Учебное пособие для студентов специальности 270115 экспертиза и управление недвижимостью СанктПетербург 2009
 Скачать 1.14 Mb.
|
|
3. Права, обязанности и ответственность начальника канцелярии 3.1. Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канце- лярии, несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций согласно Положению о канцелярии. 3.2. Разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию работы делопроизводственной службы организации (структура службы, новые информационные технологии и т. п.). 3.3. Осуществляет и контролирует внедрение новых стандартов, норм, правил в отношении организации работы службы и оформления документов. 3.4. Организует и проводит мероприятия по повышению квалифи- кации работников канцелярии и специалистов организации в области документационного обеспечения управления. 3.5. Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности работников канцелярии исходя из задач и функций под- разделения. 3.6. Начальник канцелярии имеет право: требовать от работников организации справки и другие ма- териалы, необходимые руководству организации, а также инфор- мацию о выполнении заданий руководства организации; привлекать по согласованию с начальниками соответствую- щих структурных подразделений отдельных работников к подго- товке проектов документов для руководства организации. 3.7. Начальник канцелярии несет ответственность за правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицирован- ное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисцип- лину в канцелярии. Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалис- ты организации были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию. Разграничение обязанностей, прав и ответственностей между со- трудниками службы делопроизводства (канцелярии) регламентируется персональными должностными инструкциями. 6.3. Инструкция по документированию управленческой деятельности Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ конкретной организации, определяющий поря- док, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Инст- рукция является обязательным для применения в повседневной жизни руководящим документом для всех сотрудников организации. Структура Инструкции включает, как правило, следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организа- цию (входящей) документации. 60 61 3. Контроль за исполнением документов. 4. Порядок подготовки и оформления служебных документов. 5. Порядок работы с исходящими документами. 6. Регистрация исходящих документов. 7. Составление номенклатуры дел. 8. Обеспечение сохранности документов. 9. Экспертиза практической ценности документов. В отдельных случаях в Инструкцию включают раздел «Изготовле- ние, учет, хранение, обращение с печатями, штампами и гербовыми блан- ками (бланками строгой отчетности)». Перспективным является введение в Инструкцию раздела «Исполь- зование информационных технологий, средств автоматизации работы с документами». В данном разделе могут быть освещены вопросы: порядок использования систем подготовки текстово-табличных документов; порядок использования информационно-поисковых систем до- кументов; порядок использования автоматизированных средств регистра- ции, учета и контроля за состоянием (исполнением) документов. Отдельный подраздел Инструкции может быть посвящен работе по автоматизации ведения архива электронных документов. Инструкция – большой по объему документ и здесь не приводится. В сущности, в инструкции кратко излагается все, что должен знать сту- дент по окончании изучения курса делопроизводства. Более того, прора- ботав год в должности секретаря, студент сам сможет подготовить такую инструкцию для своей организации. 6.4. Табель форм документов, применяемых в организации Табель форм документов – это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В текущей деятельности организации табель форм документов вы- полняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оператив- ный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основ- ных этапов подготовки и оформления документа. Применение табеля позволяет: исключить возможность неоправ- данного создания новых форм; установить единую классификацию до- кументов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами; учесть количество видов и форм документов. 6.5. Технические средства, используемые в делопроизводстве Технические средства, используемые в управлении и делопроиз- водстве, называют оргтехникой. В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое раз- нообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назна- чением все технические средства можно разбить на следующие группы: средства для составления документов; копировальная и множительная техника; средства обработки документов; средства хранения, поиска и передачи документов; техника управленческой связи. Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях. Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов. Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов. Черновые варианты документов составляют рукописным, машино- писным способами и на персональных компьютерах. Рукописным спо- собом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов вообще составляют только от руки. Это всевозможные заяв- ления, автобиография, расписки, некоторые финансовые документы. Ру- кописным способом заполняются трафаретные документы: анкеты, лич- ные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и др. К средствам составления и оформления документов относится дик- тофонная техника – от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (на- пример, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использо- вать речевой ввод информации на печать. Персональный компьютер (ПК) стал основным и незаменимым средством не только составления документов, но и организации 62 63 рациональной и оперативной работы с ними. Компьютерные технологии радикально изменяют характер труда в делопроизводстве и управлении. Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персо- нальные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности второе место. Основные возможности компьютерных технологий в делопроиз- водстве: помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; исполь- зование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактиро- вание текста документов); передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в элект- ронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет); регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа); контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, что автоматически позволяет информиро- вать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-от- четы по документообороту); перевод текста документа с одного языка на другой (осуществ- ляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста); защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита). Рассмотрим редактирование текста документов, осуществляемое с помощью ПК. На практике используется множество программ для редактирова- ния текстов. Эти программы (Microsoft Word, Лексикон) называют тек- стовыми редакторами или текстовыми процессами. При использовании популярного редактора Word текст редактируе- мого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить до- полнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагмен- ты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагмен- ты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами – переносить части тек- ста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к ком- поновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д. Таким образом, применение компьютерной техники позволяет прак- тически автоматизировать основные функции делопроизводства. В на- стоящее время число персональных компьютеров, применяемых в де- лопроизводстве, перевалило за десятки миллионов. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономи- сту, менеджеру. При малых познаниях в области использования персональных ком- пьютеров впадать в панику не следует. Современные программы массо- вого спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для рабо- ты с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении. На рынке прикладных офисных программ- ных продуктов наиболее популярными являются пакеты Microsoft Office Professional for Windows 95 и MS Office 97; за ними по популярности с большим отрывом следует Lotus Smart Suit 96 и 97 и Corel Office Professional 7 и Русский офис, включающий национальный текстовый редактор «Лексикон 97», систему ведения личных финансов «Декарт 97», систему профессионального перевода «Сократ 97» и популярный фай- ловый менеджер «ДИСКо Командир 96». Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в несколь- ких приложениях, что существенно экономит пространство в оператив- ной памяти и на жестком диске. Многие пакеты (Microsoft Office, напри- мер) имеют русифицированные версии, что существенно облегчает работу неопытному пользователю. 64 65 7. РАБОТА С ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ 7.1. Оформление заявлений по личному составу Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, пе- ремещения сотрудников по службе, при предоставлении различного вида отпусков, поощрении и наказании сотрудников, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся прика- зы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела. При поступлении на работу граждане подают письменное заявле- ние, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в органи- зацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специ- альность, должность. В настоящее время основанием для приема на ра- боту является еще и контракт (трудовой договор). Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заяв- ление о приеме на работу (см. прил. 20). Реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления. Образец заявления ОАО «Стайлинг» Директору Н. И. Петрову ЗАЯВЛЕНИЕ 18.06.2001 Прошу принять на работу старшим инженером. (личная подпись) Г. В. Сидоров Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является ос- нованием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом. (Пример оформления заявления см. в приложениях.) Образец заявления о переводе на другую должность Наименование структурного подразделения ЗАЯВЛЕНИЕ Адресат 00.00.200... Резолюция Прошу перевести меня на должность___________________________ ___________________________________________________________ наименование должности ___________________________________________________________ наименование структурного подразделения В связи с ___________________________________________________ причина перевода _________________ ___________________ Подпись работника Расшифровка подписи Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским спо- собом, например: Директору предприятия «Адрон» Н. И. Крылову ЗАЯВЛЕНИЕ 10.05.2001 Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2001. Начальник цеха (подпись) П. С. Филимонов 66 67 7.2. Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу Издание приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу осуществляется на основании заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ) с предъявлением основных и дополнительных (при необ- ходимости) документов. Содержание приказа (распоряжения) работодате- ля должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Подготовка приказа (распоряжения) о приеме на работу сопровож- дается оформлением ряда других документов (рис. 7.1). Приказ (распоряжение) оформляется по унифицированной форме № Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме (см. прил. 11, 12) № Т-1а в случае одновременного оформления на рабо- ту нескольких работников. Трудовой договор Приказ о приеме на работу (ф. № Т-1 или № Т-1а) Запись в трудовой книжке Оформление учетных карточек (ф. №Т-2, № Т-2ГС) (МС) Бухгалтерия (открытие лицевого счета по ф. № Т-54 или Т-54-а) Рис. 7.1. Состав документов, оформляемых при приеме на работу При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу ука- зываются наименование структурного подразделения, профессия (долж- ность), испытательный срок, если работнику устанавливается испыта- ние при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из дру- гой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами, имеющи- ми отношение к трудовой функции работника, коллективным договорам. Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объяв- ление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисцип- лины и т. п. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В за- головке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О пере- воде на другую работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т. п. Обязательные реквизиты: фамилия работника (печатается пропис- ными буквами), имя и отчество (строчными буквами). Затем указывает- ся должность, структурное подразделение организации, содержание дей- ствия в отношении лица, о котором издается приказ. В приказах по личному составу констатирующая часть может от- сутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим дей- ствие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т. п. Пример оформления приказа ЗАО «Рябина» ПРИКАЗ 12.04.2001 № 36-к г. Новосибирск О приеме на работу Григорьевой В.И. ГРИГОРЬЕВУ Валентину Ивановну принять старшим экономистом с 14.04.2001 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: контракт. Директор подпись Н. И. Петров 68 69 7.3. Ведение трудовой книжки и личной карточки рабочих и служащих Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 60 ТК РФ). Работодатель (за исключением работодателей-физических лиц) обя- зан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации являет- ся для работника основной. Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой служ- бой (отделом персонала) организации в присутствии работника. При этом работник обязан предъявить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из Вооруженных сил – военный билет. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, присвоении нового тарифного разряда, установлении второй (третьей и т. д.) профессии, времени обучения на курсах переквалификации и т. д. и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведе- ния о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудо- вую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинар- ным взысканием является увольнение. Соответствующие записи в трудовую книжку вносятся кадровой служ- бой организации после издания приказа, не позднее недельного срока. Ад- министрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2 ГС (МС). Титульные листы старого и нового образцов трудовых книжек со- держат идентичные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, дата заполнения, подпись владельца книжки, печать организации, выдавшей трудовую книжку, и подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки. Общее представление о заполнении трудовой книжки в отношении сведений о работе дают фрагменты записей, соответственно, в книжках старого (рис. 7.2) и нового (рис. 7.3) образцов. Если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Све- дения о работе», заводится вкладыш к ней. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется кад- ровой службой предприятия, организации в том же порядке, что и трудо- вая книжка. Дата № записи число месяц год Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) 1 2 3 4 15 16 17 18 03 11 05 11 03 1989 1991 1994 АОЗТ «Компас-Ростов». Принята экономистом в коммерческий отдел Переведена на должность заместителя заведующего коммерческим отделом Уволена по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ Инспектор по кадрам (печать) Пр. № 18-к от 15.05.89 Пр. №37-к от 29.10.91 Пр. № 9-к от 09.03.94 (личная подпись) Рис. 7.2. Фрагмент заполнения раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке старого образца Возможна выдача дубликата книжки. Дубликат может быть выдан по причине износа, прихода в негодность старой трудовой книжки или ее утери. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день рабо- ты) и по письменному заявлению работника – копии документов, связан- ных с его работой. Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организа- ции. Невостребованные после двух лет хранения трудовые книжки (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении данного срока могут быть уничтожены. Трудовая книжка заводится один раз. Законом запрещается переда- ча трудовых книжек в пользование другим лицам, запрещается также иметь несколько трудовых книжек. 70 71 СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ ТК № 0000000 № записи Число Месяц Год Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись 1 2 3 4 16 01 03 2004 Принят менеджером в коммерческий отдел Приказ № 876-к от 01.03.2004 17 10 06 2004 Уволен по сокращению штата работников в организации, п. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ Приказ № 1027-к от 05.06. 2004 18 10 11 2004 Запись за № 16 недействительна, уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ Приказ № 1179-к от 10.11.2004 Рис. 7.3. Фрагмент заполнения сведений о работе в трудовой книжке нового образца Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту. Одним из основных документов по учету личного состава в учреж- дении является личная карточка рабочих и служащих. Все записи в кар- точке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, националь- ность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда выдан, до- машний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудо- вой книжке. В обязательном порядке проставляется дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заполняется. При увольнении работника в карточке проставляется дата и номер приказа и причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. |