Исследование систем управления организациями. Учебное пособие по курсу Исследование систем управления для студентов
 Скачать 0.96 Mb.
|
5.5. КООРДИНАЦИЯКоординация – центральная функция, обеспечивающая непрерывность и бесперебойность управления. Главной задачей координации является достижение согласованной работы всех звеньев организации путем установления связей между этими звеньями. Координация представляет собой процесс обеспечения синхронизации деятельности и взаимодействия различных частей организации для выполнения стоящих перед ней целей [6, 7, 10]. Координация обеспечивает целостность и устойчивость деятельности организации. Координация осуществляется на всех уровнях управления организацией. Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем выше необходимость координации. В крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей возрастает значение функции координации. По своему характеру координационная деятельность бывает четырех видов:
Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов, которые подразделяются на следующие виды.
При разных стилях управления имеются существенные различия в способах координации задач и работников для достижения целей предприятия. Авторитарный стиль управления характеризуется большой долей формализации, большей стандартизацией и делением на подразделения по технологии и функциям. Он предусматривает высокие иерархические структуры, небольшие зоны управляемости и значительную централизацию. Координация в этом случае осуществляется по иерархии управления на основе устава и процедур организации, а также на основе принятой ею стратегии. При либеральном стиле координация осуществляется неформальными методами с использованием групповых координаторов. Здесь доминирует децентрализация, большие зоны управляемости и менее высокие иерархические структуры. При либеральном стиле управления больше внимания уделяется проявлению творческих способностей работников. 5.6. ИССЛЕДОВАНИЕ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯОсновная цель исследования функций управления – определение их адекватности целям и стратегии организации. Для достижения этой цели в процессе исследования функций изучаются:
Исследование функций дает возможность систематизировать знания о динамике, темпах и направлениях развития, причинных связях и взаимосвязях функций, резервах совершенствования их организации. Анализ функций – составная часть менеджмента, а его результаты – основа для совершенствования существующей системы управления. Многогранность анализа, необходимость поисков резервов на всех уровнях управления при выполнении каждой функции требует ясного документированного распределения ответственности между всеми звеньями в проведении этой аналитической работы. Все подразделения и службы должны вести текущий, оперативный анализ и участвовать в работе по изучению функций, подфункций, операций. Выполнение комплексного анализа закрепляется за определенными службами (подразделениями по организации управления), которые координируют работу управленческого аппарата в соответствии с функциями, отвечающими стоящим перед ними целям и задачам. Исходными данными для анализа могут быть данные анкетного опроса, интервью, наблюдений за ходом управления, анализа документооборота, изучения нормативно-инструкционного материала, анализа отчетов о выполнении работ, заключений комиссий, изучения протоколов совещаний и собраний. Исходным пунктом исследования функций являются ключевые цели функционирования и развития организации, а также его стратегия. На этой основе могут исследоваться все функции фирмы и устанавливаться степень их соответствия целям, стоящим перед предприятием. Функции декомпозируются на подфункции или комплексы задач, которые, в свою очередь, состоят из задач управления. Формирование декомпозиционной функциональной модели проводится в несколько этапов. На первом этапе устанавливаются необходимые функции управления и содержание работ, связанных с их выполнением. Важный принцип построения функциональной модели – первичность функции и вторичность исполнительных звеньев. Исполнительные звенья создаются для реализации определенных функций, а не наоборот. На втором этапе проектирования определяются задачи, стоящие перед каждой функцией управления, а также последовательность выполнения и взаимоподчиненность задач. Основа для определения состава, последовательности выполнения и взаимоподчиненности задач – это цели, стоящие перед компанией, и содержание работ по каждой функции. На этом этапе определяются взаимоподчиненность задач в соответствии с иерархией управления, полнота охвата задач, степень дублирования, стыковка и согласование задач. Различие задач и функций проявляется в том, что функции – это повторяющийся, постоянно присутствующий вид деятельности компании, а задача – это деятельность, преследующая достижение требуемых результатов в заданное время. На третьем этапе операции классифицируются по задачам, стоящим перед каждой функцией управления, составляется классификатор работ, учитывается также ряд признаков, по которым классифицируются операции – содержание, периодичность проведения, рутинные, формализуемые работы, ответственность и т.д. После определения структуры функций и работ определяются состав подразделений и комплекс работ, выполняемых каждым подразделением. Анализ полноты выделения функций производится на основе учета всех видов деятельности организации в условиях, сложившихся на данном иерархическом уровне специализации и разделения управленческого труда. Степень полноты выделения подфункций и задач определяется возможностью обеспечить в процессе их осуществления наиболее полную реализацию как отдельных функций, так и всего комплекса функций управления с учетом их взаимосвязи. Таким образом, анализ проводится как сверху вниз, т. е. от функции к подфункциям и задачам, так и снизу вверх, т. е. от задач к подфункциям и функциям. Также необходим анализ информационной обеспеченности и последовательности реализации функций управления, который выявляет необходимость и достаточность имеющейся информации для осуществления тех или иных функций управления, источники этой информации, временные рамки выполнения функций и отдельных задач. Также определяются содержание и форма результата осуществления функции (задачи) и его потребитель. Центральное место в данном виде анализа занимает выявление ответственного исполнителя на каждом этапе (за каждую задачу) по реализации той или иной функции. Исследования функций управления неразрывно связано с исследованием ее структуры. |