Курсач. Учебнометодическое пособие Рекомендовано методическим советом Урфу для студентов, обучающихся по программе бакалавриата по направлению подготовки 38. 03. 04
 Скачать 2.55 Mb.
|
|
Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой- либо юридический факт (служебного и личного характера). В справках служебного характера отражаются сведения по ос- новной деятельности организации или ее структурных подразде- лений, подтверждаются факты и события служебного характера. Справки служебного характера составляются по указаниям должностных лиц или запросам заинтересованных организаций (органов) для представления руководству или на рассмотрение коллегиальных органов, для информирования о выполнении пла- нов, заданий, поручений и т. п. Справки личного характера составляются для удостоверения каких-либо юридических фактов в отношении физических лиц по запросам заинтересованных лиц и организаций в соответствии с действующим законодательством. 118 В зависимости от целей составления справки служебного ха- рактера могут быть информационными, аналитическими или от- четными. Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и, как правило, от- ражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу или указанию и представляются в установленные сроки. Анали- тические справки содержат информацию по вопросу или пробле- ме, требующей решения, и могут быть значительными по объему (до трех страниц текста). Отчетные справки содержат обобщаю- щие итоговые сведения о результатах деятельности. В зависимости от адресата справки могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются по запросу других организаций и граждан для представления в другие органы и ор- ганизации, внутренние — для представления руководству или на рассмотрение коллегиального органа внутри организации (напри- мер, для информирования о выполнении планов, заданий, поруче- ний и т. п.). При оформлении справок и работе с ними используются следу- ющие реквизиты: 05 — наименование организации — автора доку- мента; 09 — наименование вида документа (СПРАВКА); 10 — дата документа (дата подписания); 11 — регистрационный номер доку- мента (оформляется одновременно с датой); 13 — место состав- ления (издания) документа (при необходимости); 15 — адресат; 17 — заголовок к тексту (должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос «о чем?»); 18 — текст документа; 19 — отметка о приложении (при наличии одного или нескольких приложений); 21 — виза (при необходимо- сти согласования); 22 — подпись; 24 — печать (для внешних спра- вок); 25 — отметка об исполнителе. Внешние справки оформляются на общих бланках или специ- альных бланках (бланках конкретного вида документа) установ- ленного образца. Внутренние справки могут оформляться на бланках структур- ных подразделений или на стандартных листах бумаги (без блан- ка) с указанием всех необходимых реквизитов. 119 Место составления или издания документа во внутренних справках не указывается. Во внешних справках указание на место составления должно содержаться в реквизитах бланков, использу- емых для их оформления. Адресат указывается только в справках служебного характера. В справках личного характера адресат указывается в тексте, поэто- му специально этот реквизит не оформляется. В заголовок отчетной справки, как правило, включается указа- ние на период времени, к которому относятся изложенные в справ- ке сведения, или дату, на которую приходятся приводимые в справ- ке данные. Текст справки может состоять из одной, двух или трех частей. Если текст справки состоит из двух частей, то в первой (вступи- тельной) части излагаются причины ее подготовки (указывают- ся факты и события, послужившие основанием или поводом для составления справки, приводятся ссылки на запросы заинтересо- ванных лиц или организаций, на периодичность предоставления содержащейся информации, на документы, послужившие основа- нием для составления справки). Во второй части приводятся кон- кретные сведения, отражающие существо вопроса. Справка может состоять только из одной (второй) части. Текст аналитической справки обычно состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления справки, во вто- рой — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и пред- ложения. При необходимости текст справки может делиться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Если в справку включаются све- дения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из раз- делов, в каждом из которых освещается самостоятельный вопрос. Разделы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Ес- ли справка содержит однородную систематизированную (спра- вочную) информацию, она может быть представлена в табличной форме. Текст справки личного характера начинается с указания в име- нительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста обязательно указывается ор- ганизация, в которую представляется справка. Если справки составляются по поводу типовых ситуаций (на- пример, справки личного характера), для их создания применяются унифицированные бланки установленного образца с трафаретны- ми частями текста, содержащими постоянную информацию и ме- сто для переменной информации, которая вносится при оформле- нии документа. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих лишние слова, такие как «настоящая справка», «дей- ствительно работает» и т. д. Справки подписываются уполномоченными должностны- ми лицами или составителями в соответствии с их компетенцией и полномочиями: внешние справки подписывает руководитель ор- ганизации или уполномоченные им должностные лица; внутрен- ние справки подписываются составителями или руководителями соответствующего уровня (руководителем подразделения, в кото- ром подготовлена справка). Лица, подписавшие справки, несут от- ветственность за представленные в них данные. В зависимости от назначения справки или от числа ее состави- телей она может быть подписана несколькими лицами. Справки, содержащие сведения финансового характера, подписываются ру- ководителем организации (или иным уполномоченным им в уста- новленном порядке должностным лицом) и главным бухгалтером (или лицом, официально его замещающим). Право подписи справок (в том числе порядок их подписания при отсутствии должностных лиц, обладающих этим правом) устанавливается соответствующими приказами, распоряжениями, положениями, правилами, инструкциями и закрепляется в долж- ностных инструкциях. На справках, содержащих финансовую информацию, подпи- си заверяются печатью. Печатью заверяются также справки, под- тверждающие факты из жизни и деятельности физических лиц, архивные справки и другие виды справок в случаях, предусмо- тренных действующим законодательством. 121 5.1. Организация документооборота Руководители всех уровней и все исполнители организации (учреждения) осуществляют работу со служебными документами в строгом соответствии с требованиями Инструкции по делопро- изводству данной организации. Должностные лица: — осуществляют рассмотрение документов и обеспечивают доведение их до исполнителей в установленные сроки (при рас- смотрении документов выделяют документы, требующие срочно- го исполнения; документы, присланные для согласования, рассма- тривают в первую очередь); — выносят по итогам рассмотрения документов конкретные резолюции, точно определяющие исполнителей, поручения и сро- ки их исполнения; — осуществляют контроль за качественным исполнением до- кументов по существу вопросов; — принимают меры к сокращению затрат на получение и обра- ботку информации (в том числе за счет четкой регламентации ра- боты, унификации форм документов, рациональной организации работы подчиненных, использования средств оргтехники и т. д.); — обеспечивают сохранность создаваемых и поступающих документов для их использования в последующей деятельности, организуют текущее хранение документов, позволяющее систе- матизировать исполненные документы и формировать их в дела на основе номенклатуры дел. Работники, ответственные за делопроизводство: — осуществляют регистрацию и учет документов, обеспечива- ют прохождение документов в установленные сроки; 5. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 122 — информируют руководство о состоянии их исполнения; — осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству; — выполняют иные необходимые делопроизводственные функции. Все работники организации должны своевременно и правиль- но осуществлять документирование всех видов работ, из которых складывается выполнение возложенных на них функций (в стро- гом соответствии с установленными принципами, правилами, про- цедурами и стандартами), и работу с документами (с соблюдением соответствующих требований, установленных локальными норма- тивными документами); обеспечивать сохранность находящихся у них служебных документов; своевременно сдавать исполненные документы ответственным за делопроизводство для формирова- ния их в дела (либо помещать их в дела самостоятельно). Компетенция всех работников организации в области докумен- тирования и организации работы с документами устанавливается соответствующими правовыми актами данной организации. Должностные обязанности и права всех работников организа- ции по созданию документов и работе с ними фиксируются в долж- ностных инструкциях. Информация, содержащаяся в служебных документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с пол- номочиями лиц, работающих или знакомящихся с соответствую- щими документами. Передача служебных документов и их копий сторонним орга- низациям, средствам массовой информации, а также публикация их в печати (в средствах массовой информации) допускается толь- ко с разрешения уполномоченных должностных лиц и осущест- вляется в порядке, установленном соответствующими правовыми актами организации. Документы по вопросам, относящимся к компетенции дан- ной организации (администрации, органа государственной власти и т. д.), не должны пересылаться для исполнения в другие органи- зации. 123 Документы, содержащие вопросы, решение которых не вхо- дит в компетенцию организации (администрации, органа го- сударственной власти и т. д.), возвращаются их авторам или в течение семи дней пересылаются для исполнения в другие ор- ганизации с сопроводительным письмом и с уведомлением ав- тора документа (письмом) о переадресации присланного им до- кумента. На документах, направляемых для исполнения в муниципаль- ные учреждения и предприятия и подлежащих возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп «Подлежит воз- врату». Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и подлежащих возврату в эти органы. Ведение переписки с организациями, учреждениями и пред- приятиями по вопросам, связанным с исполнением возложенных на отраслевые (функциональные) и территориальные органы обя- занностей, осуществляют руководители органов. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления обра- зует документооборот организации. Документооборот включает в себя всю совокупность пере- мещений документов в процессе выработки, принятия и испол- нения управленческих решений, все операции по приему, пе- редаче, рассмотрению, оформлению, исполнению и отправке документов. Документооборот всегда представлен тремя основными доку- ментопотоками, образуемыми: — поступающими (входящими) документами, движущимися от момента поступления в организацию до исполнения и направ- ления в дело; — отправляемыми (исходящими) документами, движущимися от момента их создания до отправки; — внутренними документами, движущимися внутри организа- ции от момента создания до исполнения и направления в дело. 124 В документопотоке, образуемом поступающими документами, в зависимости от того, кому документы адресованы, выделяются два самостоятельных потока, например: В Администрации города Екатеринбурга: — первый поток образуют документы, адресованные главе Ад- министрации города и заместителям главы Администрации города (руководству Администрации города Екатеринбурга) и в Админи- страцию города без указания конкретного должностного лица или от- раслевого (функционального) органа; — второй поток образуют документы, адресованные непосред- ственно в отраслевые (функциональные) органы Администрации города. В документопотоке, образуемом отправляемыми документами, также выделяются два самостоятельных потока в зависимости от то- го, кто подписал документ: — первый поток образуют документы, подписанные главой Ад- министрации города Екатеринбурга и заместителями главы Админи- страции города Екатеринбурга; — второй поток образуют документы, подписанные руководите- лями отраслевых (функциональных) органов Администрации города Екатеринбурга (либо работниками органов, которым в установлен- ном порядке делегировано право подписи). Направления движения внутренних документов определяются видом, местом создания и назначением документов. 5.2. Общие правила регистрации документов Регистрация документа — запись учетных данных о доку- менте по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Обычно регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях: поступающие в организацию (администрацию муниципалитета, государствен- ный орган, исполнительный орган государственной власти и т. д.) из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые в этой организации (внутренние и отправляемые). 125 Поступающие, отправляемые и внутренние документы реги- стрируются отдельно. Внутри каждого из этих массивов регистра- ция документов производится в зависимости от наименования ви- да документа, автора и содержания документов. Регистрация документа состоит из присвоения документу со- ответствующего регистрационного номера (индекса) с последую- щим проставлением регистрационного номера (индекса) и даты регистрации непосредственно на документе и внесения необходи- мых сведений о документе (его авторе, содержании и т. д.) в реги- страционную форму. Регистрационные номера присваиваются документам по по- рядку (порядковый номер), начиная с номера «1», в пределах ка- лендарного года отдельно для каждой регистрируемой группы до- кументов. Наличие на документе регистрационного номера свидетель- ствует о том, что документ включен в информационный массив организации и находится под ее контролем. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые (внутренние и отправляемые) — в день подписания или утверждения. Для регистрации документов могут использоваться как жур- нальная, так и карточная формы. Эти формы могут вестись в традиционном бумажном варианте или в электронном виде (автоматизированный журнал либо автоматизированная карто- тека). Для создания поисковых систем и достижения информаци- онной совместимости регистрационных данных устанавливается обязательный состав полей регистрационных форм. При регистрации поступающих документов в соответствую- щие поля заносятся следующие сведения: — регистрационный номер (индекс поступления), фиксирую- щий факт поступления документа («Входящий №»); — дата поступления (регистрации); — наименование организации — автора документа; — наименование вида документа; — регистрационный номер документа, присвоенный организа- цией-автором; — дата документа, проставленная организацией- автором; — заголовок к тексту или краткое содержание документа. Другая группа полей регистрационной формы заполняется по мере движения документа: — резолюция (исполнители, содержание поручения, срок ис- полнения документа, автор и дата резолюции); — ход исполнения; — переадресация документов по исполнителям; — отметка об исполнении документа (краткая запись реше- ния вопроса по существу или регистрационный номер документа- ответа, дата фактического исполнения); — индекс дела по номенклатуре дел, в которое документ поме- щается после исполнения; — связанные документы (в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими, например, документ-ответ связывается с поступившим либо исходящим инициативным доку- ментом, и т. д.). В регистрационные формы дополнительно могут быть внесены поля, в которых указываются необходимые для каждого регистри- рующего органа сведения: фамилия и инициалы лица, подписав- шего документ, количество листов документа, гриф ограничения доступа к документу и др. При регистрации отправляемых документов в регистрацион- ную форму заносятся: — регистрационный номер; — дата; — сведения об авторе; — сведения об адресате; — заголовок к тексту. 127 5.3. Контроль исполнения документов Контроль за исполнением документов — совокупность дей- ствий, обеспечивающих своевременное и качественное исполне- ние документов. Основная цель организации контроля за исполнением — обе- спечение своевременного и качественного (точного и полного) исполнения документов и поручений, зафиксированных в доку- ментах или в резолюциях по документам. Контроль за исполне- нием документов включает следующие этапы: постановку до- кументов на контроль; проверку своевременности доведения документов до исполнителей; предварительную проверку и ре- гулирование хода исполнения документов; снятие исполненных документов с контроля; направление исполненных документов в дела; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов; информирование руководителей о состоянии испол- нения документов. Контролируются все зарегистрированные документы, требую- щие исполнения, содержащие поручения в тексте документа либо в резолюции по документу, например: В Администрации города Екатеринбурга регистрации требуют: — документы, поступившие в Администрацию города Екате- ринбурга из органов законодательной и исполнительной власти Рос- сийской Федерации и Свердловской области, Екатеринбургской го- родской Думы, правоохранительных и надзорных органов, иные поступившие документы по поручению руководства Администрации города Екатеринбурга; — правовые акты Администрации города Екатеринбурга, заме- стителей главы Администрации города Екатеринбурга, руководите- лей отраслевых (функциональных) и территориальных органов; — решения коллегиальных органов Администрации города Ека- теринбурга, а также совещаний, проводимых главой Администрации города Екатеринбурга и заместителями главы Администрации города Екатеринбурга; — обращения организаций и предприятий; — документы, отправляемые из Администрации города Екате- ринбурга. 128 Контроль за исполнением документов может быть двух ви- дов: контроль за исполнением документов по существу вопросов, поставленных в них, или поручений руководства, данных по ис- полнению документов (далее — контроль по существу); контроль за сроками исполнения документов и поручений. Контроль по существу предусматривает оценку правильности и полноты исполнения документов и поручений. Контроль за сроками исполнения документов и поручений включает совокупность действий по обеспечению их своевремен- ного выполнения: — постановку контролируемых документов и поручений на контрольный учет; — предупредительный контроль, регулирование хода исполне- ния и контроль за своевременностью исполнения документов и по- ручений; — обобщение результатов контроля за своевременностью ис- полнения документов и поручений и информирование должност- ных лиц по итогам обобщения. Контроль за сроками исполнения документов и поручений строится на базе регистрационных данных. При ведении контро- ля используют электронные регистрационно-контрольные фор- мы, создаваемые при регистрации документов (карточки или жур- налы) или специальные контрольные картотеки (в бумажном или электронном виде). Основанием для постановки документов на контрольный учет является наличие: — пункта о возложении контроля в тексте документа; — заданий (поручений) исполнителям с указанием сроков ис- полнения, зафиксированных в решениях (текстах протоколов) кол- легиальных органов; — резолюции по исполнению документа с поручением по его исполнению. Не подлежат постановке на контрольный учет документы с ре- золюциями «В дело», «Для сведения», «Для информации», «Со- гласен». 129 Документы с резолюцией «В дело» помещаются в соответству- ющие дела по номенклатуре дел. Документы с резолюциями «Для сведения», «Для информа- ции», «Согласен» и т. п. направляются указанным в резолюции ис- полнителям. Кроме того, документы могут быть поставлены на контроль- ный учет: по поручению руководителей государственных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, представительств государственных органов, глав местных администраций; по запросу вышестоящего органа о ходе исполне- ния документа. Контроль за сроками исполнения документов и поручений вы- полняют органы и специалисты, ответственные за учет контроли- руемых документов (поручений), например: В Администрации города Екатеринбурга контроль за сроками ис- полнения документов и поручений выполняют: — Комитет по организационно-контрольной работе Администра- ции города Екатеринбурга; — Комитет по организационно-технической работе Администра- ции города Екатеринбурга. Комитет по организационно-технической работе Администрации города Екатеринбурга (помощники) контро- лирует сроки исполнения правовых актов заместителей главы Адми- нистрации города Екатеринбурга и поручений, содержащихся в про- токолах объездов территории районов города главой Администрации города Екатеринбурга и совещаний, проводимых заместителями гла- вы Администрации города Екатеринбурга; — специалисты, ответственные за делопроизводство в орга- нах Администрации города Екатеринбурга, или работники органов, на которых в установленном порядке возлагаются функции контроля за сроками исполнения документов. Комитет по организационно-контрольной работе Администра- ции города Екатеринбурга обеспечивает контрольный учет и контро- лирует сроки исполнения: — правовых актов Администрации города Екатеринбурга; — решений Коллегии Администрации города Екатеринбурга, со- вещаний с главами администраций районов, расширенных совещаний 130 с руководителями департаментов, управлений, комитетов, отделов, главами администраций районов; — внутренней переписки руководства Администрации города Екатеринбурга; — обращений организаций и предприятий, иных документов, поступающих на имя главы Администрации города Екатеринбурга, заместителей главы Администрации города Екатеринбурга и в Адми- нистрацию города Екатеринбурга без указания конкретного орга- на или должностного лица (за исключением судебных документов, документов на иностранном языке и обращений граждан); — документов, отправляемых за подписью главы Администра- ции города Екатеринбурга и заместителей главы Администрации города Екатеринбурга. Ответственные за делопроизводство или специалисты, на кото- рых возложены контрольные функции, обеспечивают учет и кон- тролируют сроки исполнения: — правовых актов, заданий и поручений руководителей орга- нов; — поступающих в орган документов; — документов, отправляемых за подписью руководителя органа. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренних — с даты подписания (утверждения) документа; поступивших — с даты поступления. Документы подлежат исполнению в сроки, указанные в табл. 4. При вынесении первой резолюции по поступившему докумен- ту сроки исполнения документа определяются исходя из срока, установленного вышестоящим органом, направившим документ, или нормативных (типовых) сроков, установленных нормативно- правовыми актами. С целью своевременного исполнения документов сроки ис- полнения поручений в резолюции целесообразно устанавливать на 1–3 дня меньше типового срока исполнения документа или сро- ка, указанного в документе. Если срок исполнения документа (поручения) в резолюции не указан, документ (поручение) подлежит исполнению в указан- ный в тексте документа срок. |