди орла, в красном щите, — серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона». 32 В соответствии с законом, Государственный герб на бланках документов может изображаться в одном из трех вариантов: мно- гоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щи- те и одноцветный без геральдического щита в виде главной фи- гуры — двуглавого орла со скипетром и державой. Имеют право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках только те органы власти и управления, которые включены в перечень, уста- новленный законом. В соответствии с этим законом, Государственный герб Россий- ской Федерации изображается в многоцветном варианте (см. рис. 1) на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Прези- дента Российской Федерации; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания и Государственной Думы Федерального Собрания; постановлений и распоряжений Правительства РФ; ре- шений Президента РФ, Совета Федерации Федерального Собра- ния РФ, Государственной Думы Федерального Собрания РФ, Пра- вительства РФ, Конституционного суда РФ, Верховного суда РФ, Высшего арбитражного суда РФ. Рис. 1. Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте 33 Государственный герб Российской Федерации изображает- ся в одноцветном варианте (см. рис. 2) на бланках Администра- ции Президента РФ; полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах; федеральных органов исполнительной власти; Генеральной прокуратуры РФ; Уполномоченного по пра- вам человека в РФ; Счетной палаты РФ; Центральной избиратель- ной комиссии РФ; Центрального банка РФ. Рис. 2. Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте Государственный герб Российской Федерации изображает- ся в одноцветном варианте без геральдического щита (см. рис. 3) на бланках органов, организаций и учреждений при Президенте РФ или при Правительстве РФ; федеральных судов; органов Прокурату- ры РФ; дипломатических представительств и консульских учрежде- ний РФ. Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них гербом) изготавливают полиграфические предприятия, име- ющие специальное разрешение на их изготовление. Эти бланки под- лежат учету. На бланках проставляются порядковые номера. 34 Рис. 3. Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте без геральдического щита Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования) (см. рис. 4) размещают на бланках документов в со- ответствии с законодательством, принимаемым региональными парламентами, и иными нормативными пра вовыми актами субъ- ектов Российской Федерации (законами, уставами, конституциями кра ев, областей, республик, автономных образований и др.). Рис. 4. Герб муниципального образования (г. Екатеринбург) 35 Согласно Конституции РФ, Россия состоит из 85 равноправных субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Каждый субъект федерации, помимо федеральных орга- нов, имеет три ветви власти: исполнительную (губернатора или главу), законодательную (региональные парламенты) и судебную. Как правило, размещать изображение герба субъекта Российской Федерации на своих бланках документов имеют право органы ре- гиональной власти, а также подчиненные им организации. В соответствии с действующим российским законодатель- ством о местном самоуправлении муниципальные образования (города, районы, сельские населенные пункты) также имеют право на собствен ные гербы. Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного само- управления) помещается по середине верхнего поля бланка доку- мента над реквизитами организации — автора документа, на рас- стоянии 10 мм от верхнего края листа. «Эмблема» (реквизит 02) Эмблему организации размещают на бланках организации в соответствии с ее учредительными документами (уставом или положением об организации) с соблюдением требований части 4 Гражданского кодекса РФ. Изображение эмблемы может поме- щаться на бланках писем, общих бланках, нормативно- правовых документах, на бланках строгой отчетности. Оно обязательно должно быть зарегистрировано в установленном порядке. В ка- честве эмблемы могут быть зарегистрированы словесные, изо- бразительные, объемные и другие обозначения или их комбина- ции. Изображение эмблемы располагают на уровне наименования организации или по центру верхнего поля на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Однако эмблему на бланках не воспро- изводят, если на них уже были помещены изображения Государ- ственного герба Российской Федерации или герба субъекта Рос- сийской Федерации. 36 «Товарный знак (знак обслуживания)» (реквизит 03) Товарный знак размещают на бланках организации в соответ- ствии с ее учредительными документами. Правовая охрана товар- ного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации. Порядок регистрации товарного знака изложен в части 4 Гражданского кодекса Российской Феде- рации. В качестве товарного знака могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в лю- бом цвете или цветовом сочетании. Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля блан- ка документа над реквизитами организации — автора документа (центрированный вариант), или слева на уровне наименования ор- ганизации — автора документа (допускается захватывать часть ле- вого поля) — флаговый вариант. «Код формы документа» (реквизит 04) Код формы документа проставляют по Общероссийскому клас- сификатору управленческой документации (ОКУД). Этот реквизит размещается только на документах, которые имеют унифициро- ванную форму, включенную в унифицированную систему органи- зационно-распорядительной документации. Код формы докумен- та является элементом электронной идентификации документа, и проставляется при разработке и использовании в организации Табеля и Альбома унифицированных форм документов, распола- гается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода, например : Форма по ОКУД 0274649 «Наименование организации» (реквизит 05) Наименование организации, являющейся автором документа, указывается на бланке организации в именительном падеже. Наи- менование организации (полное и сокращенное) должно точно 37 соответствовать наименованию, закрепленному за юридическим лицом в его учредительных документах (Уставе или Положении об организации). При наличии в Уставе организации сокращенного наименова- ния, сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное наименование (в скобках). У государствен- ных организаций выше наименования организации на отдельной строке указывают наименование вышестоящей организации (со- кращенное или полное). Если организация расположена в субъекте РФ, имеющем на- ряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта РФ, то наименование организации печатают на двух языках. Наименование организации на русском языке располагают выше или слева от наименования на государ- ственном языке субъекта РФ или на ином языке. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закре- плено в Уставе организации. В документах, подготовленных совместно двумя организация- ми, их наименования располагают на одном уровне. «Наименование структурного подразделения» (реквизит 06) Если автором документа является филиал, представительство, территориальное отделение или структурное подразделение колле- гиального совещательного или иного органа, то их наименование располагают ниже наименования организации на отдельной строке. «Наименование должности лица — автора документа» (реквизит 07) Если автором документа является должностное лицо, то наи- менование его должности располагают ниже наименования орга- низации на отдельной строке. «Справочные данные об организации» (реквизит 08) Реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в служебных письмах и не проставляется на внутренних 38 документах. Он включает в себя данные об организации, которые необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций: почтовый или юридический адрес, место нахождения; номера телефонов, факсов, телексов; счета в банке; адрес элек- тронной почты и др. Почтовый и телеграфный адреса организации указываются в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи (см. реквизит 15 «Адресат»). В этот реквизит входят такие элементы, как ИНН/КПП, ОГРН, ОКПО. Код организации проставляют по Общероссийскому классифи- катору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийско- му классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификато- ров и других взаимосвязанных с ними классификаторов. Код ор- ганизации — автора документа (юридического лица, создавшего документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество потенциальных ошибок, которые могут возникнуть при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации организации. Код по ОКПО содержит восемь знаков, например: ОКПО 52466203. В документах, подготовленных на общем бланке или бланке до- кумента конкретного вида, код организации проставляют под наи- менованием организации. В документах, оформляемых на бланках письма, код организации располагается в составе справочных дан- ных об организации. Наряду с товарным знаком (знаком обслужи- вания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. На основании Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129- ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц», все предприятия и организации подлежат государственной реги- страции в уполномоченном государственном органе в установ- ленном порядке. Уполномоченным органом по государственной регистрации юридических лиц является Федеральная налоговая 39 служба. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) присваивается всем юридическим лицам на основании номера записи о создании юридического лица в Едином государ- ственном реестре юридических лиц. ОГРН включает 13 знаков, например: ОГРН 2546853269840. В документах, подготовленных на бланках писем, основ ной государственный регистрационный номер располагается в соста- ве справочных данных об организации, так же, как и реквизиты 04 и 06 — код организа ции по ОКПО и идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет. На основании Приказа Министерства по налогам и сборам от 03.03.2004 № БГ-3-09/178 (ред. от 29.06.2012) «Об утверждении Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика», все предприя- тия и организации ставятся на налоговый учет. Налоговый орган выдает налогоплательщику свидетельство о поста новке на налого- вый учет, которое содержит данные об идентификационном номе- ре налогоплательщика (ИНН) и коде причины постановки на учет (КПП). Идентификационный номер налогоплательщика свиде- тельствует о том, что юридическое лицо, индивидуальный пред- приниматель или физическое лицо поставлены на налоговый учет. ИНН юридического лица включает 10 знаков, КПП состоит из 9 знаков, в которых содержится информация о государствен- ной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН и КПП, порядковом номере налогоплательщика, например: ИНН/КПП 500100732259/ 773301001. В документах, подготовленных на бланках писем, ИНН/КПП располагается в составе справочных данных об организации, так же, как и реквизиты код организа ции по ОКПО и основ ной госу- дарственный регистрационный номер. «Наименование вида документа» (реквизит 09) Наименование вида документа, составленного или изданно- го организацией, указывает на его принадлежность к системе до- кументации по признакам содержания и целевого назначения 40 и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой доку- ментации) — класс 0200000: акт, справка, записка, сводка, прото- кол, отзыв, извещение, приказ, постановление, распоряжение и др. Наименование вида документа указывают ниже наименования ор- ганизации отдельной строкой прописными буквами на всех слу- жебных документах, кроме письма. «Дата документа» (реквизит 10) Дата документа — обязательный реквизит всех видов доку- ментов, обеспечивающий юридическую силу документа. Датой документа может являться дата регистрации документа (в при- казах, распоряжениях, указаниях, справках, письмах, договорах и др.), дата подписания документа (в докладных, служебных, объяснительных записках), дата утверждения документа (в по- ложениях, инструкциях, правилах, штатных расписани ях, регла- ментах и др.), дата события, отраженного в документе (в прото- колах, актах). Некоторые реквизиты также имеют в своем составе дату: резо- люция, виза согласования, гриф утверждения, отметка о поступле- нии документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В соответствии с ГОСТ дата документа может оформляться одним из двух способов: цифровым или словесно-цифровым. При цифровом способе оформления даты элементы даты оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день меся- ца, месяц, год. День месяца и месяц содержат два знака, год — че- тыре знака. Например: 06.08.2017 — все элементы даты разделены точкой, после года точка не ставится. При словесно-цифровом способе оформления даты день ме- сяца и год оформляются арабскими цифрами, а месяц — словом, причем после цифр, обозначающих год, обязательно ставится бук- ва «г» с точкой или слово «год», например: 06 августа 2017 г. Недостающую цифру в обозначении дня месяца (с 1 по 9) и месяца (с января по сентябрь) заменяют нулем. При оформлении 41 совместных документов несколькими организациями, документы должны иметь единую дату. «Регистрационный номер документа» (реквизит 11) Регистрационный номер документа проставляется при реги- страции внутренних и исходящих документов. Основной целью регистрации документов является обеспечение учета и контроля за документами, а также облегчение их поиска. Регистрационный номер располагается на одной строке слева от даты документа. Регистрационный номер документа содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Регистрация документа вклю- чает запись сведений о документе в соответствующую регистра- ционную форму, присвоение документу регистрационного номера и проставление его непосредственно на документе. В состав реги- страционного номера входит порядковый номер регистрации доку- мента и индекс дела по номенклатуре. В зависимости от принятой в организации системы индексации дел, индекс дела по номенкла- туре может содержать буквенные обозначения, код корреспонден- та, исполнителя и др. Документы, составленные двумя и более организациями, име- ют регистрационный номер, состоящий из регистрационных номе- ров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (реквизит 12) Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформ- ляется только при подготовке документов, которые являются отве- тами на запрос (письмо, справка, докладная записка, заключение и т. д.), и включает в себя регистрационный номер и дату того до- кумента, на который дается ответ. Сведения в реквизит переносят- ся с поступившего документа, например: На № 28/03-512 от 20.07.2017 При оформлении этого реквизита отсутствует необходи- мость упоминать регистрационный номер и дату поступившего 42 документа в тексте ответного письма, что освобождает текст от чи- сто вспомогательной, справочной информации. «Место составления или издания документа» (реквизит 13) Реквизит «Место составления или издания документа» обо- значает место нахождения юридического лица — автора докумен- та, которое соответствует месту его государственной регистрации. При издании документа филиалом организации в данном реквизи- те указывают место нахождения последнего. Этот реквизит указывают в том случае, если затруднено по рек- визиту «Наименование организации — автора документа» опре- делить место составления или издания документа, он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация включена в реквизит «Справочные данные об орга- низации». Место издания в документе не указывается, если оно включе- но в состав наименования организации. Например, ОАО «Челя- бинский трубопрокатный завод» не указывает г. Челябинск, а ОАО «Энергосбыт» должен указать — Москва. Место составления или издания указывают с учетом принято- го административно-территориального деления, которое включа- ет в себя только общепринятые сокращения. Причем, перед назва- ниями городов федерального значения Москва, Санкт-Петербург и Севастополь (см. рис. 5) буква «г.» («город») не ставится. Москва Санкт-Петербург Севастополь Рис. 5. Гербы городов федерального значения 43 Также буква «г.» не ставится перед названиями городов, в на- звании которых есть слово «город»: Новгород, Волгоград. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т. д., например: г. Пермь, пос. Тро- ицкий. «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14) Поскольку в делопроизводстве используются отметки (гри- фы) конфиденциальности, которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу», который, как отмечено в раз- деле 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законо- дательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит огра- ничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфи- денциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может до- полняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, на- пример: Конфиденциально Экз. № 2 «Адресат» (реквизит 15) Реквизит «Адресат» оформляется в справочно-информацион- ных документах, таких как письма, докладные и объяснительные записки, справки, и обозначает того, кому адресован документ. До- кумент может быть адресован организациям, структурным под- разделениям организации, должностным или физическим лицам. Наименование организации указывается в именительном падеже, например: Завод «Металлоконструкций» 44 Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например: Завод «Металлоконструкций» Плановый отдел Должность и ФИО лица, которому адресован документ, указы- вают в дательном падеже,например: Завод «Металлоконструкций» Плановый отдел Старшему экономисту Сазоновой А. В. При адресовании документа на имя руководителя организации название организации входит в состав наименования должности и указывается в дательном падеже: Директору лицея № 35 Симоновой Н. А. При адресовании документа в несколько однородных органи- заций или в несколько структурных подразделений одной органи- зации их указывают обобщенно, например: Руководителям структурных подразделений При отправке одного документа в несколько организаций, на документе оформляют не более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При наличии более чем четырех адресатов составляют список рассылки документа и на каждом документе оформляют только од- ного адресата. Реквизит «адресат» может иметь в своем составе почтовый адрес. Порядок написания почтового адреса установлен «Правила- ми оказания услуг почтовой связи», утвержденными Приказом ми- нистерства связи и массовых коммуникаций РФ № 234 от 31 июля 2014 г. В соответствии с Правилами, установлена следующая по- следовательность оформления почтового адреса: — название улицы, номер дома, номер квартиры; — название населенного пункта (города, поселка и т. п.); 45 — название области, края, автономного округа (области), рес- публики; — страна (для международных почтовых отправлений); — почтовый индекс. Если документ адресован юридическому лицу (организации), то сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес, на- пример: Уральский федеральный университет ул. Мира, 19 Екатеринбург, 620002 Если документ адресован физическому лицу, то сначала ука- зывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Зориной А. Д. ул. Металлургов, д. 3, кв. 25, г. Златоуст, Челябинская обл., 456200 Реквизит «Адресат» оформляется, как правило, флаговым способом. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» относительно самой длинной строки. Например: Председателю дачного кооператива «Александрия» Краснову Р. А. Если письмо будет отправлено по электронной почте или фак- симильной связи и не будет отсылаться по почте, то почтовый адрес указывать не нужно. В этом случае указывается электрон- ный адрес или номер факса. Например: Уральский федеральный университет kanc@urfu.ru «Гриф утверждения документа» (реквизит 16) После подписания некоторых видов документов (акты, ин- струкции, планы, отчеты, положения, штатные расписания и др.) оформляется гриф утверждения, после чего они приобретают 46 юридическую силу. Перечень утверждаемых документов обыч- но приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству конкретного предприятия. Данный перечень составляется с учетом требований законодатель- ных, ведомственных и отраслевых нормативных актов, устанавли- вающих обязательную процедуру утверждения тех или иных до- кументов. Гриф утверждения придает нормативный или правовой харак- тер содержанию документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документы могут утверждаться должностным лицом (руко- водителем организации, его заместителем, главным специали- стом), специально издаваемым распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Если документ утверждается должностным лицом, то в состав грифа утверждения документа входит слово УТВЕРЖДАЮ(без кавычек), наименование долж- ности лица, утверждающего документ, личная подпись, рас- шифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Ректор УрФУ Личная подпись В. А. Кокшаров 12.03.2016 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа. Реквизит «Гриф утверждения» оформляется, как правило, флаговым способом. Допускается цен- трировать элементы реквизита относительно самой длинной стро- ки, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Текстильмаш» Личная подпись Р. В. Еремин 12.03.2016 47 Если издаваемый документ утверждают несколько должност- ных лиц, то оформляют несколько реквизитов «Гриф утвержде- ния» на одном уровне. На утверждаемом документе обязательно должен быть оформлен реквизит «Подпись». При утверждении документа другим, специально издаваемым распорядительным документом, в состав грифа утверждения доку- мента входит слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕ- НЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего докумен- та в творительном падеже, его дата и номер, например: УТВЕРЖДЕН протоколом общего собрания акционеров от 15.01.2016 № 2 Ключевое слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕ- НЫ или УТВЕРЖДЕНО) должно быть согласовано с наименова- нием утверждаемого документа. При утверждении документа коллегиальным органом, реше- ния которого фиксируются в протоколе, в состав грифа утверж- дения документа входит слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименование коллегиаль- ного органа, решением которого утвержден документ, дата и но- мер протокола (в скобках), например: УТВЕРЖДЕН Общим собранием акционеров (Протокол от 15.01.2017 № 2) «Заголовок к тексту» (реквизит 17) Заголовок — реквизит документа, выражающий в краткой фор- ме основное содержание документа. Заголовок должны иметь все документы формата А4 для облегчения и ускорения регистрации документов. Заголовок может не оформляться на документах фор- мата А5 и на письмах-ответах, имеющих ссылку на дату и номер входящего документа. Формулировка заголовка должна быть грам- матически согласована с наименованием вида документа. 48 Заголовок документа составляют в предложном падеже с пред- логом «О» («Об»), например: Приказ о создании аттестационной комиссии Заголовок пишет составитель документа. Заголовок распола- гают от границы левого поля документа ниже реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер» перед текстом документа. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами вла- сти, заголовок к тексту может оформляться посередине рабоче- го поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. В конце заголовка никаких знаков препинания не ставится. На бланках организаций место для заголовка обычно обозна- чено ограничительными отметками для границы зоны реквизита. Заголовок документа вносится при его регистрации в соответству- ющие регистрационные формы. «Текст документа» (реквизит 18) Текст документа — обязательный реквизит всех видов доку- ментов, отражающий его основное смысловое содержание. Текст документа составляется на государственном языке Российской Фе- дерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством этих республик. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в про- стых документах) или нескольким (в сложных документах). Текст любого документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания и цели составле- ния документа; при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими докумен- тами по данному вопросу. Во второй части, в зависимости от вида документа, излагают- ся решения, предложения, выводы, просьбы, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обоснова- нии, то текст документа может состоять только из заключительной части (например: приказ может иметь только распорядительную 49 часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без по- яснения). В тексте документа, подготовленном на основании законода- тельных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты: — наименование документа, наименование организации — автора документа, дата и регистрационный номер документа, за- головок к тексту или наименование вида документа; — наименование организации или должностного лица, утвер- дившего документ, дату утверждения документа. Тексты большого объема, как правило, делят на разделы, под- разделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. В документах, подготовленных на принципах едино началия (приказ, распоряжение и т. д.), а также в документах, адресован- ных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («коллегия… по- становляет», «совет попечителей… решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица мно- жественного числа («приказываем», «решили»). В протоколах текст излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В положениях, инструкциях и в других документах, устанав- ливающих права и обязанности организаций или их структурных подразделений, а также в актах и справках, содержащих описание, оценку фактов или выводы, текст излагают от третьего лица един- ственного или множественного числа («отдел осуществляет функ- ции», «в состав управления входят», «комиссия провела проверку»). В письмах текст может излагаться от первого лица множе- ственного числа («просим согласовать», «направляем на утверж- дение»), от первого лица единственного числа («считаю необхо- димым», «прошу предоставить»), от третьего лица единственного 50 числа («министерство не возражает», «департамент считает воз- можным»). В текстах документов допускается употреблять только обще- принятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указыва- ются после фамилии. В текстах деловых (служебных) писем рекомендуется исполь- зовать вступительное обращение и заключительную этикетную фразу. Наиболее часто употребляемой формой вступительного обра- щения является обращение по фамилии, например: Уважаемый господин Титов! Уважаемая госпожа Зимина! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена по- лучателей письма) В приглашениях, поздравлениях, если адресаты лично знакомы друг с другом, принято обращение по имени и отчеству, например: Уважаемый Сергей Петрович! При обращении к высшим должностным лицам органов вла- сти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также духовным лицам различных вероисповеданий при- нято обращение с указанием должности без фамилии, например: Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Министр! В обращении по должности наименование должности пишет- ся с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются. Текст письма может заканчиваться заключительной этикетной фразой: С уважением…, Искренне Ваш… Заключительная этикетная фраза отделяется от названия долж- ности запятой, например: С уважением, Президент компании Личная подпись А. Н. Попов 51 «Отметка о приложении» (реквизит 19) Отметка о приложении — реквизит, проставляемый как на ос- новном документе (сопроводительном письме, претензии, акте, справке и др.), в случае если к нему прикладываются другие доку- менты в качестве приложений, так и на приложениях к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным до- кументам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, пла- нам, отчетам и др.). При сотрудничестве организаций часто возникает необходи- мость обмена документами, которые направляются в качестве приложений с сопроводительными письмами. В сопроводитель- ных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении располагается ниже текста документа пе- ред реквизитом «Подпись» от границы левого поля. В зависимо- сти от того, сколько высылается документов, указаны наименова- ния прилагаемых документов в тексте сопроводительного письма или нет, существует несколько вариантов оформления реквизита «Отметка о приложении». В самом общем случае реквизит «От- метка о приложении» включает слово «Приложение» (без кавы- чек) в единственном числе (независимо от количества прила- гаемых документов), наименование прилагаемых документов, указание на количество листов в них и на количество приклады- ваемых экземпляров. В случае, если полное название приложения указано в тексте основного документа, то в отметке о приложении его не указыва- ют, например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если приложение не названо в тексте основного документа или он имеет несколько приложений, то указывают названия всех до- кументов-приложений, количество листов и экземпляров приложе- ния (приложения нумеруются арабскими цифрами без знака №), например: Приложение: 1. Положение об Управлении кадров на 3 л. в 1 экз. 2. Штатное расписание Управления кадров на 1 л. в 1 экз. 52 Если приложения к документу сброшюрованы, то количество листов в данном реквизите не указывается, указывается только ко- личество экземпляров. Если документ-приложение имеет приложения с самостоятель- ной нумерацией страниц, то в отметке о приложении указывают: Приложение: Договор от 31.02.2017 № 17 и приложения к нему, всего на 25 л. Если к основному документу прикладывают обособленный электронный носитель (компакт-диск, флеш-накопитель и др.), то в отметке о приложении указывают: Приложение: CD в 1 экз. Обособленный электронный носитель необходимо поместить в конверт, на котором указываются наименования документов, за- писанных на носитель, имена файлов. В тексте распорядительных документов (постановлений, реше- ний, приказов, распоряжений), в положениях, правилах, инструк- циях, договорах и других документах при первом упоминании до- кумента-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1). На документах-приложениях в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка, указывающая на их связь с основным документом. Эта отметка включает слово «Приложение» и при не- обходимости его номер (№), наименование распорядительного до- кумента, его дату и регистрационный номер, например: Приложение № 1 к приказу ректора УрФУ от 15.06.2017 № 36 Если приложением к распорядительному документу являет- ся нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, в правом верхнем углу первого листа приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, ко- торым утвержден документ-приложение, например: 53 Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО приказом ректора УрФУ от 15.06.2017 № 36 Строки реквизита выравниваются по левому краю или центри- руются относительно самой длинной строки. Документы-прило- жения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ. «Гриф согласования документа» (реквизит 20) Гриф согласования документа — реквизит документа, выража- ющий согласие сторонней организации, интересы которой затра- гивает документ, с содержанием документа. Как правило, это орга- ны государственного контроля и надзора (санитарный, пожарный надзор и т. д.), вышестоящие или межотраслевые органы, обще- ственные организации. Документы могут согласовываться должностным лицом сто- ронней организации (руководителем, его заместителем, главным специалистом) или специально издаваемым документом (пись- мом, постановлением, решением, актом). Гриф согласования в зависимости от вида документа и особен- ностей его оформления может оформляться: — на первом листе документа или на титульном листе (если документ — титульный лист) в левом верхнем углу на уровне гри- фа утверждения или под наименованием документа ближе к ниж- нему полю; — на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись»; — на отдельном листе согласования (при наличии нескольких согласований). Если документ согласовывается должностным лицом, то в со- став грифа согласования документа входят слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласо- вывается документ (включая наименование организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата со- гласования, например: 54 СОГЛАСОВАНО Руководитель инспекции государственного пожарного надзора Кировского района Личная подпись Л. Д. Яковлев 18.12.2016 Если документ согласовывается письмом, то в состав грифа со- гласования документа входит слово СОГЛАСОВАНО (без кавы- чек), указывается вид документа, организация — автор документа, его дата и номер, например: СОГЛАСОВАНО Письмом инспекции государственного пожарного надзора Кировского района от 18.12.2016 № 30/508 При согласовании документа коллегиальным органом в грифе согласования указываются наименование коллегиального органа, согласовавшего документ, дата и номер протокола, в котором за- фиксировано решение о согласовании (в скобках), например: СОГЛАСОВАНО Общим собранием акционеров (Протокол от 15.01.2017 № 2) «Виза» (реквизит 21) Реквизит «Виза» — это реквизит документа, выражающий со- гласие (или несогласие) должностных лиц внутри организации с содержанием проекта документа. Перечень визирующих лиц зависит от вида и содержания до- кумента и, как правило, приводится в Инструкции по делопроиз- водству конкретного предприятия. Документы могут визироваться руководителями структурных подразделений (финансовых, эконо- мических юридических, профильных), заинтересованными в до- кументе, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства и т. д. При согласии должностного лица с содержанием документа в состав визы входит наименование должности лица, с которым со- гласовывается документ (без наименования организации), личная 55 подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата со- гласования, например: Начальник отдела правового обеспечения Личная подпись Д. Г. Леднев 18.12.2016 Если у визирующего есть замечания или возражения по тексту проекта документа, то визу дополняют надписями: «Не согласен с п. 3», «Возражаю», «Замечания прилагаются», например: Замечания прилагаются Начальник отдела правового обеспечения Личная подпись Д. Г. Леднев 18.12.2016 Сами замечания излагаются на отдельном листке, подписыва- ются и прилагаются к проекту документа, который возвращается исполнителю на доработку. В организациях, применяющих системы электронного доку- ментооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Место расположения реквизита «Виза» зависит от вида доку- мента. На внутренних документах (подлинник которых остается в организации) визы оформляются в нижней части оборотной сто- роны последнего листа подлинника документа. На исходящих документах (подлинник которых отправляется из организации) визы оформляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (которая помещается в дело). При наличии большого количества согласующих визы могут оформляться на отдельном листе согласования (визирования), при- лагаемом к документу. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений для защиты от возможной замены листов. «Подпись» (реквизит 22) Реквизит «Подпись» — обязательный реквизит любого доку- мента, обеспечивающий его юридическую силу. Подписывают 56 управленческие документы руководители организации или заме- щающие их должностные лица. В состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы, фами- лия). Этот реквизит располагается ниже текста документа или от- метки о наличии приложения. В зависимости от того, оформлен документ на бланке или нет, количества подписывающих долж- ностных лиц, вида документа, существует несколько вариантов оформления реквизита «Подпись». В реквизите «Подпись» указывают сокращенное наименова- ние должности лица, подписывающего документ (без наимено- вания организации), если документ оформлен на бланке, полное наименование должности (с наименованием организации), если документ оформлен на чистом листе бумаги, и вообще не указыва- ют наименование должности, если документ оформлен на бланке должностного лица, например: Директор Личная подпись М. К. Десятов или Директор ОАО «Кремний» Личная подпись М. К. Десятов или Личная подпись М. К. Десятов В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последователь- ности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, на- пример: Директор Личная подпись М. К. Десятов Главный бухгалтер Личная подпись А. В. Егорова Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи размещают на одном уровне, например: Заместитель Министра Заместитель Министра юстиции РФ энергетики РФ Личная подпись В. М. Сац Личная подпись В. М. Кранко 57 Если должность лица, подписывающего документ, печатается в несколько строк, допускается ее центрировать относительно са- мой длинной строки, например: Исполнительный директор ЗАО «Машпром» Личная подпись В. Н. Малахов Документы, созданные в процессе работы коллегиального ор- гана, подписываются председателем этого органа (совета, заседа- ния, совещания) и секретарем, например: Председатель Личная подпись К. З. Иванова Секретарь Личная подпись Б. Р. Смирнова В документах, составленных комиссией, вместо администра- тивной должности лиц, подписывающих документ, указывают их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись М. Р. Мазаева Члены комиссии Личная подпись А. Б. Овчинникова Личная подпись Т. В. Щеголькова При подписании документа лицом, исполняющим обязанности или заместителем руководителя, подпись оформляется с указани- ем статуса должностного лица в соответствии с приказом (распо- ряжением), например: И. о. директора Личная подпись В. Н. Михеев При отсутствии должностного лица, подпись которого была предусмотрена на документе, документ подписывает должностное лицо, имеющее право подписи в случае временного отсутствия ру- ководителя. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в наимено- вание должности и расшифровку подписи уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с ис- пользованием соответствующего штампа. Не допускается делать надпись от руки: «За» или ставить косую черту перед наименова- нием должности. 58 «Отметка об электронной подписи (реквизит 23) Реквизит «Отметка об электронной подписи» используется для визуализации электронной подписи на электронном документе. Использование отметки об электронной подписи предусмо- трено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно- техническому взаимодействию государственных органов и го- сударственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». При визуализации электронного документа на экране монито- ра или на бумажном носителе при распечатке электронного доку- мента в месте, где проставляется собственноручная подпись долж- ностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка об электрон- ной подписи. Все элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и хорошо читаемыми при отображении документа в натуральном размере. Элементы отметки об электрон- ной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга, а также не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии). Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа элек- тронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эм- блемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслу- живания) организации в соответствии с действующим законода- тельством, например: 59 «Печать» (реквизит 24) Печать проставляется на наиболее важные документы, для за- верения подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ. К документам, заверяемым печатью, относятся: доверен- ности, архивные справки, договоры, гарантийные письма, специфи- кации, штатные расписания и т. д. Перечень документов, предусма- тривающих заверение подлинной подписи, как правило, приводится в Инструкции по делопроизводству конкретного предприятия. Каждая организация имеет круглую печать с собственным наи- менованием (гербовую или простую). Право на использование гер- бовой печати (печати с изображением Государственного герба Рос- сийской Федерации или герба субъекта Российской Федерации) регламентируется Федеральным конституционным законом «О Го- сударственном гербе Российской Федерации» или правовыми ак- тами субъектов Российской Федерации. Также в организациях могут изготавливаться печати структур- ных подразделений и печати, имеющие уз кое функциональное на- значение («для пакетов», «для пропусков» и т. п.). На пе чати, кроме наименования организации, могут быть изо- бражены то варные знаки, эмблемы, символы, а также иные рекви- зиты, установлен ные нормативными правовыми актами. Для упорядочения использования печатей в организации раз- рабатывается и утверждается руководителем организации ин- струкция о порядке использования печатей, содержащая: — перечень печатей, используемых в организации, включая название и количество экземпляров каждой разрешенной для ис- пользования печати; — места хранения и должности лиц, имеющих право пользо- вания пе чатями; — порядок изготовления, использования и уничтожения печатей; — перечень документов, заверяе мых гербовой печатью (печа- тью организации), печатью структурного подразделения; — контроль за правильным применением печатей. Пользование печатями в организации разрешается только ра- ботникам, специально назначенным приказом руководителя. 60 Печати подлежат учету в службе делопроизводства и выдаются в структурные под разделения пользователям под расписку в ре- гистрационно-учетной фор ме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах. Уничтожение печатей производят в случае механического из- носа клише печати или в случаях ликвидации, преобразования, переименования организации или струк турного подразделения. Уничтоже ние печати производится по акту с отметкой в регистра- ционно-учетных формах. Рекомендуется оттиск пе чати ставить так, чтобы он был хоро- шо читаемым и была четко видна подпись. Печать проставляется, не задевая собственноручной подписи лица, подписавшего доку- мент или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). «Отметка об исполнителе» (реквизит 25) Отметка об исполнителе показывает, кто из специалистов орга- низации составлял текст документа. Эта отметка дает возможность быстро связаться с непосредственным составителем документа в случае возникновения вопросов или для уточнения отдельных пунктов документа, что ускоряет подготовку управленческих ре- шений. Этот реквизит располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного (или мобильно- го) телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наиме- нованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя, например: Зырянов Григорий Петрович Центр академического развития, главный специалист 374-38-84, Zirianov@mail.ru Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне по- следнего листа документа от границы левого поля или, при отсут- ствии места, в левой нижней части оборотной стороны. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и пе- чататься шрифтом меньшего размера. 61 «Отметка о заверении копии» (реквизит 26) Копии документа — второй или последующие экземпляры документа, на которых полностью воспроизведена информация подлинного документа и все его внешние признаки или их часть. Для придания юридической силы копии она должна быть со- ответствующим образом заверена. Заверения требуют также вы- писки из документов. Отметка о заверении копии размещается на свободном месте в нижней части документа под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно», должность лица, заверившего копию, собственно- ручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), да- ту заверения копии (выписки из документа), например: Верно Секретарь Личная подпись А. В. Артемова 19.08.2016 На копии документа в правом верхнем углу пишется слово «Копия». Если копия выдается для представления в другую орга- низацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о ме- сте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Под- линник документа находится в (наименование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использо- ваться штамп. «Отметка о поступлении документа» (реквизит 27) Данный реквизит проставляется на входящих документах. Он, как правило, оформляется рукописным способом или про- ставляется с помощью специального штампа и располагается в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. В состав реквизита входят: очередной порядковый номер ре- гистрации входящего документа, дополненный индексом дела по номенклатуре, и дата поступления документа в организацию. При необходимости отметка о поступлении может дополняться 62 указанием времени поступления (часы и минуты) и способа до- ставки документа. «Резолюция» (реквизит 28) Резолюция представляет собой надпись на документе, сделан- ную должностным лицом и содержащую указания по исполнению данного документа. Резолюция оформляется, как правило, при рассмотрении входящих и внутренних документов. Если содержание документа требует выполнения конкретного действия, то резолюция включает фамилию исполнителя (одного или нескольких), содержание поручения, срок исполнения. Если документ прислан в организацию для сведения, то резолюция мо- жет выглядеть следующим образом: «Для сведения», «В дело». Ре- золюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата. Если в резолюции указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение поручения считается указанный в списке первым, например: Африкановой А. В. Никитину П. С. Прошу подготовить проект приказа к 12.09.2016 Личная подпись 05.09.2016 Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем в подлиннике документа на свободном месте рабо- чего поля документа. Допускается оформление резолюции на от- дельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты рассматриваемого документа (на бланке резолюции) или внесение резолюции непосредственно в систему электронного до- кументооборота. «Отметка о контроле» (реквизит 29) Оформление на документе реквизита «Отметка о контро- ле» означает, что процесс исполнения документа взят на кон- троль с целью обеспечения установленных сроков, указанных 63 в резолюции, в тексте самого документа или типовых сроков ис- полнения. В организациях, как правило, ведется контроль за ис- полнением всех зарегистрированных документов, требующих исполнения, т. е. наиболее важных входящих, исходящих и вну- тренних. Контроль за исполнением документов осуществляет- ся для своевременного и качественного решения поставленных в документе вопросов. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают словом «Контроль», размещают в правом верхнем углу на служеб- ном поле. Эта отметка может быть нанесена штемпелем или напи- сана от руки и выделена цветом. «Отметка о направлении документа в дело» (реквизит 30) «Отметка о направлении документа в дело» ставится на всех документах, на которых была оформлена «Отметка о контроле», после исполнения документа. Отметка содержит следующие дан- ные: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в кото- ром будет храниться документ, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, личную подпись и дату, например: В дело № 12-03 за 2016 год Начальник Проектного отдела Личная подпись 07.11.2016 Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями об исполнении. |