Курсач. Учебнометодическое пособие Рекомендовано методическим советом Урфу для студентов, обучающихся по программе бакалавриата по направлению подготовки 38. 03. 04
 Скачать 2.55 Mb.
|
|
Инструкция — документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны де- ятельности учреждений, организаций, предприятий (их подраз- делений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции из- даются в целях: разъяснения и определения порядка применения каких-либо нормативных правовых актов для обеспечения их вы- полнения, разъяснения и определения порядка осуществления ка- кой-либо деятельности. В инструкциях могут излагаться: порядок и способы выполнения каких-либо конкретных технологических операций или процедур, например, заполнения и ведения форм 74 документов (бухгалтерских, отчетных, учетных и др.); какие-либо другие указания технического порядка по осуществлению каких- либо процессов, действий (правила пользования чем-либо, способ выполнения какой-либо технической работы и т. д.); нормы, ре- гулирующие специальные стороны деятельности организации, ее структурных подразделений, должностных лиц и др. Инструкции могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии утвержденных в установленном порядке типовых ин- струкций индивидуальные инструкции создаются на их основе. 4.2. Распорядительные документы Распорядительные документы — документы, содержащие управленческие решения, обязательные для выполнения и направлен- ные на регулирование и координацию деятельности организации, по- зволяющие обеспечивать реализацию поставленных перед ней задач. Распоряжения, приказы, решения (далее — распорядительные документы) оформляются на общих бланках или на специальных бланках установленной формы (бланк конкретного вида докумен- та) в одном экземпляре (кроме совместных) и имеют следующие стандартные реквизиты: 05 — наименование организации — авто- ра документа; 09 — наименование вида документа (прописными буквами, жирным шрифтом); 10 — дата документа (для распоря- жений и приказов — дата подписания документа; для распоряди- тельных документов, издаваемых на основе коллегиальности, — дата заседания, на котором принималось решение; оформляется цифровым способом); 11 — регистрационный номер документа (порядковый номер с начала делопроизводственного года, кото- рый может дополняться буквенным или цифровым индексом; про- ставляется одновременно с датой после подписания документа); 13 — место составления (издания) документа (указывается, если невозможно определить из наименования автора); 17 — заголовок к тексту (пишется без кавычек, на бланках с продольным располо- жением реквизитов выравнивается по центру); 18 — текст доку- мента; 20 — гриф согласования документа (при необходимости); 75 21 — виза (визы могут располагаться на обороте или на отдель- ном листе согласования); 22 — подпись; 25 — отметка об испол- нителе (может проставляться на лицевой или при необходимости на оборотной стороне последнего листа документа ближе к нижне- му полю документа; если визы оформляются на обороте последне- го листа проекта, то отметка об исполнителе также располагается на обороте); 30 — отметка о направлении документа в дело. Текст распорядительных документов, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть может содержать обоснование предписывае- мых действий, необходимые пояснения относительно целей и задач издания документа, факты и события, послужившие причиной изда- ния документа, ссылки на другие документы и начинаться словами: «В целях реализации...», «Во исполнение...», «В соответствии...», «В связи...», «На основании...» и т. д., если распорядительные доку- менты издаются во исполнение решений вышестоящих органов или своих ранее принятых решений; «В целях организации...», «В целях обеспечения...», «Для...» и т. д., если документ готовится в инициа- тивном порядке для выполнения текущих задач. Если в констатирующей части приводятся ссылки на другие документы, реквизиты всех называемых документов указываются по схеме: наименование вида документа, автор, дата, регистраци- онный номер, заголовок. При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом), каким доку- ментом и когда утвержден документ. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то его текст содержит только распорядительную (по- становляющую) часть. В зависимости от вида документа распорядительная часть отделяется от констатирующей части словами: ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ТРЕБУЮ, ПОРУЧАЮ и т. п. — в распоряжениях; ПРИКАЗЫВАЮ — в приказах; РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛИ — в решениях; РЕШИЛИ, ПРИКАЗЫВАЕМ, ПРЕДЛАГАЕМ, ОБЯ- ЗЫВАЕМ и т. д. — в совместных документах (решениях, приказах, распоряжениях соответственно). 76 Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, РЕШИЛ(А) и т. п. вы- носятся в отдельную строку, отделяемую двумя межстрочными интервалами (одним пробелом) от предыдущей и последующей строк текста, печатаются от левой границы текстового поля про- писными буквами, без выделения жирным шрифтом. После них ставится двоеточие. Распорядительная (постановляющая) часть должна содержать четкий план достижения поставленной цели в виде перечисле- ния конкретных предписываемых действий (заданий, поручений) с указанием исполнителя каждого действия и реальных сроков ис- полнения. Не допускается использование расплывчатых форму- лировок, таких как «улучшить», «ускорить», «усилить», «акти- визировать», «обратить внимание» «поднять уровень», «усилить контроль», «поручить организовать» и т. п. При изложении распорядительной части следует придержи- ваться логико -временной последовательности. Распорядительные действия должны быть увязаны с ранее изданными распоряди- тельными документами (не противоречить им, при необходимости отменять или оговаривать их корректировку). Распорядительная часть может состоять из одного или нескольких пунктов. Если распорядительная часть предполагает выполнение раз- личных по характеру действий и несколько исполнителей, она делится на пункты (подпункты), которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одного характера или исполнителя перечис- ляются в одном пункте. В каждом пункте указываются исполни- тель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны коллегиальные органы, структурные подразделения, конкретные должностные лица, а также конкретные специалисты в распорядительных документах руководителей структурных под- разделений. В случае, когда поручение или действие предполагает в каче- стве исполнителей коллегиальные органы или структурные под- разделения, фамилии и инициалы руководителей указывать не сле- дует. Конкретное должностное лицо (иной работник) в качестве 77 исполнителя может быть указано только в случае, если выпол- нение действия (задания, поручения) возлагается на него лично. В этом случае соответствующий пункт проекта документа должен начинаться с указания должности, фамилии и инициалов испол- нителя (инициалы в тексте указываются после фамилии). Можно указывать исполнителей обобщенно, например: «Председателям комитетов», «Директорам муниципальных учреждений», «Руково- дителям структурных подразделений» и т. д. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является от- ветственным исполнителем данного поручения. Для каждого по- ручения устанавливается срок исполнения (если предполагается, что поручение должно быть выполнено в какой-то конкретный срок). Срок исполнения не указывается, если действия (поруче- ния) носят регулярный (постоянный) или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного документа. При наличии промежуточных сроков выполнения или при раз- бивке поручения на отдельные задания каждое из них формули- руется отдельным подпунктом. Действия однородного характера, имеющие один срок исполнения, могут быть перечислены в одном пункте. Срок исполнения может быть указан в виде даты, например: «до 15.11.2006», или периода времени, например: «в течение де- сяти (указывается прописью) дней» с такого-то момента или со- бытия (отсчет срока начинается со следующего дня и составляет указанное количество дней). Распорядительный документ может иметь общий для всех пун- ктов срок исполнения. Если распорядительный документ отменяет или изменяет ранее изданные документы или какие-то их положения, то в проекте долж- но быть указано, какие из них утратили силу или подлежат измене- нию и в какой части. Как правило, действующий распорядительный документ подлежит признанию утратившим силу при существен- ных и многочисленных изменениях (дополнениях). В этом случае 78 издается новый распорядительный документ, в который включают- ся все необходимые положения из ранее действовавшего документа. Ранее изданные распорядительные документы или их отдель- ные пункты представляются к признанию утратившими силу од- новременно с изданием новых распорядительных документов по данной проблеме. Перечень распорядительных документов, признаваемых утра- тившими силу, указывается отдельным пунктом (при большом количестве он может быть дан в приложении) с указанием даты, номера и заголовка каждого документа в хронологической после- довательности. Пункт о признании действующих распорядительных доку- ментов утратившими силу должен начинаться словами «Признать утратившим (утратившими) силу...». Если ранее изданный документ подлежит частичному измене- нию, то в новом документе дается откорректированная формули- ровка соответствующего пункта, например: В пункте 8 Приказа начальника Правового департамента от... №... «О...» слова: «...» заменить словами: «...»; или Пункт 9 Приказа начальника Отдела кадровой и муниципальной службы от… №…«О...» изложить в следующей редакции: «9. Глав- ному специалисту...» Все изменяемые документы перечисляются с указанием наи- менования вида документа, автора, даты, регистрационного номе- ра, заголовка, например: «Признать утратившими силу: Приказ ди- ректора от... №... «О...»; пункт 3 Приказа директора от... №... «О...». Внесение изменений, а также отмена распорядительного докумен- та возможны только аналогичным документом (нельзя, например, приказом вносить изменения в состав комиссии, созданной распо- ряжением). При необходимости осуществления контроля за исполнени- ем распорядительного документа (например, при наличии боль- шого числа поручений и исполнителей) в последнем пункте 79 распорядительной части указывается должность, фамилия и ини- циалы конкретного лица, на которое возлагается контроль за ис- полнением распорядительного документа в целом, например: «6. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления Иванова И. И.». Контроль за исполнением распорядительного документа воз- лагается на должностное лицо, которое по своему должностному положению выше всех исполнителей, которым даются поручения в распорядительном документе (как правило, на одного из заме- стителей руководителя, издающего документ, в соответствии с ос- вещенным в документе направлением деятельности). Лицо, на ко- торое возлагается контроль за исполнением распорядительного документа, несет ответственность за реализацию всего распоряди- тельного документа. Также в этом пункте может быть указано, к какому сроку и в какой форме необходимо доложить о выполнении (например, доложить результаты контроля на оперативном совещании или лично руководителю либо представить их в виде отчета, справ- ки и т. д.). Должностное лицо, подписывающее распорядительный доку- мент, может оставить за собой контроль за исполнением докумен- та, например: «Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой». Номер пункта в этом случае не ставится, так как это предложение является самостоятельной (третьей) частью распо- рядительного документа, которая сообщает о намерении руково- дителя лично проследить за своевременностью и правильностью выполнения его указаний. Она отделяется от предыдущего текста 1,5–2 межстрочными интервалами. В распорядительные документы не следует включать пункт о доведении документа до сведения исполнителей, так как испол- нители, которые должны быть ознакомлены с документом, пере- числяются в указателе (списке, листе) рассылки, который готовит- ся вместе с проектом. Если распорядительная часть состоит из одного пункта, он не нумеруется. В текстах распорядительных документов 80 не употребляются сокращения «зам.» и «зав.» вместо слов «заме- ститель» и «заведующий». Проекты распорядительных документов обязательно согласо- вываются в установленном порядке. Распорядительные документы (кроме совместных) подписыва- ются в одном экземпляре. Проекты распорядительных документов готовятся на основа- нии поручений должностных лиц либо в инициативном порядке, либо на плановой основе. Распоряжение — распорядительный документ (правовой акт), издаваемый единолично руководителем организации или руково- дителем структурного подразделения в пределах своих полномо- чий в целях разрешения вопросов повседневной деятельности. Распоряжения могут содержать поручения оперативного ха- рактера, издаваться по организационным, кадровым, финансовым и другим вопросам. Вопросы компетенции руководителей структурных подразде- лений, по которым они могут издавать распоряжения, определя- ются руководителем организации. Распоряжения могут быть: об- щего и конкретного характера длительного действия; конкретного характера по узкому вопросу; разового случая. Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок дей- ствия и касаются ограниченного (узкого) круга организаций и лиц. Распоряжения должностных лиц имеют обязательную силу для подчиненных им организаций, структурных подразделений и ря- довых работников соответственно. Распоряжения оформляются на бланках установленного образ- ца с соблюдением всех требований ГОСТа к оформлению реквизи- тов. Текст распоряжения может иметь констатирующую часть; на- чинаться с ключевого слова (ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ и т. д.); начинаться непосредственно с пунктов, формулирующих распоря- дительные действия. Если распоряжение имеет констатирующую часть с объясне- нием причин издания документа, текст распорядительной части, 81 как правило, начинается с ключевого слова (ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯ- ЗЫВАЮ, НЕОБХОДИМО, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ, РЕКО- МЕНДУЮ и т. д.), после которого ставится двоеточие. Если распоряжение не содержит констатирующей части (преам- булы), его текст начинается словами ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ. Допускается упрощенное оформление распоряжений, при ко- тором ключевое слово опускается. В таком случае при наличии преамбулы двоеточие ставится в конце преамбулы; при отсутствии преамбулы текст начинается непосредственно с пунктов, излагаю- щих распорядительные действия с указанием исполнителей и сро- ков исполнения. Приказ — распорядительный документ (правовой акт), изда- ваемый единолично руководителем в целях разрешения основных и оперативных задач. Должностные лица (а в их отсутствие — лица, официально ис- полняющие их обязанности) издают приказы в пределах их ком- петенции по оперативным, организационным и другим вопросам работы организации. Приказы могут издаваться: во исполнение нормативных пра- вовых актов вышестоящих органов управления; в целях осущест- вления собственной исполнительно-распорядительной деятельно- сти, вытекающей из функций и задач; для утверждения и введения в действие нормативных документов (положений, инструкций, правил, регламентов); в целях регулирования вопросов финанси- рования материально-технического, информационного и докумен- тационного обеспечения и др.; по вопросам организации, плани- рования, регулирования, координации деятельности и контроля за деятельностью; по административно-хозяйственным вопросам (эксплуатации помещений, транспортного обслуживания, вну- тренней связи, охраны, назначения дежурных и т. п.). Вопросы компетенции должностных лиц, по которым они мо- гут издавать приказы, определяются руководителем организации. Приказы оформляются на бланках установленного образца с соблюдением всех требований настоящего ГОСТа к оформлению реквизитов. 82 Приказы, в которых фиксируются управленческие решения, касающиеся конкретных работников и связанные с трудовыми отношениями (приказы по тем вопросам труда и трудовых отно- шений, которые регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации), являются приказами по личному составу и в делопро- изводстве выделяются в отдельный массив. Порядок издания при- казов по личному составу и работы с ними ГОСТ Р 7.0.97-2016 не регулирует. Решение — распорядительный документ, издаваемый органа- ми, действующими на основе коллегиальных принципов управле- ния (советы, комиссии, коллегии, правления и т. д.), по наиболее важным вопросам их компетенции. Решения коллегиальных органов оформляются на бланках уста- новленного образца или стандартных листах бумаги без бланка с соблюдением всех требований к оформлению реквизитов и име- ют следующие особенности: датой решения является дата проведе- ния заседания коллегиального органа, на котором данное решение было принято; регистрационный номер решения состоит из номе- ра протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня заседания, на котором было принято решение (при необходимости может дополняться порядковым номером решения в пределах ка- лендарного года); заголовок к тексту соответствует формулировке вопроса в повестке дня заседания коллегиального органа, по кото- рому принято данное решение; текст решения всегда состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной (если решение издается по инициативе данного органа, то в констатирующей ча- сти указываются причины издания и цели; если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего орга- на управления, то в констатирующей части дается ссылка на него). В решениях коллегиальных органов перед словом РЕШИЛ (РЕШИ- ЛА, РЕШИЛИ) обязательно указывается название коллегиального органа, принимающего данное решение. Решение, как правило, подписывается председателем и секретарем коллегиального орга- на, если иное не установлено нормативными актами (например, мо- жет подписываться всеми членами коллегиального органа). 83 Порядок принятия и оформления решений конкретными колле- гиальными органами должен быть отражен в правовых актах, регу- лирующих деятельность этих органов (положениях, регламентах). После подписания и регистрации решения рассылаются в ви- де заверенных копий или выписок из решений всем исполнителям и заинтересованным лицам по списку рассылки. Рассылка копий (или выписок) осуществляется в день их под- писания или на следующий день. |