Самоучитель по тайм-менеджменту - Васильченко Ю.Л.. 1. Работающая система целей 14
 Скачать 8.5 Mb.
|
|
Таймер. Этот инструмент возможно использовать на совещаниях, дискуссиях, презентациях и т. д. Вы запускаете таймер, и он через за- данный вами промежуток времени дает вам напоминание, что время истекло — пора переходить к следующему пункту. Таким образом вы грамотно распланируете свое время. Секундомер. Секундомер полезен при хронометраже времени, это очень удобно при учете времени на дорогу, встречи или другие стан- дартные процедуры, а также при установлении и проверке индиви- дуальных стандартов (см. Тему 5). С помощью секундомера можно создавать свою базу затрат времени в разделе «Заметки», затем че- рез время анализировать ее, а также использовать при планиро- вании. Смартфон Смартфон можно определить как устройство, взявшее форму и базо- вый набор функций от мобильного телефона и дополненное интер- фейсом и функциональностью компьютера. Коммуникатор же скорее представляет собой карманный компьютер, дополненный функциями мобильной связи. Можно сказать, что смартфоны и коммуникаторы идут к одной цели с разных сторон. Логично, что внешнее различие между ними — в размерах экрана и корпуса. Большинство коммуникаторов и некоторые смартфоны оснащены сен- сорным экраном, что, например, ускоряет ввод текста при помощи экран- ной клавиатуры. Некоторые устройства имеют и обычную QWERTY- клавиатуру. Обязательным условием для смартфонов является наличие операционной системы. Смартфоны оборудованы теми же возможностями, но установлен- ное на них программное обеспечение максимально приближено к воз- можностям КПК (карманных персональных компьютеров) и исполь- зует большой экран. При этом синхронизация элементов с настольным (портативным) ПК гибко и легко настраивается и требует в дальней- шем минимум внимания. Благодаря функциям карманного компьютера (например, работа с файлами Word, Excel, PDF и т. п.) смартфон позволяет сделать твор- ческую (рабочую) обстановку неразрывной по времени и независимой от местоположения. Мы рассмотрим дополнительные возможности, которые имеются в смартфонах, но на сегодняшний день уже и во многих телефонах. Интернет, электронная почта и офисные программы Возможность иметь доступ к электронной почте и Интернету — неза- менимая функция. Настроив свой смартфон или телефон, вы полно- стью освобождены от привязки к рабочему месту. Вы можете получать и отправлять электронные письма, почтовый клиент смартфонов и современных телефонов поддерживает протоко- лы почтовой связи РОРЗ и «IMAP». О появлении нового сообщения вы можете получать SMS. Делать запросы и получать информацию из поисковых систем, за- гружать интернет-страницы, скачивать файлы и т. д. — дополнитель- ная возможность смартфонов. Возможность автоматического запуска приложений. Незаменимой в смартах является возможность работать с документами на «нормаль- ной» клавиатуре, читать книги и материалы, производить расчеты, гра- фики, а в дальнейшем синхронизировать все свои данные (в програм- мах Word, Excel Outlook) с компьютером. Мультимедиа Встроенные фотоаппараты, камеры, МРЗ-плееры очень помогают как в рабочей обстановке, так и в быту (в случае целесообразного исполь- зования). Мгновенное фото объектов, документов, чертежей помогает при последующем анализе. Воспользовавшись услугой MMS, вы мо- жете отослать их своим коллегам, партнерам или друзьям. Прослушивание диктофонных записей (так как смартфоны могут вмещать до 10-12 часов аудио в формате МРЗ) может существенно сократить время на фиксирование как собственных мыслей и идей, так и на резюмирование прошедших переговоров, совещаний, конферен- ций, обучающих программ. КПК В данном разделе рассмотрим возможности для организации времени карманных ПК. Следует отметить, что производительность КПК медленно, но верно приближается к производительности настольного компьютера средней руки (уже выпускаются модели карманных компьютеров с ускорителя- ми трехмерной графики). Вследствие этого и диапазон программ, пред- назначенных для КПК, почти так же широк, как и диапазон программ для настольных компьютеров. Предназначение КПК Ответ на этот вопрос зависит от функциональности самого устройства. Есть карманные компьютеры с возможностью выхода в Интернет, а есть такие, где эта возможность не предусмотрена или предусмотрена только теоретически. Некоторые КПК являются по совместительству мобильными телефонами — они же коммуникаторы. В качестве аксес- суара ко многим карманным компьютерам можно приобрести цифро- вую фотокамеру. Наличие этих функций, как и качество их реализа- ции, зависит от модели КПК. Итак, для чего можно использовать «среднестатистический» КПК? Карманный компьютер может быть справочником, словарем, записной книжкой (удобство последней сильно зависит от эргономики моде- ли), микрокалькулятором (как бухгалтерским, так и «высокоинтел- лектуальным»). Кроме того, карманный компьютер можно исполь- зовать в качестве аудио- и даже видеоплеера (установив флэш-карту в 1 ГБ). Разумеется, различия между КПК разных производителей не огра- ничиваются набором встроенных функций и периферийных устройств. Разные модели оснащаются разными процессорами и операционны- ми системами. Это означает, что не все программы, рассмотренные в обзоре, доступны для всех возможных КПК. Файловые менеджеры Все операционные системы КПК обладают более или менее развитыми средствами просмотра программ и данных, хранящихся на вашем нала- доннике. Однако возможностей этих средств явно недостаточно, осо- бенно если память карманного компьютера расширена за счет флэш- карты. Как и в мире «больших» компьютеров, в мире КПК появилось немало менеджеров файлов, упрощающих запуск программ и просмотр файлов данных. Поддерживаемые платформы: Pocket PC, Smartphone, Palm OS, Hand- held PC 2000. Кроме стандартных для файловой оболочки функций просмотра со- держимого папок, поиска, копирования и перемещения файлов, эта про- грамма обладает рядом дополнительных функций: средством просмот- ра файлов (в текстовом, двоичном, JPEG-, GIF-, PNG- и BMP-форматах) и встроенным архиватором ZIP (совсем нелишняя вещь для карманных компьютеров, с их небольшими объемами устройств хранения данных). Конечно, программы просмотра файлов и архиваторы являются состав- ной частью многих файловых оболочек. В некоторых программах реали- зована функция шифрования файлов. Для мобильного компьютера, ко- торый может быть потерян или украден, эта функция весьма полезна. Карманные переводчики (есть англо-русско-английские и немец- ко-русско-немецкие версии). Программы способны переводить вводи- мый текст «налету», выполнять перевод текста, скопированного из буфера обмена, открывать файлы в форматах Pocket Word/Pocket Word Ink и RTF. Кроме того, в этих программах имеются дополни- тельные англо-русские и русско-английские словари по темам «Ин- тернет», «коммерция», «информатика», «юридический» и англо-рус- ский разговорный словарь. Электронные карты Быстрота поиска, возможность изменения масштаба вплоть до отобра- жения отдельных зданий, наличие дополнительной информации об ис- комых объектах — все эти функции стали фактическим стандартом в мире электронных карт. Еще одна набирающая популярность новинка — сис- темы глобального позиционирования. Единственное, чего нельзя сде- лать с электронной картой, предназначенной для настольного компь- ютера, — это взять ее с собой в дорогу (особенно если вы пользуетесь общественным транспортом и у вас нет ноутбука). Электронные кар- ты для КПК решают эту проблему. Некоторые программы включают следующие возможности: отобра- жение на экране карты местности в различных масштабах; выдача спра- вочной информации об имеющихся на карте объектах; установка на карте закладок в нужных местах; поиск объекта по адресу, по назва- нию или по закладке; поиск объекта в круге заданного радиуса. TV remote controller Эта программа позволяет превратить КПК, оборудованный инфракрас- ным портом, в универсальный пульт дистанционного управления. С помощью TV remote controller вы сможете управлять телевизором, видеомагнитофоном, аудиосистемой с одного устройства (вашего КПК). Управление осуществляется как при помощи кнопок программы, так и голосом (при наличии у вашего КПК микрофона). Программа вклю- чает список предустановленных настроек для большого количества «управляемых» устройств. Если вашего телевизора или видеоплеера в этом списке нет, можно использовать функцию обучения программы. Для этого с «родного» дистанционного пульта устройства на инфра- красный порт КПК подаются команды, для которых в программе вруч- ную устанавливаются соответствия кнопок или голосовых команд. Организация времени — это такая обширная сфера деятельности, в ко- торой работы хватит на всю жизнь. Вряд ли даже самые высокооргани- зованные люди могут утверждать, что им больше не к чему стремиться в области организации собственного времени. Всегда находятся новые элементы или даже целые технологии повышения эффективности орга- низации деятельности. В этом контексте совершенно справедливо утверждение о том, что жизнь коротка, а искусство вечно. Это отно- сится и к искусству управления временем. Поэтому основной вывод таков: двигайтесь вперед, не ленитесь по- знавать и беспрестанно развиваться. Вспомните известные слова: «Тот, кто стоит на месте, — остается позади, тот, кто идет вперед, — стоит на месте и лишь тот, кто бежит вперед, — идет вперед». В это динамичное и интересное время старайтесь использовать все, что поможет вам «идти вперед», а для этого: • больше читайте на интересующую вас тему. Не копируйте слепо предлагаемые системы, а приспосабливайте их к вашим конкрет- ным нуждам и потребностям. Порой даже обычная журнальная статья по вопросам менеджмента способна помочь вам больше, чем толстенный том модного автора, вознамерившегося заставить всех начать жить по-новому; • запишитесь на какие-нибудь краткосрочные курсы или организуй- те их сами для своей компании, курсы, которые помогли бы вам соединить теорию с вашей практической повседневной деятельно- стью. Порой одной-двух лекций вполне достаточно, чтобы прояс- нить весь тот круг вопросов, которые волнуют именно вас; • внимательно наблюдайте за окружающими. Иногда увиденное и подсмотренное в жизни гораздо полезнее прочитанного. Особен- но если это происходит в кругу ваших сослуживцев, коллег по работе или друзей. Вы с завистью наблюдаете за тем, как слажен- но и легко они работают, когда любое дело у них спорится и без видимого усилия решаются самые сложные вопросы. Попросите их поделиться своим опытом, рассказать о том, как они действу- ют, есть ли у них какие-нибудь профессиональные секреты мас- терства; • внимательно наблюдайте за собой. Самое важное общение в жиз- ни человека — это общение с собой. Вспоминается окончание од- ного из знаменитых японских хокку: «...я знаю все, но только не себя». Не бойтесь и не ленитесь анализировать свои поступки, мысли, желания и потребности — это сэкономит вам немало вре- мени — времени, которое вы не потратите на блуждания вокруг лжецелей; • используйте все доступные вам знания и опыт. Старайтесь при- менять знания и навыки, полученные в области ТМ, во всех стра- тегических жизненных направлениях, а все знания, полученные в разных сферах науки и практики, применяйте для совершенство- вания навыков организации времени. Системный подход к само- совершенствованию дает превосходный результат. Будет замечательно, если Самоучитель послужит вам катализато- ром и вы захотите начать что-то делать прямо сейчас. Не откладывай- те! Смело приступайте к действиям! Борьба за экономию времени — это тяжелое, упорное сражение, ко- торое вы ведете сами с собой. Здесь вы не можете победить слабого противника или, наоборот, проиграв, сослаться на его силу. Эта борь- ба не должна прекращаться ни днем, ни ночью, ни дома, ни на работе. Меняются условия труда, вы переходите на новое рабочее место, пере- езжаете в новый кабинет, расширяется круг ваших обязанностей, возра- стают нагрузки, ответственность, а главная задача остается неизменной: время должно служить вам, подчиняться каждым своим мгновением. И не только вам. Если вы — руководитель, то несете ответственность за коллектив, за тех людей, которые находятся в вашем подчинении, а следовательно, и за их время тоже. Перемены, даже к лучшему, всегда воспринимаются непросто. А если речь идет об избавлении от многолетних пагубных привычек и при- страстий, то это еще сложнее. Самое же сложное — заставить перестро- иться других. Для этого нужен многодневный кропотливый труд и немалое упор- ство: постоянная разъяснительная работа, личный пример, жесткая требовательность, целая система мер поощрения и наказания. Поду- майте о том, как лучше приступить к этой многотрудной задаче, с чего начать, что главное. Составьте перечень важнейших мероприятий и постарайтесь строго следовать намеченному, последовательно выпол- няя пункт за пунктом. Поддерживайте достигнутые вами результаты на определенном уровне и старайтесь непрерывно совершенствовать свою деятель- ность. И помните о главном — о необходимости думать и принимать са- мостоятельные решения. Они отразятся не на чьей-то, а именно на вашей жизни, поэтому не следует слепо перенимать чужой опыт. Помните замечательный мультфильм советских времен — «Сделай сам!»? Адаптивность — мера временной гибкости мероприятия при изме- нении факторов внешней среды с сохранением требований эффектив- ности и производительности. Альтернативная стоимость времени — по аналогии с альтернатив- ной стоимостью денег в экономике это стоимость тех благ, которые вы могли получить в единицу времени, но от которых отказались или на- мереваетесь отказаться, потратив эту единицу времени еще на что-то. Концепция альтернативной стоимости особенно полезна при расста- новке приоритетов. Аналитика — совокупность способов анализа личной деятельности (расходуемых ресурсов и достигаемых результатов), дающих инфор- мацию для принятия решений. Может включать в себя коэффициен- ты, графики, правила учета и другие элементы. Восприятие времени — субъективное представление о времени, ко- торое может разниться в зависимости от психологического типа лично- сти. В НЛП выделяют «ассоциированное» (человек находится внутри линии времени, переживает события) и «диссоциированное» (чело- век видит стрелу времени со стороны) восприятие времени. Время — 1) физическое явление, ключевым свойством которого для человека является необратимость; 2) измеримый ресурс, допускающий осуществление по отношению к нему операции распределения, обме- на, структурирования, конвертации в другие ресурсы (финансы, мате- риалы, информацию, энергию). Гибкое планирование — планирование, в которое заложены механиз- мы оперативного изменения планов в зависимости от обстоятельств. Граница управляемости — допустимые пределы в процессе. Когда контрольные точки свидетельствуют о том, что процесс вышел за сан- кционированные пределы, менеджмент должен немедленно выявить ответственные факторы и скорректировать их. График Гантта упрощенный — график личной работы, отличающий- ся от обычного нечеткой привязкой задач ко времени. По оси абсцисс отмечаются периоды, по оси ординат — рабочие задания для самосто- ятельного выполнения. Дедлайн (критический срок) — дата и/или время, к которому дол- жна быть выполнена задача; получение результата после этого срока, как правило, снижает его ценность до нуля. Делегирование — передача задач на выполнение подчиненным, кол- легам, внешним поставщикам; покупка услуги, заменяющая самосто- ятельное выполнение задачи. Делегирование полномочий — передача прав и ресурсов, необходимых для выполнения задачи. Инертность — свойство человека постепенно (не мгновенно) «втя- гиваться» в работу — доходить до максимального уровня производитель- ности и постепенно выходить из нее (так как мозг не может моменталь- но забыть о выполняемой работе). Свойство инертности необходимо учитывать при планировании и оперативном управлении личной дея- тельностью, особенно при работе с интеллектоемкими сложными зада- чами. Кайдзен — совершенствование. Это понятие включает процесс не- прерывного совершенствования личной, семейной, общественной и трудовой жизни. Применительно к производству Кайдзен означает постоянное совершенствование, к которому причастны все — как ме- неджмент, так и остальные работники. Ключевые области (стратегические направления) — основные на- правления деятельности. Схема ключевых областей позволяет создать стратегический набор деятельности, поддерживать ее гармонию. У Стивена Р. Кови ключевые области называются ролями (роль гла- вы семьи, руководителя, друга и т. д.). Контекстное планирование — структурирование списка дел в со- ответствии с оптимальными для их выполнения контекстами; отсле- живание в ходе деятельности «появления» и «приближения» различ- ных контекстов и выполнение в эти момиты соответствующих дел. Лайф-менеджмент, самоменеджмент — комплексная технология управления собой, управления своей жизнью. Менеджмент, ориентированный на процесс, — стиль менеджмента, ориентированный на людей, в противоположность стилю, ориентирован- ному исключительно на результаты. При менеджменте, ориентирован- ном на процесс, руководитель должен поддерживать и стимулировать усилия, направленные на совершенствование способов выполнения сотрудниками их работы. Такой стиль руководства требует учета дол- госрочных перспектив и изменений в поведении. Поощрения при этом заслуживает следование таким критериям, как: дисциплина, управле- ние временем, совершенствование мастерства, соучастие и вовлечен- ность, мораль и коммуникабельность. Стратегия Кайдзен предполага- ет, что сознательное формирование системы, которая использует при поощрении данные критерии, может существенно повысить конкурен- тоспособность компании. Менеджмент, ориентированный на результат, — стиль менеджмен- та, укоренившийся на Западе, который делает акцент на контроль, ис- полнение, результат, вознаграждение (как правило, денежное) или на отказ в вознаграждении, а также на вынесение взысканий. Критерии легко квантифицируемы и краткосрочны. Успешная стратегия Кайдзен однозначно предполагает, что ответ- ственность за поддержание стандартов возлагается на рабочего, а со- вершенствование стандартов — обязанность менеджмента. Японское понимание менеджмента сводится к следующему: поддерживать и по- вышать стандарты. |