Учебное пособие для студентов специальности 270115 экспертиза и управление недвижимостью СанктПетербург 2009
 Скачать 1.14 Mb.
|
|
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПЕРЕДАЧИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ 2.1. Понятие и принципы организации документооборота Документооборотом называется процесс движения документов и работы с ними внутри организации от создания до отправки в адреса- ты или передачи на хранение (по истечению надобности), а также – от получения корреспонденции до исполнения документов и передачи их на хранение. Организация документооборота определяет порядок работы с до- кументами (корреспонденцией), их быстрое прохождение и четкое исполнение. Объем документооборота определяется характером и объемом про- изводственной деятельности организации. К сожалению, повсеместно имеется тенденция к постоянному росту документооборота. Поэтому в нашей стране и за рубежом предпринимаются попытки регламентации состава и объема документов, в частности в ЕГСДОУ и другой норма- тивной документации. Рекомендуется периодически оценивать состояние документообо- рота и исключать из оборота лишние документы, использовать для обра- ботки документов технические средства, в частности ЭВМ, уменьшать количество инстанций прохождения документов, ограничивать перечень документов, поступающих на рассмотрение первому руководителю. Большая роль в сокращении объема документооборота принадле- жит контролю и проверке исполнения документов. Установлена обратно пропорциональная зависимость между качеством контроля исполнения документов и ростом объема документооборота (чем лучше контроль, тем больше решений исполняется в срок, тем меньше возникает лишней корреспонденции). Рациональная организация документооборота способствует опера- тивному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом. По объему документооборота организации подразделяются на че- тыре категории. К первой категории относятся организации с годовым объемом документооборота, превышающим 100 тыс. единиц; ко второй категории – 100–25 тыс. единиц; к третьей категории – 25–10 тыс. еди- ниц; к четвертой категории – менее 10 тыс. единиц. В организациях первой и второй категорий, как правило, имеются канцелярии, секретариаты (секретари) руководителя организации и под- разделений. В организациях третьей и четвертой категорий функции канцеля- рии осуществляют секретари руководителя организации и руководите- лей подразделений при наличии последних. Поэтому схемы документо- оборота в различных организациях имеют определенную специфику. Организация документооборота должна обеспечивать: определенную систему прохождения документов с исключени- ем дублирующих решения инстанций и необходимости возвратных пе- ремещений документов; конкретизацию общей системы прохождения документов приме- нительно к каждой их категории для исключения инстанций, поступление оперативность прохождения документов и контроль (в необхо- димых случаях) за своевременностью их исполнения; использование технических средств на всех этапах работы с до- кументами (корреспонденцией). Документооборот в организации – потоки документов, циркули- рующих между пунктами обработки информации (руководитель орга- низации и специалисты) и пунктами технической обработки докумен- тов (корреспонденции), в частности канцелярия, экспедиция, машино- писное бюро и др.) 28 29 Различают три основных потока документа: входящий (поступаю- щие в организацию документы); исходящий (отправляемые из организа- ции документы) и внутренний (создаются в организации и не выходят за ее пределы). В свою очередь поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные под- разделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются документы, которые на выходе из организации образуют поток исходя- щих документов. В технологической цепочке обработки и движения документов вы- деляются этапы: прием и первичная обработка поступающих в организацию до- кументов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация; контроль за исполнением; информационно-справочная работа; исполнение документов, их составление, согласование, оформ- ление; отправка. Для оптимизации маршрутов движения различных категорий доку- ментов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятель- ности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; реклама- ций и т. д.) разрабатываются маршрутные схемы, графики (рис. 2.1). 2.2. Порядок обработки поступающих документов Все документы, поступающие в организацию (по всем каналам свя- зи: почта, электронная почта, спецсвязь и т. д.), проходят первичную об- работку, предварительное рассмотрение, регистрацию. Формы регист- рации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизиро- ванная электронная (на ПЭВМ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным орга- низациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. При предварительном рассмотрении поступившие документы сор- тируются на те, что требуют обязательного рассмотрения руководством, и те, что направляются непосредственно в структурные подразделения – ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществ- ляется исходя из оценки содержания документов, на основании установ- ленного в организации распределения обязанностей. Без предваритель- ного рассмотрения передаются по назначению документы, адресован- ные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подраз- деления по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или не имею- щие указания на конкретное должностное лицо либо структурное подразделение, предварительно рассматриваются в службе документа- ционного обеспечения. Исполнители Процесс Эк сп еди ци я Кан це лярия Руков од ст во С тру кт ур но е по др аз де - лен ие Секре тарь На ча ль ни к ст ру кт ур но го по др аз де ле - ни я Ис по лн и те ль 1. Прием документов 2. Первоначальная обработка поступающих документов 3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов 4. Регистрация документов 5. Рассмотрение документов 6. Направление документов в структурное подразделение 7. Рассмотрение документов 8. Исполнение документов 9. Согласование и подписание ответных документов 10. Подготовка документов к отправке 11. Отправка документов Рис. 2.1. Оперограмма прохождения поступившего документа (на примере письма) На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информа- цию по принципиальным вопросам деятельности организации и требу- ющие решения руководства. Остальные документы после предваритель- 30 31 ного рассмотрения службой документационного обеспечения направля- ются исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществ- ляться в день поступления документов в службу документационного обес- печения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими струк- турными подразделениями, передаются им поочередно или одновремен- но в копиях. Подлинник получает ответственный исполнитель, назван- ный в резолюции первым. Необходимость распечатывания документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации. Графически типичный путь прохождения (оперограмму) документа (на примере письма), поступившего в организацию, представлен на рис. 2.1. 2.3. Порядок обработки отправляемых и внутренних документов Документы, отправляемые организацией, регистрируются службой ДОУ и отправляются по почте, факсу, по электронной почте, фельдсвя- зью, спецсвязью. Передача документов по электронной почте значитель- но сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Передача документов между структурными подразделениями про- изводится через референтов структурных подразделений или лиц, ответ- ственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Алгоритмы работы с входящими и исходящими документами пред- ставлены в прил. 3, 4. 2.4. Учет количества документов Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятия- ми по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается пер- вый экземпляр. В службах оперативного размножения, которые созданы в крупных учреждениях, ведется учет ксерокопий документов. Результаты учета документов обобщаются службой документаци- онного обеспечения и представляются руководству организации для вы- работки мер по совершенствованию работы с документами. Учету могут подлежать также полиграфически исполненные блан- ки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов объектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумера- тором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале). При учете бланков необходимы следующие реквизиты: при получении из типографии – наименование вида гербового блан- ка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименова- ние издательства – поставщика гербовых бланков; при выдаче – наименование вида гербового бланка; количество эк- земпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структур- ного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т. д.). Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков воз- лагается на службу документационного обеспечения управления. Регист- рационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации. Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации. Информационно-поисковая работа, как и сама система регистра- ции, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме. Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке будут названия структур- ных подразделений (если они есть) или направления деятельности в уч- реждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изде- лий и т. д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предло- жения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, кото- рая строится по тематическому принципу. 32 33 В момент регистрации надо составить две карточки: одна помеща- ется в контрольную (сроковую) картотеку, другая – в справочную. Это приходится делать, так как запрос о документе может поступить, когда документ еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удается. Такой запрос в положенные три минуты можно вы- полнить по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в рабо- те, на него имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная кар- точка из справочной картотеки вынимается и уничтожается, либо исполь- зуется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной – карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов). В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошед- ший годы. Общий срок хранения карточек – 3 года. В картотеке законо- дательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми. Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации. Современные системы управления базами данных позволяют на- водить справки по любой комбинации данных, включенных в регистра- ционную карточку документа. Справка может выдаваться: по конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения; теме (содержанию): конкретный документ; группа документов; корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все докумен- ты автора за указанный период; региону: стране; области; городу. Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты: входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может ве- стись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов); вид документа (письмо, приказ, договор и т. п.); приблизительные хронологические рамки поиска (по дате по- ступления или для внутренних – подписания документа, от и до); регион, по которому ведется поиск (страна, область); организация (корреспондент/адресат); содержание (тема). При поиске сведений по конкретному документу может непосред- ственно задаваться номер документа. Поиск документов может выполняться по неисполненным докумен- там, исполненным (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего дело- производственного года), а также при необходимости – по архивной базе данных (документы предшествующих лет). При выдаче информации по конкретному документу на экран вы- водится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация: у какого исполнителя документ находится в дан- ный момент. Если документ уже исполнен, то на экране выводится ин- формация, в каком деле находится данный документ. 3. ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ И ИНДЕКСИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Понятие и системы регистрации документов Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141–98 определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фик- сирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, при- дания им юридической силы. Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в орга- низацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих фе- деральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной думы, важнейшие внутренние документы – приказы, распоряжения, протоко- лы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и док- 34 35 лады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию от других организаций, требующую решения или ответа, материалы по- стоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспон- денция. На документы, не подлежащие регистрации, составляется специ- альный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бух- галтерского материального и статистического учета и отчетности, по- здравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейс- куранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, про- граммы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, по- ступающие в копиях для сведения, и некоторые другие. Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет сек- ретарь-референт или начальник канцелярии. Перечень утверждает руко- водитель организации. Приведем примерный перечень нерегистрируе- мой документации. Например: УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ 1. Рекламные проспекты, каталоги, извещения, плакаты. 2. Письма, присланные в копии для сведения. 3. Извещения о заседаниях, собраниях, конференциях, пригласи- тельные билеты, программы и сообщения о повестке дня. 4. Учебные планы и программы занятий (подлежат учету в отделе персонала). 5. Прейскуранты (копии). 6. Нормы расхода материалов. 7. Бухгалтерские документы (подлежат учету в бухгалтерии). 8. Объяснительные записки по вопросам нарушения трудовой дис- циплины, адресованные руководителям структурных подразделений. 9. Сводки, справки, информация, доклады, присланные для сведения. 10.Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т. д. – учитываются в библиотеке). 11.Месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат учету в бухгалтерии). 12.Проекты внутренних документов. 13.Формы статистической отчетности (учитываются в планово-про- изводственном отделе). 14.Переписка по мелким административно-хозяйственным вопросам. 15.Арбитражные и исковые документы (учитываются в юридичес- ком отделе). 16.Снабженческая документация (учитывается в отделе снабжения). Начальник канцелярии (личная подпись) И. О. Фамилия На практике в настоящее время применяются три системы регист- рации документов: централизованная – при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря- децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в журналах по месту их разработки или исполнения, т. е. в структурных подразделениях секретарями подразделений; смешанная – сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем. Наиболее эффективной является смешанная система. При этом цен- трализованно регистрируется документация, поступающая из федераль- ных и местных органов власти или направляемая в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложе- ния и жалобы граждан. Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбит- ражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных под- разделениях. Важнейшим принципом регистрации документов является одно- кратность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступле- ния, исходящие и внутренние документы – в день подписания. |