Учебное пособие для студентов специальности 270115 экспертиза и управление недвижимостью СанктПетербург 2009
 Скачать 1.14 Mb.
|
|
9.3. Акты Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверж- дающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты со- ставляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначае- мыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя (прил. 17). 84 85 Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.); дегустации; приема вве- денных в эксплуатацию объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т. п.; инвентаризации, аварий и др. Независимо от их разновидности акты составляются по единой схе- ме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и норматив- ные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учрежде- нии проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типо- вым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявле- ниям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Знание этого документа поможет комис- сии определить, насколько оперативно рассматриваются в этой конкрет- ной организации жалобы, наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, про- ставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актиру- емого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифици- рованные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, пред- приятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел, и т. п. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывает- ся основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание». После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например: Основание: приказ директора завода от 24.05.2008 № 89 «О прове- дении инвентаризации материальных ценностей на складе». С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составите- лей акта либо приводится состав комиссии. Например: Составлен: Председатель должность, ФИО Члены комиссии: 1.______________________________________ должность, ФИО 2. 3. Присутствовали: 1._____________________________________ должность, ФИО 2. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее резуль- таты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. В заключительной части акта делаются выводы или даются реко- мендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов. После текста перед подписями при необходимости указывают ко- личество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. направлен в Минэкономики России; 2-й экз. направлен в МПС России; 3-й экз. – в дело 05-24. 86 87 Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель ко- миссии и все составители. При подписании должности перед фамилией не указываются. Например: Председатель комиссии (личная подпись) К. Я. Лакин Члены комиссии (личные подписи) В. Н. Кириллов И. Н. Потапов Н. Н. Ламшина Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголо- вок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т. п. Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о лик- видации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведом- ства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел учреждения – его руководителем. Утверждение оформляется грифом в соответствии ГОСТ Р 6.30–2003. Пример оформления акта УТВЕРЖДАЮ Комитет по культуре Председатель комитета Администрации (личная подпись) Н. И. Петров Энской области Дата АКТ 18.05.2008 № 12 г. Энск О проверке сохранности документов в комитете Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2008 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов». Составлен комиссией в составе: Председатель – зам. председателя комитета Сидоров Г. В. 1. Зав. общим отделом Григорьева Н. И. 2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г. Г. 3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С. И. 4. Референт Прокудина М. В. В период с 16 по 18 мая 2008 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в Комитете по культуре. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Энским областным архивом. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й – в дело № 13; 2-й – областной архив. Председатель комиссии (личная подпись) Г. В. Сидоров Члены комиссии (личные подписи) Н. И. Григорьева Г. Г. Михайлова С. И. Мышкина М. В. Прокудина 88 89 9.4. Протоколы Протокол – организационно-распорядительный документ, фикси- рующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись его на маг- нитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Ве- сти протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Про- токол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование органи- зации (структурного подразделения), указание вида документа (прото- кол), дата заседания, номер документа, место заседания, гриф утвержде- ния (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не оконча- тельного оформления или подписания протокола. В случае, если заседа- ние продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например, 12–14.03.2008. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в тече- ние года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоя- лось заседание. Заголовок протокола указывает на вид коллегиальной деятельнос- ти (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, «заседания комиссии», «собрания тру- дового коллектива». После оформления заголовочной части приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: ввод- ную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствую- щие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; печатается текст через два интерва- ла, после заголовка, прямо от левого поля, с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». В протоколе заседания постоянно действующего ре- ального органа присутствующие постоянные члены указываются в ал- фавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количествен- но, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается со- ответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается). Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляют- ся вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каж- дый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Основная часть текста протокола строится по разделам, соответ- ствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст. Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими поряд- ковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях ука- зываются в новой строке абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После запи- си каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в по- рядке поступления. Например: Смирнов В. К.: Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке? Лысиков К. П.: К 8 часам утра следующего дня вода была полнос- тью откачана и последствия аварии ликвидированы. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпун- кты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содер- жать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результа- ты голосования по каждой кандидатуре отдельно. 90 91 Форма сокращенного протокола ПРОТОКОЛ 0.0.0 № 00 Производственного совещания Председатель – Егоров А. И. Секретарь – Краснова Ю. И. Присутствовали: _______________________________________________ должности, ФИО Приглашенные: ________________________________________________ должности, ФИО ПОВЕСТКА ДНЯ 1. Об итогах работы предприятия за 1 квартал 1999 г. Доклад заместителя директора Уварова Н. П. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Утвердить…. 1.2. Принять…. 2. О перспективном плане……… Доклад…__________________________________________________ (ФИО выступающих) ПОСТАНОВИЛИ: 2.1.………………………… 2.2………………………… Председатель (личная подпись) А. И. Егоров Секретарь (личная подпись) Ю. И. Краснова В дело 00-00 Личная подпись 00.00.00 По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указыва- ют фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Полу- чить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий про- Примеры оформления протоколов (полного и сокращенного) ОАО «РОСТОВСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ» ПРОТОКОЛ 2.12.2003 № 356-21 г. Ростов-на-Дону Заседания Совета директоров. Председатель – Харченко В. И. Секретарь – Филимонов С. Б. Присутствовали: И. Р. Захаров, И. П. Козленко, И. Н. Кононенко, В. И. Харченко, С. Б. Филимонов. ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об итогах работы хлебокомбината за ноябрь 2003 года. 1.СЛУШАЛИ: И. Н. Кононенко (генеральный директор) – доклад прилагается. ВЫСТУПИЛИ: А. В. Петровский (член Совета директоров). В выступлении остано- вился на недостатках, которые имеют место в работе отдельных сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли. И. С. Никоненко (член Совета директоров). Отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Премировать за ноябрь: 1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства – в размере 40 % от сдельного заработка. 1.2. Рабочих-повременщиков – в размере 40 % окладов, тарифных ставок. 2. Лишить премии за ноябрь: 2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова, Н. Р. Левченко за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2002. 2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовники. 23.11.2003 г. Председатель (личная подпись) В. И. Харченко Секретарь (личная подпись) С. Б. Филимонов СЛУШАЛИ: 92 93 токол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докла- дов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (прил. 13 и 14). 10. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ 10.1. Деловое письмо и его функции Деловое письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если ее содержание касается взаимных интересов. Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу докумен- тов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, элект- ронной почты. Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведе- ния, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельно- сти людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей для организации и коорди- нации их деятельности. Письмо несет юридическую функцию, посколь- ку его содержание используется в качестве свидетельства, доказатель- ства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Пись- мо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управ- ленческого персонала, поддерживает престиж организации. Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выра- жена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом но- сителе информации (бумага, кино- и фотопленка, магнитные ленты, но- сители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, кар- триджи, CD-диски и др.). Следует подчеркнуть, что основным носите- лем деловой информации на сегодня в делопроизводстве является бума- га. Так, опрос ряда фирм США показал, что в этих фирмах 92 % инфор- мации хранится на бумаге, а 1 % – на дисках. Письма оформляют на унифицированных бланках с последующим на- несением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. 10.2. Разновидности деловых писем По функциональному признаку: Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организа- цией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные све- дения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач, и носят распорядительный характер. Письмо-запрос, когда покупатель обращается к продавцу, импорте- ру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услу- ге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Гарантийные письма направляются для подтверждения данных ра- нее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут каче- ство работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д. Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) друго- му лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней, срок действия. Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя дого- ворные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его по- ставки, упаковки, маркировки, платежа. Они предполагают письмо-ответ. Сопроводительные письма составляют при отправке адресату ка- ких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движе- нием документов и материальных ценностей. Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение содержания документов и перечень материальных ценностей. Письма-извещения. Обычно эти письма являются ответом на зап- рос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас». 94 95 Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении. Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее ско- рейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению. Информационные письма – это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. Письма-приглашения направляются индивидуальному или коллек- тивному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в ко- торых свободные места заполняются от руки. Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок. В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обраща- ются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями. |