Учебное пособие для студентов специальности 270115 экспертиза и управление недвижимостью СанктПетербург 2009
 Скачать 1.14 Mb.
|
|
5. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ 5.1. Экспертиза ценности документов Ценность содержащейся в документах информации различна. Зна- чительная часть документов несет в себе информацию разового характе- ра. После использования этой информации документы теряют свое зна- чение и дальнейшее хранение становится нецелесообразным. Часть документов по характеру содержащейся в них информации сохраняют свое значение в течение определенного периода, после чего они его теряют и подлежат уничтожению. Но есть документы, хранение которых осуществляется постоянно, так как они представляют собой го- сударственную ценность и являются национальным достоянием. Следовательно, документы нуждаются в оценке содержащейся в них информации и определении длительности хранения. Все операции по оценке документов и определении их государственного, социально-куль- турного и другого значения выполняются как экспертиза в течение всего процесса работы с ними, а именно в результате прохождения следующих трех этапов: присвоение номера регистрации документа и работа с ним ис- полнителя; завершение работы исполнителя с документом и передача его на уничтожение или подготовка к сдаче в архив; определение характера, места и длительности хранения доку- мента, осуществляемое экспертной комиссией организации или государ- ственного архива. Особая роль в экспертизе ценности документов принадлежит экс- пертным комиссиям (ЭК), которые создаются во всех организациях. В организациях 1-й категории – центральные экспертные комиссии (ЦЭК), объединяющие и координирующие деятельность экспертных комиссий структурных подразделений. Экспертные комиссии назначаются прика- зом руководителя организации в составе не менее 3–5 человек под пред- седательством одного из руководящих работников. Экспертная комиссия организации должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно- методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. При- мерное положение о постоянно действующей комиссии учреждения, орга- низации, предприятия (прил. 1). Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют пра- вильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других документов. Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-провероч- ной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает реше- ния ЭК. 48 49 Негосударственные организации самостоятельно принимают реше- ния по экспертизе ценности документов. Однако они также должны со- гласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении до- кументов на уничтожение. Результатом работы ЭК является распределение документов на че- постоянного хранения в государственных архивах; временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению по истечении срока хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по лич- ному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуще- ствляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разреше- ния архивной организации. Уничтожение документов и дел оформляется актом (прил. 21). 5.2. Оформление дел и передача их на архивное хранение Оформление дел – подготовка дел к хранению в соответствии с ус- тановленными правилами. Оно начинается с момента заведения их в орга- низации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомствен- ный архив по окончании календарного года, в котором они заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюров- ке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индек- са, заголовка дела и т. д. Оформление дел проводится работниками службы документацион- ного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшива- ются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная подпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т. п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточне- ние обозначений на обложках не производится, описи на дела не состав- ляются, учет ведется по номенклатуре дел. Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомен- дуется составлять внутреннюю опись документов, которую помещают в начале дела (рис. 5.1). ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ Документов дела № _______ 00.00.0000 № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа № листов дела Примечание Итого _______________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней стороны ______________________________ (цифрами и прописью) Должность (подпись) И. О. Фамилия Рис. 5.1. Форма внутренней описи документов дела Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела (рис. 5.2). Обложки дел (рис. 5.3) оформляют в соответствии с требовани- ями ГОСТ 17914–72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью. После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документа- ми в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, которую утверждает руководитель организации, получив одоб- рение ЭК организации. Описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации (рис. 5.4). 50 51 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №______ В деле подшито, вложено и пронумеровано____________________________ листов (цифрами и прописью) В том числе литерные листы_______________________________________________ пропущенные номера___________________________________ + листов внутренней описи__________________________________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дел Номера листов 1 2 Наименование должности лица, оставившего заверительную надпись (подпись) И. О. Фамилия Дата Рис. 5.2. Форма листа-заверителя дела Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в го- сударственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, ос- тающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах. В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела времен- ного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотре- нию руководства организации (учитываются возможности архива, час- тота обращения к документам прошлых лет и т. д.). Документы, как уже говорилось, принимают в архив после прове- дения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временно- го хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комис- сией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел. Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ___________________________________________________________________________ Ф. №______________ Оп. №_____________ Д. №______________ ___________________________________________________________________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ___________________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО №______том №_____ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ___________________________________________________________________________ (заголовок дела) __________________________________________________________________________________ (дата) на__________листах хранить___________ Ф. №_________ Оп. №________ Д. №_________ Рис. 5.3. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 52 53 УТВЕРЖДАЮ руководитель организации (подпись) И. О. Фамилия дата ОПИСЬ № 00 № п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 В данную опись внесено дел с № по № , в том числе: литерные номера: . пропущенные номера: Наименование должности составителя описи (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000 СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО Наименование должности Протокол ЭК руководителя канцелярии организации (подпись) И. О. Фамилия от 00.00.0000 № 00 00.00.0000 Передал дел (цифрами и прописью) и регистрационно-контрольных карточек к документам. Наименование должности сотрудника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000 Принял дел (цифрами и прописью) и регистрационно-контрольных карточек к документам. Заведующий архивом (подпись) И. О. Фамилия 00.00.0000 Рис. 5.4. Форма описи дел постоянного и длительного сроков хранения До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и пред- приятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По исте- чении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организа- ций и предприятий в государственные архивы. 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 6.1. Организационная структура и функции службы делопроизводства Служба делопроизводства (отдел, отделение, отдельный исполни- тель) – составная часть аппарата управления, занимающегося информа- цией и работой с ней. Служба делопроизводства и помещение, в котором она находится, часто называется канцелярией. При формировании службы делопроизводства должны обеспечи- ваться ее четкое построение и нормативная загрузка работников служ- бы, так как недостаточное количество работников приводит к их пере- грузке, к задержке исполнения документов (волокита), а излишнее коли- чество ложится тяжелым финансовым грузом на организацию, способствует пренебрежительному отношению работников к своим обя- занностям. На практике сложились следующие три формы организации рабо- ты с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма применяется в организациях с большим доку- ментооборотом. Она предусматривает выполнение всех операций с до- кументами в одном структурном подразделении (канцелярии или общем отделе). Децентрализованная форма работы с документами предполага- ет выполнение операций делопроизводства в структурных подразделе- ниях организации, в большинстве случаев территориально разобщенных. Смешанная форма может быть использована в крупных производствен- ных объединениях со сложной структурой и большим объемом документо- оборота. При смешанной форме часть операций выполняют централизован- но (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть – децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хране- ние документов, формирование дел). Выбор формы организации работы с документами для конкретного предприятия зависит от объема доку- ментооборота, характера работы предприятия и территориального раз- 54 55 мещения его подразделений, технического оснащения службы делопро- изводства и уровня квалификации работников аппарата управления. Наиболее распространенной формой делопроизводственной служ- бы является канцелярия. Канцелярия – это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосред- ственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на ос- нове Положения о канцелярии. Организационная структура канцелярии (рис. 6.1) может включать экспедицию, секретариат, машинописное бюро (компьютерная группа), контрольную группу, копировально-множительное бюро, архив. Состав канцелярии и численность ее сотрудников зависят от масштаба органи- зации, территориального размещения структурных подразделений и уров- ня механизации обработки документов. Для предприятий малого бизнеса организационная структура кан- целярии представлена на рис. 6.1. ___________________ административное подчинение ---------------------------- канцелярия Руководитель организации Секретарь, секретарь-референт Делопроизводитель по приемке, отправке, учету и контролю корреспонденции Делопроизводитель по оформлению, размножению и хранению корреспонденции Рис. 6.1. Организационная структура канцелярии малого предприятия 6.2. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства ого- вариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших органи- зационных документов относятся «Положение о службе» (положение о канцелярии), «Инструкция по документированию управленческой дея- тельности организации», должностные инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации. Приведем типовое положение о канцелярии, конкретное примене- ние которого может варьироваться в зависимости от масштабов пред- приятия, организации, фирмы. Типовое положение о канцелярии 1. Общие положения 1.1. Канцелярия осуществляет работу с документами в организа- ции и является ее самостоятельным структурным подразделением. 1.2. Канцелярию возглавляет начальник, подчиненный непосред- ственно руководителю организации. 1.3. Начальник канцелярии назначается и освобождается от зани- маемой должности руководителем организации. 1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством; распорядительными актами государственных и вышестоя- щих организаций; Уставом данной организации; Инструкцией по документированию управленческой дея- тельности, утвержденной руководителем организации; Положением о канцелярии. 2. Основные задачи и функции 2.1. Основная задача канцелярии – обеспечение четкой организа- ции работы с документами. 2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлага- ются следующие функции: обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исхо- дящей и внутренней документации; 56 57 организация работы заседаний при руководстве организа- ции и контроль за выполнением принятых ими решений; осуществление систематического контроля за своевремен- ным исполнением документов; оформление и рассылка распорядительных документов, кон- троль за правильным и своевременным составлением и оформле- нием документов, формирование их в дела, рациональная органи- зация переписки; осуществление приема, регистрации, хранения, учета, дос- тавки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение; организация приема руководителем посетителей по личным вопросам. 2.3. Функции структурных подразделений канцелярии: Секретариат – подразделение канцелярии, предназначенное для обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-рефе- рент, секретарь руководителя организации, секретари заместителей ру- ководителя организации) выполняет следующие основные функции: рассматривает и подготавливает к докладу руководству орга- низации поступающую корреспонденцию; подготавливает по указанию руководителя организации про- екты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями; осуществляет анализ справок и докладов структурных под- разделений и дает заключения и предложения по ним; следит за правильностью составления и оформления доку- ментов, проверяет качество подготовки документов, представляе- мых на подпись руководству организации; обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством организации; производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них, контролирует исполнение принятых решений; составляет сводную номенклатуру дел организации и пред- ставляет ее руководству на утверждение; осуществляет бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командиро- вок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т. д.). Экспедиция – подразделение, осуществляющее прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции. Экспедиция выполняет: прием поступающих документов, их сортировку и распре- деление по структурным подразделениям организации; доставку документов в структурные подразделения; обработку и отсылку отправляемых документов; количественный учет документооборота. : осуществляет учет и регистрацию документов, ведет конт- роль за оформлением исходящих и внутренних документов (в от- ношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям); осуществляет формирование и ведение справочно-инфор- мационного массива; осуществляет учет документов «для служебного пользова- ния» и с грифом «конфиденциально», находящихся в структурных производит оформление и рассылку распорядительных до- кументов по указанию начальника канцелярии; составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив организации. : осуществляет контроль за своевременным исполнением до- кументов. Информирует руководство организации о ходе исполне- ния документов; осуществляет контроль за сроками исполнения структурны- ми подразделениями поручений руководства организации; анализирует контроль исполнения документов и подготав- ливает соответствующие справки для руководства. Группа (исполнитель) по учету писем, жалоб и предложений граждан: осуществляет прием и регистрацию заявлений, предложе- ний и жалоб граждан; готовит на рассмотрение руководству организации получен- ную корреспонденцию по наиболее важным вопросам; 58 59 направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение; осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает граждан о результатах их рассмотрения руковод- ством; обобщает материалы по рассмотрению писем граждан, раз- рабатывает и представляет руководству предложения по устране- нию имеющихся недостатков; организует прием граждан руководством организации. Группа оформления документов: осуществляет работу по перепечатке служебных докумен- тов для всех структурных подразделений; производит стенографирование выступлений участников заседаний и совещаний с последующей расшифровкой и распечат- кой текста. Копировально-множительное бюро: выполняет копирование и тиражирование документов; подготавливает, брошюрует рекламную продукцию. Архив: производит прием, учет, хранение и использование дел; оказывает методическую помощь в оформлении дел, подле- жащих сдаче в архив; осуществляет контроль за правильностью составления но- менклатуры дел в структурных подразделениях организации; осуществляет контроль за правильным формированием, хра- нением и использованием дел в структурных подразделениях; подготавливает дела к передаче на хранение в государствен- ный архив. |