Учебное пособие для студентов специальности 270115 экспертиза и управление недвижимостью СанктПетербург 2009
 Скачать 1.14 Mb.
|
|
1.3. Виды документов и их классификация Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы: документы по общим и административным воп- росам общего руководства предприятием (организацией) и его произ- водственной деятельностью (их могут составлять работники всех подраз- делений предприятия) и документы по функциям управления, которые составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов плани- рования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: служебные пись- ма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Офор- мление этих документов унифицировано, но они различаются: по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступаю- щие из других предприятий, организаций и от частных лиц); содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как прави- ло, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в оп- ределенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не уста- новлен; происхождению – служебные, затрагивающие интересы пред- приятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и явля- ющиеся именными; 12 13 виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты; средствам фиксации – письменные, графические, фото-, кино- документы и т. д.; степени секретности – без грифа (открытые), для служебного пользования, секретные; срокам хранения – не подлежащие хранению, подлежащие хра- нению в течение определенного срока, постоянного (бессрочного) хра- нения. Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформлен- ный экземпляр документа, составленный впервые. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим ли- цом. На копиях служебных документов, требующих особого удостове- рения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия, а выписка из того или ино- го его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям представлено право в случае утери владельцем подлин- ного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов Документы состоят из отдельных элементов (например, дата, под- пись, печать и т. д.), которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов доку- мента отражает его форму и называется формуляром. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксиро- вание и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по до- кументированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов предприятия. Для оформления большинства документов ис- пользуются два вида бланков: общий бланк предприятия для оформле- ния всех видов документов, кроме писем, и бланк для писем. Изготавли- ваются бланки двух форматов – А4 (210 297 мм) и А5 (210 148 мм). Бланки каждого вида проектируются на основе продольного и углового расположений реквизитов. В управленческой деятельности предприятий используются, глав- ным образом, текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их со- вокупность – управленческой документацией. При оформлении документов следует руководствоваться действу- ющим в настоящее время ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная систе- ма документации». Требования этого ГОСТа распространяются на ОРД, относящиеся к Унифицированной системе ОРД (УСОРД) – постановле- ния, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов (расположение их показано на рис. 1.1). 01 02 03 08 09 10 04 05 06 07 11 12 13 14 18 20 21 22 25 23 24 26 27 28 30 29 210 15 17 16 19 10 20 10 3 73 18 20 17 40 20 16 20 29 7 Рис. 1.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка 14 15 Перечень реквизитов 1. Изображение Государственного герба Российской Федерации. 2. Герб субъекта Российской Федерации. 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). 4. Код организации по Общероссийскому классификатору предпри- ятий и организаций (ОКПО). 5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. 6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). 7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 8. Наименование организации – составителя документа. 9. Справочные данные об организации. 10.Название документа. 11.Дата документа. 12.Регистрационный номер документа. 13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа. 14.Место составления или издания документа. 15.Адресат. 16.Гриф утверждения документа. 17.Резолюция. 18.Заголовок к тексту. 19.Отметка о контроле. 20.Текст. 21.Отметка о наличии приложения. 22.Подпись. 23.Гриф согласования. 24.Виза. 25.Печать. 26.Отметка о заверении копии документа. 27.Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона. 28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29.Отметка о поступлении документа. 30.Отметка о переносе данных на машинный носитель. Обязательными (переменными) реквизитами документа являются: название организации (автора документа), название документа (не ука- зывается при оформлении писем), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются дополнительными. Постоян- ные реквизиты наносятся, как правило, типографским способом и со- ставляют бланк документа. 1.5. Размеры бумаги, применяемые в документировании ГОСТ 9327060 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С – дополнительными. Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; от- дельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса. Исходный формат – А0, площадь которого 1 м 2 , с габаритными раз- мерами 842 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деле- ния предшествующего формата на две равные части параллельно мень- шей стороне. Форматы, используемые для оформления документов Формат Размеры, мм Назначение А3 297 u420 Для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений А4 А5 210 u297 148 u210 Приказы, письма и др. ОРД А6 105 u148 Справки разного рода Размеры полей деловых документов Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и ниж- нее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной сторо- ны листа наоборот: левое поле должно составлять не менее 10 мм, пра- вое – не менее 20 мм. Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, дис- сертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: ле- вое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм. 16 17 1.6. Правила оформления реквизитов 1. Изображение Государственного герба РФ помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Рос- сийской Федерации. 2. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответ- ствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ. 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) по- мещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Госу- дарственный герб РФ или герб субъекта РФ. 4. Код организации по Общероссийскому классификатору предпри- ятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа. Например, 44465533. Реквизит служит для ускорения передачи документированной ин- формации по каналам электронной связи и сокращения количества воз- можных ошибок, возникающих при передаче данных и в сложных назва- ниях организаций. 5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдава- емыми налоговыми органами. 6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с доку- ментами, выдаваемыми налоговыми органами. 7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Например: Код КЧ Наименование документа 0200000 2 Унифицированная система организационно- распорядительной документации 0211231 2 Устав (каждый документ имеет свой код) 8. Наименование организации-составителя документа. Наимено- вание организации должно строго соответствовать названию, указанно- му в уставе, положении или другом нормативном акте. Указывается пол- ное и сокращенное название организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокра- щенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование филиала, территориального отделения, представи- тельства, структурного подразделения организации указывают в том слу- чае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляю- щее организацию. Реквизит, как правило, оформляется при изготовлении бланка типографским способом. 9. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (но- мера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 10. Название вида документа (акт, приказ, протокол, справка и т. д.) должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифи- цированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). Реквизит указывается только при подготовке документов на общем бланке предприятия. В письме наименование вида документа не указывают. 11. Дата документа – дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 10.06.2000 г. Допускается словесно-циф- ровой способ оформления: 10 июня 2000 г. 12. Регистрационный номер документа состоит из его порядково- го номера, который можно дополнять по усмотрению организации ин- дексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, ис- полнителях и др. 18 19 Индекс дела по номенклатуре включает условное обозначение под- разделения, куда направлен документ или где был создан, и номер дела по номенклатуре, в которое он будет помещен, например: 12/21, где 12 – условное обозначение подразделения; 21 – порядковый номер дела по номенклатуре. При регистрации документа к индексу дела по номенклатуре до- бавляется порядковый номер входящего или исходящего документа. При этом индекс входящего документа получает следующий вид: 846-12/21, где 846 – регистрационный номер входящего документа. Индекс исходящего документа имеет иную последовательность его составных частей: 12/21-350, где 350 – регистрационный номер исходя- щего документа. 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включа- ет регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составле- ния или издания указывают с учетом принятого административно-тер- риториального отделения, и оно включает только общепринятые сокра- щения. 15. В качестве адресата могут выступать организации, их струк- турные подразделения, должностные или физические лица. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Должность лица, которому адресован документ, указывают в да- тельном падеже, инициалы перед фамилией. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление А. С. Сидорову или Президенту АОЗТ «Сиблитмаш» И. И. Иванову В состав реквизита «адресат» при необходимости может включать- ся почтовый адрес. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При боль- шом количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Редакция журнала «Новый мир» Малый Путенковский переулок, 1/2, ГСП, Москва, 103806 При адресовании документа физическому лицу указывают фами- лию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Гуляеву А. И. ул. Мира, д. 11, кв.12, Новосибирск, 630102 Допускается центрировать каждую строку реквизита адресат по отношению к самой длинной строке. Например: Председателю ЗАО «Сиблитмаш» В. А. Григорьеву 16. Гриф утверждения документа ставится должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения до- кумента должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наиме- нования должности лица, утверждающего документ, его подписи, ини- циалов, фамилии и даты утверждения. 20 21 Например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗ «Большевистский текстиль» (личная подпись) И. В. Сергеев 12.09.2003 При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕР- ЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек. Например: УТВЕРЖДЕНО Протоколом общего собрания акционеров от 15.03.2000 № 4 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 17. В резолюции даются указания по исполнению решения, поста- новления и т. п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: А. В. Зайцевой, П. С. Никитину Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Гермес» к 10.02.2001 18. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2001 года; протокол (чего?) «Заседания пе- дагогического совета». 19. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывает- ся в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не ука- зан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Отме- чается буквой «К» или штампом «Контроль». 20. Текст – это основная информационная часть документа и важ- нейший реквизит. Он должен быть логичным, четким. Текст состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели со- ставления документа, во второй, заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть). Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. До 12.02.02 коммерческому директору Петрову И. В. подготовить отчет о про- деланной работе. 21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет прило- жения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например: Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение 1 к постановлению администрации области от 10. 02. 2007 № 10 22 23 Допускается слово Приложение печатать прописными буквами, с наименованием документа, его датой и регистрационным номером, рас- полагать по центру (посередине) относительно самой длинной строки. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора Института от 16.05.2007 № 4 22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование долж- ности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформ- лен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например: Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления (личная подпись) Н. А. Сергеев или Директор института (личная подпись) Н. А. Сергеев При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот- ветствующей занимаемой должности. Например: Директор завода (личная подпись) В. В. Волков Главный бухгалтер (личная подпись) В. М. Семенова При подписании документа несколькими лицами равных должнос- тей их подписи располагают на одном уровне. Например: Заместитель министра Заместитель министра транспорта РФ сельского хозяйства РФ (личная подпись) А. А. Петров (личная подпись) А. В. Смирнов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии с распределением. Например: Председатель комиссии (личная подпись) Н. В. Куликов Члены комиссии: (личная подпись) К. М. Артемьева С. П. Матвеев В. А. Филатов Допускается в реквизите подпись центрировать наименование долж- ности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор ЗАО «Сибиряк» (личная подпись) И. И. Петров 23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наиме- нования должности лица, с которым согласовывается документ (вклю- чая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник управления профессионального образования Министерства образования и науки РФ (личная подпись) Е. Я. Бутко 12.03.2007 24 25 Если согласование производится коллегиальным органом или с по- мощью письма, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета ПУ 45 от 12.02.2007 № 5 или СОГЛАСОВАНО Письмо Главархива РФ от 10.02.2007 № 01-4/270 Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования. 24. Согласование документа оформляется визой, включающей под- пись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (ини- циалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник экономического отдела (личная подпись) А. И. Ващук 20.06.2007 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются. Начальник экономического отдела (личная подпись) А. И. Вашук Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и при- лагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны. 25. Печать ставится на документах, требующих особого удостове- рения их подлинности (юридической силы). Используются гербовые и простые печати. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захва- тывал часть наименования должности лица, подписывающего документ. Например: Начальник управления (печать, личная подпись) Г. В. Сидоров 26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную под- пись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например: Верно Инспектор отдела кадров (личная подпись) А. С. Смирнов 10.02.2007 При пересылке копии документов в другие организации или выда- че ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. 27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона рас- полагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборот- ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Аксенов 122-50-32 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполне- нии или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ. 26 27 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело долж- на быть подписана и датирована исполнителем документа или руководи- телем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 29. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс. 30. Идентификатором электронной копии документа является от- метка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страни- цы документа и содержащая наименование файла на машинном носите- ле, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. |