Самоучитель по тайм-менеджменту - Васильченко Ю.Л.. 1. Работающая система целей 14
 Скачать 8.5 Mb.
|
|
8. Работа с автоответчиком Если у вас есть автоответчик, но вы его не используете — у вас присут- ствует значительный резерв времени. За счет чего автоответчик эко- номит время: • вы можете не отвечать на нежелательные и незнакомые входя- щие звонки (автоответчик — самый «интеллигентный» фильтр входящих звонков); • вы имеете возможность не упустить важный контакт, когда от- сутствуете у стационарного телефона, заняты или находитесь вне зоны покрытия; • вы можете использовать автоответчик для замены функции SMS- сообщений, которые отбирают определенную часть времени при наборе. Вот некоторые советы по работе с автоответчиком. Записывая сообщение для автоответчика, помните, что оно должно быть: • коротким (до 20 секунд); • вежливым (обязательно поздоровайтесь в начале и поблагодари- те за звонок в конце сообщения); • четким (не забудьте назвать свое имя и попросить оставить сооб- щение после звукового сигнала); • «приглашающим» оставить сообщение, иначе вы рискуете упус- тить важный контакт. Если автоответчик корпоративный, укажите номера телефонов дру- гих сотрудников, к которым можно обращаться в ваше отсутствие по срочным вопросам. При работе с автоответчиком пользуйтесь следующими правилами: • систематически стирайте записи; • выделяйте время для прослушивания и резюмирования сообще- ний; • вносите информацию в планы (задачи); • когда речь идет о корпоративном автоответчике, лучше указы- вать время, в течение которого будет совершен ответный зво- нок. Приложение Б. Быстрое чтение Как быстрее читать газеты и журналы Основной подход к работе с прессой состоит в том, чтобы определить, где искать необходимую информацию. Это позволит вашему взгляду устремляться непосредственно в нужное место, а не блуждать наудачу по всему тексту. Работая с журналом, всегда начинайте с просмотра оглавления и определения нужных вам статей. Не тратьте время на пролистывание, а непосредственно обращай- тесь к нужному материалу, не поддавайтесь искушению отвлечься на интересные, но не нужные вам материалы. В информационных журналах для обобщения ключевых фактов часто используют диаграммы и схемы. Изучите их вначале, чтобы по- лучить общее представление о содержании нужной вам статьи. Не храните кипы журналов! Вырезайте нужные статьи и подшивайте их в отдельные папки. В зависимости от характера вашего бизнеса за- ведите одну папку для статей о ваших конкурентах, другую — для материалов о новинках технологии или маркетинга и т. д. Собирая материалы на одну и ту же тему из различных источников, вы получа- ете детальную картину по этому вопросу. Обычно газеты и журналы содержат следующие типы материалов: • обзорные статьи. Их цель — информировать и поддерживать ин- терес. Они представляют общую информацию и обычно начина- ются с примера того, о чем автор собирается рассказать. Такие ста- тьи просматривают, сосредоточивая внимание на центральной и завершающей частях текста, которые обычно содержат ключевую информацию. Первый и последний абзацы, как правило, можно опустить без ущерба для понимания содержания; • статьи, представляющие мнения. Их цель — убедить читателя в чем-либо или побудить к действию. Чаще всего вам будет доста- точно прочитать только первый абзац, как правило, представля- ющий эти идеи или действия, и последний — обобщающий эти представления; • сообщения о последних новостях. Как правило, в них содержится «чистая» информация и совсем немного примеров и общих сведе- ний. Обычно новости располагаются в порядке важности, закан- чиваясь наименее существенными. Как быстрее читать служебные записки Изучив служебные записки своей компании, вы, вероятно, обнаружите, что они имеют стандартную структуру: в каждой из них основная ин- формация (источник, тема и цель) размещена в одном и том же месте. • Экономьте время, направляя свой взгляд непосредственно в эти места служебной записки. Необходимость читать ее целиком воз- никает редко. • Читая стопку служебных записок, рассортируйте их по важнос- ти. Например, важные записки кладите справа от себя, а незначи- тельные — слева. Как быстрее читать технические руководства Если ваша компания небольшая, при покупке компьютеров, оргтех- ники и сложных офисных принадлежностей вам приходится самосто- ятельно изучать технические описания и руководства пользователя, прежде чем начать эксплуатировать новое оборудование. Иногда этот процесс занимает много времени. Чтобы его сократить, воспользуй- тесь следующими рекомендациями. • Определите назначение руководства. Обычно оно излагается бли- же к началу. • Просмотрите материал и получите представление об его общей организации. Есть ли в нем иллюстрации, облегчающие понима- ние? Насколько сложным вам показался материал? • Пролистайте страницы, задерживая внимание на основных час- тях руководства. Обратите внимание, встречаются ли в нем спе- циальные слова и технические термины, знание которых необ- ходимо для понимания текста. Если какие-либо из них вам незна- комы, запишите их на отдельном листке бумаги. Выясните, что они означают, прежде чем приступать к инсталляции оборудования. • Если в результате прочтения руководства у вас остались вопро- сы, постарайтесь выяснить их в службе технической поддержки производителя оборудования. При необходимости вызовите спе- циалистов к себе в офис. Это обойдется дешевле, чем ремонт тех- ники. Как быстрее читать и разбирать почту Каждый занимающийся бизнесом человек за свою жизнь получает до 50 000 навязанных почтовых отправлений, известных как «макулатур- ная корреспонденция». Если у вас нет секретаря для «отсечения» этой макулатуры на входе в вашу компанию, воспользуйтесь следующими рекомендациями. • Открывайте письма и другую корреспонденцию над корзиной для бумаг, чтобы сразу выбросить все, не представляющее для вас ин- тереса. • Обращайтесь к каждому почтовому отправлению только один раз. Сразу решайте, какие действия предпринять, даже если это просто помещение в папку текущих дел. • По возможности отвечайте на письма, пользуясь телефоном, фак- сом или электронной почтой. В качестве альтернативы напишите на оригинале письма краткий комментарий и отошлите факсом. Как повысить свою обычную скорость чтения Возьмите какой-нибудь незнакомый материал, типичный для текстов, которые вы постоянно читаете на работе, и определите, сколько вы прочитаете ровно за одну минуту при необходимом вам уровне пони- мания содержания. Подсчитайте количество прочитанных слов сле- дующим образом: • подсчитайте общее количество слов в десяти строках; • разделите сумму на 10, чтобы получить среднее количество слов в строке. В нашем случае это будет 14 слов; • подсчитайте, сколько строк вы прочитали за минуту; • умножьте на среднее число слов в строке и получите свою ско- рость чтения. А теперь для увеличения скорости чтения воспользуйтесь карточ- кой, задающей темп, или просто собственной ладонью. Вот как это де- лается. • Положите карточку или ладонь поверх напечатанного текста. Пе- редвигая карточку вниз по странице и закрывая при этом уже про- читанное, вы исключаете отнимающее время возвращение назад. • Передвигайте карточку вниз. Фокусируйте свой взгляд на стро- ке непосредственно над карточкой. • Передвигая карточку быстрее или медленней, задавайте скорость чтения. Следите, чтобы ваш взгляд успевал за карточкой. • Не пытайтесь прочесть всю строку сразу. Просто «опознавайте» в каждой строке те слова, что удаляются, по мере того, как ваша карточка/рука «толкает» глаза вниз по странице. Поупражняйтесь, передвигая свой указатель со скоростью, превы- шающей темп нормального чтения. Поставьте перед собой реальные цели в отношении увеличения скорости чтения. Приложение Г Работа с диктофоном Известно, что средняя скорость письма составляет 40—80 слов в мину- ту, скорость говорения (а значит и записи) — 100-140 слов. Совершен- но очевидно, что за рвущейся вперед мыслью скорее успеет ваш дик- тофон, чем ручка. Визуал (см. Тему 3), наговаривая что-то на диктофон, может созда- вать для себя при этом мысли-образы, которые при этом будут под- креплять «наговоренное». Аудиалам (см. Тему 3) диктофон будет наиболее полезен — слышать свой голос со стороны им особенно приятно и полезно. Для кинестетиков (см. Тему 3) диктофон может быть чем-то напо- добие фетиша. Так как разделение на перечисленные типы весьма условно и вы можете соответствовать характеристикам как одного, так и двух дру- гих типов восприятия, то полезность диктофона как инструмента, в принципе, для всех общая. Она проявляется в четырех областях: 1) планирование деятельности; 2) учет событий; 3) фиксация мыслей; 4) самообучение. Первые две функции относятся к области самоуправления, третья и четвертая — к области саморазвития. При планировании действий диктофон может послужить вам как личный секретарь. Просто записывайте на него все планы хаотично, после их можно разобрать в удобное время. И не отвлечетесь, когда не следует, и ничего из виду не упустите. Люди, которые любят вести дневник своей жизни, получают уникаль- ный вспомогательный инструмент регистрации событий. Оставляю воз- можность автобиографам пофантазировать самостоятельно о прелестях звукозаписи. Остальные могут фиксировать на диктофон ключевые со- бытия, так называемые положительные и отрицательные обратные свя- зи от внешней среды. Наиболее ценны отрицательные обратные связи — это те сигналы, которые мы получаем от окружающих нас людей в ответ на ранее сделанные нами ошибочные действия. Ежедневно фиксируя и анализируя сигналы о возникающих угрозах (-) или появляющихся благоприятных возможностях (+), мы получаем прекрасный материал для оперативного перестроения стратегических и тактических схем на- шей профессиональной и личной деятельности. Ортодоксальные тайм-менеджеры, приверженцы хронометража жизни, наконец, получают возможность фиксировать время начала и завершения любого события — где угодно и когда угодно. В конце дня перенес из диктофона на тайм-шит вожделенные цифры — часы и ми- нуты, подсчитал, сгруппировал, проанализировал, сделал выводы и уснул счастливым. О самообучении. Очевидно, что с появлением диктофона стало воз- можным записывать лекции, семинары, совещания (в том числе те из них, на которых лично не смог быть). Прослушивая записи, можно повышать уровень своего развития — обучаться. Для людей, заботящихся о чистоте русской речи и о повышении сво- их ораторско-риторических и коммуникативных способностей, дик- тофон — незаменимая вещь. Прослушивая свои выступления, можно узнать много нового о себе, о своей манере говорить. Весьма полезно такое упражнение: следует открыть любимое лите- ратурное произведение и вообразить, с помощью диктофона, себя на полчаса именитым чтецом. Очень многие из людей, которые никогда в своей жизни не делали таких упражнений, будут слегка озадачены пос- ле прослушивания записи. Оставляем вам, уважаемые читатели, возмож- ность провести самостоятельно столь увлекательный эксперимент. Людям, хоть и не мечтающим стать выдающимися ораторами или литературными чтецами, также не помешает избавиться от слов-пара- зитов, таких как «ну», «вот», «значит», и заполнения промежутков меж- дометием«э-э-э». Как выяснилось, в процессе эксплуатации диктофона очень удобно, просматривая видеопрограммы, комментировать интересные места, а потом создавать информационные карточки. Очевидно, что на бумагу не успеешь записать чужие мысли. Можно отказаться от привычки пачкать маркером книги и статьи. Можно комментировать по шагам свои действия (если это важно) или описывать текущую ситуацию, обстановку. Приложение Д. Рабочая картотека (автор О. Смирнов) Бумажная картотека необходима каждому приличному человеку. Лю- бой приличный человек, дочитав эту статью до конца, обязательно поймет, зачем ему в жизни понадобится бумажная картотека. Внешне картотека представляет собой нехитрую конструкцию, со- стоящую из ящичка, самих карточек с записями и разделителей. Карточки Очень удобно пользоваться карточками формата А6 — они получают- ся, если разделить стандартный лист офисной бумаги на четыре части. Существует такой шаблон: Шаблон пустых карточек хранится у меня в компьютере, в формате MS Word. Если информация есть в электронном виде, то лучше копи- ровать ее в шаблон и печатать уже готовые карточки; в противном слу- чае быстрее заполнять заготовленные пустые карточки авторучкой. Ящичек Ящичек по ширине должен быть сантиметра на три больше ширины карточки — карточки очень не любят тесноты по ширине. Высота не должна превышать двух третей высоты карточки — они любят вы- глядывать. Длина определяется не размером творческих амбиций, а только свободным местом на вашем рабочем столе. Обычно он дли- ной около 30 см. Разделители Разделители изготовляются из цветного картона (для визуального выделения тем и подразделов) и выглядят вот так: Разделитель по ширине должен быть строго равным внутренней ширине ящичка — в этом случае карточки не будут рассыпаться. Вы- сота разделителя (без язычка) равна высоте карточки; язычок сделайте высотой 1,5-2 сантиметра. На язычок с обеих сторон (!) наклейте полос- ки белой бумаги, на них потом будете писать названия тем (разделов и подразделов). Разделители в картотеке располагайте в шахматном порядке язычков — получается обзорность и доступность информации, а языч- ки с двусторонними надписями позволят при надобности легко пере- ворачивать разделители. Приложение Е. «Сделать это сейчас же!» Одним из замечательных инструментов, который используется людь- ми, «успевающими жить», является навык действовать по принципу: «Делать прямо сейчас!» Он основывается на следующей последова- тельности действий. Составьте список «заданий немедленного исполнения» и распреде- лите их в порядке значимости. Потратьте на их выполнение несколько минут, а потом приступайте к ним в любое свободное время. 1. Поймите: несвоевременное выполнение дел — вот что создает вам проблемы. 2. Задайте себе вопросы и попытайтесь на них ответить: • Можно ли делать прямо сейчас? • Целесообразно ли делать сейчас? • Что произойдет, если не сделать прямо сейчас? • Когда можно сделать, каким является крайний срок? 3. Проявите столько же изобретательности, чтобы делать дела сра- зу, сколько вы ее проявляете, чтобы отложить. 4. Превратите принцип «Сделать это сейчас же!» в свой рабочий навык. Список дел: Запишите в свой список дело: «Приступить к использованию одно- го из перечисленных инструментов организации времени» — и сделайте это немедленно! С появлением информационных технологий тайм-менеджмент пере- шел в новую фазу развития. Персональные компьютеры, Интернет, сопутствующие информационные технологии позволяют более точно фиксировать затраты времени и облегчают их анализ. Как инструмент планирования программное обеспечение позволя- ет четко расписать время по выполняемым задачам. Развитие информационных технологий значительно разнообрази- ло способы передачи информации. Непрерывный поток информации требует контроля и эффективной обработки данных, что напрямую связано с экономией времени. Однако персональный компьютер, Интернет, КПК, смартфон, про- граммные средства сами по себе не решают проблему нехватки време- ни. Более того, часто получается так, что они, напротив, увеличивают нерациональные затраты времени. Если вы не обладаете собственной системой организации времени, все перечисленные средства только ускоряют ваши неэффективные процессы. Электронные средства — это лишь инструменты, с помощью которых можно оптимизировать процессы деятельности и высвободить дополнительный объем времени. В этой теме Самоучителя мы постарались коротко описать для вас основные электронные инструменты, которые призваны помочь вам в экономии вашего времени. Работа с MS Office, организация документооборота В процессе работы любого человека, организации создаются и накап- ливаются большие объемы различных документов (приказы, письма, договоры, служебные записки, инструкции и т. д.). При этом со време- нем неизбежно растут сложности при поиске необходимых докумен- тов, поддержке их актуальности, некоторые документы теряются, для ознакомления документы многократно копируются, нарушается режим конфиденциальности, на столах скапливается большое количество бумаг и т. д. В результате существенно увеличиваются затраты времени. Мировой опыт свидетельствует о том, что: • на поиски и согласование документов тратится до 45% рабочего времени; • сотрудники тратят на поиск документов до 30% рабочего време- ни; • 70% документов создаются заново вместо изменения существую- щих; • 6% документов безвозвратно теряются; • каждый внутренний документ копируется до 20 раз; • стоимость архивного хранения бумажных документов на 80 % выше по сравнению с электронными; • общие потери времени, связанные с документооборотом, — 8ч в неделю (20%) на каждого сотрудника. Мы постараемся дать краткие рекомендации для оптимизации до- кументооборота и снижения временных потерь на основе работы с па- кетом Microsoft Office. He будем углубляться в особенности работы с программами, а изложим основные положения. 1. Создавая любой документ, вы должны его классифицировать со- гласно вашему собственному классификатору, это может быть ста- тья, договор, записка, отчет и т. д. Ваш классификатор — это обыч- ная папка: сохраняя документ, как можно точнее называйте его. 2. Если документ имеет несколько версий (например, до согласова- ния, после редактуры), ставьте в названии его вариант или ука- зывайте вариант письменно. Например «Договор с ООО "Веста" до согласования». 3. Если вы работаете со «строгими» документами, используйте ре- гистрацию документов в реестре, заполнение регистрационной карточки — это может быть обычный Excel-файл с необходимы- ми параметрами (кому, от кого, сроки, согласовано и т. д.). Здесь вы можете ввести поле «контроль» и таким образом осуще- ствлять постановку документов на контроль. Например, возьмите в практику открывать этот документ через какое-то время и контроли- ровать его движение (когда забрать, потребовать ответ и т. д.). Перейдем к краткому обзору полезных правил работы с MS Word. Воз- можно, вам это покажется уже известным, тогда проверьте себя еще раз. |