Учебное пособие для студентов специальности 270115 экспертиза и управление недвижимостью СанктПетербург 2009
 Скачать 1.14 Mb.
|
|
7.4. Оформление трудового договора Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией (прил. 19). Контрактная форма оплаты труда применяется в цивилизованных стра- нах уже не одно десятилетие. Для государств СНГ, в частности для России, контракт – явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Преимущества контрактной системы – во-первых, труд работни- ков можно оплачивать в значительно большем размере, чем это пред- писано окладами, тарифными ставками оплаты и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты. Во-вторых, контрак- тная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого ра- ботника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противо- речие с профсоюзом. 7.5. Оформление характеристики Характеристика – официальный документ, который выдает адми- нистрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, коман- дирование на работу в другие страны, аттестация на должность и т. п.). Реквизиты характеристики: название вида документа (характери- стика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст, подписи; печать (формат А4). Состоит из логически связанных четырех частей: анкетные данные (ИОФ, должность, ученая степень и звание, если имеется; год рождения, образование сотрудника); данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.); собственно характеристика, т. е. оценка морально-психологичес- ких и деловых качеств сотрудника; его отношения к работе; повышения профессионального уровня, поведения в быту; заключительная часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреж- дения. 72 73 7.6. Оформление автобиографии и резюме Автобиография – документ, который автор составляет самостоя- тельно. Составляется в произвольной форме. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке. Форма изложения повествовательная от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке, чтобы можно было составить представле- ние о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-полити- ческой деятельности данного человека. Основные реквизиты – название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рожде- ния; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельно- сти; последнее место работы и должность; награды и поощрения; учас- тие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домаш- ний адрес и телефон; дата; личная подпись. Резюме отличается от автобиографии тем, что оно излагается в об- ратном хронологическом порядке по сравнению с автобиографией. Рек- визиты: название, дата, ФИО и год рождения автора, домашний адрес и телефон, текст, который начинают с последнего места работы, предыду- щие места работ, год окончания высшего учебного заведения (прил. 18). 8. РАБОТА С ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 8.1. Организационная документация Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие до- кументы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, ука- зания, инструкции. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, об- щественные объединения действуют на основе устава. Устав – свод пра- вил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и граждана- ми, права и обязанности в определенной сфере государственной или хо- зяйственной деятельности. Существует, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарище- ства с ограниченной ответственностью и т. д. В оформлении уставов должны присутствовать следующие рекви- зиты: наименование министерства, наименование организации, вид до- кумента, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утвержде- ния. В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерчес- кая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. Положение об организации – это нормативный правовой акт, оп- ределяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответ- ственность, порядок деятельности. На основании положения действу- ют государственные и муниципальные некоммерческие организации, работающие за счет средств бюджета, в том числе органы власти и уп- равления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства. По - ложения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть, основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от ха- рактера положения. В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наи- менование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заго- ловок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Уставы и положения являются сложными документами. Их струк- тура и содержание определяются учреждениями-разработчиками. Инструкция организационно-методического назначения – право- вой документ, издаваемый органом государственного управления для установления правил, регулирующих организационные, научно-техни- ческие, технологические, финансовые и иные специальные стороны де- ятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). 74 75 Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, Должностная инструкция инспектору по контролю…). Пример оформ- ления должностной инструкции приводится в прил. 9, форма штатного расписания – в прил. 8. Инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее при- менения и другие сведения общего характера. Рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими рас- порядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо» и т. д. Текст излагается от третьего лица. 8.2. Распорядительные документы В соответствии с действующим законодательством и компетенци- ей органы управления издают следующие распорядительные докумен- ты: администрации предприятий, учреждений, организаций – приказы, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; обще- ственные организации – постановления, распоряжения (прил. 2). Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управля- емому, от руководителя организации к подведомственным структурам – филиалам, подразделениям, к рядовым исполнителям. Все распоряди- тельные документы кроме властного содержат в себе также организую- щее начало. Решение – правовой акт коллегиального или совещательного орга- на управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомства- ми, учеными советами, общественными организациями по важным воп- росам, входящим в компетенцию этих органов. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководи- телем организации и его заместителем. Как правило, распоряжение пред- ставляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопро- сов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должно- стных лиц. Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопро- сам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и дру- гих документов. Право издания указаний внутри организации предос- тавляется руководителям и их заместителям. Постановление является правовым актом, принимаемым высши- ми и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администраций субъектов РФ, мэра- ми городов и т. д., общественными организациями для разрешения важ- ных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и орга- низациями. Приказ – правовой акт руководителя организации или его замести- телей, содержащий обязательное для исполнения поручение для подчи- ненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых ра- ботников. Приказы подразделяют на три группы: по организационным вопросам; основной (производственной) деятельности (прил. 10); личному составу (кадрам) организации (прил. 11, 12). Выделяют три стадии подготовки распорядительного документа. Это – изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; об- суждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его под- писание. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации для решения поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную пере- писку. Собрав и изучив необходимые материалы, приступают к состав- лению проекта документа. Текст распорядительного документа состоит из двух взаимозави- симых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – введение в суть рассматриваемого вопроса, а также разъяснение, чем вызвано распоряжение. Эта часть необязательна, если нет необходи- мости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в пове- ствовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» – в решении, «предлагаю» – в распоряжении, «приказываю» – в приказе. Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫ- ВАЮ: без кавычек, с двоеточием; печатается с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. 76 77 Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарак- терных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответ- ственного должностного лица, структурного подразделения или органи- зации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписывае- мые действия и сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа. Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документиро- вания делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует уточ- нить название документа: вместо слова ПРИКАЗ привести слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно кон- кретного исполнения. Выписка из приказа может быть напечатана (с помощью ПК, пишу- щей машинки) на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом вари- анте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Примеры приказов и выписки из приказа приведены ниже. ООО «Строитель» ПРИКАЗ 08.01.2009 № 2 О введении Инструкции по делопроизводству Для совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по введению делопроизводства в аппарате ООО «Строитель». 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.09. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО с 01.02.09 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту Ивановой А. И. совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г. О. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения до 01.02.09. 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова П. А. Директор (подпись) С. Т. Борисов предприятия Визы согласования заинтересованных лиц ( ) С приказом ознакомлены: Должности (подписи) расшифровка подписей 78 79 Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет» ПРИКАЗ 21.11.2008 № 147 Санкт-Петербург О принятии мер во исполнение решения Антитеррористической комиссии Санкт-Петербурга от 08.09.2008 (протокол № 3) В целях исключения возможности использования помещений научных и специальных лабораторий университета для изготовления в преступных целях взрывных устройств, взрывчатых, отравляющих и химически опасных веществ, а также возможности проникновения на территорию учебных корпусов и общежитий посторонних лиц с террористическими и экстремистскими намерениями ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Проректору по учебной работе А. А. Петрову подготовить перечень всех помещений лабораторий с указанием направления их деятельности. 2. Заведующим кафедр, в штатную структуру которых входят лаборатории, в срок до 15 декабря 2008 года подготовить и представить в административно- хозяйственную службу списки лиц, имеющих право доступа в лаборатории. 3. Проректору по АХР А. А. Журавину решить вопрос о постановке лабораторий на охранную сигнализацию и обеспечить опечатывание помещений для недопущения несанкционированного доступа. 4. Для недопущения проникновения на территорию учебных корпусов и общежитий посторонних лиц с преступными целями начальнику вахтенно-сторожевой службы И. В. Чипизубову усилить контроль за качеством несения службы дежурными сменами вахтеров. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой. Ректор Е. И. Рыбнов СОГЛАСОВАНО Проректор по АХР А. А. Журавин Главный юрисконсульт И. Ю. Белова ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АльВак» ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 08.05.2003 № 10 г. Санкт-Петербург О введении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО «АльВак» с 10.05.2006 г. руководствоваться правилами работы с документами, закреплен- ными в Инструкции по делопроизводству. Директор (личная подпись) П. Н. Зинченко Верно Секретарь-референт (личная подпись) Л. П. Емельянова 09.05.2006 9. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО- СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, те- леграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от после- дних, не являются обязательными к исполнению. Информация, содер- жащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. 80 81 9.1. Справки Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: одни со- держат информацию о фактах и событиях служебного характера, другие выдаются заинтересованным гражданам и учреждениям для удостове- рения того или иного юридического факта. Более многочисленную груп- пу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должно- сти, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. д. Например: Новомосковское производственное Детский сад № 2 Объединение «Азот» СПРАВКА 10.08.2008 № 112 г. Новосибирск ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад 5 600 рублей в месяц. Начальник отдела кадров (личная подпись) А. В. Иванов 9.2. Докладные и объяснительные записки Докладная записка – документ, адресованный руководителю дан- ного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложив- шейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной ра- боте, а также содержащий выводы и предложения составителя. Доклад- ная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побу- дить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информиру- ют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, офор- мление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководи- телю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная запис- ка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем блан- ке учреждения и подписывается его руководителем. Макет оформления докладной записки приводится в прил. 15. Пример оформления внутренней докладной записки Общий отдел Генеральному директору Докладная записка объединения 10.05.2008 № 36 Н. К. Иванову г. Новосибирск О замене рабочих столов Довожу до Вашего сведения, что канцелярия в настоящее время имеет рабочие столы, имеющие износ 80 %. Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых рабочих столов. Зав. канцелярией (личная подпись) Г. Н. Колбина Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяс- нительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясня- ющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убе- дительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутрен- ние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с вос- произведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Макет оформления объяснительной записки приводится в прил. 16. 82 83 Пример оформления внешней докладной записки Министерство образования Генеральному директору и науки РФ Завода точного Энское областное машиностроения Управление образования И. И. Петрову Октябрьский отдел образования ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19.05.2008 № 15 г. Энск О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2008 г., мною 13 мая текущего года был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых. Начальник районного отдела образования (личная подпись) Н. И. Пирогова Образцы оформления объяснительных записок Объяснительная записка Начальнику Учебно-методического 10.04.2008 № 5 управления А. Н. Панину О срыве занятий в группах 1.2 ЭиУН 9 апреля 2008 г. на занятия по документированию пришло только трое студентов из состава 35 человек. В результате этого занятия пришлось отменить. Ст. преподаватель (личная подпись) И. М. Шутова кафедры ЭиУН Наименование организации Генеральному директору Производственный отдел объединения А. А. Зуеву Объяснительная записка 12.07.2008 № 46 Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за первое полугодие 2008 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов. Начальник отдела (личная подпись) Ю. П. Елкин |