ТЕОР МЕНЕДЖМЕНТА УЧ ПОСОБИЕ. Учебное пособие москва 2014
 Скачать 5.05 Mb.
|
|
Контрольные вопросы к теме 3: 1. Что понимают в менеджменте под организацией как объектом управления? 2. Каковы элементы внешней среды организации? 3. Что относится к внутренней среде организации? 4. Почему при изучении организаций применим системный подход? 4. ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА 4.1. Понятие и виды функций менеджмента Функция (дословно – действие) применительно к управлению характеризует виды управленческой деятельности, возникающие в процессе разделения и специализации труда в сфере управления. Очевидно, что в любом виде управленческой деятельности (функции управления) можно выделить задачи управления и входящие в них процессы и операции. Принятие решений является первичной функцией менеджмента и в то же время это составная часть любой функции управления. Функции менеджмента определяют устойчивый состав специфических видов управленческой деятельности, характеризующихся однородностью целей, действий или объектов их приложения. Они характеризуют общие задачи и направления управленческих работ, состав и содержание которых в наименьшей степени зависит от специфики конкретной организации (её отраслевой принадлежности, размера, организационно-правовой формы и т.п.). Дифференциация функций менеджмента позволяет выделить отдельные задачи и виды управленческой деятельности и регламентировать рациональные правила и процедуры их осуществления. Рассмотрение менеджмента как совокупности и процесса взаимосвязанных функций обеспечивает синтез различных школ научного управления и возможность реализации ситуационного подхода при принятии управленческих решений. Различные концепции менеджмента предусматривают большое разнообразие состава и содержания функций менеджмента. При системном рассмотрении можно выделять три группы функций менеджмента, наиболее общие для всех видов организаций и любых условий функционирования: -общие функции менеджмента; 27 -социально-психологические функции менеджмента -технологические функции менеджмента. Общие функции менеджмента отражают содержание основных стадий процесса управления деятельностью организации на всех иерархических уровнях. Успешный менеджмент в любой организации должен предусматривать осуществление следующих общих функций: -формирование целей; -планирование; -организацию; -контроль. Социально-психологические функции менеджмента связаны в основном с характером производственных отношений в коллективе. Они содержат две разновидности функций: делегирование и мотивацию. Технологические функции менеджмента выделяют два основных вида деятельности, составляющих содержание технологии труда менеджера любого уровня иерархии: решения и коммуникации. Общие, социально-психологические и технологические функции, взаимно дополняя друг друга, создают целостную систему менеджмента, позволяющую дифференцировать методы и приёмы управленческого воздействия на деятельность организации, специализировать органы управления и труд отдельных менеджеров. Система функций менеджмента Общие функции Формировие целей Планирование Организация Контроль Технологические функции Решения Коммуникации Социально - психологические функции Делегирование Мотивация 28 Несмотря на наличие коренных различий в трактовке самого понятия «менеджмент», в определении термина «функции менеджмента» и их состава разделение целостного управленческого процесса на функции объективно является необходимым условием установления формальной структуры и разработки рациональной поведенческой концепции менеджмента в любой организации. 4.2. Содержание процесса управления Общие функции отражают общий порядок управления деятельностью организации. Они в одинаковой степени необходимы как в рамках стратегического, так и в рамках оперативного менеджмента. Взаимосвязь общих функций менеджмента Процесс управления в соответствии с принципиальной схемой общих предметных функций начинается с формирования системы целей и задач деятельности организации на определённый период времени. Затем осуществляется планирование мероприятий, направленных на достижение установленных целей развития. Реализация запланированных мероприятий требует создания определённых организационных структур, привлечения исполнителей, координации их работы во времени и в пространстве. Успешное выполнение предусмотренных мероприятий в рамках принятых организационных структур требует учёта, постоянного контроля над ходом осуществляемых процессов и регулирования деятельности организации. Каждая из пары взаимосвязанных общих функций представляет собой замкнутый контур управленческих решений, функционирующий в цикле «цель-средство». Формирование целей Планирование Организация Учет, контроль, регулирование 29 В первом контуре «цель-планирование» процесс планирования завершается при условии, что предусмотренные мероприятия и запланированные ресурсы, безусловно, обеспечивают достижение установленных целей развития. В противном случае требуется корректировать сформулированные первоначально цели развития. На втором этапе в контуре №планирование-организация» осуществляется поиск организационных решений, обеспечивающих безусловное и наиболее эффективное выполнение установленных плановых заданий. В третьем контуре «организация-контроль» в принятых организационных условиях осуществляется непрерывный контроль за ходом выполнения плановых заданий и выработка решений, направленных на устранение возникающих разногласий. Для реализации каждой из общих функций менеджмента в организации формируются определённые коммуникационные связи и подготавливаются управленческие решения. Они являются инструментальной (технологической) базой общих функций менеджмента. Поведенческие аспекты реализации общих функций менеджмента формируют на предприятии его социально-психологические функции: делегирование и мотивация. 4.3. Состав и содержание социально-психологических функций менеджмента Социально-психологические функции менеджмента обеспечивают регулирование отношений между людьми, возникающих в процессе функционирования организации; в современных условиях они нередко становятся решающим специфическим фактором успеха предпринимательской деятельности организации. К социально-психологическим функциям менеджмента относятся делегирование и мотивация. Обе эти функции позволяют определить состав задач и полномочий каждого из участников осуществляемых процессов и сформировать наиболее благоприятные условия его деятельности, стимулирующие получение высоких результатов. Делегирование как функция менеджмента означает процесс постановки задач и передачи полномочий лицу или группе лиц, принимающих на себя ответственность за их осуществление. Задачи формулируют конечные или промежуточные результаты деятельности участника или руководителя подразделения. Полномочия означают ограниченное право сотрудника или подразделения использовать средства и ресурсы предприятия для выполнения установленных задач. 30 Ответственность означает обязательство лица или подразделения выполнять установленные задачи в рамках предоставленных полномочий, т.е. прав и ресурсов. Мотивация как функция менеджмента означает процесс стимулирования всех участников деятельности организации, направленный на достижение установленных целей развития организации. Мотивация связана с использованием ряда специфических категорий и понятий, относящихся как к отдельному человеку, так и коллективу людей, т.е. организации. Потребности – это основополагающая категория классических и современных концепций мотивации, означающая осознанное ощущение недостатка чего-либо или его отсутствие. Побуждение в мотивационном механизме – это проявленное стремление к удовлетворению осознанных потребностей, т.е. мотивы целенаправленной деятельности. Побуждения человека или коллектива проявляются в мотивационном поведении, т.е. поведении, направленном на реализацию осознанных и принятых мотивов. Стремление к достижению цели становится стимулом всей деятельности сотрудника или коллектива. Стимул в мотивационном механизме – это результат, к которому направлены побудительные мотивы деятельности сотрудника. Оценка достижения этого результата человеком ощущается через получаемое вознаграждение. Вознаграждение – это материальная или моральная (психологическая) оценка результата удовлетворения потребности, т.е. всего процесса мотивации. Вознаграждение, как оценка, может носить внешний (со стороны руководителя. организации) и внутренний (как самооценка удовлетворения от работы) характер. 4.4. Состав и содержание технологических функций менеджмента Технология управления – это приёмы, способы и порядок (последовательность, регламент) выполнения процесса управления в целом и составляющих его функций. В процессе любой технологии предмет труда преобразуется в продукт труда. Предмет менеджмента как система отношений с подчинёнными и клиентурой проявляется в общем предмете управленческого труда – информации, обеспечивающей принятие управленческих решений. Поэтому по отношению к предмету труда технологией управления являются совокупность и последовательность способов работы с информацией при осуществлении функций управления. 31 Технологические функции менеджмента характеризуют содержание процессов и методов управления. Они содержат два главных компонента: коммуникации и решения. Коммуникации в менеджменте – это обмен информацией при подготовке и обеспечении реализации управленческих решений. Коммуникация, как функция менеджмента, занимается рациональной организацией информационных потоков на предприятии с целью эффективного управления инновационными процессами. Основные задачи коммуникаций в менеджменте: -определение и планирование потребности в информации для каждого звена управления на предприятии; -организация информационного обеспечения системы управления на предприятии; -формирование рациональных способов и процедур подготовки и реализации управленческих решений; -разработка и внедрение прогрессивных информационных технологий в управлении инновациями на предприятии; -координация и контроль управленческих решений, обеспечение исполнительской дисциплины на предприятии; -разработка и реализация единой технической политики в области информационных технологий в управлении на предприятии. Управленческое решение – один из главных инструментов выработки и реализации эффективной концепции менеджмента в организации. Основные требования, предъявляемые к управленческим решениям: -целевая направленность: решения должны быть направлены на достижение определённых целей развития; -иерархическая субординация: решения менеджера должны соответствовать делегированным ему полномочиям; -обоснованность: решения должны иметь объективное обоснование рациональности; -адресность: решения должны быть ориентированы в пространстве и во времени, т.е. направлены на конкретного исполнителя и ограничены по времени; -обеспеченность: решения должны предусматривать необходимые ресурсы и устанавливать источники их получения; -директивность: решения должны быть обязательными для исполнения и носить плановый характер. 32 Состав основных решений по функциям менеджмента. Функция менеджмента Типичные управленческие решения Формирование целей Принятие миссии предприятия. Формирования целевых параметров. Принятие стратегической концепции предприятия. Утверждение целевых параметров проекта. Планирование Формирование тематического плана НИОКР. Утверждение календарного графика работ по проекту. Утверждение сметы затрат по проекту. Формирование производственной программы предприятия. Утверждение штатного расписания по подразделениям. Запрос кредитных средств на инновации. Принятие финансового плана предприятия. Утверждение плана реализации продукции. Организация Создание предприятия. Выбор организационно-правовой формы предприятия. Принятие организационной структуры предприятия. Утверждение положений о службах предприятия и должностных инструкций. Создание новых или упразднение существующих подразделений предприятия. Открытие филиала или дочерней фирмы предприятия. Контроль Оценка состояния работ по проекту. Оценка финансового состояния предприятия. Анализ работы служб и подразделений предприятия. Распоряжение об изменении сроков проведения работ по проекту. Установление порядка оценки деятельности исполнителей. Оценка исполнения стратегической концепции. 33 4.5. Эффективность технологии управления Эффективность технологии управления можно определить степенью управляемости фирмы в целом и её подразделений и процессов. Управляемость предприятия определяется организационной структурой системы управления и организацией в ней информационных потоков. Известные рекомендации по нормам управляемости в социально-экономических системах основаны на пороге кратковременной памяти человека, равном семи единицам, установленном немецким психологом Г.Эббингаузом, и экспериментальных поправках на нелинейный рост контактов руководителя с подчинёнными при росте числа последних. На основе теоретических исследований по психологии и экспериментов на производстве установлено, что руководителя не должно быть более 4-7 подчиненных. С учётом разнообразия функций, выполняемых подчинёнными, нормы управляемости изменяются от 4-7 до 21-40 человек. Рассмотренные рекомендации используют для обоснования организационной структуры управления, но они справедливы лишь для определённых условий производства (уровень управления, квалификация персонала и др.). Кроме того, эти рекомендации не дают основы для разработки системы контроля и управления производством. регламентации информационных потоков и др. Разработка количественных методов оценки управляемости актуальна с теоретической и практической точек зрения, поскольку даёт возможность более обоснованно конструировать организационные структуры управления, периодичность контроля и решать другие задачи регламентирования обмена информацией между уровнями управления. Условие управляемости, учитывающее время цикла управления, можно выразить следующим неравенством: ин t + реш пр t + пу t + исп t < оп t , где ин t - время на сбор, передачу и обработку информации; реш пр t - время на принятие решения; пу t - время на подготовку исполнения управленческого решения; исп t - время на исполнение решения; оп t - время выполнения текущего производственного процесса. Организация управляемая, если выработка и принятие всех управленческих решений осуществятся прежде, чем закончатся происходящие в данный момент процессы, реализующие ранее принятые управленческие решения; координируемая, если имеется 34 возможность выявления начала самоликвидации рыночных отношений и их временной оптимизации дополнительными ресурсами. Технология управления должна учитывать время управленческих циклов и их рациональное взаимодействие с производственными циклами и жизненными циклами товаров. Контрольные вопросы к теме 4: 1. Назовите состав группы общих функций менеджмента 2. Назовите социально-психологические функции менеджмента 3. Какие функции и задачи относятся к технологической группе? 4. Какие показатели можно использовать для оценки эффективности принятой в организации технологии управления? 5. Что означают термины «полномочия» и «делегирование» и какова их роль в процессе управления организацией? 5. КОММУНИКАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ 5.1. Процесс коммуникации Коммуникация – обмен информацией, необходимой для эффективного управления организацией. Основные функции коммуникации: 1) Информативная – передача сведений. 2) Интерактивная – организация взаимодействия. 3) Перцептивная – установление взаимопонимания. 4) Экспрессивная – побуждение к действию. Процесс коммуникации – передача информации от одного субъекта другому. Субъектами являются отдельные личности, формальные и неформальные группы, организации. Процесс передачи информации основан на следующих базовых элементах: 1. Отправитель – лицо, формирующее сообщение и передающее его. 2. Сообщение – закодированная информация. 3. Канал передачи – средство передачи информации. 4. Получатель – лицо, которому предназначена информация. Процесс передачи информации состоит из следующих последовательных этапов: 1. Зарождение идеи и формирование сообщения. 2. Кодирование сообщения и выбор канала передачи. 35 3. Передача сообщения. 4. Прием и декодирование сообщения. 5. Обратная связь. Формирует Кодирование Передача сообщение Прием Ш у м и декодирование О б р а т н а я с в я з ь Рис. 5.1. Процесс коммуникации Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным. Обратная связь необходима, чтобы определить, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Шум – любое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее смысл сообщения. Источники шума: дефекты кодировки; внешние помехи; психологические факторы. Шум присутствует на всех этапах коммуникационного процесса. Высокий уровень шума может полностью блокировать информационный обмен. 5.2. Коммуникационные сети Коммуникационная сеть – соединение определенным образом, участвующих в коммуникационном процессе субъектов, с помощью информационных потоков. Конфигурация коммуникационной сети определяется структурой организации: уровнем централизации, этажностью, видом департаментизации, дифференциацией и интеграцией; - и в конечном счете связями в организации: вертикальными, горизонтальными, линейными и функциональными. Схемы организационных коммуникаций отражают циркуляцию потоков информации внутри организационной системы. При этом каналы коммуникаций подразделяют на формальные, закрепленные существующей организационной структурой управления, и неформальные, определяемые личными взаимодействиями членов организации на основании эмоциональных привязанностей, симпатий, антипатий и других социально-психологических особенностей групповой деятельности. Отправ итель Сооб щение Канал Получатель |