ЭУМК Управление в апк. Вопросы к экзамену по дисциплине Управление в апк для студентов заочного (сокращенного) обучения специальности 080502. 65 Экономика и управление на предприятиях апк
 Скачать 4.07 Mb.
|
Модуль 2.Тема 2.1 Технология управления по видам деятельности в предприятиях и организациях. 2.1.1 Информационное обеспечение управления производством 2.1.2 Документационное обеспечение системы управления 2.1.3 Управленческие решения 2.1.4 Управление маркетингом 2.1.5 Управление качеством труда и продукции 2.1.6 Управление нововведениями 2.1.7 Управление финансами 2.1.7 Управление инфраструктурой АПК 2.1.8 Управление научно-техническим прогрессом 2.1.9 Управление природопользованием в АПК 2.1.9 Управление внешнеэкономической деятельностью Лекция 17 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВОМ План: 1. Понятие и классификация информации 2. Уровень информационного обеспечения и внутренняя система информации 1 ПОНЯТИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ Информация — одно из основных понятий в управлении. Практически любая управленческая деятельность неразрывно связана со сбором, хранением, обработкой и передачей информации. Без нее невозможно сформулировать цели управления, оценить ситуацию, определить проблему, подготовить и принять решение, проконтролировать его выполнение. Под управленческой информацией понимают совокупность сведений о процессах, протекающих внутри объекта управления и в его окружении. С точки зрения содержания и роли в управлении информацию определяют как предмет труда управленческих работников, представляющий собой совокупность сведений о состоянии управляемой и управляющей систем, внешней среды. С точки зрения теории информация — это сообщение, которое позволяет устранить неопределенность знаний пользователя о состоянии объекта, течении событий, развитии системы. Информацию можно рассматривать как один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других ресурсов. Информация, используемая в управлении, выступает одновременно и предметом, и продуктом труда. Специфичность информации как предмета и продукта труда обусловлена особенностями ее природы, отражающей реальный мир. Она содержит сведения, которые формируют или расширяют знания работников аппарата управления о состоянии и возможных путях развития социально-экономических процессов на предприятии, в регионе, отрасли, позволяет осуществлять прямую и обратную связи между объектом и субъектом управления. Информация обладает рядом отличительных черт:
Для анализа уровня информационного обеспечения процесса управления используемую информацию классифицируют по различным признакам. Предлагается следующая классификация информации (рис. 20). Содержание информации определяется потребностями управленческих звеньев и направлением управленческих решений. В целом для обеспечения процесса управления информация должна содержать данные:
Информация должна отвечать следующим требованиям:
Достоверность, точность и объективность поступающей информации определяются надежностью ее источников, объективностью, правильностью передачи, однократностью регистрации. Если информация проходит три-четыре передаточных звена, ее правдивость снижается на 8-10 % из-за того, что сведения стареют и искажаются. Информация достоверна, если не превышен допустимый уровень искажений и возможно эффективное функционирование системы управления на ее основе. Полнота и новизна информации означает, что ее объем и содержание должны быть достаточными для принятия оптимальных решений. Следует учитывать, что дефицит сведений приводит к принятию неправильных решений, а излишняя информация усложняет выработку решений и делает процесс управления дорогостоящим. Избыточность — это повторяемость, дублирование информации. Существует полезная и бесполезная избыточность: полезная используется для повышения надежности, достоверности передачи и хранения информации в технических системах, а бесполезная создает дополнительную нагрузку на человека, замедляет процесс принятия решения, снижает мобильность действий. Своевременность и оперативность связаны с явлением старения информации и потерей ее ценности. Запаздывание в поступлении информации приводит к ухудшению функционирования управляемой системы (техники, организации производства и др.). Однозначность и доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату. Для быстрой передачи информации необходимо использовать все возможные средства (радио, печать, диспетчерскую связь, современные средства коммуникации). Важное значение имеет наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, доски объявлений, слайды и т. д. 2 УРОВЕНЬ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМАЦИИ В систему информационного обеспечения входят звенья формирования и сосредоточения информации; каналы движения информации (коммуникации); носители информации; технические средства преобразования информации (сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и т. д.). Управленческая деятельность на различных иерархических уровнях требует различных видов информации (табл. 6). Таблица 6 - Используемая информация в зависимости от уровня управления
На стратегическом уровне руководители нуждаются в информации, которая помогает планировать и принимать решения о долгосрочных направлениях деятельности предприятия. Для этого необходимо всесторонне проанализировать внешнее окружение. Информация должна быть комплексной и ориентированной на перспективу. Информация, необходимая на уровне управления подразделением, касается направляющих и контрольных действий по отношению к подчиненным. На оперативном уровне руководителей интересует ежедневное выполнение различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу подразделений. Регистрация информации прежде осуществлялась в различного рода документах — книгах, на карточках, в формулярах и т. д. С появлением на предприятиях компьютеров возможности накопления информации резко возросли, а задача ее сбора и хранения облегчилась. Успешное руководство предприятием в современных условиях требует применения высокоэффективной внутрихозяйственной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств и технологий. Информационная система представляет собой совокупность информационных процессов и включает в себя собственно информацию, а также способы и средства, обеспечивающие ее сбор, передачу, накопление, обработку, хранение, предоставление и использование. Управляющие информационные системы призваны последовательно реализовывать принципы единства производственного процесса, информации и организации на основе применения технических средств, аналитических методов обработки и моделей прогнозно-аналитических расчетов. Выделяют простые и сложные информационные системы. Простые информационные системы обеспечивают передачу информации от места ее возникновения к управляющему лицу без переработки (например, одноразовые устные сообщения, сообщения по телефону, факсу и т. д.). При этом формирование управляющего решения (выходного документа) и его реализация осуществляются непосредственно управляющим лицом. Простые информационные системы характерны для нижних уровней управления предприятием (звено, бригада и т. д.). В сложных информационных системах существуют параллельные потоки первичной информации от мест ее возникновения. Переработка такой информации включает статистическую обработку, анализ и сложные вычисления, необходимые для получения вариантов управленческих решении. Сложные информационные системы — основной вид информационных систем в сельском хозяйстве. В зависимости от места обработки различают централизованные и децентрализованные информационные системы. Важнейшими классификационными признаками информационных систем являются уровни механизации (на базе оргтехники) и автоматизации (на базе ЭВМ) процессов передачи и обработки информационных потоков. По этому признаку выделяют три вида сложных информационных систем: с низким, средним и высоким (автоматизированным) уровнем развития. Нередко полученная информация не отвечает требованиям современных систем управления. К недостаткам информации относятся следующие:
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем их сквозного построения и совместного использования. Это позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить число показателей, уменьшить объем информационных потоков. Информационное обеспечение предполагает распространение информации, то есть предоставление ее пользователям для решения научно-производственных задач. Создание благоприятных условий для распространения информации предполагает проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий. Информация и особенно ее автоматизированная обработка — важные факторы повышения эффективности производства. Ответственную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к единой внутрифирменной системе сбора, обработки, хранения и предоставления информации (ВСИ). Деятельность в сфере обработки информации была переориентирована на конечные цели: удовлетворение потребностей в ней руководителей на всех уровнях внутрихозяйственного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы ее обработки. Внутрихозяйственная система информации выполняет следующие функции:
Важное значение в информационном обеспечении имеет технология информационной деятельности. Она включает такие понятия, как материально-техническая база информационной деятельности; виды информационной технологии; носители информации, информационные базы данных; система ведения записей; создание пакетов прикладных программ. Современная материально-техническая база информационной деятельности позволяет использовать во внутрихозяйственной системе информации ЭВМ крупногабаритные и персональные; микропроцесоры; средства телекоммуникаций; электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенной ЭВМ, множительную технику, средства автоматизированной обработки текстовой информации. В системе оперативного управления производством ЭВМ целесообразно использовать:
Контрольные вопросы и задания 1. Что понимают под управленческой информацией? 2. Каковы основные признаки классификации информации? 3. Назовите основные уровни информационного обеспечения. 4. Что представляет собой информационная система предприятия? 5. Каковы основные функции внутрихозяйственной системы информации? Лекция 18 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ План: 1. Понятие и нормативная база делопроизводства 2. Системы управленческой документации 3. Организация документооборота на предприятии 4. Совершенствование информационного и документационного обеспечения управления на предприятиях АПК 1 ПОНЯТИЕ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Информационное обеспечение процесса управления агропромышленным производством осуществляется с помощью документов, которые являются основными носителями информации, поэтому четкость и эффективность деятельности аппарата управления во многом зависят от правильной организации делопроизводства. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы стал употребляться термин «документационное обеспечение управления». Этот термин подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства, основанную на использовании в работе с документами современных вычислительной техники и информационных технологий. Под документированием понимают регламентированный процесс записи, обеспечивающий ее юридическую силу. При этом создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи (документы, видеограммы и др.). При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях с использованием этих носителей (магнитные ленты, диски) и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии с Законом РФ «Об обязательном экземпляре документов» документ — это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации. Любой официальный документ полифункционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности. Выделяют общие и специальные функции документа. К общим функциям документа относятся: информационная — создается для сохранения информации; социальная — является социально значимым объектом, поскольку порождается той или иной социальной потребностью; коммуникативная — выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и между предприятиями; культурная — средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса. Специальные функции документа следующие: управленческая — важнейший инструмент управления (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.); правовая — средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; исторического источника — выступает в качестве источника научных сведений. Документационное обеспечение управления — важнейшая сторона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно основываться на четкой нормативной базе. Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты. Нормативно-методическая база делопроизводства включает: правовые акты законодательных и исполнительных органов власти разных уровней (федеральный уровень, субъектов РФ) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий; государственные стандарты на документацию; ГОСТы; унифицированные системы документации (УСД); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и другие нормативные документы. Основу законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который регулирует гражданские правоотношения, в том числе в сфере информации и делопроизводства (устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица и др.). Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документами регулируются специальными федеральными законами. Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления. ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендательной. Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разделов: общие положения; документирование управленческой деятельности; организация работы с документами; механизация и автоматизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления. В первом разделе ГСДОУ указаны цели системы, порядок ее распространения, использования и внедрения, обязанности должностных лиц на разных уровнях управления. Во втором разделе приведены основные требования к документированию управленческих действий, то есть созданию управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТов. В третьем разделе подробно рассматриваются вопросы организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы, контроля за исполнением документов. В четвертом разделе обосновывается необходимость перехода к принципиально иной и более эффективной информационной технологии в сфере управления, основанной на включении технических средств механизации и автоматизации работы с документами на базе современных персональных ЭВМ. Компьютеризация процессов управления создает условия для безбумажного документооборота и значительного сокращения в оперативной управленческой работе числа традиционных документов — справочных, информационных и др. В пятом разделе изложены задачи и структура службы документального обеспечения управления, нормирование труда работников службы, организация рабочих мест и условия труда. Рекомендательная часть ГСДОУ дополняет и разъясняет нормативную с помощью справочного и методического материала по делопроизводству. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает их юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ при их составлении и в работе с ними. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и порядком оформления. Она обеспечивается, прежде всего, установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (название, адресат, подпись, текст, печать и др.). Современные требования к оформлению управленческой (административной) документации определяются государственным стандартом (ГОСТом) Р.6.30—97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления, независимо от отраслевой принадлежности. Эта система определяется как комплекс взаимосвязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования ЭВМ, в том числе требования к бланкам, оформлению реквизита и др. |