Курсач. Учебнометодическое пособие Рекомендовано методическим советом Урфу для студентов, обучающихся по программе бакалавриата по направлению подготовки 38. 03. 04
 Скачать 2.55 Mb.
|
|
Повестка дня — документ, который составляется при подго- товке какого-либо протоколируемого мероприятия (совещания, за- седания и т. д.) и является планом проведения мероприятия. В повестку дня предстоящего мероприятия включаются вопро- сы, которые выносятся для рассмотрения и обсуждения участни- ками мероприятия. Повестка дня оформляется на стандартном листе бумаги фор- мата А4 (без бланка) с использованием следующих реквизитов: 05 — наименование организации; 09 — наименование вида до- кумента (ПОВЕСТКА ДНЯ); 16 — гриф утверждения докумен- та (в случае, если установленным порядком подготовки совеща- ния предусмотрено предварительное утверждение повестки); 17 — заголовок к тексту (название протоколируемого мероприя- тия и наименование органа, деятельность которого протоколиру- ется, в родительном падеже); 18 — текст документа (оформляется как в протоколе: пункты повестки дня нумеруются арабскими циф- рами с точкой; вопросы повестки формулируются в предложном 104 падеже и начинаются с предлога «О» или «Об»; в каждом пункте повестки дня указывают должность, фамилию и инициалы доклад- чика или основного выступающего; дополнительно указывается время, запланированное для рассмотрения и обсуждения каждого вопроса); 22 — подпись (подпись составителя или другого ответ- ственного лица в соответствии с порядком документирования де- ятельности конкретного органа, установленным в локальных нор- мативных документах, регулирующих деятельность этого органа); 25 — отметка об исполнителе. Порядок подготовки повестки дня протоколируемых меропри- ятий конкретных коллегиальных органов закрепляется в регламен- тах, регулирующих работу этих органов, в регламентах проведе- ния совещаний или других документах. Повестка дня должна быть разослана участникам совещания заранее (в соответствии со сроком рассылки, установленным соот- ветствующим регламентирующим документом). Вместе с повест- кой дня могут рассылаться тезисы докладов по каждому вопро- су (или только основного доклада), проекты решений, различные информационно-справочные материалы, представленные ответ- ственными исполнителями, и другие документы, с которыми участ- никам предстоящего совещания следует ознакомиться до его начала. Протокол — документ, фиксирующий ход коллегиального об- суждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещани- ях, конференциях, заседаниях, при других формах работы колле- гиальных органов. Протоколы отражают деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. В организациях протоколы применяются для документирова- ния деятельности постоянно действующих коллегиальных орга- нов (коллегий, советов, комиссий, правлений и т. п.), временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, за- седаний, семинаров), а также для документирования мероприятий, в ходе которых коллегиально обсуждаются какие-либо вопросы (например, слушаний, деловых встреч, переговоров). 105 В протоколах последовательно фиксируется ход коллегиаль- ного обсуждения каких-либо вопросов, мнения присутствующих по рассматриваемым вопросам, достигнутые сторонами догово- ренности или иные выработанные совместно условия и решения, принятые по обсуждаемым вопросам с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения. Протоколы оформляются на общих бланках, на специально разработанных бланках (бланк конкретного вида документа) или на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка с составом и расположением реквизитов по типу общего бланка машинопис- ным способом. Протоколы разного рода совещаний, иных мероприятий управле- ний, комитетов, отделов могут оформляться на бланках этих органов. Для оформления протоколов используются следующие стан- дартные реквизиты: 05 — наименование организации; 09 — наи- менование вида документа (ПРОТОКОЛ); 10 — дата документа; 11 — регистрационный номер документа; 13 — место составления (издания) документа (при необходимости); 16 — гриф утвержде- ния (при необходимости); 17 — заголовок к тексту; 18 — текст до- кумента; 21 — виза; 22 — подпись; 30 — отметка о направлении документа в дело. Наименование вида документа печатается прописными буквами на отведенном для этого месте в соответствующей зоне расположе- ния реквизитов (в протоколах, подлежащих утверждению, — дву- мя пробелами ниже грифа утверждения документа при продольном расположении реквизитов) и выделяется полужирным шрифтом. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события (мероприятия), а не дата подписания. Если протоколируемое событие продолжалось несколько дней, в протоколе указываются даты начала и окончания события (через тире), например: 12–14.05.2016 или 12.05.2016–14.05.2016 106 Дата протокола печатается через два межстрочных интервала ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля на одном уровне с регистрационным номером. Регистрационный номер документа соответствует порядково- му номеру заседания коллегиального органа с начала календар- ного года. Порядковые номера присваиваются протоколам в пре- делах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, технических, научных и эксперт- ных советов, комиссий и др. К номерам протоколов могут при- бавляться буквенные коды (в соответствии с принятой поисковой системой). Номер протокола проставляется через два межстрочных интер- вала ниже наименования вида документа у правой границы тексто- вого поля на одном уровне с датой протокола. Место составления или издания документа указывается в слу- чае, если оно не очевидно из наименования органа или в случае проведения выездных заседаний. В случае проведения выездных заседаний указывается наименование того населенного пункта, где было проведено заседание. Реквизит оформляется через два межстрочных интервала (один пробел) от предыдущих реквизитов (даты и регистрационного но- мера). Гриф утверждения оформляется на протоколах, подлежащих утверждению (например, на протоколах заседаний экспертной ко- миссии). Заголовок к тексту согласуется с наименованием вида докумен- та (со словом ПРОТОКОЛ), отвечает на вопрос «о чем?», включает название протоколируемого мероприятия (заседание, совещание, собрание и т. п.) и наименование коллегиального органа, деятель- ность которого протоколируется, например: ПРОТОКОЛ О производственном совещании работников отдела контроля Заголовок отделяется от пред ыдущего реквизита двумя меж- строчными интервалами и пишется со строчной буквы. На бланках 107 с продольным расположением реквизитов заголовок выравнивает- ся по центру. Текст отделяется от заголовка 2–4 межстрочными интервалами и излагается от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). В зависимости от полноты освещения хода заседания форма протокола может быть: полной, когда в протоколе подробно доку- ментируется весь ход обсуждения вопросов и принятия решений, записываются все выступления докладчиков и участников, все во- просы и замечания либо тексты докладов и выступлений прилага- ются к протоколу; краткой, когда записываются обсуждаемые во- просы без освещения подробностей хода обсуждения, фамилии и инициалы докладчиков и выступающих и принятые по обсуж- даемым вопросам решения; стенографической, когда ход обсужде- ния каждого вопроса и выработка решений записывается дословно (протокол составляется на основе стенограммы, которая после за- седания расшифровывается, сверяется со звукозаписью и прилага- ется к протоколу). Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и ос- новной. Вводная часть текста протокола фиксирует следующую информацию: кто руководил проведением протоколируемого ме- роприятия; кто вел протокол; кто присутствовал (на заседании, собрании и т. п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего мероприятие; кто был при- глашен (при необходимости) из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались. Вводная часть составляется по схеме: Председатель (или Председательствующий) — Фамилия И. О. Секретарь — Фамилия И. О. Присутствовали: список присутствовавших на заседании посто- янных членов коллегиального органа или указание их общего количе- ства и отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Приглашенные (при наличии приглашенных): список лиц, при- глашенных для участия в заседании, или указание их общего количе- ства и отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. 108 Повестка дня (перечисление рассматриваемых на заседании во- просов в порядке их значимости). Слово «Председатель» (или «Председательствующий») печа- тается через 1–4 межстрочных интервала после заголовка. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашен- ные» отделяются двумя межстрочными интервалами друг от дру- га, печатаются от границы левого поля с прописной буквы (без ка- вычек). После слов «Председатель» и «Секретарь» через тире указы- ваются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания соответственно. Фактические должности председателя и секрета- ря не указываются. После слова «Присутствовали» ставится двоеточие. Далее в протоколах постоянно действующих коллегиальных органов пе- речисляются фамилии и инициалы присутствовавших на заседа- нии постоянных членов коллегиального органа в алфавитном по- рядке без указания должностей во всю ширину строки через один межстрочный интервал (допускается оформление в виде списка с указанием должностей). В протоколах временных коллегиаль- ных органов или иных мероприятий, в ходе которых коллегиально обсуждаются какие-либо вопросы, при перечислении присутству- ющих указываются их должности, фамилии и инициалы (каждый с новой строки). Участники заседания, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашенные на заседание в качестве экспертов в об- суждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные» по алфавиту с указанием должно- стей (каждый с новой строки). Если они являются представите- лями других организаций или органов, указывается также место работы (наименование организации, органа). Наименования долж- ностей могут указываться обобщенно, например: «депутаты го- родской Думы». Если общий список присутствующих (постоянных членов кол- легиального органа и приглашенных) более 15 человек, их фа- милии, инициалы и должности (для приглашенных) в протоколе 109 не перечисляются, а прилагаются отдельным списком, при этом в протоколе цифрой указывается общее количество присутство- вавших с отметкой в скобках «список прилагается», например: Присутствовали 47 человек (список прилагается). Подсчет участников проводится по спискам регистрации, кото- рые прилагаются к протоколу. Если для принятия решения необходим определенный кворум, следует указать, какое количество участников должно было при- сутствовать и сколько человек присутствовало, например: В составе комиссии 15 человек, присутствовали 12. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Через 2–4 меж- строчных интервала после перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих рассмотрению и об- суждению, начинающийся словами ПОВЕСТКА ДНЯ (на бланках с продольным расположением реквизитов печатаются по центру, на бланках с угловым расположением реквизитов — от границы левого поля). Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатаются прописными буквами, без кавычек. После них ставится двоеточие. В повестке дня отражается содержание заседания. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения, нумеруются арабскими цифрами и отвечают на вопрос «о чем?». Под формулировкой каж- дого вопроса указываются должность, фамилия и инициалы доклад- чика, подготовившего основное сообщение по вопросу, например: 1. О перспективном планировании. Доклад начальника планового отдела Иванова И. И. 2. Об ... (тема доклада, отчета, сообщения). Доклад (отчет, сооб- щение) ... (с указанием должности, фамилии инициалов докладчика в родительном падеже). Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не допускается вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Повестка дня определяет структуру основной части протокола. 110 Основная часть протокола печатается через 2–4 межстрочных интервала после перечисления вопросов повестки и состоит из раз- делов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеру- ются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Ход рассмотрения каждого вопроса повестки дня записывается в последовательности: слушали — выступили — решили. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатаются от- дельной строкой, без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и заканчиваются двоеточием, при этом перед словом СЛУШАЛИ проставляется порядковый номер вопроса в соответ- ствии с повесткой дня, так как слово СЛУШАЛИ открывает из- ложение каждого пункта повестки. Остальные части (ВЫСТУПИ- ЛИ, РЕШИЛИ) не нумеруются. После слова СЛУШАЛИ с новой строки (с абзацного отсту- па) указываются фамилия и инициалы докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) и через тире в полной или краткой форме от третьего лица единственного числа излагается содержание выступления основного докладчика (содержание до- клада, сообщения, отчета). Если докладчиком предоставлен текст доклада (сообщения, от- чета), его содержание в протоколе не излагается, а после фамилии и инициалов докладчика через тире делается ссылка на наличие текста доклада (сообщения, отчета), а текст доклада (сообщения, отчета) прилагается к протоколу, например: 1. СЛУШАЛИ: Иванов И. И. — текст доклада прилагается или 1. СЛУШАЛИ: Сидоров С. С. — текст сообщения прилагается После слова ВЫСТУПИЛИ последовательно указываются фа- милии и инициалы выступивших по данному пункту повестки дня (при необходимости указываются и должности), приводится кра- ткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и отве- ты на них. 111 Фамилии и инициалы выступающих печатаются с новой стро- ки, с абзаца в именительном падеже. Запись выступления отделя- ется от фамилии и инициалов тире, например: ВЫСТУПИЛИ: Сергеева С. С. — отметила необходимость подготовки проекта положения об информационной безопасности. Разъяснила назначе- ние данного документа, обосновала подходы к решению проблемы обеспечения информационной безопасности при работе сотрудников с документами ограниченного распространения. Предложила создать рабочую группу по разработке положения об информационной без- опасности. Петров П. П. — поддержал внесенные предложения, обратил внимание на необходимость принятия положения об информацион- ной безопасности. Вопросы и ответы к докладчику и выступившим протоколи- руются по мере их поступления и записываются в той последова- тельности, в какой они прозвучали на заседании. Слова «Вопрос» и «Ответ» не пишутся, а с абзацного отступа указываются фамилии и инициалы лиц (при необходимости и должности), от которых по- ступили вопросы, и лиц, ответивших на них. Слова «Вопрос» и «От- вет» пишутся вместо фамилии и инициалов, если затруднительно определить фамилию задавшего вопрос или ответившего на него. После слов «Вопрос» и «Ответ» ставится двоеточие, например: Вопрос: Сколько компьютеров планируется закупить в этом квартале? Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсужде- ние вопроса повестки дня, то в протоколе указываются его фами- лия, инициалы и должность. В случае если выступлений и обсуж- дений (помимо основного доклада) не было, часть «ВЫСТУПИЛИ» не оформляется, а раздел будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ». После слова РЕШИЛИ в протокол записываются принятые по данному вопросу решения, каждое с новой строки (с абзацного от- ступа). Решение в тексте протокола печатается полностью. 112 Решения носят распорядительный характер и должны фор- мулироваться с использованием модели, характерной для рас- порядительных документов: в них указываются исполнители, предписываемые либо распорядительные действия и сроки ис- полнения. Если решение не требует дальнейших действий, указывается только распорядительное действие (исполнители и сроки не ука- зываются), например: 1. Утвердить регламент работы комиссии (прилагается). Если принятое решение требует выполнения каких-либо даль- нейших действий, в постановляющей части указывают исполни- теля (исполнителей), предписываемые действия и сроки исполне- ния, например: 1. Начальнику отдела автоматизации Сидорову С. С. подготовить план проведения обучающих семинаров для сотрудников отдела по вопросам применения информационных технологий в повсед- невной работе до 00.00.0000. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы. При окончательном оформлении протокола формулировки ре- шений не редактируются, они записываются в протокол именно в той форме, в какой были высказаны на заседании. По каждому пункту повестки дня может быть принято одно или несколько решений. Если решений несколько, они нумеруют- ся арабскими цифрами. При этом сначала указывается номер пун- кта повестки дня, а через точку номер постановляющей части (но- мер решения по данному вопросу). Каждое решение может содержать один или несколько пун- ктов, которые располагаются по значимости и нумеруются араб- скими цифрами. При принятии решения голосованием после записи решения указывается форма голосования (тайная или открытая) и при- водятся результаты голосования с указанием числа голосов, по- данных за предлагаемое решение, против него, воздержавшихся 113 от голосования, а также список лиц, не участвовавших в голосо- вании, например: Результаты голосования: «ЗА» — 20 голосов; «ПРОТИВ» — 2 голоса; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» — нет. Решение принято большинством голосов. Если голосование было тайным, указывается количество вы- данных бюллетеней, бюллетеней, полученных в результате голосо- вания, и бюллетеней, признанных недействительными. При наличии у кого-либо из участников особого мнения по принятому решению, высказанного во время обсуждения, его содержание записывается в протокол после соответствующего протокольного решения. Участник, высказавший особое мнение по принятому реше- нию, должен изложить его на отдельном листе, подписать и пере- дать после заседания лицу, ответственному за ведение протокола (оформленное таким образом особое мнение прилагается к про- токолу). В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо до- кумента протокол фиксирует решение об утверждении этого доку- мента. В тексте протокола дается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т. п.) также отражаются в тексте протокола. Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вво- дной и основной. Во вводной части указываются фамилия и ини- циалы председательствующего (председателя), а также должности, фамилии и инициалы лиц, присутствовавших на заседании (каж- дый с новой строки в алфавитном порядке с указанием наименова- ний должностей). Основная часть краткого протокола включает перечисление об- суждаемых вопросов (темы докладов), фамилии и инициалы до- кладчиков и выступавших и принятые решения. Наименование 114 вопроса нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»), вырав- нивается по центру и отделяется одной чертой от последующего текста. Под чертой в скобках указываются фамилии и инициалы до- кладчика и выступивших при обсуждении данного вопроса (пер- вой указывается фамилия основного докладчика, затем фамилии выступивших в порядке их выступлений). Фамилии и инициалы печатаются через запятую по всей ширине строки центрирован- ным способом через один межстрочный интервал. Ниже указыва- ется принятое по вопросу решение. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУ- ПИЛИ, РЕШИЛИ не печатаются. Протоколы составляются и оформляются секретарями колле- гиальных органов или работниками, которым поручено ведение протоколов (в соответствии с их должностными обязанностями или решением участников заседания). Протокол составляется на основании черновых рукописных записей хода заседания, стенограммы заседания (если заседание стенографировалось), звукозаписи (видеозаписи), произведенной во время заседания (если велась звуко- или видеозапись), и под- готовленных к заседанию текстов докладов, выступлений, спра- вок, проектов решений, повестки дня, списков участников и при- глашенных, и др. Записи во время заседания, сбор документов и подготовка тек- ста возлагаются на секретаря коллегиального органа (иное лицо, которому в установленном порядке поручено ведение и оформле- ние протоколов) и должностных лиц, готовивших вопросы к об- суждению. Документы к обсуждению подписываются руководителями структурных подразделений — исполнителей и представляют- ся секретарю коллегиального органа не позднее чем за 5–7 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. При обсуждении особо важных вопросов проекты протоколов могут визироваться докладчиками. Если на заседании принима- лись важные решения, допускается визирование протокола теми лицами, которые выступали на заседании. 115 Визирование проводится до подписания протокола. Визы яв- ляются подтверждением того, что протокол верно отражает суть вопроса. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа протокола. За правильность записей в протоколе отвечают лица, подписывающие протокол. Протоколы коллегиальных органов (коллегии, комиссии, со- вета, правления и др.) подписываются председателем этого орга- на (или председательствующим на заседании) и секретарем (если нормативными правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания), например: Председатель Личная подпись И. О. Фамилия Секретарь Личная подпись И. О. Фамилия Подписи председателя и секретаря оформляются через 4–6 межстрочных интервалов от текста и включают наименование должности лица в составе коллегиального органа (председатель, секретарь), личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и фамилии). Должности по штатному расписанию не указывают. В некоторых отдельных случаях, предусмотренных действу- ющим законодательством, протоколы заседаний подписываются: только председателем (председательствующим на заседании); все- ми членами органа, принимавшего решения. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального органа подписи оформляются следующим образом: Председатель Личная подпись И. О. Фамилия Секретарь Личная подпись И. О. Фамилия Члены: Личная подпись И. О. Фамилия Личная подпись И. О. Фамилия Если для ведения собрания был избран президиум, то помимо председателя и секретаря протокол подписывают все члены пре- зидиума (их подписи располагаются в алфавитном порядке через 1,5–2 межстрочных интервала друг от друга): Председатель Личная подпись И. О. Фамилия Секретарь Личная подпись И. О. Фамилия 116 Члены президиума: Личная подпись И. О. Фамилия Личная подпись И. О. Фамилия Наименование должности лица в составе коллегиального орга- на печатается от левой границы текстового поля. Последняя буква в наиболее длинной расшифровке ограничивается правым полем. Протокол подписывается после того, как его текст оконча- тельно отредактирован, выверен и оформлены все разделы, соот- ветствующие повестке дня. Подписывается один (единственный) экземпляр протокола, который подшивается в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. К протоколу прилагаются документы, созданные в процессе подготовки и проведения протоколируемого мероприятия (все по одному экземпляру): повестка дня (программа мероприятия); от- корректированные списки участников (список присутствующих, список приглашенных); тексты или тезисы докладов и выступле- ний; письменные предложения и замечания тех участников, ко- торые записались для выступления, но не получили слова ввиду прекращения прений; особые мнения и вопросы, поступившие от участников мероприятия; информационно-справочные и ана- литические материалы по обсуждаемым вопросам (справки, за- ключения, докладные записки, сводки, выписки и т. п.); проекты решений; подлинник стенограммы (если совещание стенографи- ровалось); принятые или утвержденные документы (решения, ре- золюции, обращения, положения, регламенты и т. п.); указатели (списки, листы) рассылки (при необходимости рассылки решений, копий протоколов, выписок из протокола); другие документы. Протокол считается окончательно оформленным после того, как он будет подписан, к нему будут приложены все относящиеся к совещанию документы и материалы. Срок оформления протоко- ла не должен превышать пяти дней со дня заседания. Оформленные должным образом протоколы и прилагаемые к ним материалы помещаются секретарем коллегиального ор- гана (ответственным работником) в дело (дела) и хранятся у не- го в течение срока, установленного номенклатурой дел, а затем 117 в установленном порядке передаются на архивное хранение. Маг- нитные ленты и другие носители со звукозаписями (видеозапися- ми) хода заседаний (мероприятий) хранятся в соответствии с по- рядком, установленным в коллегиальном органе. Перед помещением протокола в дело на нем следует оформить отметку о направлении документа в дело. Если приложения к про- токолу помещаются в отдельное дело, в отметке нужно сделать соответствующую запись и указать в ней номер дела, в которое помещаются приложения, например: «Приложения к протоколу направлены в дело №...». При оформлении протоколов следует помнить, что требова- ния к отдельным видам протоколов могут определяться закона- ми и иными нормативными правовыми актами Российской Феде- рации или правовыми актами субъектов Российской Федерации, и соблюдать эти требования. Порядок подготовки протоколов и издания решений коллеги- альных органов устанавливается в документах, регламентирую- щих их деятельность (в положениях об этих органах или регла- ментах их работы). |