КРР. Учебное пособие для студентов 1 курса нефилологических факультетов высших учебных заведений
 Скачать 1.53 Mb.
|
|
Правила рубрицирования Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, которые требуют условных обозначений. Четкость в членении рубрицируемого текста достигается применением ряда технико-пунктуационных правил:
II. П... 1) и...; 2) б...; Информационно-справочные документы. Справки и докладные записки Справки — документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п. Южный федеральный университет Справка Дата Номер Сидоренко Мария Ивановна учится на II курсе дневного отделения факультета филологии и журналистики ЮФУ. Справка выдана для представления в поликлинику. Декан факультета филологии и журналистики (подпись) Докладная и служебная записки используются для решения внутрикорпоративных вопросов. В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом «что»: Довожу до Вашего сведения, что... Считаю, что... Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая — где излагаются предложения, просьбы лица, подписывающего деловую бумагу: Прошу привести в соответствие с графиком взаимных поставок ваш график поставок. Прошу дать указание Правовому управлению о разработке проекта Положения «Об администрации района г. Самары»... Несмотря на то, что в указанных документах используется только одна-две стандартные речевые формулы, язык докладной и служебной записок вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля. Строгость в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей — вот основные стилистические особенности этих жанров. Так, в объяснительной записке о нарушении производственной дисциплины обязательными компонентами содержания являются: 1 — дата происшествия; 2 — вид подразделения предприятия, допустившего нарушение; 3 — вид нарушения, т. е. объем и характер невыполненной работы; 4 — причина нарушения. Служебная записка Генеральному директору ОАО «Международный аэропорт Самара» В. Ф. Чернавину СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 15.07.98 Прошу Вас ввести в штатное расписание службы ПАСОП должность мастера газодымозащитной службы в связи с необходимостью заправки дыхательных аппаратов сжатого воздуха (АСВ-2) воздухом в соответствии с требованиями нормативных документов от приобретенного компрессора, а также в связи с профилактикой и ремонтом аппаратов АСВ-2 и компрессора. Начальник службы ПАСОП А. И. Дикарев СОГЛАСОВАНО: Директор по авиационной безопасности А. С. Спиридонов Управляющий по персоналу В. П.Иванов Директор по корпоративным вопросам В. А. Буряк Докладная записка Федеральная авиационная служба России СЛУЖБА АВИАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ Открытое акционерное общество «Международный аэропорт Самара» Приволжского регионального управления Федеральной авиационной службы 443025, Россия, Самара, аэропорт Генеральному директору телефон: 22-75-68 РГП «Волгааэронавигация» Исх. № 32-47 господину В.П.Бобылеву 14 июля 1998 г. Уважаемый Владимир Павлович! Довожу до Вашего сведения, что при срабатывании пожарно-охранной сигнализации объектов РГП «Волгааэронавигация» Ваши представители не участвуют в выездах по тревоге, о чем докладывалось дежурному инженеру КДП: — Никулину Ю. Н. 13.05.98. в 20 ч. 12 мин. Дозор №7— БПРМ-331 (КРМ-150);— Рекретюку А. П. 12.07.98. в.14 ч. 32мин. Дозор № 1 —ДПРМ-151. Прошу Вас обратить внимание на нарушение пункта 3.1.4 согласно Договору № 229/97 «О пожарно-охранной сигнализации объектов». С уважением. Зам. директора по АБ, начальник службы АБ И. П. Марченко Деловые письма Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Классификацию дедовых писем позволяет построить классификация производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений). Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т. е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения. Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор). Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами и тоже относятся к документам. По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа:
и не требующие обязательного ответа:
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные — по одному адресу. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие. К таким речевым действиям относятся:
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. ЭТИЧЕСКИЕ И КОММУНИКАТИВНЫЕ НОРМЫ Общение пронизывает все сферы деятельности человека, поэтому изучается многими науками, в рамках которых ученые подходят к феномену общения со своих позиций. Общение — это реальная деятельность, разворачивающаяся процессуально, то есть так же, как и речь, и протекающая преимущественно и виде речи (в ее словесной и несловесной составляющих). Общение — это деятельность. При этом деятельностью является не только то общение, которое происходит при совместном решении каких-либо предметно-практических задач, но и духовное общение, в ходе которого происходит духовно-информационное взаимодействие. Общение как деятельность требует сознательного целеполагания, выбора оптимальных средств для достижения поставленных целей, постоянного слежения за действиями партнеров и внесения каждым необходимых коррективов в собственное поведение и, конечно же, ответственности за результат этой деятельности. Процесс общения всегда имеет духовную составляющую как сознание необходимости взаимодействия с другим человеком, а значит, и необходимости в нем самом как партнере при достижении общей цели. Потребность эта превращается в специфическую установку, то есть в готовность согласования своего личного поведения с поведением партнера в стремлении к содружеству, сотрудничеству. Этические и коммуникативные нормы вытекают из законов оптимального, гармоничного, эффективного общения, вырабатывавшихся тысячелетиями, являются своеобразным итогом осмысления речевой практики людей разных культур. Этические и коммуникативные нормы — это механизмы, помогающие согласовать все стороны общения. Это предписания, рекомендации, советы, предостережения, запреты, которые формировались на основе понимания законов общения. Главным законом общения является закон объединения партнеров, в соответствии с которым общение должно быть конструктивным, неконфликтным, гармонизирующим. Этические нормы воплощают систему защиты нравственных ценностей в каждой культуре и регулируют формы их проявления в речи. Этические нормы предписывают необходимость соответствия речи моральным законам общества, а также внутреннему миру человека, его восприятию других людей, пониманию своего места в жизни и в данном обществе. В основе законов этики лежит задача сплочения, объединения членов данного общества, речь выполняет в этом плане важную социальную функцию, поэтому этические законы — это основа культуры общения. Не случайно в античной риторике вопрос о нравственности оратора был первостепенным. И в наше время законы этики не потеряли своей значимости. Совокупность этих законов применительно ко всем сферам жизни человека обозначается термином «мораль». Мораль — совокупность правил (норм) поведения людей по отношению к миру, друг к другу и к самим себе, следование которым дает человеку возможность достигать успеха в обществе, создавать семью и обеспечивать ее благосостояние, действовать на благо общества в целом и приобретать почет и уважение (авторитет), находить свое место в обществе и верно исполнять профессиональные обязанности, ориентироваться в процессах общественного развития и пользоваться достижениями культуры. Различают народную (практическую) мораль, духовную мораль, профессиональную мораль, мораль гражданского общества. Законы морали объективны. Нарушение законов морали приводит человека к неуспеху, а иногда и к физической гибели» (Ю. В. Рождественский). Главными моральными ценностями считаются истина, добро, красота, которые соответственно проявляются как критерии при оценке этичности речи и речевого поведения в целом. Благодаря истинности, правдивости возникает доверие к говорящему, без которого невозможно общение. Добро и желание добра другим также лежат в основе общения, поэтому все этические правила содержат «доброжелательность» как норму общения. Понятие красоты в данном случае связано не с эстетическими, а с этическими законами, по которым несоответствующее им действие (в том числе и речевое) расценивается как некрасивое: Так говорить не красиво. Он поступил некрасиво. Некрасивое поведение и т. д. Основные моральные качества личности, которые проявляются в общении, это честность, правдивость, уважительность к другим, справедливость, доброта, забота о других, доброжелательность, одобрение других, искренность в проявлении своих чувств и оценок, высокий общий уровень знаний и культуры, вежливость как проявление этой культуры. В соответствии с этими качествами личности основными этическими достоинствами речи и этическими нормами являются: правдивость, понятность (речь должна быть доступна адресату, речь не должна заставлять его прилагать излишние усилия на ее расшифровку), содержательность, целесообразность, краткость в меру необходимости (речь не должна отнимать у адресата лишнего времени), логичность, вежливость. Этические нормы в первую очередь направлены на предупреждение этических ошибок, того, что недопустимо в общении. С точки зрения этических норм в современном обществе неприемлемы притворство, неискренность, обман, грубость, озлобленность, зависть и т. п. И наоборот, уважение к людям, терпимость к тем, кто отличается чем-либо, к их мнению, позиции, доброжелательность — это норма. С этих позиций можно оценить степень обязательности соблюдения этических норм. Обязательным для исполнения при любых условиях коммуникации и в любой сфере общения является запрет на причинение ущерба другому человеку. Причем принцип «Не навреди!» в этом плане касается в первую очередь морального ущерба. В эти нормы входят предписания сдерживать негативные эмоции и смягчать негативную информацию, не допускать унижения и оскорбления человеческого достоинства, грубости, зависти. Кроме того, к обязательным для исполнения нормам относится и требование всемерно проявлять уважение к другим людям. Другие этические нормы можно отнести к рекомендуемым. В первую очередь это касается позиции говорящего (пишущего) относительно себя и своего места в общении. Этично иметь чувство собственного достоинства, быть скромным, не противопоставлять себя другим, не восхвалять себя. Из этого следует и уважительное отношение к другим: уважение чувства собственного достоинства других, умение видеть в людях прежде всего их достоинства, поддерживать его в партнерах по общению. Несоблюдение этических норм приводит к моральному ущербу не только для адресата, но и для адресанта, поскольку нравственный человек всегда, даже в случае невольного нарушения норм этики, испытывает стыд и угрызения совести. Кроме того, нарушение этических норм общения часто приводит к коммуникативным помехам или неудачам. Следовательно, этические нормы помогают с нравственной точки зрения оценить допустимость или недопустимость конкретных проявлений в общении. При этом этическая оценка носит особый характер, поскольку она выносится с позиций духовной культуры и ее высших ценностей. Специфика этических норм состоит и в том, что они действуют не только для оценки готового высказывания, но и на всем протяжении речевой деятельности: этика определяет в речи мотивы, с которыми человек вступает в общение, цели, которые он ставит, средства, с помощью которых он достигает этих целей, и оценку результата речи, то есть этичность тех действий, которые должны быть (могут быть) предприняты слушателем под влиянием данной речи. Общий этический принцип: «Поступай с людьми так, как тебе хотелось бы, чтобы поступали с тобой». Другими словами, этические нормы и правила речи выводятся исходя из принципа взаимного уважения и одобрения, хотя прямо, словесно это в речи может и не проявляться. Проблема этического выбора возникает уже на этапе формулирования целей речи. Этичные мотивы и цели определяются стремлением сказать что-то интересное и важное, доставить радость, сделать человеку приятное, утешить, то есть удовлетворить его духовные потребности во внимании, заботе, уважении, любви. Этичные мотивы могут быть не только эмоционально положительными, но и эмоционально нейтральными (например, сообщить информацию). Этичными могут быть даже отрицательные эмоции в речи (например, возмущение несправедливостью, гнев по заслуживающему его поводу, порицание за неэтичный поступок), поскольку эти эмоции проявляются на основе более высоких этических побуждений. В то же время если кто-то говорит, исходя из низких побуждений (например, стремления обмануть, испортить настроение кому-то, отомстить), то это нарушает законы этики, хотя речевая форма, в которую будет спрятано это намерение, может вполне соответствовать всем остальным нормам культуры речи. Поведение истинно воспитанного человека основывается на балансе двух основных тенденций, которые характерны для каждой личности. Это, с одной стороны, тенденция к объединению, сплочению, сближению, консолидации, а с другой стороны, тенденция к отделению себя от других, к сохранению своей отдельности. Эти тенденции по-разному проявляют себя в различных сферах общения, а также в зависимости от ситуации, взаимоотношений партнеров. Именно на это нацелен принцип вежливости Дж. Лича. Этот принцип предполагает соблюдение комплекса максим. (Максима (от лат. maxima (regu1а, sententia — основное правило, принцип) — логический или этический принцип, выраженный в краткой формуле, правило, норма поведения). В принцип вежливости Дж. Лича входят шесть максим: 1) максима такта (Соблюдай интересы другого! Не нарушай границ его личной сферы!); 2) максима великодушия (Не затрудняй других!); 3) максима одобрения (Не хули других!); 4) максима скромности (Отстраняй от себя похвалы!); 5) максима согласия (Избегай возражений!); 6) максима симпатии (Выказывай благожелательность!). «Вежливость, как подчеркивает Дж. Лич, по своей природе асимметрична: то, что вежливо по отношению к адресату, было бы некорректно по отношению к говорящему... Максимы вежливости легко вступают между собой в конфликт. Такт и великодушие побуждают к отказу от любезных предложений; максима «Не возражай!» требует, чтобы предложение было принято. Если дело касается угощения, то в первом случае адресат останется голодным, а во втором станет жертвой "демьяновой ухи"» (Н. Д. Арутюнова и Е. В. Падучева). Процесс коммуникации оценивается с точки зрения его соответствия нормам этики. Эта оценка осуществляется как со стороны содержания речи (ее истинности, информативности), так и со стороны направленности на адресата — собственно адресованности речи именно ему и соблюдения при этом ряда правил. Основные правила, вытекающие из этических норм, воплощены в современном речевом этикете, который предписывает конкретные формы поведения, в том числе и речевого, с учетом соблюдения этических и коммуникативных норм в типичных ситуациях общения. Речевой этикет предполагает в первую очередь внешнее, поведенческое соблюдение этических норм, в отличие от этики, в которой воплощаются нравственные нормы. Речевой этикет — «национально специфичные правила речевого поведения, реализующиеся в системе устойчивых формул и выражений в принятых и предписываемых обществом ситуациях «вежливого» контакта с собеседником. Такими ситуациями являются: обращение к собеседнику и привлечение его внимания, приветствие, знакомство, прощание, извинение, благодарность и т. д.» (Русский язык. Энциклопедия). Основными функциями речевого этикета являются коммуникативная, контактоустанавливающая, функция призыва, привлечения внимания, функция вежливости. Этикет — это предписание, исходящее из того, что если человек хочет занимать определенное место в данном обществе, то он должен своим поведением (и речевым в том числе) оправдывать ожидания этого общества. Этикет помогает обойти острые углы, сгладить противоречия этикетными формулами или этикетным поведением. Таким образом, речевой этикет представляет собой нормы социальной адаптации людей друг к другу, он призван помочь организовать эффективное взаимодействие. Основными этикетными жанрами являются приветствие, прощание, извинение, благодарность, поздравление, просьба, утешение, комплимент, похвальное слово, вежливая оценка, приглашение, отказ, возражение. Слово этикет вошло в международный обиход в XVII в., во времена правления французского короля Людовика XIV, когда на одном из приемов гостям раздали карточки с перечислением некоторых правил поведения. От французского названия этих карточек etiugette произошло слово этикет, вошедшее во многие языки. Степень владения речевым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к государственным служащим, политикам, педагогам, юристам, врачам, менеджерам, предпринимателям, журналистам, работникам сферы обслуживания, т.е. к тем, кто по роду своей деятельности постоянно общается с людьми. Речевой этикет строится с учетом особенностей партнеров, вступающих в деловые отношения, ведущих деловой разговор: социального статуса субъекта и адресата общения, их места в служебной иерархии, их профессии, национальности, вероисповедания, возраста, пола, характера (Л.А. Введенская, Л.Г.Павлова, Е.Ю. Кашаева). Речевой этикет определяется ситуацией, в которой происходит общение. Это может быть презентация, конференция, совещание, прием на работу или увольнение, консультация и др. Речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. Знание особенностей национального этикета, его речевых формул, понимание специфики делового общения той или иной страны, народа помогают при ведении переговоров, установлении контактов с зарубежными партнерами. Любой акт общения имеет начало, основную и заключительную часть. Если адресат незнаком субъекту речи, то общение начинается со знакомства. По правилам хорошего тона не принято вступать в разговор с незнакомым человеком и самому представляться. Однако бывают случаи, когда это необходимо сделать. Этикет предписывает следующие формулы: - Разреши(те) с вами (с тобой) познакомиться.
Формулы представления: — Познакомьтесь (пожалуйста). Елена Петровна Иванова. Евгений Степанович Петров. — Я хочу (хотел бы) познакомить вас с... — Я хочу (хотел бы) представить вас... — Разрешите (позвольте) познакомить вас с... Этикет определяет и норму поведения: принято мужчину представлять женщине, младшего по возрасту — старшему, сотрудника — начальнику. Официальные и неофициальные встречи начинаются с приветствия. Приветствие часто сопровождается рукопожатием, которое может даже заменять вербально выраженное приветствие. Однако следует знать: если встречаются мужчина и женщина, то мужчина должен выждать, когда женщина протянет руку для пожатия, иначе он только делает легкий поклон. Речевой этикет приветствий предусматривает и характер поведения, т.е. очередность приветствия. Первыми приветствуют: мужчина — женщину; младший (младшая) по возрасту — старшего (старшую); младшая по возрасту женщина — мужчину, который значительно старше ее; младший по должности — старшего. Формулы расставания, прекращения общения выражают — пожелание: Всего вам доброго (хорошего)! До свидания! — надежду на новую встречу: До вечера (завтра). Надеюсь на скорую встречу. — сомнение в возможности еще раз встретиться: Прощайте! Вряд ли удастся еще раз встретиться. Речевой этикет, понимаемый в широком смысле, не ограничивается только речевыми формулами в этикетной рамке общения, а служит средством организации и поддержания неконфликтного общения на всем его протяжении. В этом плане главное назначение этикета — помочь людям не конфликтовать друг с другом, выполнять действия, в том числе и речевые, необходимые для вступления в контакт, его поддержания и выхода из контакта. В коммуникативном отношении этикет помогает строить общение, он предписывает знание и учет тех речевых ролей, тех взаимоотношений, которые должны существовать между данными участниками общения. Речевой этикет, таким образом, служит более конкретным воплощением этических и коммуникативных норм. |