Учебное пособие для студентов специальности 270115 экспертиза и управление недвижимостью СанктПетербург 2009
 Скачать 1.14 Mb.
|
|
10.3. Общая структура делового письма Простое письмо – это малообъемный документ, в котором рассмат- ривается только один вопрос. Сложное письмо – многоаспектный доку- мент. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Любое письмо состоит как бы из трех частей. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения выше- стоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п. Пример структуры письма-просьбы: 1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой. 2. Излагается суть просьбы. 3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы. Письмо не должно занимать более одной страницы формата А4. На рис. 10.1, 10.2 приводятся макет входящего и образец исходяще- го деловых писем. Герб (или эмблема, товарный знак) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ справочные данные об организации Адресат: Наименование почтовый адрес, должности индекс предприятия связи И. О. Фамилия (все в дательном падеже) ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД Название ул., дом № . Город, почтовый индекс 00.00.00000 № 00/00-000 на № 00 от 00.00.0000 Заголовок к тексту (отвечает Резолюция: на вопрос «О чем?», начинается ФИО ответственного лица, с предлога «О») суть работы, срок исполнения Подпись руководителя Дата Если текст состоит из двух и более абзацев, то его печатают с пятого знака от левого поля. Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля формуляра. Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр. Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций. Приложение: на … л., в … экз. Подпись: Наименование должности (подпись) И. О. Фамилия Визы (приводятся на копии): Должность (подпись) И. О. Фамилия Дата Исполнитель (инициалы, фамилия) Телефон (000 00 00) В дело 00/00 (подпись) Идентификатор Дата электронной копии документа Организация Вх. №___ «__»____20__г. Отметка о контроле Рис. 10.1. Макет входящего делового письма 96 97 АО «Старт» Директору 115218, Москва Выставочного центра ул. Новая, 28 «Экспо-Бизнес» тел. 129-99-98 г-ну Страхову Ю. В. факс 129-9656 ул. Вострякова, 118 E-mail:… Москва, 110020 12.02.99. № 25/08-15 На №_____от______ Об участии в выставке Уважаемый Юрий Викторович! Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного центра, опубликованными в № 5 «Экономической газеты» от 15.01.98, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра. Просим включить нашу организацию в число участников выставки. Приложение: на 3-х л. в 2-х экз. С уважением Директор (личная подпись) О. Н. Некрасов Рис. 10.2. Образец исходящего письма Рекомендуемая литература 1. Басаков, М. И. Справочник секретаря по делопроизводству / М. И. Баса- ков. – М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2005. – 320 с. (Серия «Безупречные документы»). 2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифи- цированная система организационно-распорядительной документации. Требова- ния к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. 3. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре- деления. – М.: Изд-во стандартов, 1998. 4. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспече- ние управления: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 364 с. (Выс- шее образование). 5. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Орга- низация и технология работы. – М.: ООО «ТК Велби», 2003. 98 99 ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение 1 ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ Утверждены Росархивом 6 октября 2000 года (Извлечение) Но мер ста- тьи Вид документа Срок хранения документов Примечание 1 2 3 4 1. Организация системы управления 1.1. Распорядительная деятельность Законодательные, иные норматив- ные акты (законы, указы, поста- новления, распоряжения, решения) Президента Российской Федера- ции, законодательных, исполни- тельных органов государственной власти, судебных органов РФ, субъектов РФ, органов местного самоуправления: а) по месту разработки Постоянно 1 б) в других организациях До окончания надобности Относящиеся к деятельно- сти организа- ции – посто- янно 2 Проекты нормативных актов Пре- зидента Российской Федерации, исполнительных органов государ- ственной власти, судебных органов РФ, субъектов РФ, органов местно- го самоуправления: а) по месту разработки Постоянно б) в других организациях До окончания надобности Продолжение прил. 1 1 2 3 4 3 Инициативные предложения, вне- сенные в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления: документы (докладные записки, заключения, справки и др.) по их разработке Постоянно 4 Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Россий- ской Федерации, органов государ- ственной власти Российской Феде- рации, органов местного само- управления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению Постоянно 5 Протоколы, постановления, реше- ния, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информация, докладные записки, сводки, выписки, бюлле- тени голосования (1), доверенности и др.) к ним: (1) – до пре- кращения дея- тельности ак- ционерного общества; по- сле прекраще- ния – ЭПК; а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) Постоянно (2) б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.) Постоянно (2) (2) – прислан- ные для сведения – до окончания надобности в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) Постоянно (2) - 100 101 Продолжение прил. 1 1 2 3 4 г) совещаний у руководителя организации Постоянно (2) д) собраний трудовых коллективов организации Постоянно (2) е) собраний структурных подразделений организации 5 лет ЭПК ж) общих собраний акционеров Постоянно 6 Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады и др.) к ним: а) по основной деятельности Постоянно б) по личному составу 75 лет (2) ЭПК в) по административно- хозяйственным вопросам 5 лет (1) – прислан- ные для све- дения – до окончания на- добности; (2) – о предос- тавлении оче- редных и до- полнительных отпусков, де- журствах, взысканиях, краткосроч- ных внутри- российских командиров- ках – 5 лет 7 Проекты приказов, распоряжений 1 год Продолжение прил. 1 1 2 3 4 8 Документы (постановления, реше- ния, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров: а) по месту проведения Постоянно б) в других организациях До окончания надобности 9 Документы (справки, отчеты, док- лады, обзоры, переписка) о реали- зации решений съездов, конгрес- сов, конференций, совещаний, се- минаров Постоянно 10 Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомен- дации: (1) – после замены новы- ми а) по месту разработки и утвер- ждения Постоянно б) в других организациях 3 года (1) 11 Проекты правил, инструкций, рег- ламентов, методических указаний и рекомендаций; доку- менты (заключения, предложения, справки, докладные записки, пере- писка) по их разработке и приме- нению 3 года (1) ЭПК (1) – после ут- верждения 12 Переписка с исполнительными ор- ганами государственной власти Российской Федерации, субъекта- ми Российской Федерации, орга- нами местного самоуправления по основным вопросам деятельности 5 лет ЭПК 102 103 Продолжение прил. 1 1 2 3 4 1.2. Организационные основы управления Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): а) по месту разработки и утвер- ждения Постоянно 13 б) в других организациях 3 года (1) (1) – после замены новы- ми 14 Учредительные договоры, измене- ния и дополнения к ним, протоко- лы учредительных собраний него- сударственных организаций, спи- ски учредителей (участников) Постоянно 15 Свидетельства о регистрации, лик- видации организации, разрешения, уведомления на открытие филиа- лов, представительств Постоянно 16 Положения о структурных подраз- делениях организации; коллеги- альных исполнительных, кон- трольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представи- тельствах Постоянно 17 Проекты уставов, положений; до- кументы (справки, докладные за- писки, предложения, отзывы) по их разработке 3 года (1) ЭПК (1) – после ут- верждения 18 Структуры и схемы организации управления, пояснительные запис- ки к ним: а) по месту разработки и утвер- ждения Постоянно б) в других организациях До замены но- выми Продолжение прил. 1 1 2 3 4 19 Документы (лицензии, квоты, про- токолы, решения, книги регистра- ции и др.) о лицензировании дея- тельности организации Постоянно Перечни видов лицензируемой деятельности а) по месту разработки и утвер- ждения Постоянно 20 б) в других организациях До замены но- выми 21 Документы (сертификаты, свиде- тельства, аттестаты, представле- ния, протоколы, положения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккредитации и сертификации Постоянно 22 Документы (постановления, прото- колы, уставы, планы, балансы, ак- ты, договоры, контракты, свиде- тельства и др.) о приватизации Постоянно (1) (1) – при на- личии в орга- низации ко- пии докумен- тов до окон- чания надоб- ности 23 Договоры о правах и обязанностях: а) с руководителем организации Постоянно б) с членами коллегиальных ис- полнительных и др. органов орга- низации 5 лет (1) ЭПК (1) – после ис- течения срока действия до- говора в) с другой организацией 5 лет (1) ЭПК 24 Реестры акционеров Постоянно 25 Реестры владельцев ценных бумаг Постоянно 26 Списки аффилированных лиц, спи- ски лиц, имеющих право на диви- денды Постоянно : 104 105 Продолжение прил. 1 1 2 3 4 27 Документы (сертификаты, свиде- тельства о регистрации акций, ак- ты) на прием-передачу акций (па- кетов акций) Постоянно 28 Договоры о продаже-покупке ак- ций акционерами 5 лет (1) ЭПК (1) – после ис- течения срока действия до- говора 29 Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров Постоянно 30 Положения о долевой собственно- сти, выпуске и определении акций, ценных бумаг, образцы акций, про- спект миссии акций Постоянно 31 Документы (подписные листы, за- явки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета до- ходов акционеров и др.) по акцио- нированию 5 лет ЭПК 32 Штатные расписания организации, изменения к ним: а) по месту разработки и утвер- ждения Постоянно б) в других организациях 3 года 33 Проекты штатных расписаний; до- кументы (справки, предложения, заключения, переписка) по их раз- работке и изменению 3 года (1) ЭПК (1) – после ут- верждения 34 Штатные расстановки 75 лет 35 Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц: а) по месту разработки и утвер- ждения Постоянно (1) – после замены новы- ми б) в других организациях 3 года (1) Продолжение прил. 1 1 2 3 4 36 Приемо-сдаточные акты: приложе- ния к ним (за исключением инвен- таризационных документов, преду- смотренных ст. 192), составленные при смене: а) руководителя организаций Постоянно б) должностных, ответственных и материально ответственных лиц 5 лет (1) (1) – после смены должностно- го, матери- ально ответ- ственного ли- ца 37 Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реор- ганизации, переименовании орга- низации Постоянно 38 Документы (протоколы, акты, ба- лансы, заключения, уведомления, решения судов, выписки из госу- дарственного реестра и др.) о лик- видации организации Постоянно (1) (1) – при на- личии в opганизации подлинников, копии документов до окончания на- добности 39 Документы (информация, справки, сводки, сведения, докладные за- писки) по основной отраслевой (специфической) деятельности ор- ганизации Постоянно 40 Документы (информация, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой (специфи- ческой) деятельности организации 5 лет ЭПК 41 Переписка по организационным вопросам деятельности, в том чис- ле о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, серти- фикации, приватизации, акциони- ровании 5 лет ЭПК организации 106 107 Продолжение прил. 1 1 2 3 4 42 Документы (аналитические обзо- ры, доклады, справки, сводки, док- ладные записки) об основной дея- тельности, представляемые в орга- ны исполнительной власти, органы местного самоуправления, выше- стоящие организации Постоянно (1) (1) – по опе- ративно- хозяйствен- ным вопросам – 5 лет ЭПК 43 Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации 5 лет ЭПК 44 Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рас- смотренные коллегиальными и ис- полнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня соб- рания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об адми- нистративно-организационной дея- тельности 5 лет ЭПК 45 Документы (программы, заседания, отчеты, доклады, переписка) о ко- мандировках 5 лет ЭПК 46 Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглаше- ния, рекламные проспекты, по- здравительные адреса, тематиче- ские фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и про- ведении съездов, конгрессов, кон- ференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: а) по месту проведения 5 лет ЭПК б) в других организациях До окончания надобности Продолжение прил. 1 1 2 3 4 47 Документы (исторические и тема- тические справки, обзоры, подбор- ки публикаций в средствах массо- вой информации, видеозаписи, фо- тодокументы и др.) по истории ор- ганизации и ее подразделений Постоянно 1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов Типовые и примерные номенкла- туры дел: а) по месту разработки и утвер- ждения Постоянно 66 б) в других организациях До замены но- выми 67 Документы (номенклатуры, переч- ни, классификаторы дел и доку- ментов) об организации докумен- тов в делопроизводстве организа- ции, о составе и сроках их хране- ния: а) по месту разработки и утвер- ждения Постоянно б) в других организациях До замены но- выми 68 Проекты документов (номенкла- тур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения 3 года (1) (1) – после ут- верждения 69 Целевые программы информатиза- ции; документы (техническое зада- ние, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним Постоянно ным вопросам – 5 лет ЭПК 108 109 Продолжение прил. 1 1 2 3 4 70 Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенст- вовании документационного обес- печения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации 5 лет ЭПК 71 Договоры о проектировании, раз- работке, внедрении автоматизиро- ванных систем и программных продуктов 5 лет (1) ЭПК (1) – после ис- течения срока действия до- говора 72 Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля: а) распорядительных и норматив- ных документов opганизации Постоянно (1) б) поступающих и отправляемых документов 3 года в) обращений граждан г) телеграмм, телефонограмм, фак- сов, заявок на переговоры 3 года (1) – хранятся в организа- ции, подлежат приему в го- сударствен- ный, муници- пальный ар- хив д) аудиовизуальных документов 3 года (1) ЭПК 73 Дела фонда (исторические и тема- тические справки, сведения о со- ставе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, вы- деления дел и документов к унич- тожению, утратах и повреждениях документов) Постоянно (1) (1) – на госу- дарственное, муниципаль- ное хранение передается при ликвида- ции организа- ции 74 Описи дел: (1) – неутвер- жденные до окончания на- добности; (2) – после уничтожения дел Продолжение прил. 1 1 2 3 4 а) постоянного хранения (утвер- жденные) Постоянно (1) б) временного хранения 3 года (2) Документы (журналы, книги, лис- ты, сводки) учета: а) приема посетителей 3 года б) рассылки документов 2 года в) бланков строгой отчетности 3 года г) машинописных, компьютерных работ 1 год 75 д) выдачи дел во временное поль- зование 3 года 76 Топографические указатели 1 год (1) (1) – после замены новы- ми 77 Документы (акты, требования, за- явки, заказы) учета выдачи дел во временное пользование 3 года (1) (1) – после возвращения документов 78 Документы (заявления, разреше- ния, переписка) о допуске к озна- комлению с документами 10 лет 79 Книги, журналы регистрации вы- дачи архивных справок, копий, выписок из документов 5 лет 80 Копии архивных справок, выдан- ные по запросам граждан: доку- менты (заявления, опросы, справ- ки, переписка) к ним 5 лет 81 Договоры, соглашения с архивны- ми учреждениями, иными органи- зациями по вопросам архивного дела и делопроизводства 5 лет (1) ЭПК (1) – после истечения действия до- говора |