Курсач. Учебнометодическое пособие Рекомендовано методическим советом Урфу для студентов, обучающихся по программе бакалавриата по направлению подготовки 38. 03. 04
 Скачать 2.55 Mb.
|
|
3.3. Требования к бланкам документов Бланк документа — это стандартный лист бумаги с заранее на- несенными постоянными реквизитами, идентифицирующими ав- тора официального документа. Бланк придает информации офи- циальный характер. Бланки используют для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), 64 упрощения восприятия информации и повышения культуры управ- ленческого труда. На бланках изготавливают только первую страницу докумен- та, для изготовления последующих страниц используют стандарт- ные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра до- кумента, предназначенного к отправке из организации. Для изготовления бланков документов главным образом ис- пользуются два формата бумаги — А4 и А5. Стандартные фор- маты бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и имеют размеры (в мм): А4 — 210 × 297, А5 — 148 × 210. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа (бланки А5 целесообразно использовать для внутренних документов с небольшой текстовой частью). Для от- дельных видов документов, содержащих таблицы, ведомости, пла- ны и т. д., используются бланки формата А3 (297 × 420). ГОСТ Р 7.0.8 устанавливает, что бланки документов должны иметь поля, т. е. пространство между краем бумаги и текстом. По- ля необходимы для подшивки документа, для проставления слу- жебных отметок. Размеры полей должны быть не менее (мм): левое — 20; правое — 10; верхнее — 20; нижнее — 20. Документы длительного срока хранения (более 10 лет) должны иметь левое поле не менее 30 мм. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков: угловой и продольный. При угловом распо- ложении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном — вдоль верхнего поля документа. Угловое распо- ложение реквизитов используется для документов, нуждающихся в адресовании или утверждении. В этом случае правая сторона верх- ней части листа используется для размещения реквизитов 15 и 16 (например для утверждаемых протоколов, актов и т. д.). Эта часть бланка может быть использована также для написания резолюций, отметок о рассылке и т. д. Бланки с продольным расположением 65 реквизитов используются для подготовки распорядительных и дру- гих документов, особенно если реквизит «Наименование организа- ции» имеет большое количество печатных знаков. Бланки документов изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии (при необходимости большого тиража) или с помощью средств компьютерной техни- ки непосредственно при изготовлении документа (на основе элек- тронных шаблонов бланков) при этом бланки на бумажном носи- теле и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по набору реквизитов и их расположению. Электронные шаблоны должны быть защищены от несанкционированных изменений. Реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов: — центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов); — флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). ГОСТ Р 7.0.8 устанавливает следующие виды бланков доку- ментов: — общий бланк; — бланк письма; — бланк конкретного вида документа. Общий бланк в зависимости от учредительных документов ор- ганизации включает в себя реквизиты 01, 02 или 03, 05, 06, 07, 13, а также ограничительные отметки: 10, 11, 16, 17. Бланк письма в зависимости от учредительных документов ор- ганизации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних гра- ниц зон расположения реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения будет дополнительно включать в себя реквизит 06, а бланк письма должностного лица — реквизит 07. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимо- сти от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограни- чительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подраз- деления будет дополнительно включать в себя реквизит 06, а бланк конкретного вида документа должностного лица — реквизит 07. Общий бланк может использоваться для оформления любых видов документов, кроме писем. Бланк письма применяется толь- ко для оформления служебных писем. Бланки документов должны использоваться строго по назначению. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках субъектов Российской Федерации. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государствен- ный язык (государственные языки) республик в составе Россий- ской Федерации, применяются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Рос- сийской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном язы- ке (языках) республик в составе Российской Федерации — справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке — сверху, ниже — все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации). В ГОСТ Р 7.0.97-2016 включено положение о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и английском или ином иностранном языке. При изготовлении документов на двух и более страницах вто- рую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по- середине верхнего поля листа. Для учета расходования бланков на них проставляют учетные порядковые номера (типографским спо- собом или специальным нумератором). Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впослед- ствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. 67 4.1. Организационные документы Организационные документы — документы, создаваемые в процессе организационной деятельности организации, опреде- ляющие статус и функцио нальное содержание деятельности ор- ганизации и ее структурных подразделений, структуру, штатную численность работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Положения, правила, инструкции (далее — организационные документы) оформляются единообразно (по общим для них пра- вилам). Проекты организационных документов печатаются на стан- дартных листах бумаги формата А4 или на общих бланках в зави- симости от способа утверждения (ввода в действие). Проекты организационных документов, утверждаемые други- ми документами и являющиеся приложениями к ним, оформляют- ся на чистых листах бумаги и имеют сокращенный набор реквизи- тов: 09 — наименование вида документа (прописными буквами, жирным шрифтом); 17 — заголовок к тексту; 18 — текст докумен- та; 22 — подпись (подпись лица, подготовившего проект докумен- та и/или представляющего проект на утверждение руководителю). Организационные документы, утверждаемые без издания ут- верждающих документов или вступающие в силу как самостоя- тельнее документы, оформляются на соответствующих бланках (угловых или продольных) и имеют следующие стандартные рек- визиты: 05 — наименование организации (органа, издавшего доку- мент); 09 — наименование вида документа (прописными буквами, жирным шрифтом); 10 — дата документа; 11 — регистрационный 4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 68 номер документа; 13 — место составления или издания документа (если невозможно определить по наименованию организации или органа); 16 — гриф утверждения документа; 17 — заголовок к тек- сту; 18 — текст документа; 21 — визы (согласования документа); 22 — подпись (подпись лица, подготовившего проект докумен- та и/или представляющего проект на утверждение руководителю, или непосредственно подпись руководителя); 25 — отметка об ис- полнителе; 30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все реквизиты во всех случаях оформляются с соблюдением требований ГОСТа. Особенностью проектов организационных документов, ут- верждаемых другими документами, является иное расположение наименования вида документа и заголовка. Оно определяется тем, что в правом верхнем углу первого листа проекта оформляется надпись, состоящая из следующих элементов: слово «Приложе- ние» или выражение «Приложение №...» (без кавычек); наименова- ние вида распорядительного документа, к которому относится при- ложение; наименование автора утверждающего распорядительного документа (может занимать несколько строк); специальные отмет- ки для даты и номера утверждающего документа. Наименование вида утверждаемого документа (ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ) отделяется от этой надписи 4–6 меж- строчными интервалами и печатается центрированным способом. Ниже наименования вида документа через 1,5–2 межстрочных интервала со строчной буквы центрированным способом печатает- ся заголовок, например: ПОЛОЖЕНИЕ о работе с о бращениями граждан в Администрации города Челябинска Заголовок к любому организационному документу должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа и четко определять те вопросы, объекты, круг лиц, на которые рас- пространяются излагаемые в нем требования. 69 Если документ составляется по какому-либо направлению де- ятельности, в заголовок документа включается информация, рас- крывающая содержание и назначение этого документа, например: инструкция по делопроизводству, инструкция по работе с доку- ментами для служебного пользования и т. д. Текст любого организационного документа состоит из конста- тирующей и основной частей. Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел (глава) «Общие положения». В констатирующей части указываются цели издания, основа- ния разработки документа, правовые акты, послужившие основой для разработки документа, основное назначение и сфера его рас- пространения, порядок и обязательность использования, ответ- ственность за нарушение установленных норм, правил, положений и технологий и другие сведения общего характера. Положения, правила, инструкции являются, как правило, доку- ментами длительного действия, они считаются действительны- ми до их отмены или до утверждения новых. В разделе (главе) «Общие положения» могут оговариваться сроки вступления доку- мента в силу, а также возможная отмена действующего документа. Основной текст может делиться на разделы (главы), подразде- лы, пункты и подпункты. Количество разделов (глав), их наиме- нования и логическая связь (последовательность), степень их де- тализации, характер примеров, состав приложений определяются разработчиками документа. Для изложения применяется преиму- щественно сплошной связный текст. Отдельные разделы (главы) могут быть представлены в виде таблицы. Положения, правила, инструкции могут иметь приложения, которые оформляются на стандартных листах бумаги. Нумера- ция страниц основного текста документа и всех приложений к не- му должна быть сквозной, начиная со второй страницы документа и заканчивая последней страницей последнего приложения. Разработчики проектов положений, правил, инструкций про- водят их обязательное согласование в соответствии с порядком 70 согласования, установленным соответствующими правовыми ак- тами для конкретных видов документов. В некоторых случаях (в практических целях) положения, пра- вила, инструкции в зависимости от их важности и объема могут оформляться с использованием титульного листа. На титульном листе, вверху (вдоль верхнего поля), по центру указывается полное официальное наименование автора, издавше- го документ. Ниже, с правой стороны, оформляется гриф утверждения доку- мента (в соответствии со способом утверждения). Затем еще ниже, ориентировочно в зоне расположения рекви- зита 17 (заголовок к тексту), центрированным способом печатает- ся название, состоящее из наименования вида документа и заго- ловка к тексту документа. Заголовок отделяется от наименования вида документа 1,5–2 межстрочными интервалами. Внизу, у границы нижнего поля, центрированным способом указываются место и год составления документа. Если титульный лист оформляется к документу, утверждаемо- му без издания распорядительного документа, но подлежащему согласованию, грифы и визы согласования проставляются в ниж- ней части титульного листа (в соответствующей зоне) по установ- ленным правилам. Положение — документ, устанавливающий системно связан- ные между собой правила регламентирующего характера по во- просам деятельности, отнесенным к компетенции организации, ее подразделений, должностных лиц, подведомственных учрежде- ний, организаций и предприятий. Как правило, разрабатываются положения о коллегиальных ор- ганах, по отдельным направлениям и видам деятельности, о прове- дении различных конкурсов, смотров, выставок и др. Все структурные подразделения действуют на основании поло- жений о них. В положениях о структурных подразделениях опре- деляется их место в системе управления, цели, задачи, функции, права, обязанности, внутренняя структура, порядок организации работы, реорганизации и ликвидации. 71 В структуру положения о каком-либо подразделении с учетом его специфики могут быть включены следующие разделы (главы): общие положения, основные задачи, функции, права и обязанно- сти, руководство, структура, ответственность, взаимоотношения с другими структурными подразделениями (служебные связи), организация работы, контроль, проверка и ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация. В положениях о коллегиальных органах (советах, комисси- ях и т. п.) закрепляются также: порядок избрания или назначения, полномочия членов и срок их полномочий; порядок созыва заседа- ний и формирования повестки дня; порядок проведения заседаний и принятия решений; порядок документирования деятельности кол- легиального органа и вопросы обеспечения сохранности докумен- тов; порядок исполнения поручений и контроль за их исполнением; ответственность членов и другие организационные вопросы. Если в составе коллегиального органа создается орган управле- ния коллегиальным органом, должны быть определены все сторо- ны деятельности органа управления, в том числе: порядок форми- рования, основные направления деятельности, права, обязанности и ответственность членов органа управления, порядок проведения его заседаний и документирования его деятельности. Конкретные положения разрабатываются с учетом специфики деятельности каждого конкретного структурного подразделения или коллегиального органа. При разработке положения о каком-либо органе не допускается включение в разрабатываемое положение правоустанавливающих норм в отношении других органов. Положение о структурном подразделении разрабатывается его руководителем и утверждается в установленном порядке. Положе- ние о коллегиальном органе разрабатывается инициаторами его создания или должностными лицами, которым поручена разработ- ка, и утверждается в установленном порядке. По отдельным направлениям и видам деятельности в органи- зации применяются положения: определяющие порядок чьих-либо или каких-либо действий в определенных случаях (например, 72 положение о порядке проведения аттестации); регулирующие со- вокупность организационных, имущественных, трудовых отно- шений по конкретному вопросу (например, положение о порядке заключения и исполнения договоров); устанавливающие основ- ные правила деятельности учреждений, предприятий, организа- ций, а также структурных подразделений; содержащие своды пра- вил, регулирующих определенные направления деятельности или определенные (конкретные) виды деятельности. В положениях о проведении различных конкурсов, смотров, вы- ставок и других мероприятий излагаются все вопросы по их подго- товке и проведению. В положении о конкурсе определяются цели, задачи и основные условия проведения конкурса, критерии отбо- ра его участников и выявления победителей, порядок подготовки и проведения конкурса, порядок подведения итогов и награждения победителей, другие вопросы при необходимости. В случае прове- дения конкурсов с целью выявления и отбора претендентов на уча- стие в осуществлении какой-либо деятельности (например, оказа- ния каких-либо услуг) в структуру положения о конкурсе могут быть включены следующие разделы (главы): общие положения; организация конкурса; приглашение к участию в конкурсе; требо- вания к претендентам; допуск к участию в конкурсе; определение финалистов конкурса; оценка предложений конкурсантов и подве- дение итогов конкурса; права и обязанности победителей конкур- са; раскрытие информации о ходе и итогах конкурса и др. Положение о конкурсе разрабатывается инициаторами прове- дения конкурса или лицами, которым поручена разработка, и ут- верждается приказом руководителя организации (или решением коллегиального органа, ответственного за проведение конкурса). В зависимости от назначения положения могут быть типовы- ми, примерными и индивидуальными. Типовые положения разра- батываются для однотипных органов, структур, организаций, ви- дов мероприятий, видов деятельности и т. д. При наличии утвержденных в установленном порядке типовых или примерных положений индивидуальные положения создаются на их основе. 73 Правила — документ, регламентирующий или предписываю- щий какие-либо действия, вытекающие из каких-либо норм, ре- гулирующий организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений (например, правила внутреннего трудового распорядка). Правила составляются и применяются по самым различным поводам в случаях, когда надо установить определенный порядок и единообразие чего-либо или порядок в исполнении чего-либо (установить норму, единые требования к чему-либо). В правилах устанавливаются обязательные для выполнения ос- новополагающие (наиболее существенные) требования к той или иной деятельности или поведению и процедурные нормы, опре- деляющие порядок осуществления определенных видов деятель- ности. Содержание и структура правил могут быть различны, но на- чинаются они с раздела (главы) «Общие положения», в котором указываются основания для их разработки, основное назначение и область действия (на какой круг работников они распространя- ются и решению каких задач способствуют), ответственность за их нарушение. Основной текст может завершаться разделом (главой) «Заклю- чительные положения», в котором устанавливается порядок введе- ния правил в действие, а также порядок внесения изменений и сро- ки утверждения. |