Самоучитель по тайм-менеджменту - Васильченко Ю.Л.. 1. Работающая система целей 14
 Скачать 8.5 Mb.
|
|
Записи исправления ЕСЛИ средство записи исправлений включено, то каждый вставленный или удаленный элемент и изменение форматирования, сделанные ре- цензентом, записываются. При просмотре исправлений их можно при- нять или отклонить. Примечания. При просмотре примечаний необходимо удалить их из документа (рис. 7.3). 1. Знаки примечаний. 2. Выноски примечаний. Печать документа с пометками По умолчанию при печати документов с пометками Microsoft Word выбирает масштаб и ориентацию страницы, которые наиболее точно соответствуют печатаемому документу. Кроме того, можно напечатать только список всех пометок в документе. О сравнении и объединении документов При использовании средства сравнения и объединения любых двух документов Microsoft Word отображает различия между ними в виде исправлений (рис. 7.4). Совместная работа с документами Если несколько рецензентов внесли изменения и указали приме- чания в различных копиях исходного документа, то все исправления можно объединить, а затем просмотреть в одном исходном документе. После отправки документа на проверку можно продолжить работу с данным документом; Microsoft Word будет отображать как данные, добавленные пользователем, так и исправления, сделанные рецен- зентом. Рецензентам удобнее всего работать при включенном параметре Исправления (меню Сервис), хотя Microsoft Word обнаружит и ото- бразит исправления даже в том случае, если рецензент не включал этого параметра. Сравнение документов рядом Просмотр изменений, внесенных несколькими пользователями, мо- жет быть затруднительным, однако теперь в Microsoft Word доступно новое средство для сравнения документов. Сравнение документов ря- дом позволяет найти отличия между ними, не прибегая к слиянию вне- сенных всеми пользователями изменений в одном документе. Для эф- фективного поиска отличий можно воспользоваться одновременной прокруткой обоих документов. Использование команд слияния для задания основного доку- мента При выборе документа для сравнения с открытым ранее докумен- том можно использовать одну из трех команд слияния, позволяющих задать, какой из документов использовать при сравнении в качестве основного. Отличия между документами отображаются записями ис- правлений в основном документе. 1. Изменения документа, открытого ранее (красный), отображают- ся записями исправлений в документе, выбранном в диалоговом окне Сравнить и объединить документы (рис. 7.5). 1. Изменения документа, выбранного в диалоговом окне Сравнить и объединить (синий), отображаются записями исправлений в откры- том ранее документе (рис. 7.6). 1. Изменения обоих документов объединены в новом, третьем доку- менте. Отличия отображаются записями исправлений (рис. 7.7). Сравнение с использованием параметра Черные строки При использовании параметра Черные строки Microsoft Word ото- бражает новый, третий документ, в котором принята запись исправле- ний основного документа и изменения в выбранном документе ото- бражаются в виде записи исправлений. Сравниваемые документы не изменяются. Примечание. Если необходимо сравнить исправления, сделанные несколькими рецензентами, то нет необходимости устанавливать дан- ный флажок. Вместо этого нужно использовать любую команду объе- динения. Служба управления правами на доступ к данным Служба управления правами на доступ к данным (Information Rights Management, IRM) Microsoft® Office 2003 — это новое средство, по- зволяющее пользователям задавать разрешения на доступ и использо- вание для создаваемых ими документов и сообщений электронной по- чты. Также оно позволяет предотвратить распечатывание, пересылку или копирование секретных данных нежелательными лицами. Задан- ные с помощью этой службы ограниченные разрешения для докумен- та или сообщения будут действовать вне зависимости от расположе- ния файла документа или сообщения, так как разрешения хранятся непосредственно в файле. Служба управления правами на доступ к данным в Office 2003 по- зволяет организациям и владельцам интеллектуальной собственнос- ти решать две фундаментальные проблемы. 1. Ограничение доступа к секретным сведениям. В настоящее вре- мя большинство корпораций используют для защиты интеллектуаль- ной собственности брандмауэры, пароли для входа в систему и другие сетевые технологии. Основным ограничением таких технологий яв- ляется то, что зарегистрированные пользователи, обладающие досту- пом к данным, могут передавать эти данные посторонним лицам. Служ- ба управления правами на доступ к данным позволяет встроить защиту от несанкционированного доступа и использования непосредственно в секретные сведения. 2. Обеспечение частной собственности на данные, управление дан- ными и поддержание их целостности. Создателям интеллектуальной собственности часто приходится работать с конфиденциальными или секретными данными и полагаться на аккуратность других лиц в во- просе нераспространения этих данных. Служба управления правами на доступ к данным позволяет исключить возможность пересылки, ко- пирования или распечатывания секретных сведений путем отключе- ния соответствующих функций в документах или сообщениях с огра- ниченными разрешениями. Заметим, что антикризисное управление бизнесом является неотъем- лемым элементом культуры организации времени предприятия. Разрешение правки в защищенном документе При установке защиты, разрешающей только чтение документа или добавление в него примечаний, можно указать определенные части документа, на которые ограничение распространяться не будет. Мож- но также давать разрешение отдельным пользователям на изменение этих частей документа. Выберите команду Установить защиту в меню Сервис. В области задач Установить защиту в группе Ограничения на ре- дактирование установите флажок Разрешить только указанный спо- соб редактирования документа, а затем выберите один из следующих параметров. Только чтение. Защита документа от изменения. Примечание. Имеется возможность добавлять в документ примеча- ния (меню Вставка, команда Примечание). Содержимое документа защищается от изменений. Укажите определенные части документа, на которые ограничение распространяться не будет. Например, выберите группу абзацев, заголовок, предложение или слово. Выполните одно из следующих действий. Разрешить всем открывающим документ редактирование вы- бранных фрагментов Установите флажок Все в поле Группы. Разрешить определенным пользователям редактирование вы- бранных фрагментов Нажмите ссылку Другие пользователи и введите имена пользователей в соответствии с учетными записями Microsoft Windows или с адресами электронной почты. Имена необходимо разделить точкой с запятой. Нажмите кнопку ОК. Установите флажки около имен тех пользователей, которым следу- ет разрешить редактирование выбранных фрагментов. Примечание. При выборе нескольких пользователей они будут до- бавлены в виде элемента в поле Группы, таким образом их будет легко выбрать вместе в следующий раз, не вводя имена каждого по отдель- ности. Можно продолжить выбирать части документа и назначать пользо- вателям права на их редактирование. В разделе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту. Выполните одно из следующих действий: • чтобы установить пароль на документ и чтобы знающие пароль пользователи могли снять защиту, введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его; • чтобы зашифровать документ и только авторизованные владель- цы могли снять защиту, щелкните Проверка подлинности пользо- вателя. О собраниях по сети Интеграция Microsoft Windows NetMeeting с Microsoft Office позво- ляет пользователям, находящимся в различных местах, встречаться в сети в реальном времени {Реальное время. Фактическое время возник- новения событий. Возможность просматривать вносимые изменения всеми пользователями при совместном доступе к документу.). При от- крытии собрания по сети из программы Microsoft Office автоматиче- ски запускается приложение NetMeeting в фоновом режиме, позволя- ющее начать совместное использование содержимого документа. В ходе собрания по сети можно совместно использовать программы и документы, отправлять текстовые сообщения в приложении Разговор (Разговор. Одно из средств Microsoft NetMeeting, открываемое в от- дельном окне, в котором участники собрания по сети могут вводить и отправлять друг другу текстовые сообщения.), передавать файлы, а так- же работать на доске (Доска. Средство Microsoft NetMeeting, откры- ваемое в отдельном окне, в котором участники собрания по сети могут вводить текст, рисовать фигуры, копировать, вставлять и удалять объек- ты, а также выделять текст и рисунки или указывать на них.). Пользователь может быть организатором собрания по сети либо приглашенным. Приложение NetMeeting должно быть установлено на компьютерах организатора и всех участников собрания по сети, но со- вместно используемый документ и программу для его редактирова- ния достаточно иметь только организатору собрания. Организатор дол- жен также убедиться в том, что все участники знают, какой сервер каталогов (Сервер каталогов. Его также называют ILS-сервером (Inter- net Locator Service). Компьютер, поддерживающий списки имен и по- чтовых адресов пользователей, выполняющих приложение NetMeeting и вошедших на сервер. Эта информация используется для подключе- ния к компьютерам пользователей.) будет использоваться для прове- дения собрания, и имеют доступ к этому серверу. Организатор собрания по сети Организатор может либо запланировать собрание заранее с помо- щью Microsoft Outlook, либо начать незапланированное собрание по сети из документа, предназначенного для совместной работы. Если приглашенные принимают приглашение, собрание по сети начинает- ся. Пригласить одного или нескольких участников на собрание по сети можно в любое время. Для получения приглашения на незапланиро- ванное собрание по сети на компьютере приглашаемого должно быть запущено приложение Microsoft NetMeeting и он должен быть под- ключен к серверу каталогов. В начале собрания по сети документом управляет только организа- тор собрания, в то время как другие участники могут лишь просматри- вать этот документ на своих экранах. Разрешить внесение изменений участниками можно в любое время. Во время внесения изменений в документ организатором собрания другие участники не могут вно- сить свои изменения, но могут наблюдать за работой организатора. При внесении изменений в документ другим участником собрания органи- затор не может управлять курсором — не только в документе, но и для других целей. Участник собрания по сети Пользователь, приглашаемый принять участие в собрании по сети, получает сообщение с просьбой присоединиться к предстоящему или уже идущему собранию по сети. В случае принятия приглашения на собрание по сети на экране появляется панель инструментов Собра- ние по сети и документ, над которым ведется совместная работа. Работая над документом совместно с организатором собрания, уча- стники могут просматривать документ и вносить в него изменения. Во время собрания по сети изменять документ в каждый момент времени может только один пользователь, но в приложениях Разговор и Доска могут работать несколько пользователей одновременно, если измене- ния в документ вносит организатор собрания. Смарт-теги позволяют сэкономить время на выполнение действий {Действия. Задачи, выполняемые с помощью смарт-тегов. Например, одним из действий, которые можно выполнить с помощью смарт-тега имени пользователя, является добавление имени в папку Microsoft Out- look «Контакты».) в Microsoft Word, которые обычно требуют запуска других приложений. В документе смарт-теги обозначаются фиолетовой пунктирной ли- нией под строкой текста. Когда Microsoft Word распознает тип данных, эти данные отмеча- ются индикатором смарт-тега в виде фиолетового пунктирного под- черкивания. Чтобы узнать, какие действия можно выполнить с помо- щью смарт-тега, наведите указатель на подчеркнутый текст до появле- нии кнопки Действия для смарт-тегов Для открытия меню дей- ствий нажмите эту кнопку. При сохранении документа смарт-теги внедряются таким образом, чтобы быть доступными для любого пользователя, открывающего этот документ. Тем не менее, при сохранении документа можно не внедрять смарт-теги при сохранении. Если документ Microsoft Word, содержащий смарт-теги, сохранить как веб-страницу, некоторые действия можно будет выполнять в веб- обозревателе Microsoft Internet Explorer версии 5 и более поздних вер- сий. Смарт-теги также можно использовать в сообщениях электрон- ной почты Microsoft Outlook и в Microsoft Excel. Принцип действия смарт-тегов Можно включить смарт-теги с помощью выбора распознавателей смарт-тегов из списка (меню Сервис, команда Параметры автозамены, вкладка Смарт-теги). Каждый из распознавателей смарт-тегов находит тип данных, такой как имена, даты или номера телефонов, и содержит логику, которая необходима для выполнения некоторых действий с каждым из типов данных. При вводе текста в новый документ или при открытии существую- щего документа логика смарт-тега ищет слова, которые бы соответство- вали типам данных в списке. После нахождения соответствия под тер- мином появляется индикатор смарт-тега — пунктирная фиолетовая линия — и осуществляются соответствующие действия. Тип возможных действий зависит от типа распознанных и отмечен- ных смарт-тегами данных. Например, «Николай Сомин» в предыдущем примере распознается как смарт-тег «Имя», позволяющий выполнить такие действия, как Открыть контакт, Назначить встречу, Добавить к контактам или Вста- вить адрес. При выборе действия Добавить к контактам можно добавить имя и адрес контактного лица из документа в папку контактов Microsoft Outlook без копирования этих сведений в Microsoft Word, запуска Microsoft Outlook и последующей вставки этих сведений в карточку контактов. Использование смарт-тегов В комплект поставки Microsoft Word входит всего лишь базовый набор смарт-тегов, который может быть расширен. Чтобы найти но- вые смарт-теги и действия, откройте диалоговое окно Автозамена (вы- берите в меню Сервис команду Параметры автозамены, откройте вклад- ку Смарт-теги, а затем нажмите кнопку Дополнительно). Дополнительные смарт-теги создаются специалистами корпора- ции «Майкрософт», сторонними компаниями и специалистами от- делов информационных технологий, которые могут разрабатывать смарт-теги и действия для определенных продуктов и служб в за- висимости от рода деятельности конкретных организаций. Напри- мер, для отдела продаж может быть создан смарт-тег «название то- вара», по щелчку которого в документе предоставляется доступ к таким действиям, как, например, «проверка остатка на складе» или «цена». Параметры смарт-тегов Можно включать смарт-теги или выключать их, скрывать их, сохра- нять как часть документа, сохранять в виде свойств XML на веб-стра- ницах. Создание смарт-тега и настройка его свойств Создатели смарт-тегов могут предоставить подробные сведения об определенном распознавателе смарт-тега. Эти сведения можно полу- чить по нажатию кнопки Свойства на вкладке Смарт-тег диалогового окна Автозамена. Кнопка Свойства доступна, только если разработ- чик смарт-тега предоставил сведения для просмотра. Макросы Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Word, ее вы- полнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос — это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда. Макросы часто используются для следующих целей: • для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования; • для объединения нескольких команд, например, для вставки таб- лицы с указанными размерами и границами и определенным чис- лом строк и столбцов; • для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах; • для автоматизации обработки сложных последовательных дей- ствий в задачах. Для создания макроса в Microsoft Word существует два метода: 1) использование средства для записи макросов и 2) прямое програм- мирование в редакторе Visual Basic (Редактор Visual Basic. Среда разра- ботки новых и редактирования существующих программ и процедур Visual Basic для приложений. Редактор Visual Basic включает полный набор средств отладки, обеспечивающих обнаружение ошибок синтак- сиса, ошибок выполнения и логических ошибок в программах.) Запись макроса В Microsoft Word средство записи макросов работает как магнито- фон. С его помощью записываются нажатия клавиш и кнопок мыши, которые переводятся макросом в код Microsoft Visual Basic для прило- жений (VBA. Макроверсия языка программирования Microsoft Visual Basic, используемая для программирования приложений Microsoft Win- dows и поставляемая с некоторыми приложениями корпорации «Май- крософт».). При записи нового макроса допускается применение мыши только для выбора команд и параметров. Для записи такого действия, как выделение текста, необходимо использовать клавиатуру. Например, с помощью клавиши F8 можно выделить текст, а с помощью клавиши END — переместить курсор в конец строки. Советы по записи макросов Перед записью макроса запланируйте заранее шаги и команды, ко- торые он должен выполнить. Если при записи будет допущена ошибка, то в макросе также запи- шутся все исправления. Ненужные инструкции можно будет убрать позже путем редактирования макроса. Постарайтесь предусмотреть все сообщения Microsoft Word, кото- рые могут приостановить действие макроса. Если макрос вызывает команду Найти или Заменить (меню Прав- ка), нажмите кнопку Больше на вкладке Найти или Заменить, а затем выберите параметр Везде в списке Направление. Если макрос выпол- няет поиск только вперед или назад, то по достижении конца или на- чала документа Word приостановит выполнение макроса и предложит продолжить поиск в оставшейся части документа. Перед использованием макроса, записанного в другом документе, убедитесь, что он не зависит от содержимого этого документа. Если некоторый макрос используется особенно часто, назначьте ему кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш. Это позволит быстро вызывать макрос без открытия диалогового окна Макросы. Создание макроса с помощью редактора Microsoft Visual Basic В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Кроме того, редактор Visual Basic позволяет получить вспомогатель- ные сведения, помогающие при создании макроса, — в частности, спра- вочную информацию об объектах (Объект. Таблица, диаграмма, рису- нок, формула или данные другого типа. Объекты, созданные в одном приложении (например, электронные таблицы), а затем связанные или внедренные в другом приложении, являются объектами OLE.) и их свойствах (Свойство. Именованный атрибут элемента управления, поля или объекта, значение которого определяет конкретную характе- ристику объекта (например, размер, цвет или положение на экране, а также является ли объект видимым или скрытым).). Назначение макросу кнопок панели инструментов, команд меню или сочетания клавиш Для быстрого запуска макроса можно назначить ему кнопку панели инструментов, команду меню (Меню. Список команд, отображаемый при выборе имени меню в строке меню или на другой панели инструмен- тов.) или сочетание клавиш (Клавиши быстрого вызова. Функциональ- ные клавиши или сочетания клавиш, такие как F5 или CTRL+A, кото- рые служат для выполнения команд меню. В отличие от них, клавишами доступа называют сочетания клавиш, такие как ALT+Ф, которые пере- водят фокус в меню, на команду или на элемент управления.). Если новому макросу задать имя встроенной команды Microsoft Word, то встроенный макрос будет заменен новым. Например, если записать новый макрос и задать для него имя FileClose, этот макрос будет связан с командой Закрыть. После этого при выборе команды Закрыть Microsoft Word будет выполнять действия, заданные в новом макросе. Примечание. Если запись макроса ошибочна, удалите новый мак- рос и запишите его под другим именем. Встроенная команда будет выполнять исходные действия. Хранение макросов Макросы хранятся в шаблонах и документах. По умолчанию макро- сы хранятся в шаблоне Normal (Шаблон Normal.dot. Универсальный шаблон для любых типов документов. Для изменения стандартного форматирования или содержимого документа в этот шаблон можно внести необходимые изменения.), чтобы они были доступны всем до- кументам Word. Если макрос будет использоваться только в одном до- кументе, сохраните его в документе. Отдельные макросы в документе хранятся в проектах макросов, которые можно копировать из одного документа в другой. |