ЭУМК Управление в апк. Вопросы к экзамену по дисциплине Управление в апк для студентов заочного (сокращенного) обучения специальности 080502. 65 Экономика и управление на предприятиях апк
 Скачать 4.07 Mb.
|
|
2 СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, требований к оформлению. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой сферы деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и на отдельном предприятии, и составляют собственно объект делопроизводства. Управленческая документация представлена комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др. Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: название предприятия и (или) подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф учреждения. К организационно-правовым документам относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др. Система распорядительной документации. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления его основной деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Основанием для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач предприятия. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:
Например, приказ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях решения основных оперативных задач. Оформляется на специальном бланке или общем бланке организации с указанием вида документа — приказ. Приказы должны содержать следующие основные реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Система справочно-информационной документации — служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, а лишь сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие структурных подразделениях, на каждом рабочем месте; рационализация документопотоков, разработка оптимальных маршрутов их движения; внедрение более современной системы регистрации и отправки документов, организация соответствующей информационно-справочной службы; совершенствование номенклатуры дел, организация действенного контроля исполнения документов; совершенствование организации оперативного и архивного хранения; повышение уровня знаний и квалификации персонала в области документационного обеспечения процессов управления. В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные повторяющиеся. Для однотипных повторяющихся задач в большинстве случаев целесообразно унифицировать и стандартизировать как технологию решения, так и формы представления информации. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия их состава и форм, создваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций. Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации в нормативных актах. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; организационные структуры учреждений и предприятий; классификаторы управленческих функций; управленческая документация. Унификация документов организации заключается в отборе и закреплении тех из них, которые необходимы и достаточны для решения управленческих задач. В результате исключаются формы, применение которых не вызвано потребностями управления, и состав документов значительно сокращается. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении информационных показателей и реквизитов, установлении единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации документов закрепляются в Табеле (перечне) форм документов, а сами формы — в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности предприятий. Табель форм документов, применяемых в деятельности предприятия, — это перечень разрешенных к применению унифицированных форм, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель форм документов предприятия предназначен для:
В текущей деятельности предприятия табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием этапов их подготовки и оформления. Альбом форм документов — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия, включенных в Табель. Применение Табеля и Альбома обеспечивает:
Современные и перспективные направления совершенствования делопроизводства неотделимы от внедрения достижений научно-технического прогресса в сферу управления агропромышленным производством. Достижения, связанные с созданием современных видов электронно-вычислительной и организационной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально новой, более эффективной информационной технологии в управлении предприятием. Информационная технология — это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, предоставления и использования информации на основе применения технических средств. Современная информационная технология предполагает наличие следующих компонентов:
Современные средства компьютерной техники включают персональные компьютеры, корпоративные компьютеры, суперкомпьютеры. Широкие возможности для создания и внедрения новых автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) на предприятиях АПК появились с массовым выпуском отечественных микроЭВМ (ПК) и ввозом их по импорту, а также подготовкой сельскохозяйственными вузами специалистов, хорошо знающих компьютер. Однако потенциальные возможности компьютеров на многих предприятиях АПК России используются пока не полностью. Основная причина этого в том, что они в основном работают в автономном режиме, им отводится вспомогательная роль в управлении производством. Большая часть их рабочего времени используется на выполнение стандартных операций по учету и ведению финансовой документации и очень малая — на организацию делопроизводства, сбор и анализ информации для хозяйственной деятельности. Работу по внедрению автоматизированных систем для решения задач делопроизводства и управления производством в АПК целесообразно вести в следующих направлениях: переходить к использованию типовых решений при обработке информации; унифицировать аппаратуру ЭВМ, математическое обеспечение, прикладные программы и модели; создавать интегрированные базы данных общего назначения; широко использовать модели IBM — совместных компьютеров. IBM становятся наиболее распространенным типом технического обеспечения АСДОУ для предприятий АПК. Они позволяют вести индивидуальную децентрализованную обработку управленческой документации в пунктах ее возникновения. ПК с дисплеем, пультом управления и аппаратурой передачи данных, дополненный устройством печати и внешней памятью, позволяет организовать автоматизированные рабочие места (АРМ) работников управления, в том числе по делопроизводству. Объединение ПК в локальную вычислительную сеть в пределах одного предприятия выдвигает их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную и комплексную автоматизацию функций управления предприятием. Состав АРМ документационной службы предприятий АПК зависит от объемов документируемой информации и документооборота, а также от технических возможностей ПК и уровня программного обеспечения. На предприятиях с небольшим документооборотом задачи АСДОУ можно решать единичным АРМ секретаря руководителя, которое может быть коллективным, то есть использоваться другими работниками управления, решающими свои функциональные задачи. На предприятиях, имеющих большой документооборот, целесообразно иметь несколько АРМ, разделенных по подсистемам АСДОУ и размещенных на двух уровнях. На верхнем уровне — ПК с быстродействующим процессором и большим объемом оперативной и внешней памяти. Это центральный компьютер, обрабатывающий основной поток первичных документов, поступающих с ПК нижнего уровня. На нижнем уровне находятся ПК работников управления, менее производительные, чем центральный. Они оснащены периферийным оборудованием, в состав которого входят процессор, дисплей, накопители на магнитных дисках, клавиатура, печатающее устройство и аппаратура передачи данных для связи с центральным компьютером. Внедрение АРМ в делопроизводство на базе персональных компьютеров позволяет повысить производительность труда, качество работ и исполнительную дисциплину, а также эффективность функционирования систем управления предприятий АПК. Все направления совершенствования документооборота требуют повышения уровня квалификации работников управления, постоянного изучения новейших достижений науки и техники, способов и методов обработки и использования информации. Контрольные вопросы и задания 1. Дайте понятия делопроизводства, документа и документооборота. 2. Каковы общие и специфические функции документа? 3. Каков состав нормативно-методической базы делопроизводства? 4. Раскройте понятие системы управленческой документации. 5. Что такое система организационно-правовой документации? 6. Расскажите о системе распорядительной документации. 7. Какова система информационно-справочной документации? 8. Охарактеризуйте понятие документооборота на предприятии и его этапы. 9. Каковы направления совершенствования информационного и документационного обеспечения управления? Лекция 19 УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ План: 1. Сущность и классификация управленческих решений 2. Процесс принятия управленческих решений 3. Факторы, влияющие на принятие управленческих решений 4. Методы принятия решений 1 СУЩНОСТЬ И КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ Управленческое решение — это выбор из возможных вариантов действий одного, позволяющего достичь поставленной цели, решить ту или иную проблему. В практической деятельности руководители и специалисты постоянно сталкиваются с необходимостью принимать различного рода решения. Это один из важнейших моментов их деятельности, продукт их труда. Понятие «управленческое решение» многопланово, оно связано с непосредственным воздействием управляющего субъекта на управляемый объект. Поскольку решение принимается чаще всего в процессе производства, оно должно учитывать все его стороны. В условиях сельского хозяйства дополнительная сложность этого процесса определяется специфическими особенностями отрасли. Основанием для принятия управленческого решения могут служить различные производственные ситуации, изменения внешних и внутренних условий производства. Руководители могут принимать решение при различной степени информированности: в условиях неопределенности, что в большей мере относится к прогнозированию (цели не определены, ресурсы не обеспечены, сроки исполнения не выявлены); в условиях риска, когда многие факторы имеют вероятностный характер; в условиях определенности (плановое решение задачи). При планировании определены цели (исходя из ситуации на рынке), объемы материально-денежных и трудовых ресурсов и условия функционирования предприятия. Важнейшие требования к управленческому решению — это всесторонняя обоснованность; полномочность (правомочность); правомерность (соответствие существующим законам); необходимая полнота и целостность содержания (комплексность); своевременность принятия и доведения до исполнителей. Сложности в принятии решений руководителями возникают по следующим причинам:
В сельском хозяйстве зачастую приходится одновременно решать, что сделать, кто это будет делать, когда, где и как. В условиях рынка особое место в деятельности предприятия занимает маркетинг, поэтому решения и распоряжения руководителя в этой области особенно важны. Руководитель принимает решения, относящиеся к изучению рынка; ассортименту и качеству выпускаемой продукции; сбыту продукции на условиях контрактов (договоров); целесообразным в настоящий момент поставкам (товародвижению); системе стимулирования сбыта продукции и предприятия — с целью увеличения числа клиентов, объемов реализуемой продукции предприятия; к внедрению различных форм обслуживания клиентов. Управленческие решения можно классифицировать по многочисленным признакам: субъектам управления, продолжительности действия, масштабности решаемых вопросов, объекту воздействия, принципу разработки и принятия, сфере действия, форме выражения, характеру действия и т. д. 2 ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ Процесс подготовки и принятия решений состоит из нескольких этапов:
У руководителей может быть различное отношение к проблемам:
Рассмотрим отдельные этапы принятия управленческих решений. Определение целей и формулирование проблемы. Цель — это предполагаемое или намеченное условие, служащее мотивом для принятия решения. Цель должна быть конкретной, реальной, достижимой. Проблема — это расхождение между фактической ситуацией и желаемой. Другими словами, проблема существует всякий раз, когда имеется разрыв между тем, что есть, и тем, что может быть. Проблемы могут быть выявлены руководством организации, руководителями подразделений, рядовыми работниками. В результате сбора (или получения), классификации и упорядочения информации о внешней и внутренней среде, последующего сравнения ее с заранее установленными нормами выявляется наличие проблемы или ее отсутствие. Формулирование проблемы требует определения действительного и желаемого состояния объекта, имеющихся ограничений и критериев оптимальности ее решения. Выявляя проблему, руководитель ранжирует ее в ряду других проблем по следующим критериям: а) срочность и ограничения во времени; б) жизненный цикл; в) последствия; г) воздействие на организацию в целом; д) своевременность (готова ли организация и ее работники к решению данной проблемы). Критерии каждый руководитель выбирает свои, устанавливаются они субъективно. Сбор и изучение необходимой информации. На этом этапе собирается соответствующая информация о внешней и внутренней среде организации по решаемой проблеме. Однако ее может быть недостаточно для принятия решения. С другой стороны, увеличение количества информации не обязательно повышает качество решения. Информация должна быть релевантной (касающейся только данной проблемы), достоверной, своевременной, соответствующей реальным событиям. Своевременное получение необходимой информации обеспечивается эффективной системой коммуникаций. Ограничения сужают возможность принятия решений, что позволяет сделать их более реалистичными. К общим ограничениям могут быть отнесены внешние факторы (например, законы, этические нормы); недостаток ресурсов (или невозможность их приобретения); отсутствие необходимой технологии, недостаточное число работников, имеющих требуемые квалификацию и опыт. Чтобы определить, каким должно быть оптимальное решение, необходимо установить стандарты или критерии, по которым будут оцениваться альтернативные варианты. |