Методичка по Excel (Осипова, Сметкина). Введение Основы работы в Microsoft Excel

• Название: Введение Основы работы в Microsoft Excel
• Анкор: Методичка по Excel (Осипова, Сметкина).doc
• Дата: 13.03.2017
• Размер: 1.74 Mb.
• Имя файла: Методичка по Excel (Осипова, Сметкина).doc
• Тип: Документы; #3738
• Категория: Информатика. Вычислительная техника
• страница: 8 из 19

Итоговые таблицы, полученные методом суммирования

Для консолидации данных о НДС воспользуйтесь методом суммирования. Для этого необходимо:

• 
  Проверить, что вы работаете с листом «Итог».
  
• 
  Установить курсор в ячейку D3 на листе «Итог».
  
• 
  Щелкнуть в строке формул по кнопке Вставка функции.
  
• 
  В диалоговом окне Мастер функций в списке категорий выбрать Математические, а в списке функций – СУММ.
  
• 
  В окне СУММ установить курсор в поле Число 1 (очистить поле, если в нем введены какие-либо данные, нажав клавишу Delete) и перейти на лист «Техношок» в ячейку G3.
  
• 
  Перейти в поле Число 2 и в нем отразить ячейку G3 с листа «Техносила».
  
• 
  Щелкнуть по кнопке ОК.
  

Если установить курсор в ячейку D3 листа «Итог», то в строке ввода можно увидеть формулу, по которой рассчитывалась итоговая сумма за квартал:

=СУММ(Техношок!G3;Техносила!G3).

Внимание! Восклицательный знак в формулах отделяет имена ячеек от имен рабочих листов друг от друга.

• 
  Скопировать полученную формулу из ячейки D3 в ячейки D4:D10, используя метод копирования с помощью маркера заполнения.
  
• 
  В ячейках С11 и D11 подсчитать итоговые суммы с помощью пиктограммы Автосумма.
  

Результат выполненных действий представлен на рисунке 9:


Рис.9

Итоговые таблицы с использованием связей с исходными данными

Теперь необходимо создать итоговую таблицу с использованием связей с исходными данными методом консолидации по расположению. Для формирования заголовка и шапки таблицы необходимо выполнить следующие действия:

• 
  Перейти на лист «Выручка».
  
• 
  Скопировать с листа «Итог» заголовок таблицы на лист «Выручка» (ячейка А1).
  
• 
  Скопировать с листа «Техносила» название первой и последней графы (графа «Наименование товара» и «Выручка») на лист «Выручка» (в ячейки А2:В2).
  

Последующий ввод исходных данных в графу «Наименование товара» будет осуществлен по принципу создания пользовательских списков.

Создание пользовательских списков

Если в работе с таблицами приходится повторять ввод конкретной последовательности в рабочем листе, например список имен, то можно создать пользовательский список. После создания такого списка его можно ввести в диапазон ячеек, путем простого ввода в ячейку любого элемента из этого списка с последующим перетаскиванием маркера заполнения в нужные ячейки.

Пользовательский список можно создать при помощи команды меню Списки_._Установит_курсор_мыши_в_окно_Импорт_списка_из_ячеек'>Сервис|Параметры|Списки'>Сервис|Параметры|Списки, при выполнении которой открывается диалоговое окно Параметры с вкладкой Списки, путем ввода элементов нового списка в соответствующее окно Элементы списка. Также можно использовать кнопку Импорт, расположенную в правой нижней части вкладки Списки диалогового окна Параметры.

В данном примере список будет создан с использованием кнопки Импорт, так как исходный список существует на листе «Итог» в блоке ячеек А3:А10 (Наименование товаров). Для этого необходимо:

• 
  Перейти на лист «Итог».
  
• 
  Активизировать меню Сервис
  
• 
  Выбрать команду Параметры.
  
• 
  Щелкнуть по вкладке Списки.
  
• 
  Установит курсор мыши в окно Импорт списка из ячеек: в нижней части вкладки Списки.
  
• 
  Выделить в таблице блок ячеек А3:А10.
  
• 
  Нажать кнопку Импорт, а затем кнопку Добавить на вкладке Списки.
  
• 
  Нажать ОК.
  

• 
  Перейти на лист «Выручка» и установить курсор в ячейку А3.
  
• 
  Набрать с клавиатуры Видеомагнитофон (первый элемент списка) и нажать Enter.
  
• 
  Установить курсор на маркер заполнения (указатель мыши поместить в правый нижний угол ячейки А3, чтобы он принял вид тонкого крестика) и перетащить его вниз до ячейки А10, не отпуская левой кнопки мыши.
  
• 
  Ячейки А3:А10 заполнились элементами пользовательского списка.
  
• 
  Ввести в ячейку А11 «Итого».
  

• 
  Консолидировать данные графы «Выручка» (включая «Итого») листов «Техношок» и «Техносила», выполнив все шаги, описанные в предыдущем упражнении, при создании итоговой таблицы без установления связей с исходными данными, но при этом установив флажок в окне «Создавать связи с исходными данными».
  

Рис. 10
Обратите внимание на полученную таблицу: ее результаты такие же, как и при расчете предыдущей итоговой таблицы. Однако изменился вид экрана: в его левой вертикальной части появились символы структуры документа и некоторые строки стали невидимыми (это строки 3, 4, 7, 9, 10, 12, 13 и т.д.). Структурирование данных рабочих листов используется в Excel при создании итоговых отчетов, позволяя показывать или скрывать уровни структурированных данных с большими или меньшими подробностями.

В полученной таблице видны символы структуры – это кнопки с номерами уровней 1 и 2, знаки + (плюс) и/или – (минус), позволяющие соответственно скрывать или раскрывать детали структурированного документа. Чтобы ознакомиться с работой по просмотру структурированного документа, необходимо выполнить следующие действия:

• 
  Щелкнуть по кнопке 2. При этом таблица «распахнулась», предоставив возможность просмотреть консолидируемые данные по двум магазинам.
  
• 
  Щелкнуть по кнопке 1. При этом скроются исходные данные из таблиц источников.
  
• 
  Щелкнуть по любому из значков «+» (плюс). При этом откроется список составляющих величин итогового значения.
  
• 
  Щелкнуть по значку «-» (минус). При этом скроются исходные данные из таблиц источников.
  

Внимание! При консолидации данных с созданием связей автоматически корректируются итоговые данные при изменении исходных данных в таблицах-источниках.