В. Г. Гетьман зав кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита
 Скачать 1.65 Mb.
|
|
1. Под организацией бухгалтерского учета подразумевается: а) соблюдение принципов бухгалтерского учета; б) комплекс элементов учетного процесса; в) строгое исполнение бухгалтерией требований Федерального за кона «О бухгалтерском учете»; 2. Какие факторы влияют на структуру бухгалтерской службы: а) масштабы и структура организации; б) форма учета; в) форма собственности организации; г) внешние факторы (нормативные правовые акты и др.)? 3. От каких факторов зависит определение требуемого числа бух галтеров в штате бухгалтерского аппарата: а) от объема обрабатываемой информации по каждому из объектов учета; б) от выбранной формы учета; в) от вида разделения труда, принятого в организации? 4. Какой нормативный документ лежит в основе составления должностных инструкций для конкретного работника бухгалтерии? а) тарифноквалификационный справочник; б) сборник тарифноквалификационных характеристик по обще отраслевым должностям служащих; в) отраслевая инструкция? 5. Зависит ли оплата труда главного бухгалтера от требований к квалификации по разрядам оплаты: а) да, напрямую; б) нет, зависит только от решения руководителя; в) зависит, но не всегда соблюдается? 6. Кто назначает главного бухгалтера организации: а) учредители; 166 Бухгалтерское дело 7. Правовой статус и организация бухгалтерской службы б) руководитель; в) акционеры? 7. Главный бухгалтер имеет право: а) проверять соблюдение порядка приемки, оприходования, хране# ния и расходования денежных средств в подразделениях организации; б) премировать работников организации за результаты работы; в) принимать на работу учетных работников. 8. В каком случае бухгалтер, злоупотребляющий своими полномо# чиями, освобождается от уголовной ответственности: а) если вред от такого деяния был нанесен исключительно коммер# ческой организации, которая не дала согласия на возбуждение уголов# ного дела; б) если бухгалтер действовал под моральным давлением со сторо# ны руководителя; в) не освобождается от ответственности ни при каких обстоятельствах? 9. Ответственность за организацию бухгалтерского учета в органи# зации несет: а) руководитель; б) главный бухгалтер; в) финансовый директор. 10. Бухгалтерский учет в организации может вести: а) структурное подразделение — бухгалтерская служба; б) штатный бухгалтер; в) централизованная бухгалтерия, специализированная организа# ции либо бухгалтер#специалист; г) сам руководитель организации; д) «а», «б», «в», «г». 11. Положение о бухгалтерии разрабатывается: а) руководителем организации; б) руководителем бухгалтерии; в) учредителями. 12. Срок действия Положения о бухгалтерии: а) ограничен одним годом; б) ограничен пятью годами; в) не ограничен. 13. Может ли главный бухгалтер принимать документы по опера# циям, противоречащим законодательству, к исполнению: а) категорически запрещается; б) может с письменного согласия налоговых органов; в) может с письменного согласия руководителя организации; г) может по своему усмотрению? Бухгалтерское дело 167 Тесты 14. За какое нарушение может быть оштрафован главный бухгалтер в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб.? а) за нарушение сроков подачи заявления о постановке организа# ции на учет в налоговом органе; б) нарушение порядка представления статистической отчетности; в) нарушение порядка ведения кассовых операций; г) нарушение сроков представления налоговых деклараций; д) несоблюдение установленного порядка ведения учета. 15. Штраф в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб. по отношению к глав# ному бухгалтеру может быть применен за следующее нарушение: а) за нарушение сроков подачи заявления о постановке организа# ции на учет в налоговом органе; б) нарушение порядка представления статистической отчетности; в) нарушение порядка ведения кассовых операций; г) нарушение сроков представления налоговых деклараций; д) несоблюдение установленного порядка ведения учета. 16. Штраф в размере от 300 до 500 руб. по отношению к главному бухгалтеру может быть применен за следующее нарушение: а) за нарушение сроков подачи заявления о постановке организа# ции на учет в налогом органе; б) нарушение порядка представления статистической отчетности; в) нарушение порядка ведения кассовых операций; г) нарушение сроков представления налоговых деклараций; д) несоблюдение установленного порядка ведения учета. 7. Правовой статус и организация бухгалтерской службы ГЛАВА Организация бухгалтерского финансового учета 8.1. Учетная политика как инструмент эффективной организации бухгалтер ского финансового учета / 8.2. Формирование и изменение учетной полити ки / 8.3. Документооборот как важнейший элемент учетной политики / 8.4. Технология обработки учетных документов 8. 8.1. Учетная политика как инструмент эффективной организации бух. финансового учета В современных экономических условиях каждая организация в це# лях эффективного ведения бухгалтерского дела, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными ак# тами Минфина России и органов, которым федеральными закона# ми предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, са# мостоятельно составляет свою учетную политику исходя из своей структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности. При разработке учетной информации организация должна опираться на существующие единые принципы и правила, которые закрепляются соответствующими нормативными доку# ментами. В каждой организации конкретизируются общие прави# ла, выбираются те или иные методологические варианты (напри# мер, варианты учета процесса заготовления, производства, прода# жи). Конкретизация таких принципов и представляет собой разработку учетной политики организации. Учетная политика — это совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учета, объявленных организацией и соответствующих правилам и особенностям ее деятельности с учетом норм законодательства. Учетную политику разрабатывают все организации независимо от организационно#правовой формы. Организации самостоятель# но формируют учетную политику исходя из своей структуры, от# расли и других особенностей деятельности. Бухгалтерское дело 169 Основные требования к организации и ведению бухгалтерско# го учета сформулированы в Федеральном законе «О бухгалтерском учете», а также в положениях по бухгалтерскому учету, утвержден# ных приказами Минфина России, методических указаниях по бух# галтерскому учету, Плане счетов, указаниях об объеме форм бух# галтерской отчетности, порядке составления и представления бух# галтерской отчетности и др. Учетная политика должна обеспечивать: • полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяй# ственной деятельности (требование полноты); • своевременное отражение фактов хозяйственной деятельно# сти в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности; невозмож# ность ускорить либо задержать регистрацию операций на счетах бухгалтерского учета (требование своевременности); • боMльшую готовность к признанию в бухгалтерском учете рас# ходов и обязательств (потерь и пассивов), чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование ос# мотрительности); • отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной дея# тельности исходя не только из их правовой формы, но и из эконо# мического содержания фактов и условий хозяйствования (требова# ние приоритета содержания перед формой); • тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по соответствующим счетам синтетического учета на 1#е число ка# ждого месяца, а также на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости); • рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из усло# вий хозяйственной деятельности и величины организации — эко# номное ведение бухгалтерского учета (требование рациональ# ности). Требования при выборе учетной политики: • постоянство учетной политики в течение длительного пе# риода; • регламентация принципов учетной политики действующей нормативной базой; • извещение внешних потребителей информации об измене# ниях в учетной политике. Основные факторы, влияющие на выбор и обоснование учет# ной политики: 170 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета • организационно#правовая форма организации (общество с ограниченной ответственностью, производственный кооператив и т.д.); • отраслевая принадлежность или вид деятельности (промыш# ленность, строительство, торговля, сельское хозяйство и т.д.); • объемы деятельности организации, среднесписочная чис# ленность работающих в ней и т.п.; • отношения с системой налогообложения (освобождение от разных видов налогов, льготы по налогообложению и т.д.); • степень свободы действий (возможность самостоятельного принятия решений в вопросах ценообразования, выбора парт# неров); • стратегия финансово#хозяйственного развития организации (цели и задачи экономического развития на долгосрочную пер# спективу, ожидаемые направления инвестиций, тактические под# ходы к решению перспективных задач); • уровень материальной базы системы управления организа# цией (обеспеченность компьютерной техникой и средствами орг# техники, программно#методическое обеспечение и т.д.); • система информационного обеспечения организации; • уровень квалификации бухгалтерских кадров, экономиче# ской смелости, инициативности и предприимчивости руководи# телей; • система материальной заинтересованности в эффективности работы организации и материальной ответственности за выпол# няемые обязанности. Как уже говорилось в параграфе 5.5, учетную политику органи# зации формирует главный бухгалтер на основе ПБУ 1/2008 «Учет# ная политика организации», утвержденное приказом Минфи# на России, утверждает руководитель организации. Участвовать в процессе создания учетной политики могут и должны все заинтересованные структурные подразделения (спе# циалисты) организации в пределах своей компетенции. При необ# ходимости к разработке учетной политики могут быть привлечены внешние консультанты, например, для обоснования и оптимиза# ции способов ведения учета, выбора наиболее рационального ва# рианта организации бухгалтерского учета на основе анализа нор# мативной базы и особенностей бизнеса организации. Бухгалтерское дело 171 8.1. Учетная политика как инструмент эффективной организации бух. финансового учета 8. 8.2. Формирование и изменение учетной политики При формировании учетной политики выполняются следующие работы: • оценка сложившейся системы документооборота — эффек# тивность, быстрота, выполнение графика документооборота; • оценка применяемого рабочего плана счетов — достаточ# ность, соответствие нормативной базе; • анализ форм применяемых первичных документов — необ# ходимость, достоверность, наличие требуемых реквизитов, полно# та информации, существенность содержащихся в форме данных, трудоемкость заполнения, читаемость; • анализ форм документов для внутренней бухгалтерской от# четности — необходимость, достоверность, полнота информации, существенность содержащихся в форме данных, трудоемкость за# полнения, читаемость, периодичность составления; • оценка существующего порядка проведения инвентаризации активов и обязательств организации — полнота информации, пе# риодичность проведения, состав инвентаризационной комиссии; • экспертиза методов оценки активов и обязательств — соот# ветствие нормативной базе и целям организации, экспертиза сис# темы внутреннего контроля и аудита, эффективность, достаточ# ность, оперативность. Форма учетной политики нормативно не регламентирована, поэтому учетная политика может быть изложена непосредственно в приказе руководителя организации. Более удобна табличная форма построения учетной политики, которая может выступать приложением к приказу. Табличная форма построения учетной политики делает этот документ более структурированным с на# глядными ссылками на нормативные документы, служащие осно# ванием для выбранного организацией способа ведения бухгалтер# ского учета. Табличная форма позволяет выделить в общем объеме документа разделы, соответствующие конкретным объектам или направлениям учета. Все это облегчает последующее использова# ние учетной политики работниками организации. Особенно акту# ально это в том случае, когда бухгалтерская служба имеет сложную иерархическую структуру с разделением учетных работ по направ# лениям. В учетной политике целесообразно предусмотреть два раздела: организационно#технический и методический. 172 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета Организационнотехнический раздел определяет: • организацию ведения бухгалтерского учета; • форму бухгалтерского учета; • технологию обработки учетной информации; • порядок проведения инвентаризаций; • организацию системы внутреннего контроля; • порядок документооборота; • рабочий план счетов бухгалтерского учета. Для формирования данного раздела разрабатываются и утверж# даются: план документации и документооборота, план инвентари# зации, рабочий план счетов и проект их корреспонденции, план технического оформления учета. В плане документации и документооборота перечисляют доку# менты, необходимые для организации учета хозяйственных опера# ций и представляют расчет потребности в бланках, перечень доку# ментов, формы которых разрабатываются самостоятельно, а также график документооборота. В плане инвентаризации определяют порядок, сроки и количе# ство проведения инвентаризации отдельных видов имущества, обязательств и отдельных процессов хозяйственной деятельности организации. В рабочем плане счетов и проекте их корреспонденции определя# ют типовые корреспонденции счетов бухгалтерского учета по предполагаемым хозяйственным операциям. В плане технического оформления учета определяют форму бух# галтерского учета, которая будет применена в данной организа# ции. Дают подробную характеристику данной формы и приводят последовательность выполнения всех процедур бухгалтерского учета при использовании выбранной его формы. Поскольку документооборот и рабочий план счетов представ# ляют собой довольно объемные документы, их следует включить в приложение к учетной политике. Также в составе приложений сле# дует ввести применяемые в организации (разработанные ею) фор# мы первичных документов, по которым не предусмотрены типо# вые формы, формы внутренней бухгалтерской отчетности (в пер# вую очередь, это актуально для организаций, имеющих сложную внутреннюю структуру и разветвленную сеть филиалов), а также формы внешней бухгалтерской отчетности, разработанные на ос# нове образцов, рекомендованных Минфином России. Непосред# ственно в учетной политике целесообразно установить критерий Бухгалтерское дело 173 8.2. Формирование и изменение учетной политики существенности показателей для их раскрытия в составе бухгал# терской отчетности. Методический раздел учетной политики определяет: • методы оценки активов и обязательств организации; • методы признания доходов и расходов организации; • методы калькулирования себестоимости. После утверждения учетной политики главный бухгалтер обес# печивает ее применение и соблюдение. Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организа# цией при формировании учетной политики, применяются с 1 ян# варя года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно#распорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдель# ный баланс) независимо от места их нахождения. Вновь созданная организация оформляет избранную учетную политику до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня приобретения прав юридического лица (го# сударственной регистрации). Принятая вновь созданной органи# зацией учетная политика считается применяемой со дня приобре# тения прав юридического лица (государственной регистрации). Изменение учетной политики организации может проводиться в случаях: • изменения законодательства РФ или нормативных актов по бухгалтерскому учету; • разработки организацией новых способов ведения бухгал# терского учета. Применение нового способа ведения бухгалтерско# го учета предполагает более достоверное представление фактов хо# зяйственной деятельности в учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации; • существенного изменения условий деятельности. Это может быть связано с реорганизацией организации, сменой собственни# ков, изменением видов деятельности и т.п. Не считается изменением учетной политики утверждение спо# соба ведения бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятель# ности, которые отличны по существу от фактов, имевших место ранее, или возникли впервые в деятельности организации. Такое дополнение к учетной политике вследствие того, что оно не счита# ется изменением, может быть внесено в течение отчетного года. 174 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета Изменение учетной политики должно быть обоснованным и оформляется приказом (распоряжением и т.п.) руководителя ор# ганизации. Оно должно вводиться с 1 января года (начала финан# сового года), следующего за годом его утверждения. Последствия изменения учетной политики, оказавшие или способные оказать существенное влияние на финансовое положе# ние, движение денежных средств или финансовые результаты дея# тельности организации, оцениваются в денежном выражении. Та# кая оценка проводится с помощью средств финансово#экономи# ческого анализа на основе выверенных организацией данных на дату, с которой применяется измененный способ ведения бухгал# терского учета. Последствия изменения учетной политики, вызванного, в свою очередь, изменением законодательства РФ или нормативных актов по бухгалтерскому учету, отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в порядке, предусмотренном соответствующим зако# нодательством или нормативным актом. В противном случае они отражаются в бухгалтерской отчетности в соответствии с требова# ниями представления числовых показателей минимум за два года. Исключение составляют случаи, когда оценка в денежном выраже# нии этих последствий в отношении периодов, предшествовавших отчетному, не может быть проведена с достаточной надежностью. При соблюдении указанного требования отражения последствий изменения учетной политики следует исходить из предположения о том, что измененный способ ведения бухгалтерского учета при# менялся с первого момента возникновения фактов хозяйственной деятельности данного вида. Отражение последствий изменения учетной политики заключается в корректировке включенных в бухгалтерскую отчетность за отчетный период данных за периоды, предшествовавшие отчетному. Такие корректировки отражаются лишь в бухгалтерской отчетности. При этом никакие учетные записи не выполняются. Если оценка в денежном выражении по# следствий изменения учетной политики в отношении периодов, предшествовавших отчетному, не может быть проведена с доста# точной надежностью, измененный способ ведения бухгалтерского учета применяется к соответствующим фактам хозяйственной дея# тельности, свершившимся только после введения такого способа. Изменения учетной политики, оказавшие или способные ока# зать существенное влияние на финансовое положение, движение денежных средств или финансовые результаты деятельности орга# Бухгалтерское дело 175 8.2. Формирование и изменение учетной политики низации, подлежат обособленному раскрытию в бухгалтерской от# четности (в пояснительной записке к отчету). Информация о них должна как минимум включать в себя: • данные о причине изменения учетной политики; • оценку последствий изменений в денежном выражении (в отношении отчетного года и каждого иного периода, данные за который включены в бухгалтерскую отчетность за отчетный год); • указание на то, что включенные в бухгалтерскую отчетность за отчетный год соответствующие данные периодов, предшество# вавших отчетному, скорректированы. Изменения учетной политики на год, следующий за отчетным, объявляются в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организации. 8. 8.3. Документооборот как важнейший элемент учетной политики Важнейшей составляющей бухгалтерского дела выступают созда# ние, контроль, обработка и хранение документов. Процесс движе# ния документов от их составления, приемки и обработки до сдачи на хранение в архив называется документооборотом. Процесс управления документооборотом в организации прохо# дит следующие этапы: 1) разработка Положения о бухгалтерии; 2) формирование должностных инструкций для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отноше# ние к учету; 3) составление графика документооборота; 4) подготовка технологии обработки учетной информации; 5) разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов; 6) экспертиза документов с точки зрения их ценности и подго# товка дел к длительному хранению. Документооборот регламентируется графиком (табл. 8.1). Гра фик документооборота — важнейший организационный регла# мент, обеспечивающий создание стройной системы бухгалтерско# го учета в организации. График документооборота представляет собой средство обслуживания рабочего места и обеспечения каче# ства работы бухгалтерии, а также финансовой деятельности путем определения лиц, ответственных за составление и использование документов по целевому назначению, их обработке. 176 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета Бухгалтерское дело 177 Таблица 8.1. График документооборота организации Утверждено приказом № __ от ________ Наиме нова ние до кумен та Создание документа Проверка документа Обработка Передача до кумента в архив количе ство экземп ляров ответ ствен ный за выпис ку ответ ствен ный за оформ ление ответ ствен ный за испол нение срок испол нения ответст венный за про верку кто пред ставляет порядок представ ления срок представ ления кто ис полняет срок испол нения кто ис полняет срок переда чи 1234567 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 Наклад ная 2 Цех Цех Склад Еже дневно Бухгал терия 1 й эк земпляр — цех, 2 й эк земпляр — склад При представ лении матери ального отчета Ежеме сячно Бухгал терия Ежеме сячно Бухгал терия По ис течении года Наряд на вы полнен ные ра боты 1 Цех Цех Отдел труда и зара ботной платы Ежеме сячно Бухгал терия Цех Ежеме сячно До второ го числа Бухгал терия Ежеме сячно бухгал терия По ис течении года Табель 1 Отделы Отделы Отдел кадров Ежеме сячно Бухгал терия Отдел кадров Ежеме сячно До второ го числа Бухгал терия Ежеме сячно Бухгал терия По ис течении года График документооборота разрабатывает главный бухгалтер и утверждает руководитель организации, после чего его доводят до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с со# ставлением тех или иных документов. Составлению графика документооборота в организации пред# шествует разработка планаграфика распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерии и дру# гими работниками, ответственными за правильность составления документов, оформление и своевременность представления необ# ходимой информации. План#график утверждается руководителем организации и представляет собой элемент учетной политики ор# ганизации. Работники организации (начальники цехов, мастера, сотруд# ники экономических, финансовых, маркетинговых отделов, кла# довщики и т.д.) оформляют и представляют документы, относя# щиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой указаны документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организа# ции, куда представляются указанные документы. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за правильное оформление документов, своевременную их передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности и дос# товерность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота по орга# низации осуществляет главный бухгалтер. Преобладающая часть первичных документов формируется вне бухгалтерии организации. Однако в соответствии с графиком они поступают в бухгалтерию, где каждый первичный документ прохо# дит следующие этапы обработки: 1) проверку по форме и по существу; 2) таксировку; 3) группировку; 4) контировку; 5) регистрацию (разноску) в учетных регистрах. Проверка документа по форме предназначена для контроля за соблюдением соответствия документа формальным требованиям, предъявляемым к данному виду документов (наличие всех необхо# димых реквизитов, подписей ответственных лиц, отсутствие грам# 178 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета матических или арифметических ошибок). При обнаружении в ходе формальной проверки ошибки работник бухгалтерии возвра# щает такой документ на исправление ответственному лицу. К бух# галтерскому учету документ с ошибками не принимается. Проверка документа по существу заключается в выяснении за# конности и целесообразности совершенной хозяйственной опера# ции, оформленной данным документом. Фактически проверка по существу разбивается на две составляющие: проверка законности хозяйственной операции и проверка целесообразности хозяйст# венной операции. При проверке законности хозяйственной опера# ции работник бухгалтерии выясняет, соответствует ли она законо# дательным и нормативным актам, регулирующим бухгалтерский учет в РФ. Если факт законности не вызывает сомнений, можно перейти к анализу целесообразности проведения данной хозяйст# венной операции. В ходе такого анализа каждая хозяйственная операция встраивается в единую картину финансово#хозяйствен# ной деятельности, что позволяет квалифицированному работнику сразу оценить степень ее влияния на финансовое положение орга# низации. Проверенные на первых двух этапах и принятые бухгалтерией документы подвергаются учетной обработке, которая заключается в таксировке, группировке и контировке. Таксировка документа представляет собой выражение нату# ральных показателей в денежном измерении. Она проводится, если документ содержит только натуральные количественные по# казатели. Работник бухгалтерии умножает количество на цену и подсчитывает сумму. Группировка документа проводится по определенным призна# кам. На основе данных сгруппированных первичных документов составляются группировочные или накопительные ведомости, ко# торые позволяют сделать запись в бухгалтерском учете общим ито# гом. Контировка документа — указание счетов бухгалтерского уче# та, на которых будет отражена хозяйственная операция, оформ# ленная документом. Технология регистрации (разноски) документов в учетных реги страх рассматривается в следующем параграфе. Главный бухгалтер организации обеспечивает сохранность первичных документов (накладных, счетов, счетов#фактур, при# ходно#кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, Бухгалтерское дело 179 8.3. Документооборот как важнейший элемент учетной политики налоговых расчетов (налоговых деклараций), их оформление и пе# редачу в архив. Документы до передачи в архив организации хранятся в бух# галтерии в закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетно# сти должны находиться в сейфах, металлических шкафах, позво# ляющих обеспечить их сохранность. Для использования в текущей работе бухгалтерские докумен# ты группируют по определенной системе и подшивают в дела. Де ло — это совокупность документов, относящихся к одному вопро# су или участку деятельности, помещенных в отдельную папку (файл). Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Документы формируют в дело за каждый календарный год в отдельности. Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Бухгалтерская документа# ция в основном группируется по хронологии — по месяцам, но можно и за квартал или календарный год. Документы помесячно разделяют листом бумаги с указанием месяца. Квитанции, наклад# ные и другие аналогичные документы группируют в последователь# ности их номеров. Систематизированный перечень дел называется номенклатурой дел. Она обеспечивает единый подход к учету, сис# тематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подраз# делениях организации. При составлении номенклатуры дел необ# ходимо соблюдать Основные правила работы архивов организа# ций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. От грамотно проведенных группировки и описания доку# ментов зависит эффективность документооборота и сохранность документов. Организация обязана обеспечить сохранность первичных до# кументов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет# ности в течение установленных сроков. Сроки и порядок хране# ния документов, их передача в соответствующие государственные архивы, а также условия уничтожения документов с истекшим сроком хранения определяются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ве# домств и других учреждений, организаций, предприятий, с указа# нием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР от 15 августа 1988 г., если иное не утверждено в законодательном порядке. 180 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируются: • в течение четырех календарных лет деятельности налогопла# тельщика — по налоговому законодательству; • не менее пяти лет — по требованиям бухгалтерского учета. В соответствии с Перечнем типовых управленческих докумен# тов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро# ков их хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хране# ния бухгалтерских документов (табл. 8.2). Т а б л и ц а 8.2. Сроки хранения типовых документов Вид документа Срок хранения документа Примечание Бухгалтерские отчеты и балансы ор ганизации и объяснительные запис ки к ним: а) сводные б) годовые в) квартальные Постоянно 10 лет 3 года При отсутствии годовых — 10 лет Отчеты по финансированию: а) годовые б) квартальные в) месячные 10 лет 3 года 1 год При отсутствии годовых — 10 лет При отсутствии годовых и квартальных — 10 лет Передаточные, разделительные, лик видационные балансы и приложе ния, объяснительные записки к ним 10 лет Аналитические таблицы по разра ботке и анализу годовых отчетов и балансов 5 лет Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт со вершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгал терских записей (кассовые, банков ские документы, извещения банков и переводные требования, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и мате риалов, квитанции и накладные по учету товарно материальных ценно стей, авансовые отчеты и др.) 5 лет В случае возникновения спо ров, разногласий, следствен ных и судебных дел сохраня ются до вынесения оконча тельного решения Бухгалтерское дело 181 8.3. Документооборот как важнейший элемент учетной политики Вид документа Срок хранения документа Примечание Лицевые счета: а) рабочих и служащих б) получателей пенсий и государст венных пособий 75 лет — «В» 5 лет «В» — возраст лица к мо менту окончания дела После прекращения выплаты пособий и пенсий; для еди новременных пособий — 1 год Расчетные (расчетно платежные) ве домости 5 лет При отсутствии лицевых сче тов — 75 лет Инвентарные карточки и книги учета основных средств 3 года После ликвидации основных средств Доверенности на получение денеж ных сумм и товарно материальных ценностей (в том числе аннулиро ванные доверенности) 3 года Гарантийные письма 3 года Учетные регистры (Главная книга, журналы ордера, разработочные таблицы и др.) 5 лет В случае возникновения спо ров, разногласий, следствен ных и судебных дел сохраня ются до вынесения оконча тельного решения Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассо вые книги, оборотные ведомости 5 лет В случае возникновения спо ров, разногласий, следствен ных и судебных дел сохраня ются до вынесения оконча тельного решения Книги учета депонированной зара ботной платы, журналы регистрации исполнительных листов 5 лет Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др. 5 лет Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоцен ных металлов, алмазов и изделий из них 5 лет 182 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета Продолжение табл. 8.2 Вид документа Срок хранения документа Примечание Сведения о расходовании кредитов: а) годовые б) квартальные 5 лет 3 года Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по пе рерасходу и задолженности по зара ботной плате, об удержании из зара ботной платы, из средств социально го страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и др. 3 года Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ин вентарные описи, акты, сличитель ные ведомости) об инвентаризации 3 года В случае возникновения спо ров, разногласий, следствен ных и судебных дел сохраня ются до вынесения оконча тельного решения Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о вы плате пособий, пенсий, листков не трудоспособности по государствен ному социальному страхованию До минования надобности Не менее 5 лет Исполнительные листы До минования надобности Не менее 5 лет Поручения обязательства за товары, полученные в кредит, переписка по оформлению поручений обяза тельств До минования надобности Не менее 5 лет Справки, предоставляемые в бухгал терию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др. До минования надобности Не менее 5 лет Документы (справки, акты, обязате льства, переписка) по дебиторской задолженности, о недостачах, рас тратах, хищениях До минования надобности Не менее 5 лет Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов До переоценки Акты, ведомости переоценки и опре деления износа основных средств До переоценки Бухгалтерское дело 183 8.3. Документооборот как важнейший элемент учетной политики Продолжение табл. 8.2 Вид документа Срок хранения документа Примечание Паспорта зданий, сооружений и обо рудования 3 года После ликвидации основных средств Переписка о паспортизации зданий и сооружений 5 лет Переписка о финансово хозяйствен ной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании матери альных ценностей и др.) 3 года Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и др. 5 лет Договоры, соглашения (хозяйствен ные, операционные, трудовые и др.) 5 лет После истечения срока дей ствия договора, соглашения Реестры договоров 3 года Договоры о материальной ответст венности 5 лет После увольнения матери ально ответственного лица Образцы подписей (материально от ветственных лиц) До минования надобности Некоторые бухгалтерские документы можно уничтожить при условии завершения в организации всех проверок (ревизий) и при отсутствии по результатам этих проверок (ревизий) споров, разно# гласий, следственных и судебных дел. В противном случае доку# менты должны храниться и после истечения установленных сро# ков до урегулирования разногласий или вынесения окончательно# го решения по судебно#следственным делам. Изъятие документов из архива допускается только на основа# нии постановлений органов дознания, предварительного следст# вия, прокуратуры, судов, налоговых органов. Изъятие копий доку# ментов проводится в присутствии должностных лиц. Персональная ответственность за соблюдением условий и по# рядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтер# ского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе ор# ганизации. Для организации работы по уничтожению документов созда# ются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники 184 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета Окончание табл. 8.2 структурных подразделений под председательством одного из ру# ководящих работников организации, а также представители ар# хивного учреждения. Экспертные комиссии определяют совмест# но с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтоже# ние, организуют экспертизу ценности документов и контролируют ее проведение, уделяя основное внимание документам, подлежа# щим передаче в государственные архивы. Необходимо описание документов, отобранных экспертной комиссией на хранение. После утверждения описей архивный ор# ган организации получает разрешение на уничтожение докумен# тов, которые не подлежат передаче в Архивный фонд Российской Федерации. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Без согласования с органами Росархива уничтожаются доку# менты, которые не должны быть сданы в архив и практическая не# обходимость которых отпала, а сроки хранения истекли. Однако если имеется указание органа исполнительной власти относитель# но согласования уничтожения документов с вышестоящей органи# зацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направ# ляются для рассмотрения в эту организацию. Отобранные к уничтожению документы должны быть переда# ны организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, для переработки на бумажных фабриках. Вторичное использова# ние этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов являются незаконными и влекут за собой ответственность в уста# новленном законом порядке. Важная функция бухгалтерской службы — контроль за состав# лением и движением документов, обеспечивающий защиту фор# мируемой информации. На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами: 1) составление нескольких экземпляров. Многие первичные до# кументы составляются в нескольких экземплярах, что позволяет избежать риска утраты первичной информации и создает удобство для пользователя; Бухгалтерское дело 185 8.3. Документооборот как важнейший элемент учетной политики 2) идентификация. Она достигается наличием определенных реквизитов, идентифицирующих документ — наименования, но# мера, даты и др.; 3) недопущением ошибок. Например, недопустимы исправления ни в каких денежных документах. В других случаях ошибки ис# правляются согласно действующим правилам; 4) регистрация. Каждый документ подлежит регистрации в спе# циальных журналах и др.; 5) составление описей документов. В целях предотвращения ут# раты документов при передаче от одного пользователя к другому составляют опись документов в двух экземплярах — по одному для каждого участника операции. 8. 8.4. Технология обработки учетных документов Технология обработки учетных документов называется формой бухгалтерского учета, к которой относится и совокупность учет# ных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимосвязи. Форма бухгалтерского учета определяет методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и ор# ганизацию учетного процесса. Чтобы определить форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом, необходимо выделить признаки, кото# рые ее характеризуют. Такими признаками, как правило, являются: 1) количество учетных регистров, применяемых для ведения бухгалтерского учета; 2) назначение учетных регистров и их структура; 3) взаимосвязь синтетического и аналитического учета; 4) последовательность и способы записи в учетные регистры. Форма бухгалтерского учета должна обеспечивать получение информации о хозяйственных процессах, группировку и регистра# цию первичных документов, рациональную организацию труда счетных работников в процессе обработки учетной информации, хранение информационного фонда. Развитие бухгалтерского дела в нашей стране привело к появ# лению следующих форм бухгалтерского учета: а) мемориально#ордерной; б) журнально#ордерной; в) автоматизированной; г) упрощенной. 186 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета Мемориальноордерная форма бухгалтерского учета (рис. 8.1) получила свое название от мемориального ордера. Он представля# ет собой документ, в котором происходит обработка первичных документов. Отличительная особенность этой формы заключается в том, что в течение определенного периода первичные документы поступают в бухгалтерию, накапливаются и регистрируются в спе# циальных группировочных и накопительных ведомостях по одно# родным хозяйственным операциям. На основании сгруппированных документов каждая бухгалтер# ская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к которому прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные. Все мемориальные ор# дера фиксируются в регистрационном журнале, который открыва# ется на каждый месяц. После записи мемориальных ордеров в регистрационном жур# нале данные из мемориальных ордеров записывают в Главную книгу, которая при этой форме бухгалтерского учета имеет вид развернутой двусторонней таблицы. Для каждого синтетического счета отводится отдельный разворот. Бухгалтерское дело 187 8.4. Технология обработки учетных документов Главная книга Мемориальные ордера Накопительные и группировочные ведомости Первичные и сводные документы Оборотная ведомость по синтетическим счетам Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности Регистрационный журнал Оборотные ведомости по аналитическим счетам Регистры аналитического учета Кассовая книга Рис. 8.1. Мемориально ордерная форма бухгалтерского учета По окончании каждого месяца в Главной книге подводят итоги оборотов по дебету и кредиту, выводят сальдо по каждому счету и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам. На основе данных оборотной ведомости составляются бухгалтерский баланс и другие отчетные формы. Аналитический учет при мемориально#ордерной форме ведет# ся одновременно на карточках и в книгах. Журнальноордерная форма бухгалтерского учета (рис. 8.2) по# лучила свое название по основному регистру, используемому при этой форме, — журналу#ордеру. Журнал#ордер построен по шахматному принципу на листах спе# циального графления. В основу построения журналов#ордеров поло# жен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: дан# ные первичных документов фиксируются только по кредиту соответ# ствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Записи в журнал#ордер делают по мере поступления первич# ных документов. Журналы#ордера являются накопительными до# 188 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета Главная книга Журналы ордера Накопительные и группировочные ведомости Первичные и сводные документы Оборотные ведомости по счетам аналитическим Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности Оборотная ведомость по счетам синтетическим Регистры (ведомости, карточки, книги) аналитического учета Кассовая книга Отчет кассира Рис. 8.2. Журнально ордерная форма бухгалтерского учета кументами. В них отражаются кредитовые обороты одного счета или по каждому первичному документу, или по итогам за опреде# ленный промежуток времени. Организации, применяющие эту форму бухгалтерского учета, ведут его в зависимости от отраслевой принадлежности с примене# нием регистров согласно перечню типовых форм. Итоговые данные журналов#ордеров в конце месяца переносят в Главную книгу, строение которой отличается от строения Глав# ной книги при мемориально#ордерной форме. Один лист Главной книги соответствует одному синтетическому счету. Главную книгу открывают на год. Каждая строка соответствует данным за один месяц. В конце месяца подсчитывают дебетовый и кредитовый обороты, после чего выводят сальдо. Конечное сальдо предыдуще# го месяца является начальным сальдо следующего. На основе ко# нечного сальдо по каждому счету составляют бухгалтерский баланс и другие отчетные формы. Автоматизированная форма бухгалтерского учета (рис. 8.3) предполагает использование для обработки учетной информации компьютерных технологий на всех участках учета. Технология обработки информации характеризуется закончен# ным циклом движения информации от момента ее возникновения (первичный учет) до формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности и анализа финансово#хозяйственной деятельности. Бухгалтерское дело 189 8.4. Технология обработки учетных документов Уровень 1 Сбор, регистрация и ввод первичной информации Первичные и сводные документы База данных Уровень 2 Обработка данных Постоянная информация Учетные регистры Уровень 3 Вывод документов на бумажные носители Уровень 4 Формирование отчетных форм Главная книга Бухгалтерская (финансовая) отчетность Рис. 8.3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета Используемые в настоящее время информационные системы бухгалтерского учета весьма разнообразны по охвату реализуемых функций, принципам построения, составу сервисных услуг, тех# ническому и методологическому сопровождению, отраслевой ори# ентации. В отличие от нормативного регулирования применения журнально#ордерной и мемориально#ордерной форм нормативное регулирование применения автоматизированной формы бухгал# терского учета практически отсутствует, поэтому многочисленные программные решения не похожи одно на другое как по представ# лению данных, так и по выходным формам. При организации автоматизированной формы бухгалтерского учета целесообразно обратить внимание на следующие аспекты: • ввод, хранение и первичную обработку исходных учетных данных (журнал учета хозяйственных операций и порядок автома# тизированной обработки первичных документов); • получение и представление результатной информации; • обеспечение выполнения учетных процедур; • способы настройки компьютерных программ на особенно# сти учета у конкретного экономического субъекта. Эта форма бухгалтерского учета реализуется по нескольким уровням. На первом уровне происходят сбор, регистрация и ввод первич# ной информации структурных подразделений, причем предусмот# рен инструментарий для подготовки разных справок и документов. В течение отчетного периода в базу данных заносится информация по каждым услуге, организации, с которой осуществляются взаи# морасчеты, плательщику и другая информация. Данные, сформированные на первом уровне, подвергаются об# работке на втором уровне. Помимо этого, используется информа# ция справочного и нормативного характера. На третьем уровне формируются учетные регистры, в которых аккумулируются хронологические и систематические записи, дан# ные о текущих хозяйственных операциях. По запросу пользователь в любой момент может оперативно получать информацию с тре# буемой степенью детализации об имуществе, состоянии расчетов и т.п., экономические и бухгалтерские показатели, справочные данные, а также проследить динамику их изменения. На четвертом уровне (завершающем) составляются отчетные формы, в результате чего пользователи получают бухгалтерскую 190 Бухгалтерское дело 8. Организация бухгалтерского финансового учета (финансовую) отчетность, а также возможность сформировать раз# личные аналитические данные. Автоматизированная форма бухгалтерского учета позволяет све# сти к минимуму дублирование технологических операций по вводу информации. В любой момент заинтересованный пользователь мо# жет получить сведения о наличии имущества, состоянии расчетов и величине источников средств. Таким образом, эта форма бухгал# терского учета предоставляет пользователю удобный инструмент контроля деятельности экономического субъекта и управления ею. Более подробно формы учета с применением компьютерных техно# логий будут рассмотрены в последующих главах. Контрольные вопросы и задания Контрольные вопросы и задания 1. Какова цель формирования учетной политики организации? 2. Каковы основные методические и организационно#технические аспекты учетной политики организации? 3. Назовите основные факторы, влияющие на выбор и обоснование учетной политики. 4. Назовите допущения и требования формирования учетной поли# тики. 5. Что такое документооборот и график документооборота? 6. Что представляет собой система управления документооборотом? 7. Каковы порядок и сроки хранения документов? 8. Что представляет собой форма бухгалтерского учета? 9. Перечислите формы бухгалтерского учета и дайте их краткую ха# рактеристику. Тесты Тесты |