Курсач. Учебнометодическое пособие Рекомендовано методическим советом Урфу для студентов, обучающихся по программе бакалавриата по направлению подготовки 38. 03. 04
 Скачать 2.55 Mb.
|
|
Пояснительная записка — документ, поясняющий содержа- ние отдельных положений другого (основного) документа (плана, отчета, программы и т. п.) или проекта документа. Пояснительные записки носят информационно-справочный характер и составляются к другим документам или к проектам каких-либо документов в случаях, когда следует: обосновать не- обходимость их издания (принятия); дать какие-либо поясне- ния, разъяснения относительно содержания отдельных положе- ний этих документов (проектов); дать нормативно-правовое и/или финансово- экономическое обоснование проекта, указать планиру- емые последствия его принятия. Пояснительные записки могут оформляться на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка с угловым или продоль- ным расположением реквизитов. При оформлении пояснитель- ных записок в качестве наименования вида документа указывается ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА. Объяснительная записка — документ, содержащий сообще- ние вышестоящему руководителю, объясняющий причины какого- либо действия, события, факта, происшествия, сложившейся си- туации, обстоятельств, а также поступка и поведения отдельных работников. Объяснительные записки носят информационно-справочный характер и составляются в случае невыполнения заданий, какого- либо поручения, отступления от установленных правил работы, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте, и т. д.). При оформлении объяснительных записок в качестве наи- менования вида документа указывается ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА. Датой объяснительной записки является дата ее 94 подписания. Объяснительные записки всегда адресуются конкрет- ному должностному лицу. Текст записки должен объективно отражать события и кон- кретные факты, давать четкие разъяснения, и состоит, как правило, из двух частей: в первой части излагаются факты, послужившие поводом к написанию записки, во второй — причины, объясняю- щие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия. Объяснительная записка подписывается составителем и может быть оформлена рукописным способом. Служебные письма — различные по содержанию докумен- ты, которые используются для коммуникации между организаци- ями, организациями и физическими лицами и выделяются в связи с особым способом передачи (пересылаются по почте или достав- ляются курьерами). Служебные письма применяются для решения многочислен- ных вопросов, возникающих в управленческой деятельности ор- ганизации, готовятся по указанию руководства или по инициативе составителей: как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов; как ответы на запросы различных организаций, предпри- ятий и частных лиц; как сопроводительные письма; как инициа- тивные письма. Служебные письма оформляются на бланках писем с угловым или продольным расположением реквизитов. При создании писем используются следующие стандартные реквизиты: 05 — наименование организации — автора докумен- та; 08 — справочные данные об организации; 10 — дата докумен- та (датой письма является дата его подписания); 11 — регистра- ционный номер документа; 12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (для ответных писем); 15 — адресат; 17 — заголовок к тексту (в краткой форме отража- ет суть письма и отвечает на вопрос «о чем? (о ком?)», например: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании методи- ческой помощи» и т. п.); 18 — текст документа; 19 — отметка о приложении (при наличии одного или нескольких приложений); 95 21 — виза (на письмах, подлежащих согласованию); 22 — под- пись; 24 — печать (только на гарантийных письмах); 25 — отмет- ка об исполнителе. Особенностями оформления писем являются: отсутствие наи- менования вида документа (наименование вида документа «пись- мо» не указывается); наличие специальных отметок для ссылки на регистрационный номер и дату документа (эти отметки на бланк письма наносятся всегда, а сам реквизит заполняется только в от- ветных письмах, так как ответные письма должны содержать ссыл- ку на регистрационный номер и дату поступившего документа, на который дается ответ; наличие этого реквизита исключает необхо- димость упоминания регистрационного номера и даты поступив- шего документа в тексте ответного письма). При работе с письмами используются следующие реквизиты: 27 — отметка о поступлении документа (отсутствие такой отмет- ки является грубым нарушением); 28 — резолюция (оформляется должностными лицами на поступающих письмах после рассмотре- ния); 29 — отметка о контроле (при постановке документа на кон- троль); 30 — отметка о направлении документа в дело (в обяза- тельном порядке на каждом письме, исполненном в соответствии с данными по нему поручениями). Текст делового письма должен быть кратким. Стиль изложения текста официально-деловой. Тон делового письма должен быть нейтральным. В деловых письмах не следует употреблять разго- ворные слова и выражения, а также слова и выражения, имеющие яркую эмоциональную окраску («к счастью», «очень рады», «к со- жалению» и т. п.). Текст письма излагается от первого лица множественного чис- ла либо от третьего лица единственного числа, если должност- ное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации, а не от себя лично. В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций (если подготовленное письмо не является от- ветным) или ранее изданных документов, указывают их рекви- зиты: наименование вида документа, наименование организации 96 (автора документа), дату документа, регистрационный номер до- кумента, заголовок к тексту. Если письмо направляется в дополнение к уже отправленному письму, в тексте письма следует указать номер и дату ранее отправ- ленного письма. Если письмо имеет приложение (приложения), то в обязатель- ном порядке оформляется отметка о приложении. В сопроводи- тельных письмах этот реквизит оформляется всегда. Служебные письма должны пройти процесс согласования со всеми заинтересованными лицами до подписания. Состав согласующих (визирующих) зависит от содержания письма и уровня его подписания. Служебные письма, отправляе- мые за подписью руководителя организации, визируются руково- дителем соответствующего структурного подразделения, в котором подготовлен проект письма, руководителями структурных подразде- лений, заинтересованных в содержании документа (в том числе фи- нансовых, экономических, юридических и делопроизводственных). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа вто- рого (или последнего) экземпляра письма, который остается в ор- ганизации, или копии письма, остающейся в организации. Если деловое письмо готовится в одном экземпляре и пересы- лается адресату по факсимильной связи (без отправки подлинника по почте), визы проставляются на оборотной стороне последнего листа письма, так как после передачи по факсу этот же экземпляр письма передается в дело на хранение. Письма в обязательном порядке должны подписываться упол- номоченными на это должностными лицами в соответствии с их компетенцией. Право подписи служебных писем устанавливается в локаль- ных нормативных актах, регулирующих деятельность организа- ции, в распорядительных документах должностных лиц, положе- ниях о коллегиальных органах, регламентах и т. п., и закрепляется в должностных инструкциях. В них должен предусматриваться порядок подписания служебных писем в отсутствие руководящих должностных лиц. 97 При направлении письма в несколько адресов печатается соот- ветствующее количество экземпляров на бланках и все отправляе- мые экземпляры подписываются должностным лицом. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписан- ные письма не разрешается. В некоторых случаях письма заверяются печатью. Необходи- мость заверения печатью устанавливается нормативными актами. Обязательного заверения печатью требуют гарантийные письма, письма финансового содержания, направляемые в финансовые ор- ганы, банковские и другие учреждения. На каждое письмо при его составлении должна наноситься от- метка об исполнителе, содержащая сведения о непосредственном составителе и позволяющая адресату связаться с составителем письма при возникновении каких-либо вопросов. Заголовок к тек- сту, текст документа, отметка о наличии приложения и подпись отделяются друг от друга 2–4 межстрочными интервалами. До- пускается уменьшение интервалов между этими реквизитами при необходимости оформления письма на одной странице (например, чтобы не отрывать подпись от текста). Текст письма на бланках формата А4 печатается через 1–2 меж- строчных интервала. Остальные реквизиты письма, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «адресат» и «отметка о наличии при- ложения» отделяются друг от друга 2 межстрочными интервалами. От левой границы текстового поля оформляются реквизиты: 17 — заголовок к тексту; 19 — отметка о приложении; 21 — виза; 22 — подпись; 25 — отметка об исполнителе; 30 — отметка о на- правлении документа в дело. Визы и отметка об исполнителе раз- мещаются в нижней части листа документа. Текст письма может состоять из одной, двух или трех частей. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выра- жение благодарности или сочувствия и др. Если письмо состоит из двух частей, то в первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, факты, события; причины написания письма; 98 приводятся ссылки на документы, явившиеся основанием для со- ставления письма, а во второй части излагается то, ради чего со- ставляется письмо: просьбы, предложения, замечания, заключе- ния, выводы, отказ, напоминание, согласие, выражение гарантии и т. п. Текст простого письма не должен превышать двух машинопис- ных страниц. Сложные письма составляются по вопросам, требу- ющим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргу- ментации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до трех (в исключительных слу- чаях допускается до пяти) машинописных страниц текста и со- ставляются по схеме: вступление, основная часть, заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса, причина его воз- никновения или его краткая история, объясняются причины напи- сания письма. Вступление может содержать: ссылки на документы (организационно-правовые, распорядительные, нормативные, до- говорные, информационные или справочно-аналитические) или их отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. В основной части письма излагаются существо вопроса, опи- сание события или ситуации, их анализ, приводятся доказатель- ства или опровержения, факты, разъяснения и сообщения, со- провождаемые расчетами, ссылками на документы. При этом основная часть письма должна быть убедительной, чтобы не вы- звать сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. Начало основной части формулируется в зависимости от на- значения и содержания письма. В заключении формулируются вы- воды в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. В зависимости от назначения письма, от того, на чем должно быть сконцентрировано внимание, могут применяться и другие схемы построения письма, в которых один из элементов может от- сутствовать или порядок их расположения может быть иным. 99 Для активизации восприятия информации, содержащейся в письме, можно начать изложение текста письма с существа во- проса, а доказательства и выводы поместить во вторую часть. В письмах могут использоваться вступительная (обращение) и заключительная этикетные фразы. Эти элементы письма не явля- ются обязательными. Решение об их использовании в конкретной ситуации принимает автор письма. Обращение целесообразно использовать, если письмо адре- совано непосредственно должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного вопроса, или физическому лицу для установления контакта с адресатом, привлечения его внимания, за- дания переписке нужной тональности, предложения адресату сти- ля взаимоотношений. Обращение располагается центрированным способом относи- тельно текста. В конце обращения ставится запятая или воскли- цательный знак (запятая после обращения придает письму более будничный и личный характер; восклицательный знак указыва- ет на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение). Если после обра- щения стоит запятая, текст письма начинается со строчной бук- вы. После восклицательного знака первое предложение пишется с прописной буквы. При выборе обращения учитываются: пол, возраст, должност- ное положение адресата; характер события, послужившего пово- дом для обращения; содержание доводимой до адресата инфор- мации; степень важности обсуждаемого вопроса и значимость предполагаемой реакции адресата; общественная позиция адреса- та в соотнесении с позицией автора письма; степень знакомства, характер отношений; официальность / неофициальность ситуации общения; действующие этикетные разрешения / запрещения. Если письмо отправляется в две или более организации (двум или более должностным лицам), то обращение не указывается или пишется обобщенно. В зависимости от степени близости с корреспондентом обра- щение может начинаться словами «Уважаемый» или «Дорогой». 100 Слово «Уважаемый» употребляется в сочетании либо с именем и отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата или наименование должности), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата), а также может упо- требляться с наименованием должности, звания или социального положения. В некоторых случаях, например, в письмах-претензи- ях, слово «Уважаемый» может быть опущено. Обращение «Дорогой» возможно в поздравлениях и приветстви- ях при общении с хорошо знакомыми людьми. В обращении слова «господин» и «госпожа» пишутся полностью. Если у адресата есть звание или титул, можно указать его вместо обращения «господин». В деловой переписке допустимо использование нескольких вариантов обращений. Наименование по должности без фамилии используется при обращении к представителям органов власти, руководителям высокого ранга, депутатам, президентам и предсе- дателям обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам раз- личных вероисповеданий, например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин министр! Уважаемый господин посол! Уважаемый господин генеральный директор! Уважаемый господин ректор! Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) используется в ситуации формального общения по отношению к должностным и физическим лицам, например: Уважаемый господин Петров! Уважаемая госпожа Петрова! Господин Смирнов! Обращение по имени и отчеству используется в письмах- поздравлениях, приглашениях, извещениях, а также при переписке с хорошо знакомым лицом, давним партнером и в письмах полу- официального характера, например: 101 Уважаемый Иван Иванович! Уважаемая Мария Ивановна! Дорогой Иван Петрович! Сергей Васильевич! Обращение к группе работников или организации использует- ся по отношению к коллективному адресату, руководителям или всему коллективу организации, а также в случаях, когда неизвест- ны имена и должности получателей письма, когда письмо в равной степени касается нескольких должностных лиц или при составле- нии трафаретного письма, например: Уважаемые господа! При обращении к лицам одной профессии или занятым общим делом, а также к давним деловым партнерам, используются следу- ющие формулировки: Уважаемые коллеги! Уважаемые депутаты Государственной Думы! Уважаемые работники музеев! (Уважаемые музейные работники!) Уважаемые господа предприниматели! В обращении может содержаться перечисление нескольких групп адресатов, например: Уважаемые преподаватели, сотрудники, студенты Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина! При обращении к определенной социальной группе, когда письмо в равной степени касается нескольких (многих) лиц, объ- единенных по какому-либо социальному признаку, используются, например, такие формулировки: Уважаемые ветераны! Уважаемые жители Ленинского района! В переписке с зарубежными корреспондентами обращение формулируется в соответствии с традициями страны назначения, 102 статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Если ис- пользуется «блоковый» стиль оформления письма, обращение рас- полагается от границы левого поля. При этом абзацы текста печа- таются без красной строки, через один межстрочный интервал, но с дополнительным интервалом между абзацами. Заключительная этикетная формула, заголовок к тексту и подпись также печатают- ся от границы левого поля. По роли в информационном обмене письма подразделяются на инициативные (требующие ответа) и ответные. Большая часть инициативных писем выражает просьбу (пред- ложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Тематика этих писем не ограничена. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения по- ставленного вопроса. Ответные письма носят зависимый от инициативных писем характер, так как тема их текста уже задана и следует изложить характер решения поставленного в инициативном документе во- проса (принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы и т. д.). Тексты ответных писем должны точно соответствовать по- ручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументи- рован. Сроки подготовки ответных писем определяются резолюцией руководителя на основании установленных сроков исполнения по- ручений, запросов или по решению автора резолюции. По характеру информации письма подразделяются на несколь- ко видов, каждый из которых представлен несколькими разновид- ностями: письма информационного характера (информационное письмо, письмо-сообщение, сопроводительное письмо, письмо- напоминание, письмо-извещение, письмо-уведомление, реклам- ное письмо); письма, содержащие просьбу или предложение (письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо- заявка, письмо- заказ, письмо-приглашение); письма, содержащие 103 требование или претензию (письмо- требование, письмо- претензия); письма- ответы (письмо-согласие, письмо-отказ); письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии (гарантийное письмо, письмо- подтверждение, рекомендатель- ное письмо); этикетные письма (письмо-поздравление, письмо- благодарность, письмо- соболезнование, письмо-извинение). Наименование разновидности письма в деловых письмах не указывается. При подготовке писем следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены типовые (унифицированные) формы писем, которые следует использо- вать при документировании определенных управленческих действий. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу (несколько вопросов излагаются в одном письме, если во- просы взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структур- ном подразделении организации-адресата, в остальных случаях по каждому вопросу следует составлять отдельное письмо). |