Курсач. Учебнометодическое пособие Рекомендовано методическим советом Урфу для студентов, обучающихся по программе бакалавриата по направлению подготовки 38. 03. 04
 Скачать 2.55 Mb.
|
|
4.3. Информационно-справочные документы Информационно-справочные документы — документы, пред- назначенные для передачи информации от одного адресата к дру- гому либо для фиксации каких-либо информационных сведений. К ним относятся: акты, справки, сводки, докладные записки, пред- ложения, переписка и др. Документы этой системы играют служеб- ную роль по отношению к организационным и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не со держат поручений, не обязывают действовать строго определенным об- разом, как распоря дительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Акт — документ, составленный несколькими лицами для под- тверждения установленного факта, события, действия. Назначение акта — установление фактического состояния дел и правильное (объективное) отражение его в тексте. Акты состав- ляются на основе черновых записей, которые ведутся во время ра- боты, и фиксируют фактические данные, количественные показа- тели и другие сведения или описывают события, произошедшие в присутствии свидетелей. В акте отражаются только те факты, ко- торые точно установлены лицами, подписывающими акт. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предло- жения (акты проверок, обследований, ревизий и т. п.). 84 Как правило, акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). В большинстве случаев акты составляются комис- сиями — как постоянно действующими на регулярной основе (на основании специального положения), так и специально создава- емыми по решению руководства соответствующими распоряди- тельными документами для конкретных ситуаций. В отдельных случаях (очень редко) акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими лицами, не яв- ляющимися членами какой-либо комиссии или другого уполномо- ченного органа. В зависимости от повода для составления акта могут приме- няться следующие разновидности: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); акты осмотров; акты обследований; акты приема-передачи (при смене руководства, при передаче дел, материальных ценностей и т. д.); акты приема объектов; акты про- ведения испытаний; акты ревизий; акты выделения дел к уничто- жению; акты уничтожения испорченных или отработавших свой срок материальных ценностей и т. п.; акты списания; акты инвен- таризации; акты несчастных случаев, аварий и др. Акты могут оформляться на общем бланке, на бланке конкрет- ного вида документа или на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка). Оформление акта может иметь некоторые специфические осо- бенности в зависимости от его разновидности. Требования к от- дельным видам актов могут определяться нормативными пра- вовыми актами Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципальными правовыми актами. Если нет установленной нормативными документами формы акта, то вне зависимости от разновидности акты составляются по единой схеме с использованием следующих стандартных рек- визитов: 05 — наименование организации — автора документа; 09 — наименование вида документа (АКТ); 10 — дата докумен- та; 11 — регистрационный номер документа; 13 — место состав- ления (издания) документа; 16 — гриф утверждения документа (для утверждаемых актов); 17 — заголовок к тексту; 18 — текст 85 документа; 19 — отметка о приложении (при наличии приложе- ний); 22 — подпись; 24 — печать (в ряде случаев акт заверяется печатью); 30 — отметка о направлении документа в дело. При оформлении реквизитов акта необходимо соблюдать установленные ГОСТом требования. Наименование организации должно соответствовать учредительным документам, включать организационно-правовую форму, а также сокращенное наиме- нование, если таковое имеется. Наименование вида документа печатается прописными буквами, жирным шрифтом и выравни- вается по центру в бланках с центрированным расположением реквизитов. Датой акта является дата актируемого события. Если комиссия работает несколько дней, указывается дата последне- го дня работы. Регистрационным номером акта является его по- рядковый номер, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, буквенным обозначением наименования доку- мента и т. д. Место составления акта должно соответствовать месту актируе- мого события. Заголовок к тексту должен грамматически согласовы- ваться со словом «акт». Обычно он включает формулируемый с по- мощью отглагольного существительного вид актируемого события в предложном падеже с предлогами «о», «об» (например: «О вы- делении к уничтожению документов, не подлежащих хранению», «О завершении работ по внедрению ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007»). При использовании бланка с угловым расположением реквизитов заголовок печатается без абзаца от левого поля документа. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (кон- статирующей). В некоторых случаях (например, в актах проверок, обследований, ревизий и некоторых других) текст акта может до- полняться третьей заключительной частью, содержащей выводы, рекомендации, предложения. Вводная часть в большинстве случаев содержит указание на основание составления акта и перечисление лиц, составивших акт. Основанием для составления акта может быть: документ (рас- порядительный документ, договор и т. п.), в соответствии с кото- рым была образована комиссия; документ, на основании которого 86 актируется факт, событие или действие (проведение ревизии, про- верки и т. п.); непосредственно факт, событие, действие. Вводная часть акта начинается словом «Основание», которое печатается через 2–4 межстрочных интервала после заголовка. По- сле слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наиме- нование документа в именительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок к тексту, например: Основание: приказ директора от 00.00.0000 № 000 «О проведе- нии проверки сохранности документов в структурных подразде- лениях». Далее с новой строки с прописной буквы пишется слово «Со- ставлен» («Составлен комиссией»), после которого ставится дво- еточие и перечисляются лица, составившие акт (уполномоченные лица, председатель и члены комиссии) с указанием должностей, фамилий и инициалов. В тех случаях, когда лица, составившие акт, работают в других организациях, указываются полные наименова- ния должностей, включающие названия организаций. Если акт составлен комиссией, то первой указывается фамилия председателя комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 межстрочных интервала друг от друга. В необходимых случаях допускается приводить сведения о до- кументах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участво- вавших в составлении акта, и их адреса. Если кроме членов комиссии (уполномоченных лиц) при актиро- вании события присутствуют другие лица, не являющиеся членами данной комиссии или уполномоченными лицами, то их должности, инициалы и фамилии перечисляются после слова «Присутствова- ли» через 1,5 межстрочных интервала друг от друга. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от левой границы текстового поля (без кавычек). Основная (констатирующая) часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи, сущность, характер и методы работы, 87 проделанной составителями акта, указываются сроки работы ко- миссии (уполномоченных лиц), фиксируются установленные фак- ты (события) и результаты, делаются выводы и заключения и при необходимости даются предложения, рекомендации. Констатиру- ющая часть (или только результаты работы) может быть оформле- на в виде таблицы. Выводы, заключения, предложения и рекомендации могут выде- ляться в отдельную (заключительную) часть. Эта часть текста не яв- ляется обязательной, акт может заканчиваться констатацией фактов. Выводы, заключения, предложения печатаются с абзаца и мо- гут состоять из нескольких пунктов. В случае несогласия кого-либо из составителей с содержанием акта особое мнение этого составителя оформляется в виде прило- жения к акту. При необходимости в конце текста с абзацного отступа ука- зываются сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте их нахождения или адресатах, которым он направлен. Ко- личество экземпляров акта определяется практической необходи- мостью, количеством заинтересованных сторон или нормативны- ми документами, регламентирующими составление конкретной разновидности акта. При необходимости текст акта может быть разделен на пункты и подпункты. Акты могут иметь приложения. При наличии прило- жений отметка об их наличии оформляется после сведений о коли- честве экземпляров акта перед подписями. Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении и присутствовавшие при его составлении, при этом наименования должностей перед фамилиями не указываются: если акт подписы- вается комиссией, то вместо должностей указывается распределе- ние обязанностей при составлении акта (председатель комиссии, члены комиссии); если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются только подписи, инициалы и фамилии лиц, со- ставивших акт. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фами- лиями без пробелов между инициалами и фамилией. Фамилия 88 председателя комиссии указывается первой. Фамилии членов ко- миссии (лиц, составивших акт) и присутствующих располагают- ся по алфавиту через 1,5–2 межстрочных интервала друг от друга. Акт считается принятым после его подписания всеми члена- ми комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составле- нии. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комис- сии (лица, не согласного с содержанием акта) оформляется на от- дельном листе и прилагается к акту. В необходимых случаях, если этого требуют нормативные до- кументы, акты утверждаются тем руководителем, по распоряже- нию которого проводились действия, завершившиеся составле- нием акта, либо должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта. Акт также может быть утвержден рас- порядительным документом. Заявление — документ, содержащий определенную просьбу или предложение какого-либо лица и адресованный должностному лицу. Заявления могут составляться работниками организации для решения служебных вопросов и лицами, не являющимися ра- ботниками, направляющими заявления по каким-либо вопросам должностным лицам. В зависимости от практических потребностей заявления мо- гут оформляться на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка (с расположением реквизитов по типу углового бланка) или с применением унифицированных форм заявлений (бланков), спе- циально разработанных организацией, а также унифицированных форм, разработанных и утвержденных соответствующими долж- ностными лицами. Заявление может быть написано заявителем от руки или отпе- чатано. При оформлении заявлений, составляемых работниками орга- низации для решения служебных вопросов, и работе с ними ис- пользуются следующие реквизиты: 05 — наименование организа- ции — автора документа (вместо него указывается наименование 89 органа); 09 — наименование вида документа (слово ЗАЯВЛЕНИЕ располагается ниже предыдущего реквизита, печатается заглав- ными буквами и выделяется жирным шрифтом при подготовке за- явления на компьютере); 10 — дата документа (дата составления, оформляется ниже наименования вида документа); 15 — адресат (указываются должность, инициалы и фамилия конкретного долж- ностного лица, которому адресуется заявление); 18 — текст до- кумента; 19 — отметка о приложении (при наличии одного или нескольких приложений); 22 — подпись; 28 — резолюция; 30 — отметка о направлении документа в дело. Текст заявления пишется с красной строки от первого лица в свободной форме и начинается с изложения непосредственно су- щества вопроса, затем излагаются детали вопроса. Содержатель- ная часть заявления-просьбы начинается словом «Прошу» («Про- шу разрешить...», «Прошу допустить...», «Прошу предоставить...», «Прошу проверить состояние...» и т. п.). Текст заявления может начинаться типовыми конструкциями для ввода аргументации: «Ввиду того что...»; «В связи с тем что...»; «На основании того что...»; «Учитывая (что)...» и др. Тексты заявлений по некоторым повторяющимся вопросам могут быть типовыми (трафаретными). Заявление может иметь приложения (подлинники или копии документов). В этом случае на заявлении оформляется отметка о наличии приложения. Заявление подписывается составителем (автором). Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Подписанное заявление передается руководителю для приня- тия решения. Решение руководителя фиксируется в резолюции. Заявление с резолюцией может служить основанием к изданию распорядительного документа (например, приказа о проведении экспертизы, проверки и т. п.) или другого документа (письма авто- ру о принятии решения и т. п.). На исполненном документе проставляется отметка об исполне- нии документа и направлении его в дело, после чего документ по- мещается в соответствующее дело по номенклатуре дел. 90 При составлении заявлений лицами, не являющимися работни- ками организации, и направляемых ими по каким-либо вопросам должностным лицам организации, следует иметь в виду, что дан- ные об авторе заявления (фамилия, имя, отчество заявителя, его полный домашний адрес и телефон) приводятся после указания адресата; в реквизите «подпись» ставится только личная подпись составителя. Записки. Для переписки внутри организации применяются до- кладные, служебные, пояснительные и объяснительные записки. Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении записок и работе с ними используются сле- дующие стандартные реквизиты: 05 — наименование организа- ции — автора документа (указывается наименование органа или структурного подразделения внутри органа без наименования ор- ганизации); 09 — наименование вида документа; 10 — дата до- кумента; 11 — регистрационный номер документа; 15 — адресат; 17 — заголовок к тексту (составляется к тексту любой записки); 18 — текст документа; 19 — отметка о приложении (при наличии одного или нескольких приложений); 21 — виза (при необходимо- сти согласования); 22 — подпись; 25 — отметка об исполнителе (кроме объяснительных записок); 28 — резолюция; 30 — отметка о направлении документа в дело. Докладная записка — документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу, со- держащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предло- жениями составителя или какую-либо просьбу. В докладной записке могут констатироваться как позитивные, так и негативные факты, предлагаться действия, которые необхо- димо предпринять в конкретном случае. В зависимости от содержания и назначения докладные записки могут быть информационными и отчетными: докладные записки информационного характера могут информировать о сложившей- ся ситуации, имевшем место явлении или факте, ходе выполнения 91 каких-либо работ и т. д.; отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ и носят информа- ционно-справочный характер. Докладные записки могут готовиться как по инициативе соста- вителей (с целью побудить руководителя принять определенное решение), так и по указанию руководства. При оформлении докладных записок в качестве наименования вида документа указывается ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой, констатирующей (описательной), части излага- ются причины, факты, ситуации или события, послужившие пово- дом для составления данного документа. Во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее развития и решения. Эта часть в докладной записке может отсутствовать. В третьей части делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпри- нять в связи с изложенными фактами, формулируются просьбы, предложения и рекомендации составителя. В докладных записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании. Докладные записки подписываются составителями, если они представляются непосредственному руководителю или руководи- телю организации, или руководителем организации (или лицом, официально его замещающим), если они направляются вышестоя- щим должностным лицам. После рассмотрения докладной записки должностное лицо, ко- торому она адресована, оформляет на ней свое решение в виде ре- золюции, содержащей поручения по исполнению. Затем докладная записка передается на исполнение. На исполненном документе проставляется отметка об исполне- нии документа и направлении его в дело. Служебная записка — документ, используемый для веде- ния внутренней переписки о выполнении какой-либо работы (как 92 правило, по вопросам материально-технического, информацион- ного, организационного, хозяйственного обеспечения и др.). Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности органов и должностных лиц (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Могут передаваться большому коли- честву адресатов одновременно (в этом случае к ним составляется список рассылки). Служебные записки не должны заменять докладные записки. Служебные записки могут иметь информационный (выдача ин- струкций, сопровождение другого сообщения, объявление, изве- щение и т. п.), инициативный (запрос информации, извещение) или отчетный характер. При оформлении служебных записок в качестве наименования вида документа указывается СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Текст излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из двух частей — обоснования и заключения. Первая часть содержит обоснование причин составления записки. В ней приводятся мотивы подготовки служебной записки, ссылки на факты и события, решения, другие аргументы, послужившие основанием (поводом) для ее составления. Во второй части излагаются предложения, просьбы, заявки, предлагаются решения и конкретные действия, которые, по мне- нию составителя, необходимо предпринять. При необходимости (например, для передачи сложной инфор- мации) текст может дополняться третьей частью, в которой может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться откло- нение предложения, просьбы и т. п. Служебные записки могут подписываться непосредственно со- ставителями, руководителями подразделений или должностными лицами в соответствии с их компетенцией. После рассмотрения служебной записки должностное лицо, ко- торому она адресована, оформляет на ней свое решение в виде ре- золюции, содержащей поручения по исполнению. На исполненном |