1. Апараттар, апаратты технологиялар жне апаратты процесстер туралы ым. "Апарат"
 Скачать 0.98 Mb.
|
|
61. Құрама жəне импортталған кестелер. Құрамакестетұрғызу. Құрама екстені тұрғызу Құрама кесте шеберінің ( Мастер сводных таблиц и диаграмм ) көмегімен іске асырылады. Ол үшін алдымен мәліметтер базасына қатысты ұяшықтарды ерекшелеп алу қажет. Сонан кейін Мәліметтер > Құрама кесте (Данные > Сводные таблицы) командасын орныдау қажет. Құрама кесте шебері (Мастер сводных таблиц и диаграмм) жұмысының алғашқы сатысында мәліметтер типі мен құрама мәліметтерді безендіру түрін анықтап алады. Ары қарай (Далее) батырмасын шерткеннен кейін, мәліметтер базасындағы ауқым дұрыс таңдалғанына көз жеткізу керек. Тағы Ары қарай батырмасын шерткен соң құрама кестенің орны анықталады. Құрама кестені көбіне жаңа бетке орналастырады (Жаңа бет (Новая страница) ауыстырып-қосқышын тағайындау арқылы). Құрама кестенің құрылымы. Құрама кесте шебері (Мастер сводных таблиц и диаграмм) жұмысының келесі сатысында құрама кестенің мазмұны мен құрылымын қалыптастырып алады. Бұл терезеде құрама кестенің маекті берілген. Ол төрт аймақтан тұрады: Бет(Страница), Жол(Строка), Баған(Столбец) және Мәліметтер(Данные). Құрама кестенің әрбір аймағына мәліметтер базасының қайсыбір өрісі сәйкестендіріледі. Құрама кестені толтырған кезде мәліметтер сәйкес өрістерден автоматты түрде алынып қойылады. Оны толтыру үшін осы бетте мәліметтер базасының өріс атауларымен аталған батырмалар қолданалады. Құрама кесте шеберін (Мастер сводных таблиц и диаграмм) іске қосып, шебер жұмысының бірінші сатысында Құрама диаграмма ауыстырып-қосқышын тағайындау керек. Содан соң Ары қарай (Далее) батырмасын басып, құрама диаграмма тұрғызылады. Диаграмманы пішімдеу мен баптау оның жанама меню арқылы іске асырылады. Диаграмманың түрін өзгерту үшін ол тұрған аймаққа тышқанның оң батырмасын басып, жанама менюден Диаграмма типі бөлімін таңдап алу қажет. Осылайша жанама менюден Пішім (Формат) бөлімін таңдап алып, диаграмма пішімін өзгертуге болады. Импортталған кесте
Microsoft Office қосымшасымен жұмыс істесеңіз, Сервис менюінде Microsoft Office-нің басқа қосымша-ларымен байланысты жүзеге асырады (Связи с Office). Кестелермен байланыс – сыртқы файлдардан байланысқан кестелермен кестелер құруды жүзеге асыруға мүмкіндік береді. Кестелер импорты – сыртқы файлдан ағымдағы деректер қорына кестелер импортын жүзеге асыруға мүмкіндік береді. EXCEL электронды кестесімен импорттау оңай жұмыс емес. Оның жұмыс парағы да бағандардан тұрғанымен, олар ДҚ бағандар сияқты емес. Өйткені, олар әр түрлі типтегі берілгендерді сақтай алады. Мұндай импорттау кезінде қолданушыға бірнеше қосымша сұрақтар беріледі. Сол сұрақтарға жауап бере отырып, импорттау жұмысын орындауға болады. Бірақ, оның өзінде берілгендер толық көшірілмеуі мүмкін. Ақпараттық жүйелер қолданылатын берілгендерден тұратын текстік файлдарды импорттауға болады. Мұндай файлдардың ерекшелігі оларда берілгендер белгілі бір ретпен жазылады. Деректерді импорттау арнайы Шебер арқылы орындалады. Оның жұмысы параметрлерді анықтаудан басталып, алты қадамнан тұратын Шебер терезелерінде қажетті таңдауларды орната отырып, ең соңғы терезедегі Дайын батырмасын басумен аяқталады. Сонда бастапқы алынған файлдағы деректер Access ДҚ – ның деректеріне айналады. Сонымен, импорттау процесінде Access кестесінің өрістері анықталып, ондағы деректер сырттағы басқа файлдан алынады. ДҚ–ның Access – те қолдау табатын бірнеше форматтары бар. Сондықтан кейбір жағдайларда ДҚ – нан импорттаудың орнына файлмен байланыс орнату жеткілікті. Бұл тәсіл әр түрлі ДҚБЖ–де құрылған екі ақпараттық жүйені интегралдауға мүмкіндік береді. Сонымен кестелермен байланыс режимінің алгоритмі мынадай:
Осы қадамдардан кейін ағымдық қатынаста байланысқан ДҚ жайында ақпарат сақтау үшін, INF типтегі файл құрылады да, атауы байланыс файлы атауымен аттас кесте пайда болады. Байланысқан кестеде жаңа өріс құруға болмайды, бірақ жазбалар қосу мүмкіндігі бар. 62. Базалық кестелерді құру. Кесте құжаттық мәтіннің кез келген жеріне қойыла береді.Кесте мөлшері қағаз парағынан үлкен болуы да мүмкін,сондықтан ол бір немесе бірнеше беттерде орналаса алады.Мұндай жағдайда сіздер кесте тақырыптарын әрбір беттің жоғарғы жағына автоматты түрде орналастыра аламыз.Кестені алғаш рет даярлау үшін Кесте Кестені кірістіру командасын немесе стандартты аспаптар тақтасының Кестені кірістіру батырмасын пайдалану керек.Кесте даярланған соң ұсынылған стандартты форматтардың жиынынан өзіңізге қажетті форматты таңдап алу үшін Кесте Кестені автоформаттау командасын пайдаланған жөн.Бұл тәсіл кестелерді форматтау процесін анағұрлым жеңілдетеді. Жаңа кестені құру кезінде (кестелер режимінде) Access автоматты түрде алғашқы кілтті жасайды жəне өріске Код атын жəне мəліметтер типін Есептегіш тағайындайды Бұл өріс кестелер режимінде жасырылған, оны көру үшін кестелер конструкторы режиміне өту керек. Алғашқы кілт тапсырмасы Кестенің алғашқы кілті осы кестедегі əрбір жолды бір мəнді анықтау үшін бір немесе бірнеше өрістен тұрады. Алғашқы кілт ретінде уникальный инвентарлық номір, реттік нөмір немесе код жиі қолданылады. Мысалға, «Контактлер» кестесінде əрбір тапсырушы үшін осы кестенің алғашқы кілті болып табылатын тапсырушының уникальный коды анықталады. Алғашқы кілт ретінде келесі сипаттамаларға ие өрісті пайдалануға болады. Біріншіден, оның көмегімен əрбір жол бір мəнді анықтала алады. Екіншіден, мүмкіндігінше бұл өрістің бос болуы тиіс емес. Үшіншіден, бұл өрісті өзгерту керек емес. Алғашқы кілт барлық кестелер үшін анықталады. Оның негізінде сұраныстар мен операциялардың орындалуын жеделдететін, индекс конструкцияланады. Бұдан басқа, Access 2007 алғашқы кілт өрісінде мəндердің болуы мен уникальностын тексереді. Жаңа кестені құру кезінде (кестелер режимінде) Access автоматты түрде алғашқы кілтті жасайды жəне өріске Код атын жəне мəліметтер типін Есептегіш тағайындайды. Бұл өріс кестелер режимінде жасырылған, оны көру үшін кестелер конструкторы режиміне өту керек. Өрістер қасиеттері Олардың маңызды сипаттамаларын қарастыру үшін біз Өрістер қасиеттері деп аталатын бөлім арқылы тағы да өрістерге ораламыз. Өрістер қасиеттерінің мағынасын пайдалана отырып, мəліметтердің бейнеленуін басқаруға болады, сенімсіз мəндерді енгізуді болдырмау, үнсіз келісім бойынша мəндерді беру, іздеу мен сорттауды жеделдету, сол сияқты өрістің басқа да функциональдық сипаттамалары мен сыртқы түрін басқаруға болады. Мысалға, сандардың ыңғайлырақ оқылуы үшін, оларды форматтауға болады, ал өріске енетін, жауап беретін мəліметтерге мəндер шартын анықтау керек. Мəліметтерді қарау жəне өзгерту кезінде Аccess 2007 өрістер қасиеттерінің мəндері пайдаланылады. Мысалға, Формат, Енгізу Маскасы жəне Подпись қасиеттері кестеде мəліметтердің берілуін жəне кестелер режимінде сұраныстарды анықтайды. Бұдан басқа, кестенің осы өрістеріне негізделген жаңа формалардағы жəне есептердегі басқарудың барлық элементтері, үнсіз келісім бойынша қасиеттердің сол мəндеріне ие болады. Басқа қасиеттер өрісте үнсіз келісім бойынша мəндер беруге, немесе əрбір қосу кезінде мəндерді міндетті етуге немесе осы кестедегі мəліметтерді өзгертуге пайдаланылады. 63. Сұраныстармен жұмыс. Сұранысдеректер қорынан ақпаратты алады, әрі мұнда деректер бірнеше кесте арасында бөлінген болуы мүмкін. MS Access-те сұранысты пішімдеу үшін үлгі бойынша сұрату деген әдіс қолданылады. Визуалды ақпарат негізінде бұл әдісті қолдана отырып бір немесе бірнеше кестелерден қажетті деректерді аласыз. Сұраныстың ашылуы таңдалынған сұранысты орындауға және іріктеу нәтижесін көруге әкеледі. Таңдалынған пішін үшін Открыть батырмасын басқанда деректерді кестелер терезесінде емес, пішіндер терезесінде көріп, оны түзетесіз. Шебердің көмегімен сұраныстар құру. Деректер қорында сұранысты құру үшін «Сұраныстар» категориясын жандандырып Создать батырмасын басыңыз. Сұраныс құрастырушысы немесе сұранысты құру шеберлері бірінің көмегімен сұранысты құру опциясын таңдауыңызға болатын диалогты терезесі ашылады. Сұраныстармен танысу үшін Қарапайым сұраныс опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Бір немесе бірнеше кестелерден өзіңізге керек өрісті таңдай алатын шебер терезесі ашылады. Егер бір кестеден артық таңдасаңыз шебер автоматты түрде деректердің сызбасы негізінде кестелерді байланыстырады. Айталық, бізге клиенттерге қызмет көрсетуді сату жайлы деректер қажет болсын. Мұндай ақпаратты алу үшін Клиенттер кестесінен клиенттің аты, тегі және телефоны бар өрісті, ал Қызмет көрсету кестесінен Қызмет көрсетудің атауы мен Қызмет көрсету бір бағасы өрістерін, ал Сұраныстар кестесінен Қызмет көрсету Жасалды мен Қызмет көрсеткені үшін алдыңғы өрістерін таңдайсыз. Өрістерді таңдаған соң, Далее батырмасын бассаңыз, эранда нақты немесе қорытынды сұраныс критерийін таңдауға керекті сұраныстар шеберінің келесі диалогты терезесі пайда болады. Бұл жағдайда қорытынды сұраныстың аса керегі жоқ сондықтан Подробный опциясын таңдаңыз. Сұранысты қалыптастыру процесін жалғастыру үшін Далее батырмасын басыңыз. Шебердің соңғы терезесіне көшесіз, мұнда сұраныс атын беріп, сұраныстың нәтежесін көру опциясын таңдайсыз немесе сұраныстың жаңа параметрлерін енгізу үшін сұраныс құрастырушы терезесіне көшісіз. Деректерді көруге арналған сұранысты ашу опциясын ашыңыз, экранда өзіңіз құрған сұраныс нәтежесімен кесте терезесі ашылады. Шеберлердің артықшылығы - минимум біліммен нәтижелерді тез алу мүмкіндігінде. Бұл мысалда, қорытынды және көпкестелі сұраныстар туралы түсінігіңіз болмай-ақ, өзіңізді қызықтыратын ақпараттарды ала аласыз. Бірақ, сұраныстар шеберлері іріктеу шарттарын, реттеу критерийлерін және іріктеудің қызық та күрделі параметрлерін көрсетуге жол бермейді. Сұраныстар конструкторының терезесі Сұраныстар конструкторын шақыру үшін деректер қорының терезесінде «Сұраныстар» катигориясын жандандырып, Создать батырмасын басыңыз. «Жаңа сұраныс» диалог терезесінде Құрастырушы опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Access нәтижесінде іріктеу жүргізілетін кестені немесе сұранысты таңдауыңызды ұсынады. Кестені таңдаңыз, Добавить батырмасын басып, диалог терезесін жабыңыз. Экранда сұраныстар конструкторының терезесі ал негізгі менюде Запрос командасы пайда болады. Сұраныстар конструкторының терезесінде сұраныстарды қалыптастыру үшін іріктеу жүргізілетін кестелерді және сұраныс нәтижесінде өрістерді таңдап алып, деректерді іріктеу, топтау және реттеу үшін критерийлерді көрсету қажет. Сұраныс менюі сұраныстар конструкторы терезесінде кестелерді қосу және оларды жою, сұраныстың типін таңдау, сұранысты іске қосу және т.б. командалардан тұрады. Бұл менюдің көптеген пунктері саймандар панелінің батырмалармен қайталанады. Сонымен қатар, меню пунктінің сұраныстар конструкторы терезесінің берілген аймағына қатысы бар контекстік менюді пайдалана аласыз. Сұраныстар конструктор терезесінің жоғарғы жағында сұраныс деректерінің сызбасы бар. Бұл сызба деректер қоры деректерінің сызбасына өте ұқсас, тек айырмашылығы мынада - берілген сызба сұранысқа қосылған кестелер тізімінен тұрады және олардың арасындағы байланысты бейнелейді. Терезенің төменгі жағында сұраныс бланкісі жатыр. Бұл бланкінің әрбір жолының белгілі бір қызметтері бар:
64. Сұраныстың бланксы. Сұраныс бланкісі көмегімен терезелер арасында сұрау салулар әлементтерін жылжытып, қарапайым әдістермен сұрау салуды қалыптастыруға болады. Үлгі бойынша сұрау салу бланкісі екі ауқымнан тұрады. Жоғарғысында сұраныстар бағытталған кестелердің құрылымы бейнеленеді, ол төменгі ауқым бағандарға бөлінген - алдағы нәтижелеуші кестенің әрбір орісіне бір-бір бағаннан. Контекстік менюдің көмегімен бланктің жоғарғы жарты-сында сұраныстар жасалған кестелерді ашады. Сосын нәтиже-леуші кестелерге кірігу тиісті өрістердің атауы тұсында екі рет қатарынан шертеді. Мұндайда бланкінің төменгі бөлігіндегі бағандар автоматты түрде өздігінен толтырьшады. Егер Сұрыптау жолында шертсе, сұрыптау түрлері бар, ашылатын тізімнің кнопкасы пайда болады. Егер қайсібір өріс бойынша сұрыптау белгіленсе, нәтижелеуші кестедегі мәлімет-тер осы өріс бойынша сұрыпталады. Экранға шығару өрісінде: жалаушалар бар, жалаушаларды орналастырып немесе тастап, осы бағанды экранға шығаруға рұқсат етеміз немесе тыйым саламыз. Іріктеу шарты жолында: және (немесе) берілген шарттарды қанағаттандыратын жазбалар ғана сұрау үшін іріктеуге мүмкіндік беретін шартты немесе логикалық бейнелеулерді көрсетуге болады. Сұраныс құрылымын қалыптастырып, оны жабады, оған ат қояды және одан ары екі рет қатарынан Мәліметтер базасы терезесіндегі таңбашада шертіп, іске қосады. Сұраныстар конструктор терезесінің жоғарғы жағында сұраныс деректерінің сызбасы бар. Бұл сызба деректер қоры деректерінің сызбасына өте ұқсас, тек айырмашылығы мынада - берілген сызба сұранысқа қосылған кестелер тізімінен тұрады және олардың арасындағы байланысты бейнелейді. Терезенің төменгі жағында сұраныс бланкісі жатыр. Бұл бланкінің әрбір жолының белгілі бір қызметтері бар:
Сұраныс бланкасының Сорттау қатарына сұраныс нәтижесінде алынған деректерді сорттауға болады. Сұраныс құру барысында жазбаларды іріктеу шартын беретін өрнекті анықтауға арналған - өрнекті құрастырушыны қолдануға болады. Ол сұраныс бланкасында Іріктелу шартты қатарына байланысты контексті мәзірдегі Құрастыру командасы іске қосылады. Сұраныс бланкісінде өрістердің реті олардың нәтежелі кестеде шығатын ретімен анықталады. Бұл тізімде өрістердің орналасуын өзгерту үшін келесі әрекеттерді орныдаңыз: 1. Тышқан нұсқағышын Өріс атауының дәл үстінде орналасқан бағанның таңдау аймағына орнатыңыз. Нұсқағыш бағыттауыш түріне өзгергенде, бағанды ерекшелеу үшін батырманы басыңыз. 2. Тышқан батырмасын басыңыз және оны осы жағдайда ұстап тұрыңыз. Нұсқағыш соңында тікбұрыш пайда болады. 3. Бағанды тиісті бағытта ауыстырыңыз. Толық тік сызық оның ағымдағы күйін көрсетеді. 4. Толық тік сызық тиісті орында болғанда батырманы жіберіңіз. Өріс жаңа орынға орналасады. Кейде ауыстыру кезінде бағанды ерекшелеу бірден бола қоймайды. Бағанның таңдау аймағын басқаныңызға көзіңізді жеткізіңіз. Бұл тасмалдау үшін бағанды ұстап алып қалатын жалғыз ғана орын. 65. Сұраныстарды жобалау. Сұраныстардың екі түрі бар:QBEсұраныстар (Query By Example үлгі бойынша сұраныс) оны қолданушы жобалау терезесінде арнайы параметрлер орната отырып, үлгілерді қолдана отырып құрады. Және SQL-сұраныстар(SQL-Structured Query Language-Сұраныстардың структураландырылған тілі), оны құрғанда қолданушы функция инструкцияларын қолдана отырып құрады. QBE-сұраныстарды құру(оны басқаша таңдау сұранысы деп атайды). Осы сұранысты құру үшін алдымен мәлімет банкі терезесінде Query сұранысының пиктограммасыа шерту керек, сосын New (Новый) түймешегіне шерту қажет. Access бос сұраныс проектін және Add Table(Добавить таблицу) индиция жасайды.Осы терезеде тінтуірмен сұраныстарды құруға қажет кестелерге екі рет шерті керек. Барлақ кестелерді таңдап алғаннан кейін Add Table сұхбат терезесін жабуға болады. Сұранысты жобалау Бір кесте үшін әр түрлі көптеген сұраныстар жасауға болады, олардың әрқайсысы кестеден нақ сол сәтте қажетті ақпараттың бөлігін, шағын бөлігін алуына болады. Жалпы бастапқы базаға сұрау салу жұмысының нәтижесінде сұрау салуға сәйкес келетін жалпы ақпарат бөлігі бар нәтижелеуші кесте қалыптасады. Оқу мақсатымен сұраныстарды қолдан, Конструктордың көмегімен жасалған жақсы. Таблицалармен болған жағдайдағы-дай бұл үшін Мәліметтер базасы терезесінде арнайы таңбаша бар. Ол Конструктор режимінде сұрау салуды жасау деп аталады және Үлгі бойынша сұраныстар бланкісі деп аталатын арнайы бланкті ашады. Оның көмегімен терезелер арасында сұрау салулар әлементтерін жылжытып, қарапайым әдістермен сұрау салуды қалыптастыруға болады. Үлгі бойынша сұрау салу бланкісі екі ауқымнан тұрады. Жоғарғысында сұраныстар бағытталған кестелердің құрылымы бейнеленеді, ол төменгі ауқым бағандарға бөлінген - алдағы нәтижелеуші кестенің әрбір орісіне бір-бір бағаннан. Контекстік менюдің көмегімен бланктің жоғарғы жарты-сында сұраныстар жасалған кестелерді ашады. Сосын нәтиже-леуші кестелерге кірігу тиісті өрістердің атауы тұсында екі рет қатарынан шертеді. Мұндайда бланкінің төменгі бөлігіндегі бағандар автоматты түрде өздігінен толтырьшады. Егер Сұрыптау жолында шертсе, сұрыптау түрлері бар, ашылатын тізімнің кнопкасы пайда болады. Егер қайсібір өріс бойынша сұрыптау белгіленсе, нәтижелеуші кестедегі мәлімет-тер осы өріс бойынша сұрыпталады. Экранға шығару өрісінде: жалаушалар бар, жалаушаларды орналастырып немесе тастап, осы бағанды экранға шығаруға рұқсат етеміз немесе тыйым саламыз. Іріктеу шарты жолында: және (немесе) берілген шарттарды қанағаттандыратын жазбалар ғана сұрау үшін іріктеуге мүмкіндік беретін шартты немесе логикалық бейнелеулерді көрсетуге болады. Сұраныс құрылымын қалыптастырып, оны жабады, оған ат қояды және одан ары екі рет қатарынан Мәліметтер базасы терезесіндегі таңбашада шертіп, іске қосады. 66. Сұраныстарды басқару. Сұраныстар конструкторы терезесінде бұл меню сұранысты басқарушы командалардан тұрады: Cұрату объектісі Сұрату(Запрос)-арқылы бір уақытта бірнеше кестелерден мəліметтерді таңдауға болады. Жалпы Сұрату дегеніміз бір немесе бірнеше кестеде кейбір əрекеттерді орындау үшін қойылатын талаптар. Мұндай талаптар арнаулы тілде (SQL) бағдарламаланады. Сұрату- қолданушылардың талабы бойынша шарттарға байланысты бір немесе бірнеше кестелердегі жазуларды таңдап, жеке құжат ретінде пайдаланады. Access-те мұндай сұратудың бес түрі бар: таңдамалы, параметрлі, айқастырылған жəне нəтижелі сұрату. МҚ-да көбінесе Таңдамалы сұрату қолданылады. Сұратуды- МҚ-ның басқа объектілері сияқты əртүрлі жолдармен құруға болады. Сұрату құру шеберлерінің біреуімен де құруға болады. Сұратудағы мəліметтерді бірнеше рет шығару үшін немесе баспаға шығару үшін Форма ісмері (Мастер форма) немесе Есеп ісмерін(Мастер отчетов) қолданады іс жүзінде шебер керекті сұратуды автоматты түрде құрып береді. Егер есеп пен формаға байланыссыз іс жүргізу керек болса, онда жай сұрату ісмерін пайдалануға болады. Параметрлі сұратуды төмендегідей құруға болады: 1. Таңдау сұратуында Конструктор тəртібіне өту керек; 2. Іріктеу шарттары(Условия отбора) жолына қажетті шарттарды квадрат жақша ішіне жазу керек; 3. Құрылған сұратудығ дұрыстығын тексеру үшін сұратуды іске қосу керек.Сонда ашылған Параметрлер мəнін енгіз (Введите значения параметра) сұқбат терезесінде сəйкес мəндерді енгізіп жəне ok батырмасына басу керек; 4. Егер сұрату құру кезінде алдында құрған сұратуды қолданатын болса, онда параметрлі сұратуды жаңа атпен сақтау қажет.Сұқбат терезде параметрлі мəндер мəтінмен берілсе, онда бұл параметр қандай мəлімет енгізу керек екенін көрсетеді. Нəтижелік сұрату-мəліметтердің сандық есебін шығару үшін құылады. Егер іс жүзінде жай сұрату ісмері арқылы таңдалған өрістер арасында сандық мəліметтер бар бол- са, онда сандық мəліметтерін шығаруға болады. Кез-келген сұратулардан нəтижелі сұрату құруға болады. Мəліметтердің есебін шығару үшін таңдау сұратуын Конструктор тəртібінде ашу керек.Операцияларды топтау(Группировка операции) батырмасын басса,Сұрату блогында топтау жолы пайда болады. Бұл мəнді нəтиже есебін шығаратын өрісте қалдыру қажет.Басқа өрістер үшін нəтижелі функциялар тізімінің терезесін ашып,керек функцияны таңдап, өрістің осы жолына қояды. Мынандай функциялар тізімі бар: Avg, Count, Fіrst, Last, Mіn, Max, StDew, Sum, Var. Айқастырылған сұрату-кестедегі немесе сұратудағы екі немесе одан да көп қатардағы мəліметтерді жинақтау үшін қолданылады. Егер бірнеше кестедегі мəліметтерді жинақтау үшін айқастырылған сұрату құру керек болса, алдымен жай сұру ісмерін құрып алып, оны айқастырылған сұрат Есеп объектісі 67. Пішінмен жұмыс. Пішін – дерекқор бағдарламасына пайдаланушылық интерфейсін жасау үшін пайдаланылатын дерекқор нысаны. Пішін терезесінде кестелерді енгізу мен көрі шін қолданылады. Ол экранда бейнеленген ақпараттың көлемін шектеуге мүмкіндік ьереді, және оны тиісті түрде көрсетеді. Шебердің көмегімен пішінді, оған алдын ала құрылған шаблоның біріне сәйкес орналастырып берілген кестенің өрістерін енгізе отырып, құруыңызға болады. Пшіннің конструкторы көмегімен кезкелген күрделі дәрежедегі пішіндерді құрасыз. «Байланысты» пішін – кесте немесе сұрау сияқты деректер көзіне тікелей қосылған пішін және оны сол деректер көзінен деректерді енгізу, өңдеу немесе көрсету үшін пайдалануға болады. Осыған ұқсас, деректер көзімен тікелей байланыспайтын, бірақ басқару түймешіктері, ендері немесе басқару элементтерін қолдануға қажетті басқа да басқару элементтері бар «байланысты емес» пішінді жасауға болады. Кейбір пайдаланушыларға өрістері көп кестеден бірнеше жолды ғана көру керек болуы мүмкін. Сол пайдаланушыларды сондай өрістерді ғана қамтитын пішінмен қамтамасыз ету олардың дерекқорды пайдалануын жеңілдетеді. Сондай-ақ, жиі орындалатын әрекеттерді автоматтандыру үшін пішінге басқару түймешіктерін және басқа да мүмкіндіктерді қосуға болады. Байланысты пішіндерді адамдарды дерекқорды көріп, қол жеткізетін терезе деп ойлаңыз. Тиімді пішін дерекқордың пайдаланылуын жылдамдатады, себебі адамдарға керегін іздеудің қажеті болмайды. Көзге көрінетін тартымды пішін дерекқормен жұмыс істеуді жағымды әрі өнімді ете түседі және қате деректердің енгізілуіне де жол бермеуге көмектесуі мүмкін. Пішінге мәтін енгізу Шарлау аумағы ішіндегі қолданылатын пішінді екі рет басыңыз. Бұл пішін көрінісіндегі пішінді ашады. Меңзерді келесі басқару элементінің ішіне қойып, содан кейін мәтінді қажетінше теріңіз, өзгертіңіз немесе пішімдеңіз. Пішімдеу туралы ақпаратты осы мақаладағы Жазба деректеріне RTF пішімін қолдану бөлімінен қараңыз. Өзгерістерді дерекқорға енгізу үшін Өзіндік қойындысының Жазбалар тобындағы Жазбаны сақтау пәрменін таңдаңыз. Балама ретінде, SHIFT+ENTER пернелерін басуыңызға да болады. Кестедегі немесе пішіндегі мәтінді көшіру, қиып алу және қою Көшірілетін немесе қиып алынатын мәтінді бөлектеңіз. Өзіндік қойындысының Аралық сақтағыш тобындағы не Көшіру, не Қиып алу түймешігін басыңыз. Балама ретінде, көшіру үшін CTRL+C немесе қиып алу үшін CTRL+X пернелерін басуыңызға болады. Мәтінді кез келген қисынды орынға, мысалы, басқа бір кестедегі немесе пішіндегі жазбалар өрісіне, Word құжатына, Microsoft Office Excel 2007 жұмыс парағына, электрондық пошта хабарына немесе мәтін ұясындағы басқа бір орынға қойыңыз. Содан кейін, Қою түймешігін басыңыз. Балама ретінде, қою үшін CTRL+V пернелерін басуыңызға болады. 68. Мəліметтер қорын басқару жəне жобалау құралдары. Мәліметгер базасын басқару жүйесінің екі жұмыс режимі бар: жобалаушылық және пайдаланушылық. Бірінші режим база құрылымын құру немесе баяндауға және оның объектілерін жасауға арналған. Екінші режимде базаны толтыру немесе одан мәліметтер алу үшін бүрын дайындалған объектілер пайдаланылады. Жобалаушы кесте құрылымдарын мәліметсіз жасайды және оны тапсырыс берушімен бірге келісіп, бір қорытындыға келеді. Базаны құрушылар базаны нақты мәліметтермен толтырмайды (тапсырыс беруші оларды құпия деп санауына болады және бөгде адамдарға ұсынбайды). База объектілерін қалау кезеңін де үлгілік мәліметтер мен эксперименттік толтыру бүған қосылмайды. Базаны пайдаланушы - формалардың көмегімен оны ақпаратпен толтырады, мәліметтерді сұрау салулардың көмегімен өңдейді және қорытындыны нәтижелік кестелер мен есептер түрін де алады. Жалпы жағдайда пайдаланушылардың қызметі - нақгы жұмыс парағында қарастырылғандарға тана, база құрылымын басқаруға қолы жететіндей құралдары жоқ. Терезе тақырыбы - мәліметтер базасының файл атауы МҚ басқару жүйесі (МҚБЖ)
МБ-ын жобалау кезеңдері Алдына қойылған мәселені шешу мақсатында қолданғанда қандай да бір МБ-ны жасау қажет болса, ол өзінің жұмысын төмендегі кезеңдер бойынша ұйымдастыра білуі керек. 1.МБ-ынқұрудыңнегізінанықтау. Бұл кезеңде мәліметтер базасын құру маңызы, оның негізгі функциялары және онда сақталатын информация анықталуы керек. 2.МБ құрамында болатын кестелерді анықтау. Кестелерді жобалау кезінде олардың құрылымдарын алдымен қағазда жасаған ыңғайлы. Сондай-ақ оларды жобалау кезінде мынадай принциптерге сүйену қажет: информация кестеде және кестелер арасында да қайталанбауы керек: әрбір кестеде тек бір ғана тақырыпқа сай информация болуы керек; 3.Кестелердегі қажетті өрістерді анықтау.Кестедегі әрбір өріс оның тақырыбына сәйкес болатын жеке мәліметтен тұрады. Оларды жобалау кезінде ескеретін шарттар: әрбір өріс кестенің тақырыбымен байланысты болуы керек; кестеге өрнектің нәтижесі болатын берілгендерде енгізудің қажеті жоқ; кестеде барлық қажетті информация қамтылуы тиіс; информация ең кіші логикалық бірліктерге жіктелінуі қажет мысалы, адамдардың аты-жөнін “Аты” және “Фамилиясы” деп екі өріске бөліп жазу. 4.Әрбір өріске өзіндік жеке мән беру. Әр түрлі кестедегі мәліметтерді байланыстыру үшін, әрбір кестедегі әрбір жазбаның өзіндік жеке мәнін бере алатын өріс немесе өрістер жиынтығы болуы тиіс. Мұндай өріс немесе өрістер жиынтығын кілт деп атайды. (2.1-тақырыпты қараңыз). 5.Кестелер арасындағы байланысты анықтау. Мәліметтерді кестелерге жіктеп, олардың кілтік өрістері анықталған соң әр түрлі кестелердегі мәліметтерді байланыстыратын схеманы таңдау қажет. Ол үшін кестелер арасындағы байланыстарды анықтау керек (2.7-тақырыпты қараңыз). 6.МБ құрылымын жаңарту.Кестелер, өрістер және байланыстар жобаланып болған соң, МБ-ның құрылымын қайтадан тексеріп, оның ескерілмеген жайларын анықтау керек. Мұны кестелерді мәліметтермен толтырмай тұрып орындаған жөн. МБ-ын тексеру кезінде кестелерді бірнеше жазбалармен толтырып, олардың арасындағы байланыстарды бақылап, МБ құрылымының қойылған талапқа сай кеңіне көз жеткізу керек. Кері жағдайда оның құрылымын жаңартуға тура келеді. 7.Мәліметтерді толықтыру және МБ-ның басқа объектілерін құру. Егер кестелердің құрылымы қойылған талапқа сай болса, онда оларға барлық мәліметтерді енгізуге және де кез-келген сұраныстар, формалар, есептер және макростар мен модульдер құруға болады. Access – тің талдау құралдарын пайдалану. Access программасында екі талдау құралы бар: кестелерде талдау шебері; әрекет тездігін талдаушы. Оларды Access-те жұмыс істеуді меңгергеннен кейін программа анықтамасымен таныса отырып, қолдануға болады. 69. Мəліметтер қорының функциялары. МББЖ- жаңа база құрылымын құруға арналған программаның құралдар кешені, оны құрамын толықтыру, құрамында барды редакқиялау және апаратпен көрсетушілік (визуализация). База ақпаратын көрсетушілік ретінде берілген критерийге сәйкес бейнеленетін мәліметгерді іріктеу, оларды ретгеу, сосын шығаратын құрылғыға беру немесе байланыс арналары бойынша беру. Кез келген МББЖ мәліметтермен төрт қарапайым операция орындауға мүмкіндік береді: ■ кестеге бір немесе бірнеше жазбаны қосу; ■ кестеден бір немесе бірнеше жазбаны жою; ■ кейбір өрістердің бір немесе бірнеше жазбаларындағы мәндерді жаңарту; ■ берілген шартты қанағаттандыратын бір немесе бірнеше жазбаларды табу. МББЖ-ның тағы бір функңиясы - мәліметтерді басқару. Мәліметтерді басқару ретінде, әдетте, мәліметтерді рұқсат етілмей қол жетуден қорғау, мәліметтермен жұмыс режимін көп мәрте пайдалануды қолдау және мәліметтердің тұтастығы мен үйлесімділігін қамтамасыз ету түсініледі. Мәліметтер базасын жіктеу. Мәліметтер арасындағы байланыстарды орнату әдістері бойынша былайша ажыратылады: Реляциялық, иерархиялық және желілік МБ. Реляциялық МБ кесте түрінде мәліметтерді ұсынудың қарапайым және әдеттегі формасы болып саналады. Көптеген теориялар ішінде кестеге қатынас (relation) термині сәйкес келеді және ол МБ-ға осы атты берген. Ол үшін дамыған математикалық аппарат - біріктіру, алу, азайту, қиылысу, қосу және т.б. сияқты математикалық операциялар айқындалатын реляциялық есептеу мен реляциялық алгебра. Осы типтегі МБ жасауға американдық ғалым Е. Кодд елеулі үлес қосты. Реляциялық МБ-ның жақсы қасиеті - оны қолдаудың аспаптық құралдарының салыстырмалы қарапайымдылығы, кемшілігі - мәліметтер құрылымының қатавдығы (ерікті үзындық кестесінің жолдарын берудің мүмкін еместігі) және оның жұмысы жылдамдығының мәліметтер базасы мөлшеріне тәуелділігі. Мұндай МБ-ға белгіленген көптеген операциялар үшін барлық МБ қарау қажетті болуы мүмкін, Иерархиялық және желілік МБ қайсыбір ортақ белгісі бар мәліметтер арасындағы байланыстардың бар болуын көздейді. Иерархиялық МБ-да мұндай байланыстар ағаш-сызық жол (графа) түрінде бейнеленуі мүмкін, мүнда биік үшар бастан төменгі кішілеріне қарай біржақты байланыстар ғана болуы ықтимал. Егер барлық ықтимал сүрақтар ағаш құрылымында бейнеленсе ғана, бұл қажетті ақпаратқа жетуді тездетеді. Ақпарат алудың ешқандай басқа сұрау салулары қанағаттан-дырмайды, Аты айтылған кемшілік желілік МБ-дан алып тасталды, онда (тым болмағанда, теориялық жағынан) «бәрімен барлық жағынан» байланыс болуы ықтимал еді. Іс-тәжірибе жүзінде мүны іске асыру мүмкін болмағандыктан, кейбір шектеулерге жүгінуге тура келеді. Мәліметтердің әрбір элементі құрамында кейбір басқа элементтердің сілтемесі болуы тиіс. Сол себептен ЭЕМ (электронды есептегіш машинаның) оперативті және дискілік жадындағы едәуір ресурстар талап етіледі. 70. Мəліметтер қорын MS ACCESS-те қолдану. Windows операциялық жүйесіндегі шағын МҚ құрудың ең қуатты,жылдам өңдеуші програмалардың бірі-MS ACCESS. MS ACCESS программасы көп қолданатын МҚ құру үшін жобаланған.Мәліметтер қоры дегеніміз-барлық информациялар жиынтығы.Онда адамдар тізімі,карточкалар саны,сатып алатын және сатылатын заттар тізімі,қалалар,аудандар,транспорттар т.б.деректермен қоса ACCESS бағдарламасында суреттерді,графикалық элементтерді және фотокарточкаларды сақтауға болады.Мәліметтер қорында файлдар желілір ресурстары болып саналады. Access МА-тің құрылымы(бір файлда) программасы-мәліметтер қорын басқару жүйесінің ең бір жоғарғы танымал тамырларының бірі.Бұл қолданбалы кесте,форма,сұрату,есеп.Модуль,макрос байланыстарын бір файлда сақтауға болады.Бірақ та жоғарғы деңгейдегі шеберлер МҚ-ның объектілерін сақтау үшін екі файлды байланыстырады:бірінші файлда мәліметтер бағдарлама мәліметтер қорын басқарудың жүйесін жүзеге асыру мүмкіндіктерін өз ішіне алады.МҚБЖ(мәліметтер қорын басқару жүйесі) клиент-сервер архитектурасы микрокомпьютерлерде,дербес,компьютерлерде біріктірілген және жергілікті немесе корпоративті желілерде мәліметтер қорын аударуға ерекше орынға ие. объектіліері(кесте,сұрату)болса,ал екінші файлда қолданбалы объектілір(форма,есеп,макрос,модуль)сақталады. Мәліметтер қорын дұрыс жобалау әрқашан құрылған бағдарламаның тыйымсыз болуына әкеледі.Сондықтан МҚ құру алдында оның жобасына көңіл бөлу керек. Мәліметтер қорын құру төмендегі бөлімдер бойынша жүргізіледі: 1.МҚ-ның мақсаттарын анықтау. 2.МҚ-да қандай мәліметтерден(кестелерден) тұратыны туралы шешім қабылдау. 3.Кестелерге кіретін өрістерді анықтау және ерекше мәндерге кіретін өрістерді таңдау. 4.Кестелер арсындағы байланыстардың мақсаты. 5.Кестелер құру,оларды бір-бірімен байланыстардың мақсаты. 6. Енгізілген мәліметтерді форма,сұрату және есеп құру. ACCESS программасын жүктеу,ол үшін ACCESS пиктограммасына тышқанды екі рет ұхбат терезесі ашылады.Осы сұхбат терезеде жаңа МҚ қорын құруға,шебер көмегімен МҚ қорын құруға немесе сақталған мәліметтер қорын ашуға болады. 71. Негізгі түсініктер. Мəліметтер қорын құру. Мәліметтер базасы (МБ) - белгілі бір арнаулы ауқымға қатысты мәлтеттерді баяндау, сақтау мен амал-тәсілдермен ұқсата білудің жалпы прииңиптерін қарастыратын белгілі бір ережелер бойынша үйымдастырылған мәліметтердің жиынтыгы. Адамның қатысуы ықтимал, автоматтық құралдармен өңдеуге жарамды түрде ұсынылған ақпарат мәліметтер ретінде түсініледі.Арқаулы ауқым ретінде нақты зерттеуші үшін қызықты нақты әлемнің бөлігі түсініледі. Мәліметтер базасын басқару теориясы дербес пән ретінде шамамен алғанда XX ғасырдың 50-жылдарының басынан бері дами бастады. Осы уақыт ішінде белгілі бір іргелі ұғымдар жүйесі калыптасты. Олардың бірқатарын келтірейік. Объект деп мағлүматтары мәліметтер базасында сақталатын ақпараттың жүйенің элемеиттері аталады. Атрибут - объектінің қасиеттерін ақпараттың бейнелеу. Әрбір объект атрибуттардың кейбір жиынтығымен ситатталады. Мәлметіпердің басты элементі деп мәлметтердің баска элементтерінің мәндерін аныктауға мүмкіидік беретін осындай атрибут аталады. Алғашқы кілт - объектінің (жазбаның) әрбір данасын біреғей түрде жағастыратын атрибут (немесе атрибуттар тобы), Екіншіреттегі кілт - бірнеше жазбалар (объект даналары) үшін мәні қайталанатын атрибут (немесе атрибуттар тобы). Ен алдымен, екінгиі реттегі кілттер жазбаларды іздестіру операцияларында қолданылады. Мәліметгер базасы ұғымымен мәліметтер базасын басқару жүйесінің ұғымы тығыз (МББЖ) байланысты. Кез келген МББЖ мәліметтермен төрт қарапайым операция орындауға мүмкіндік береді: ■кестеге бір немесе бірнеше жазбаны қосу; ■ кестеден бір немесе бірнеше жазбаны жою; ■ кейбір өрістердің бір немесе бірнеше жазбаларындағы мәндерді жаңарту; ■ берілген шартты қанағаттандыратын бір немесе бірнеше жазбаларды табу. МББЖ-ның тағы бір функңиясы - мәліметтерді басқару. Мәліметтерді басқару ретінде, әдетте, мәліметтерді рұқсат етілмей қол жетуден қорғау, мәліметтермен жұмыс режимін көп мәрте пайдалануды қолдау және мәліметтердің тұтастығы мен үйлесімділігін қамтамасыз ету түсініледі. Терезе тақырыбы - мәліметтер базасының файл атауы. Мәліметтер базасының негізгі объектілерге арналған қосымшасынан басқа үш бұйрықтық кнопкалары бар: Aшy, Конструктор, Құру. Олардың көмегімен кесте жұмысының режимі таңдалады. Егер Таблица қосымшасы таңдалса, бұл қосымшаның терезесінде осы МБ-да бар кестелердің тізімі бейнеленеді. Бар кестені ашу үшін оның атын бұл тізімде ерекшелеп, Ашу кнопкасын басу керек. Жаңа кестедегі МБ-ны іске қосу үшін Құру кнопкасын басу қажет. Бар кестенің макетін түзеу үшін оның тізімдегі атауын ерекшелеп, Конструктор кнопкасын басу керек. Мəліметтер қоймасын құру 1. Файл – СОЗДАТЬ БАЗУ командасын орындап,пайда болған сұхбат терезесінің ОБЩИЕ вкладкасының ішінен НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ таңдап ОК батырмасын басу керек. Терезенің төменгі бөлігіне Файлдың атын PRIMER.mdb енгізіп, СОЗДАТЬ батырмасына басу керек. Мəліметтер қоймасының терезесі ашылады. 2. 1-ші кестені құру үшін: мəліметтер қоймасы терезесінде ТАБЛИЦЫ таңдап алып, маустың сол жақ батырмасын басып, СОЗДАТЬ батырмасын басу керек. Экранда НОВАЯ ТАБЛИЦА сұхбат терезесі пайда болады. КОНСТРУКТОР-ды таңдап алып, ОК басу керек. Экранда екі бөліктен тұратын кесте құру терезесі ашылады.Терезенің жоғарғы бөлігінде өріс аты, мəліметтер типі, сипаттамалар енгізіледі. Екіншісінде - өріс қасиеттерінің сипаттамалары беріледі (параметрлер). ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ПОЛЕ үшін «Да», ПУСТЫЕ СТРОКИ үшін «Нет» Таңдау керек. ИНДЕКСИРОВАННОЕ ПОЛЕ үшін «Да». «Да» жəне «Нет» мəндері таңдау тізімінен алынады. Осы тəсілмен келесі өрістер мен олардың параметрлері енгізіледі. Мәліметтер қорын дұрыс жобалау әрқашан құрылған бағдарламаның тыйымсыз болуына әкеледі.Сондықтан МҚ құру алдында оның жобасына көңіл бөлу керек. Мәліметтер қорын құру төмендегі бөлімдер бойынша жүргізіледі: 1.МҚ-ның мақсаттарын анықтау. 2.МҚ-да қандай мәліметтерден(кестелерден) тұратыны туралы шешім қабылдау. 3.Кестелерге кіретін өрістерді анықтау және ерекше мәндерге кіретін өрістерді таңдау. 4.Кестелер арсындағы байланыстардың мақсаты. 5.Кестелер құру,оларды бір-бірімен байланыстардың мақсаты. 6. Енгізілген мәліметтерді форма,сұрату және есеп құру. 72. Офистің басқа қосымшаларынан мəліметтерді жобалау жəне импорттау Деректер қоймасы дегеніміз – машиналық ақпарат тасушыларда орналасқан, өзара байланыстағы деректері бар жиымдар кестесі. Excel –де жұмыс парағы – кестенің, баған – өрістің, жол - жазбаның ролін атқарады. Деректердің қоймасын жасауда жұмыстардың төмендегі кезеңдері орындалады: 1. кесте өрісінің атауларын анықтау; 2.кестелерге тікелей енгізу немесе пішімдердің көмегімен деректер кестесін толтыру; 3.кестелер арасындағы байланысты сілтемелер мен формулалар арқылы орнату. Деректер қоймасымен тікелей жұмысқа төмендегілер кіреді: 1. Деректерді реттеу; 2.Фильтрлеудің көмегімен қажетті деректерді алу; 3.Деректерді экрандық түрде қарап шығу. Microsoft Office қосымшасымен жұмыс істесеңіз, Сервис менюінде Microsoft Office-нің басқа қосымша-ларымен байланысты жүзеге асырады (Связи с Office). Кестелермен байланыс – сыртқы файлдардан байланысқан кестелермен кестелер құруды жүзеге асыруға мүмкіндік береді. Кестелер импорты – сыртқы файлдан ағымдағы деректер қорына кестелер импортын жүзеге асыруға мүмкіндік береді. EXCEL электронды кестесімен импорттау оңай жұмыс емес. Оның жұмыс парағы да бағандардан тұрғанымен, олар ДҚ бағандар сияқты емес. Өйткені, олар әр түрлі типтегі берілгендерді сақтай алады. Мұндай импорттау кезінде қолданушыға бірнеше қосымша сұрақтар беріледі. Сол сұрақтарға жауап бере отырып, импорттау жұмысын орындауға болады. Бірақ, оның өзінде берілгендер толық көшірілмеуі мүмкін. Ақпараттық жүйелер қолданылатын берілгендерден тұратын текстік файлдарды импорттауға болады. Мұндай файлдардың ерекшелігі оларда берілгендер белгілі бір ретпен жазылады. Деректерді импорттау арнайы Шебер арқылы орындалады. Оның жұмысы параметрлерді анықтаудан басталып, алты қадамнан тұратын Шебер терезелерінде қажетті таңдауларды орната отырып, ең соңғы терезедегі Дайын батырмасын басумен аяқталады. Сонда бастапқы алынған файлдағы деректер Access ДҚ – ның деректеріне айналады. Сонымен, импорттау процесінде Access кестесінің өрістері анықталып, ондағы деректер сырттағы басқа файлдан алынады. ДҚ–ның Access – те қолдау табатын бірнеше форматтары бар. Сондықтан кейбір жағдайларда ДҚ – нан импорттаудың орнына файлмен байланыс орнату жеткілікті. Бұл тәсіл әр түрлі ДҚБЖ–де құрылған екі ақпараттық жүйені интегралдауға мүмкіндік береді. Сонымен кестелермен байланыс режимінің алгоритмі мынадай:
Осы қадамдардан кейін ағымдық қатынаста байланысқан ДҚ жайында ақпарат сақтау үшін, INF типтегі файл құрылады да, атауы байланыс файлы атауымен аттас кесте пайда болады. Байланысқан кестеде жаңа өріс құруға болмайды, бірақ жазбалар қосу мүмкіндігі бар. 73. Кестені жобалау. |