рпрапрпа. Учебное пособие для среднего профессионального образования одобрено методическим советом
 Скачать 3.34 Mb.
|
|
Раздел 14. САМОМЕНЕДЖМЕНТ 14.1. САМО МЕНЕ ДЖ ЕНТ: ПОНЯТ И Е, ЗН АЧЕН ИЕ, П РОЦЕСС Самоменеджмент — это организация руководителем своей собственной деятельности, процесс самоменеджмента предполагает четкое планирование своего рабочего и свободного времени. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределять- ся) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в личной жизни. Самоменеджмент — это целенаправленное и последовательное использование практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Его часто представляют в виде модели из семи требований к качествам менеджеров: способность формулировать и реализовывать жизненные цели; личная организованность; самодисциплина; знание техники личной работы; способность делать себя здоровым; эмоционально-волевой потенциал; самоконтроль. Значение самоменеджмента состоит в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций может охватывать шесть фаз: 1) постановка цели — анализ и формирование личных целей; 2) планирование — разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности; 3) принятие решений по конкретных делам; 4) организация и реализация — составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач; 5) контроль — самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости — корректировка целей); 6) информация и коммуникации — фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникации, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента. Отдельные функции не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться. 14.2. ПЛ АНИ РОВ АНИЕ РАБОТЫ МЕ НЕДЖ ЕРА Планирование работы менеджера–это определение видов, объемов работ и их распределение во времени. Планирование включает: составление перечня работ; определение объема работ и распределение их по значимости на особо важные, средней важности и менее важные; составление рабочего плана по особо важным работам. 148 В самомененджмент включаются и методы, позволяющие более рационально, с точки зрения общего расхода времени, организовать рабочий день. Ниже приводятся рекомендации Л. Зайверта: 1. Правила начала дня: 1) Начинайте день с хорошим настроением. Для этого каждое утро задавайте себе следующие вопросы: Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости? Как этот день может приблизить меня к моим целям? Какие возможны проблемы и как их преодолеть? Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, сделать пробежку и т.п.) 2) Хорошо позавтракайте и без спешки отправляйтесь на работу (ранний подъем и ранний отход ко сну помогают достичь этой цели). 3) Начинайте работу по возможности в одно и то же время. 4) Перепроверяйте план дня. Пересмотрите свой составленный накануне вечером план, оценивая степень важности и срочности задач и целей дня, и внесите необходимые изменения. Сформулируйте реалистичный план на весь день. 5) Утром занимайтесь сложными и важными делами. Когда выполните основную задачу дня, переходите к следующей по важности задаче. Если вы начнете с самых сложных и важных задач и будете последовательно придерживаться этого порядка, есть гарантия, что в конце дня самые важные дела будут сделаны или хотя бы начаты. 6) Приступайте к работе сразу. Перенесите приветствия, обсуждение новостей, телевизионных программ и т.д. на менее напряженное время, например послеобеденное. 2. Правила основной части дня: 1) Избегайте действий, приводящих к дополнительным работам. Перепроверяйте все свои акции (согласование сроков, телефонные разговоры, письма и т.п.) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции, т.е. дополнительной работы. 2) Отклоняйте дополнительно возникающие «неотложные» проблемы. 3) Избегайте незапланированных импульсивных действий. 4) Своевременно делайте паузы, соблюдайте размеренный темп работы. 5) Небольшие однородные задачи выполняйте сериями. Объединяйте однородные задачи в рабочие блоки (телефонные звонки, краткие совещания и т.п.).длительность одного блока не должна превышать 30 мин. 6) Используйте временные промежутки 7) Работайте антициклично, т.е.: В течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач; «беспокойный» период используйте как запланированное «про запас» время (вспомните о резерве 40 %). 8) Выполняйте сложные задачи по возможности до полудня, пока не наступил пик активности у других сотрудников. 9) Выкраивайте свободный час. Ежедневно резервируйте один закрытый час, в течение которого вам никто не будет мешать. Используйте это время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например, для повышения своей квалификации, проработки перспективных проектов и т.д. 3. Правила завершения рабочего дня: 1) Завершайте несделанное. Все небольшие начатые дела, такие как просмотр корреспонденции, написание писем, старайтесь завершать к концу дня. Отсрочка приведет к дополнительным затратам труда и накоплению дел. 2) Спланируйте следующий день. Разработайте план на следующий день с установлением целей, приоритетов, делегированием и т.п. 149 3) Домой отправляйтесь с хорошим настроением. Радуйтесь предстоящему отдыху и настраивайтесь на вечернее время препровождение. Оптимальное использование рабочего времени Руководитель будет эффективным, если он умеет правильно организовать свою работу. Это предполагает решение проблемы оптимального использования рабочего времени. Чтобы продуктивно использовать время, нужно: 1) Знать, на что вы его тратите; 2) Тратить на то, что вы считаете нужным; 3) Делать то, что вам нужно, быстрее. Если вы: 1) Постоянно выполняете работу за подчиненных; 2) Не можете найти нужный документ на своем столе в течение одной минуты; 3) Не находите времени, чтобы собрать подчиненных раз в неделю; 4) Приходя на работу, не знаете, какие дела надо сделать в первую очередь; 5) Выполняете задания в спешке. То все это свидетельствует о неправильном использовании времени. Известен принцип Д.Эйзенхауэра, используемый для определения значимых задач. Д.Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С. Рис.14. Распределение приоритетов в решении задач К задачам А относятся важные и срочные задачи. Их нужно выполнять немедленно. Задачи группы В важные, но несрочные. В отношении их нужно определять сроки выполнения. Неважные, но срочные задачи относятся к группе С. Их следует делегировать. Дела, которые не являются ни важными, ни срочными, не должны отвлекать внимания руководителя. Рекомендации по планированию рабочего дня и рабочей недели: 1) Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день; 2) Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня; 3) Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу; 4) Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнении другому лицу; 5) Если вы предпочитаете идти от простого к сложному, то планируйте на утро мелкие дела, если наоборот, - начитайте с крупных и важных дел. Практические советы: 1) Составлять план недели на одном листе, разбив его на шесть колонок (возможно, часть работы останется на субботу); В - задачи А - задачи С - задачи Важность Срочность 150 2) Выписывать свои обязательства с фиксированным временем (назначенные встречи, собрания, необходимые звонки), при этом оставлять время для неожиданных дел; 3) Однородные виды работ можно выполнять блоками. Можно выделить один или два дня, в течение которых вы готовите или обрабатываете документацию. Рекомендуется также вести дневник времени. В конце каждого дня (недели, месяца) сравните то, что вы реально сделали, с тем, что хотели сделать. Если вы затратили больше времени, чем хотели, из-за того, что отрывались от работы, подумайте, не слишком ли вы мягки с теми, кто занимает ваше время. Результатом анализа должно стать и выявление тех проблем и задач, которые представляли наибольшую трудность, создавали кризисные ситуации в работе. Следуя вышеизложенным рекомендациям, каждый человек может научиться использовать свое время продуктивно, тем самым принося пользу себе и организации. В недельном планировании нужно перечислить цели и задачи на неделю, ранжируя их по значимости выполнения в течение недели (табл.14.1.) Таблица 14.1. Недельный рабочий план менеджера Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Рабочий план (письма) 10.00 Совещание склады Отчет директора: месячная отчетность. Подготовка к переговорам. Переговоры (письма) Проект отчета директору. Важно. Подарок Ирине Петровне к дню рождения. Письма Годовые итоги Подготовка поездки Организация семинара. 9.30 Поездка в налоговую инспекцию 11.30 12.00 Андрей Иванович День рождения Ирины Петровны 9.00 Посещение выставки (письма) Подготовка доклада к совещанию. Домой -вовремя – (театр) Пример, планирование работы менеджера по продажам (табл.14.2.) Таблица 14.2. План работы менеджера по продажам (на день, месяц, год) Срок План работы Сроки выполнения День 1. Анализ остатков товаров, по отчетности и наличию в торговом зале 2. Работа с заказами недостающего товара по результатам анализа, работа с поставщиками. 3. Оформление соответствующей документации (приходных, возвратных накладных). 4. Контроль за работой продавцов в торговом зале. 5. Вечернее снятие кассы. 6. Закрытие магазина. Месяц 1. Проведение ежемесячных инвентаризаций. 2. Табулирование подчиненных 3. Контроль ежемесячных акций. 4. Проведение санитарного дня в магазине. Год 1. Выполнение ежемесячного плана по обороту. 2. Поиск и привлечение новых, более дешевых поставщиков 3. Разработка наиболее оборачиваемого ассортимента товаров 4. Проведение тренингов с персоналом (ежемесячно). 14.3. РАБОЧЕЕ МЕ СТО РУКОВ ОДИТЕЛЯ Руководитель – особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива: Руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства; Работа руководителя в основном умственная; Нелимитированность работы руководителя; 151 Повышенные нервно-психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений; Труд руководителей не поддается количественному учету; Необходимость принятия большого количества решений за короткий период. Также если представить рабочий день в общем виде, то руководитель в течении своего рабочего дня выполняет следующие виды работ: Запланированные заседания и встречи 60 – 65%; Разговоры по телефону 3 – 6%; Работа с документами 17 – 22%; Поездки, осмотры 3 –7%; Незапланированные встречи 7%; Отдых 2%; Потери времени 2%. Отсюда следует вывод, что большую часть своего времени руководитель проводит на рабочем месте. Если правильно не спроектировать и организовать рабочее место, то руководитель не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу самой организации. Руководитель это человек и так как он действует в реальных условиях, то на него оказывают влияние многие факторы. В целом факторы, следующие: 1. Психологические – нематериальные факторы, помогающие руководителю работать более эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К ним можно отнести: Эстетика рабочего места; Удовлетворенность работой; Социальный статус; Невербальное общение. 2. Физиологические факторы – факторы, связанные с возможностями человека и влиянием окружающей среды: Микроклимат; Окружающий звук; Освещенность рабочего места и сопряженную с освещением окраску кабинета; 3. Эстетические, включающую цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование произведений живописи и прикладного искусства Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офиса, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата. Все это предлагает эргономика– наука, изучающая рабочую среду в связи с работоспособностью и функциональными возможностями человека. Современное рабочее место руководителя должно отвечать требованиям экономичности, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения, как защиты информации, так и личной безопасности. Первое, что замечают люди приходя на прием – это внешняя обстановка помещения. От того, как выглядит ваш кабинет от части результаты беседы. Построение пространства требует соблюдения единого стиля во всем: в планировочном решении, в отделке, декоре, мебели. Традиционно кабинет директора делится на две зоны – официальную и неформальную. Официальная зона: Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь от 20 до 50 м. кв. Но, как отмечают архитекторы, часто для функционального и уютного кабинета руководителя достаточно 12 м. кв. Высота минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как это еще и место проведения 152 планерок и совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2. Весь кабинет делится на три зоны. Первая – непосредственно рабочее место. Вторая – зона проведения совещаний, планерок, презентаций. Третья зона – зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла. Она используется для доверительных бесед с партнерами и, в некоторых случаях, с подчиненными, когда необходимо создать неформальную обстановку. Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно воздействует на зрение. «Согласно древнему китайскому учению руководитель должен сидеть в кабинете лицом к входной двери и немного наискосок от нее – это по мысли философов помогает найти выход даже в самой безвыходной ситуации. Стол должен стоять так, чтобы хозяин сидел лицом к двери и мог видеть приходящих и уходящих гостей». На приставке слева можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много места на рабочем столе. От стола руководителя должен отходить приставка. Она служит для проведения мелких заседаний, приема делегаций из нескольких человек. Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек,(5 –7 человек +2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально – обыкновенные стулья с мягким сиденьем. Обстановка кабинета не должна быть угнетающей и подавляющей. Для этой цели в кабинете могут находиться аквариум с рыбками, зеленые насаждения, зеркало. Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут размещаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые должны быть видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы или жалюзи, продуманное цветовое оформление. Современная мебель - дороже денег». Особый разговор – это предметы интерьера. Ни для кого не секрет, что мебель, обои, напольное покрытие может быть источником выделения токсических веществ. Согласно статье 414 «Гигиенических требований…» материалы, используемые для внутренней отделки интерьера помещения, должны быть разрешены для применения органами Государственного санитарного надзора. Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. При подборе мебели следует учитывать такие моменты как: антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук, и др.), для обеспечения удобного положения тела человека. Это создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения. Требования к креслу руководителя сформулировать предельно просто, - оно должно быть удобным. «Оно должно обеспечивать физиологически рациональную рабочую позу, при которой не нарушается циркуляция крови и не происходит вредных воздействий. Кресло о обязательно должно быть с подлокотниками и иметь возможность поворота, изменения высоты и угла наклона сиденья и спинки. Желательно иметь возможность регулировки высоты и расстояния между подлокотниками, расстояния от спинки до переднего края сиденья. Кресло должно быть регулируемым, с возможностью вращения, чтобы дотянуться до предметов находящихся вдалеке". «Цветовое решение интерьера характеризуется цветовой гаммой (совокупность цветов, принятая для цветового решения интерьера) и цветовым контрастом (мера различия цветов по яркости и цветовому тону)». Цвета советуют лучше выбирать из светлых тонов. Нежно- зеленый, желтый, бежевый. Они способствуют не только снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Можно упомянуть некоторые закономерности: коричневый – улучшает исполнительные функции; синий – улучшает активность головного мозга и уменьшает аппетит; желтый, оранжевый – повышают настроение и стимулируют рождение 153 нестандартных решений; зеленый – несет спокойствие. Важно также чтобы поверхности были матовыми, т. к блестящие - вредны для здоровья. Шум Также к эргономическим факторам относиться и шум. С достоверностью установлено вредное воздействие шума на состояние человека. Предельно допустимые уровни шума хорошо известны. Уровень шума офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 дБ. Согласно п.6.2. «Гигиенических требований…», уровень шума не должен превышать 75 дБ. Следует сказать, что шум, издаваемый компьютером, принтером и факсом, превышает 75 дБ. Поэтому не рекомендуется ставить всю оргтехнику на рабочем месте руководителя. Для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку, занавески из плотной ткани, коврики под шумящее оборудование. Освещение «Да будет свет!» Правильная освещенность помещения – фактор создания комфортных условий труда руководителя. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность приводит к напряжению зрения, ослабляет внимание, ведет к быстрому утомлению. Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или прямо. Установлено, что оно вызывает наименьшее утомление. Однако использовать его весь рабочий день не представляется возможным. Искусственный и естественный свет должны иметь одно направление. Освещенность рабочего места должна быть приспособлена к индивидуальным качествам и быть в пределах 500 лк. Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому предпочтение отдается теплым тонам, подчеркивающие желтые и красные тона. В качестве искусственного источника рекомендуют применять люминесцентные и металлогалогеновые лампы. Микроклимат «Пар кости ломит!» Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, влажность и скорость воздуха. Наиболее комфортной является температура19 – 22 градусов. Уровень температуры связан с влажностью. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой – холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 – 30%, нормальная в пределах 40 –60%. Также на рабочем месте необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т. е одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправдано это в летние месяцы, когда температура достигает 27 градусов и выше. Для этого целесообразно использовать кондиционеры. ТЕХНИКА ЛИЧНОЙ РАБОТЫ Концентрация производства, напряженный ритм работы, рост числа руководителей потребовали разработки унифицированной документации и технических средств, облегчающих работу директора. 1. «Используйте органайзер!» Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе – органайзере. Это экономит время по сравнению с традиционным хранением средств в ящике стола. 2. «Каждой вещи - свое место!» Все документы (папки, бумаги) надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место, и их можно было легко найти. Для корреспонденции можно положить на стол специальные цветные папки, чтобы сразу по цвету можно было оценить степень важности. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»; на столе должна находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола. В конце дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Стол руководителя, заваленный документами, книгами, газетами, говорит о неряшливом, неделовом человеке. 154 3. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию. 4. Необходимо сказать о средствах обеспечения оперативной связью. Это телефонная, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики. Руководителю необходимо два телефона. Один внутренний другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а затем переключать звонок на руководителя. Все средства коммуникационной техники надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы; 5. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во - вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в - третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Необходимо также учитывать, что для полноценной работы необходимо: хорошее программное обеспечение, выхода на компьютерные сети и наличие компьютерной сети внутри организации. Следует сказать о правилах безопасной работы и физиологичном положении при работе за компьютером. Основными источниками вредного воздействия на организм являются электромагнитные колебания низкой частоты. Скапливающийся на экране монитора электростатический заряд вызывает де ионизацию атмосферы, что приводит к вредному воздействию на ЦНС. Защитить себя от этих видов излучения возможно, если иметь защитный экран, имеющий сертификат качества НИИ эргономики. Чтобы работа была безопасной и комфортной необходимо позаботиться об аппаратном оборудовании компьютера: Рабочее место с монитором: специальный компьютерный стол переменной высоты; длина 120-160 см; ширина 80-90 см; поверхность желательно светлая. Освещение сила света 500-600 люкс при работе с экраном; свет, уравновешенный без теней; по возможности дневной, но не ослепляющий. Экран на расстоянии не менее 50 см; со слабым излучением; с высокой контрастностью и разрешающей способностью; с верхней строкой экрана на уровне глаз; с экраном, установленным параллельно окну; с регулярной очисткой экрана. Клавиатура не выше 3 см; с наклоном не больше 15 градусов; с длинным кабелем для свободной передвижки. Офисные приборы лазерный принтер с озоновым фильтром. Система обслуживания рабочих мест руководителей. Электронные офисы 155 Система обслуживания рабочих мест менеджеров, как правило, включает средства связи и автоматизированную систему информации (АСИ). Система связи комплектуется телефоном, факсом, переговорными устройствами, диспетчерскими и прикладными телевизионными установками, электронной почтой. Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей. Особую роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами. Развитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управления посредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных и связанный с объединением верхнего уровня иерархии организации с непосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые в обычных оргструктурах реализуются менеджерами среднего уровня. Таким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использование автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе. Под электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления. В его состав входят следующие аппаратные средства: один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть; передающие устройства; средства копирования документов; сканеры для ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; проекционное оборудование для проведения презентаций. |