Курсач. Учебнометодическое пособие Рекомендовано методическим советом Урфу для студентов, обучающихся по программе бакалавриата по направлению подготовки 38. 03. 04
 Скачать 2.55 Mb.
|
|
1.1. Общие понятия 1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая докумен- тирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. 2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятель- ность, целенаправленно обеспечивающая функции управления доку- ментами. 3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая ре- ализацию единой политики и стандартов по отношению к докумен- тальному фонду организации. 4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных доку- ментов. 5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на ко- торое возложены функции по ведению делопроизводства, а также ли- ца, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделе- ниях организации. ПРИЛОЖЕНИЕ Документирование управленческой деятельности ГМУ: основные понятия 160 6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. 7 документ: Зафиксированная на носителе информация с рекви- зитами, позволяющими ее идентифицировать. 8 официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установлен- ном порядке. 9 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государ- ства. 10 электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. 11 документированная информация: Структурированная ин- формация, зафиксированная на носителе. 12 носитель (документированной) информации: Материаль- ный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспро- изведения) речевой, звуковой или изобразительной информации. 13 автор документа: Организация, должностное лицо или граж- данин, создавшие документ. 14 юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо со- бытий личного характера. 15 юридическая сила документа: Свойство официального доку- мента вызывать правовые последствия. 16 аутентичность (электронного документа): Свойство элек- тронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному. 17 достоверность (электронного документа): Свойство элек- тронного документа, при котором содержание электронного доку- мента является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в по- следующих операциях или в последующей деятельности. 18 целостность (электронного документа): Состояние электрон- ного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения. 161 19 пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени. 20 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выяв- ленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. 21 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа. 22 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника доку- мента. 23 копия документа: Экземпляр документа, полностью воспро- изводящий информацию подлинника документа. 24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме. 25 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. 26 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке. 27 письменный документ: Документ, информация которого за- фиксирована знаками письменности. 28 текстовой документ: Содержащий речевую информацию, за- фиксированную любым типом письма или любой системой звуко- записи. 29 изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта. 30 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фото- графическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов. 31 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобра- зительную и/или звуковую информацию. 32 видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный спо- собом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последова- тельно расположенных изображений — динамичных образов. 33 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный до- кумент, созданный фотографическим или электронным (цифровым) 162 способом, фиксирующий информацию в виде последовательно рас- положенных изображений — динамичных образов. 34 фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий зву- ковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. 35 графический документ: Изобразительный документ, в кото- ром изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета. 36 реквизит документа: Элемент оформления документа. 37 формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. 38 хранение документов: Организация рационального размеще- ния и обеспечение сохранности документов. 39 экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хране- ния документов. 40 срок хранения документов: Период времени, в течение кото- рого должно обеспечиваться хранение документа в составе докумен- тального или архивного фонда. 41 постоянное хранение документов: Вечное хранение докумен- тов без права их уничтожения. 42 временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными право- выми актами. 43 доступ к документу: Возможность и условия получения и ис- пользования документа 1.2. Делопроизводство 1.2.1. Документирование 44 документирование: Запись информации на носителе по уста- новленным правилам. 45 средства документирования: Средства организационной и ком- пьютерной техники, используемые для записи информации на носителе. 46 система документации: Совокупность документов, взаимо- связанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. 163 47 вид документа: Классификационное понятие, обозначаю- щее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения. 48 бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с рек- визитами, идентифицирующими автора официального документа. 49 унифицированная форма документа; УФД: Формуляр доку- мента определенного вида, содержащий постоянную часть текста. 50 табель унифицированных форм документов: Перечень уста- новленных к применению унифицированных форм документов. 51 альбом унифицированных форм документов: Сборник уста- новленных к применению унифицированных форм документов с ука- заниями по их заполнению. 52 оформление документа: Проставление на документе необхо- димых реквизитов. 53 согласование документа; визирование: Оценка проекта офи- циального документа заинтересованными организациями, должност- ными лицами, специалистами. 54 лист согласования (визирования) документа: Часть офици- ального документа с отметками (визами) о согласовании. 55 виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие долж- ностного лица с содержанием документа. 56 гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие органи- зации, не являющейся автором документа, с его содержанием. 57 подписание (документа): Заверение документа собственно- ручной подписью должностного или физического лица по установ- ленной форме. 58 подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. 59 электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом свя- занная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ. 60 утверждение документа: Способ придания документу право- вого статуса. 61 гриф утверждения: Реквизит официального документа, свиде- тельствующий о правовом статусе документа. 164 62 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свиде- тельствующий об особом характере информации документа и ограни- чивающий доступ к нему. 63 дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. 64 место составления (издания) документа: Реквизит, обознача- ющий наименование населенного пункта, являющегося местонахож- дением организации — автора документа. 65 резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного ли- ца по исполнению документа. 66 текст документа: Основная содержательная часть документа. 67 адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе до- кумента. 68 отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий све- дения о дополнительно прилагаемом документе (документах). 69 отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждаю- щий факт получения документа организацией. 70 отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для при- дания копии правового статуса. 71 печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ. 72 официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового ак- та в официальном издании или его первое размещение на официаль- ном Интернет-портале. 1.2.2. Организация работы с документами 73 документооборот: Движение документов в организации с мо- мента их создания или получения до завершения исполнения или от- правки. 74 электронный документооборот: Документооборот с исполь- зованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота). 75 объем документооборота: Количество документов, поступив- ших в организацию и созданных ею за определенный период. 165 76 документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут. 77 плотность документопотока: Количество документов, прохо- дящих через определенный пункт обработки за единицу времени. 78 включение документа в СЭД: Осуществление действий, обе- спечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота. 79 метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе. 80 конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных до- кументов с одного носителя на другой или из одного формата в дру- гой. 81 миграция (электронных документов): Перемещение элек- тронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности докумен- тов и их пригодности для использования. 82 первичная обработка документов; экспедиционная обработ- ка документов: Обработка документов (проверка целостности, ком- плектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию. 83 предварительное рассмотрение документов: Изучение доку- мента, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение. 84 регистрация документа: Присвоение документу регистра- ционного номера и внесение данных о документе в регистрационно- учетную форму. 85 регистрационный номер документа; регистрационный ин- декс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. 86 регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, жур- нал), в том числе в электронном виде, используемый для записи све- дений о документе в целях учета, поиска и контроля. 87 государственный регистрационный номер документа: Но- мер, присваиваемый документу при его включении в соответствую- щий государственный реестр. 166 88 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. 89 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения до- кумента, установленный нормативным правовым актом. 90 индивидуальный срок исполнения документа: Срок испол- нения документа, установленный организационно-распорядитель- ным документом организации или резолюцией. 91 отметка об исполнении документа и направлении его в де- ло: Реквизит, определяющий место хранения документа после завер- шения работы с ним. 92 оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. 93 документальный фонд: Совокупность документов, образую- щихся в деятельности организации. 94 номенклатура дел: Систематизированный перечень заголов- ков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. 95 дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдель- ную обложку. 96 электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в со- ответствии с номенклатурой дел. 97 признаки заведения дела: Основания, в соответствии с кото- рыми формулируется заголовок дела и формируется дело. 98 формирование дела: Группировка исполненных документов в де- ло в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. 99 оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение 100 заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. 101 внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. 102 лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о ко- личестве листов дела, физическом состоянии документов и особенно- стях формирования дела. 167 103 индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации. 104 опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. 105 уничтожение документов: Исключение документов из доку- ментального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном по- рядке. 1.3. Архивное дело 1.3.1. Хранение и учет архивных документов 106 государственный архив: Федеральное государственное уч- реждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. 107 муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным райо- ном, городским округом и осуществляющее хранение, комплектова- ние, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. 108 профиль архива: Установленный для архива состав докумен- тов, подлежащих хранению. 109 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исто- рически и/или логически связанных между собой. 110 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сло- жившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных доку- ментов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, поли- тическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению. 111 объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный 168 из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи. 112 архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и дея- тельности физического лица, семьи, рода. 113 архивная коллекция: Совокупность документов, объединен- ных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам. 114 фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических гра- ниц архивного фонда. 115 фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд. 116 обеспечение сохранности документов: Комплекс меропри- ятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов. 117 обеспечение физико-химической сохранности докумен- тов: Разработка, создание и практическое применение научно- технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, био химической защиты и воспроизведения архивных документов. 118 архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. 119 режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, са- нитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архиво- хранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением. 120 реставрация архивного документа: Восстановление перво- начальных или близких к первоначальным свойств и внешних при- знаков архивного документа, подвергшегося повреждению или раз- рушению. 121 |