Учебное пособие для студентов специальности 270115 экспертиза и управление недвижимостью СанктПетербург 2009
 Скачать 1.14 Mb.
|
|
3.2. Формы и порядок регистрации документов В практической деятельности служб ДОУ наибольшее распростра- нение получили две формы регистрации документов – журнальная и кар- точная. В настоящее время начинает внедряться современная автомати- зированная форма регистрации. Журнальная форма может быть использована эффективно в орга- низациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 докумен- тов в год, а также для учета специальных видов документации, требую- щей особого внимания к их сохранности. Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции Порядковый регистрационный номер и дата Количество листов и экземпляров Кому направлен документ Расписка в получении или номер реестра, дата Краткое содержание документа ________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Кем подписан документ_______________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Оборотная сторона Входящий номер исполненного документа Номер дела, в которое помещена копия документа, и номера листов Отметка о полученном ответе, дата Примерные формы основных видов журналов представлены в прил. 5, 6, 7. Журнальная форма учета документов имеет ряд недостатков. На- рушен основной принцип регистрации – ее однократность, так как воз- никает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, на- пример, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Использование автоматического дублирования традиционных журналь- ных записей в ПЭВМ (электронные журналы) исправляет перечисленные недостатки. Тем не менее при количестве учетных единиц документов свы- ше тысячи следует использовать карточную форму регистрации. Регистрационная карточка поступающей корреспонденции Входящий номер и дата регистрации От кого поступил документ Количество листов и экземпляров Исходящий номер и дата полученного документа Краткое содержание документа ________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Кто направил документ _______________________________________________ Резолюция___________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Оборотная сторона Дата передачи на исполнение Кому направлен документ Расписка в получении Дата возврата, расписка принявшего документ Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении Отметка о контроле и исполнении_______________________________________ Когда и кем документ снят с контроля___________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных кар- точек определяется самой организацией. 38 39 Карточная система регистрации (ручная форма) быстро заменяется се- годня регистрацией документов на компьютерах. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма) с аналогичными номерами. 3.3. Контроль исполнения документов Важное место в работе с документами занимает контроль исполне- ния содержащихся в них распоряжений, предложений, поручений и дру- гих вопросов. Различают два вида контрольной деятельности: контроль за испол- нением документов по существу поставленных в них вопросов и конт- роль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов тре- бованиям нормативных документов и за своевременностью исполнения. Первый выполняют руководители всех рангов и секретарь-референт, вто- рой – служба ДОУ организации с входящей в ее состав службой контро- ля исполнения. Работа по контролю за исполнением документов включает провер- ку и регулирование хода исполнения, анализ результатов исполнения кон- тролируемых документов. Действия по контролю заключаются в обяза- тельном учете определенных категорий документов в соответствии с раз- работанным в организации перечнем и по указанию (резолюциям) руководства, в систематическом наблюдении за их фактическим испол- нением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению. Сроки исполнения для исходящих и внутренних документов исчис- ляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) докумен- та, а для входящих – с даты его поступления. По срокам исполнения существуют текущий, предупредительный и итоговый виды контроля. Текущий контроль – это ежедневная подготовка сведений о доку- ментах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь, секре- тарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководи- телю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за два- три дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученно- го ему вопроса. Если в ходе контроля выясняется невозможность в оставше- еся время исполнить поручение, об этом докладывается руководителю. Текущий и предупредительный контроль помогают при планиро- вании рабочего дня руководителя. Срок исполнения документа может продлить только лицо или орга- низация, его установившие. Это может быть сделано в устной или пись- менной форме не менее чем за два-три дня до истечения срока. В этом случае документ считается не исполненным в срок. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобще- нию исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля яв- ляется составление один раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматический контроль за исполнением документов. Ком- пьютеризированный контроль ведет секретарь-референт. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения». Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распе- чатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительно- го контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполне- ние которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наря- ду с документами вышестоящих органов и распорядительных докумен- тов самой организации включают и другие важные документы, имею- щие конкретные сроки исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее регу- лярно создаваемых в масштабах государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, устанавливаются типовые сроки исполнения. Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в федеральных законах РФ, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней. Исполнение документа контролируется с момента постановки его на контроль (в месте, отведенном для этого реквизита ГОСТ Р 6.30–2003). Контроль за исполнением документов и содержащихся в них распоряже- ний осуществляют руководители организации, руководители структур- ных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный 40 41 контроль за исполнением документов возлагается на службу документа- ции организации. Наряду с общим порядком контроля составление и исполнение не- которых особо важных документов подвергается особому контролю. Категории документов, подлежащих особому контролю, устанав- ливаются в соответствии с действующими нормативными актами и уче- том специфики деятельности организации. Они закрепляются в специ- альном перечне. По указанию руководства «на контроль» могут быть поставлены и другие документы, не включенные в перечень, а также от- дельные устные указания. Определяющим критерием постановки документа на контроль является его содержание. Результаты контроля за исполнением документов, как правило, фик- сируются на регистрационных карточках. Данные о ходе исполнения документов вносят в графу «Контрольные отметки» на оборотной сторо- не карточки. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены по- ставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу дела. После исполнения документы снимаются с контроля. Снимать до- кумент с контроля может только то должностное лицо, которое постави- ло его на контроль. Данные об исполнении документа и снятии с контро- ля вносятся в контрольную карточку. В настоящее время широко применяется автоматизированный кон- троль за исполнением документов, что значительно повышает его опера- тивность, четкость и действенность. Данные о результатах исполнения контролируемых документов обобщаются по состоянию на первое число каждого месяца и доклады- ваются руководству организации. Сведения о ходе и результатах контроля за исполнением докумен- тов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и совершенствова- нию организации контроля. 3.4. Анализ данных об исполнении документов Степень исполнения документов можно охарактеризовать количе- ственно, исчисляя коэффициент, который в общем виде выглядит следу- ющим образом: н и исп К Q Q , где К исп – коэффициент исполнительности; Q и , Q н – соответственно коли- чество фактически исполненных за определенный период документов и количество подлежащих исполнению невыполненных документов в от- четный период. Своевременность исполнения документов можно оценить как в целом по организации по всему массиву документации, так и дифферен- цированно по следующим группам документов: административная документация (документация вышестоящих организаций); коммерческая документация (договоры, переписка по догово- рам); управленческая документация организации (приказы, протоко- документация функциональных подразделений; документация производственных подразделений; документация по заявлениям, жалобам и предложениям граждан. Количественный анализ позволяет глубже оценить исполнительс- кую дисциплину в организации для совершенствования организации кон- троля и управления в целом. Расчет коэффициентов исполнительности производит контрольное подразделение службы ДОУ организации или на небольших предприя- тиях секретарь-референт руководителя. 4. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 4.1. Составление номенклатур дел Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. Государственный стандарт ГОСТ Р 51141–98 определяет дело как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопро- су или участку деятельности, помещенный в отдельную обложку». 42 43 На каждой обложке помещается этикетка-заголовок типа «Приказы рек- тора университета за 2007 г.», «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т. п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в орга- низации, с указанием сроков их хранения составляет номенклатуру дел. Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии обязательно. Она используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя, индексации доку- ментов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел является учетным доку- ментом в делопроизводстве и архиве организации для дел временного хранения (до 10 лет). Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенклатуру не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не от- ражающие вопросы основной деятельности организации. Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклату- ру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Для унификации группировки документов в организации и на пред- приятиях определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями и служат основой для составления индивидуальных (конкретных) номенклатур. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкрет- ной организации или отдельного структурного подразделения. По форме, структуре и реквизитам сводная и индивидуальная но- менклатуры дел аналогичны Перечню типовых управленческих докумен- тов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра- нения (см. прил. 1). В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура. Ее составляет секретарь-референт. Свод- ную номенклатуру большой организации составляет служба ДОУ (доку- ментовед, делопроизводитель) под непосредственным руководством ру- ководителя службы. Работа по составлению номенклатур дел структур- ных подразделений координируется службой ДОУ. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за до- кументацию, согласовывается с ведущими специалистами подразделе- ния и службы ДОУ организации, подписывается руководителем подраз- деления (рис. 4.1). Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс (графа 1), который состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (час- тей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1» , «т. 2» и т. д. Если индекс подразделения 01, а заголовок дела обозначен 10, то индекс дела будет 01-10. Индексация структурных подразделений долж- на быть постоянной. Переходящие дела вносятся в номенклатуру под одним и тем же номером. Заголовок каждого дела, включенного в номенклатуру, должен по наименованию совпадать с заголовком на обложке дел. Количество дел (см. гр. 3 рис. 4.1) фиксируется в номенклатуре в соответствующей гра- фе в конце года. В графе 4 номенклатуры дел сроки хранения и номера статей уста- навливаются по упомянутому выше «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» с возможным уточнением Экспертной комиссией (ЭК) организации. В графе «Примечания» следует проставлять отметки об ответствен- ных лицах, об уничтожении дел, передаче в архив и т. д. Сводная номенклатура дел строится так, чтобы расположение ее раз- делов и дел в них соответствовало действующим положениям об органи- зации и ее структурных подразделениях, а также другим документам, оп- ределяющим ее организационную структуру и направления деятельности. Примерная последовательность расположения разделов может выг- лядеть следующим образом: канцелярия, секретарь-референт, производ- ственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной пла- ты, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный, проф- союзный комитет и т. д. Сводная номенклатура дел организации на предстоящий календар- ный год составляется в последнем квартале предшествующего ему года по следующей форме (рис. 4.2). Первый лист номенклатуры оформляет- ся на общем бланке организации формата А4. На рис. 4.2 приведена форма номенклатуры дел (с визой ЭК орга- низации) для сдачи документов на негосударственное хранение. Если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива. 44 45 Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________№_____________ _______________________ ( место составления) на______________год Н а з в а н и е р а з д е л а Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Руководитель структурного подразделения организации Дата (подпись) И. О. Фамилия СОГЛАСОВАНО Заведующий службы ДОУ организации (секретарь) ___________ И. О. Фамилия (подпись) Дата Рис. 4.1. Форма номенклатуры дел структурного подразделения После окончания делопроизводственного года сводную номенкла- туру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой запи- сью, в которой указывают количество фактически заведенных за год дел по категориям учета и их общее число (рис. 4.3). Наименование организации УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности _________№_____________ руководителя организации ________________________ (личная подпись, расшифровка подписи) Место составления Н а з в а н и е р а з д е л а Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации (личная подпись, расшифровка подписи) Дата Виза заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) ОДОБРЕНО 1 СОГЛАСОВАНО 1 Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного от__________№___ утверждения от _____________№___ Рис. 4.2. Форма сводной номенклатуры дел организации 1 Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК. 46 47 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации В том числе: По срокам хранения Всего переходящих с отметкой ЭПК 1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) Итого Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации (личная подпись) И. О. Фамилия Дата Итоговые сведения переданы в ведомственный архив. Наименование должности передавшего сведения (личная подпись) И. О. Фамилия Дата Рис. 4.3. Форма итоговой записи к номенклатуре дел |