Самоучитель по тайм-менеджменту - Васильченко Ю.Л.. 1. Работающая система целей 14
 Скачать 8.5 Mb.
|
|
Утро В начале каждого дня находите время, чтобы «настроиться на себя». Спросите себя: • Как я себя сегодня чувствую? (Применяйте свою сенсорную вос- приимчивость к тому, чтобы изо дня в день отслеживать свое со- стояние и замечать легкие изменения в физиологическом и пси- хологическом состоянии, происходящие в течение дня). • Что важно для меня сегодня? • Что я могу сегодня сделать для себя? • Что мне нужно сегодня сделать для себя? • Каковы свидетельства того, что я сегодня его достиг(ла)? (Ответ на этот вопрос покажет, что ваши цели сегодня отвечают одному из критериев хорошей формы: он сообщит вам, что вы должны видеть, слышать и чувствовать, чтобы знать, что вы чего-то до- стигли. Когда мы таким образом строим сенсорный портрет дости- жения, мы гарантируем для себя, что узнаем о своем достижении, когда оно произойдет. А это служит основой самоуважения.) В течение дня помните свои ответы на приведенные выше вопросы и делайте что-то в соответствии с ними. Если вы встречаете в этом труд- ности, поинтересуйтесь всерьез: что вам мешает? Когда у вас получится что-либо сколь угодно мелкое, уделите ми- нуту на то, чтобы оценить свое свершение. День • В начале каждого дня уделяйте время тому, чтобы составить план подтверждения своего самоуважения на день. Мысленно «просмот- рите» предстоящие события. Какие убеждения, позиции, физиоло- гические состояния, действия, одежда помогут вам остаться верным себе и укрепить свое чувство собственного достоинства? Ожида- ете ли вы каких-либо ловушек? Как вы справитесь с ними, сохра- нив свое самоуважение? Какого рода внутренний диалог помо- жет вам? Каких внутренних наставников, знакомых вам людей вы хотели бы взять с собой в этот день? • В конце каждого дня задавайте себе вопросы: • Что мне больше всего понравилось в себе сегодня? • Сколько состояний я сменил(а) сегодня? Какие из них были наи- более ресурсными, усиливающими ощущение моего собственно- го «Я»? Как они возникли? Как в будущем я мог(ла) бы иниции- ровать эти состояния? • Какие состояния были менее ресурсными для меня? Что их спро- воцировало? Как мне не попасть в них снова? • Назовите ваш излюбленный недостаток. Оглянувшись на прошед- ший день или неделю, выберите какой-нибудь недостаток или ограничение — что-то, что внезапно проявилось и принесло ущерб вашему самоуважению. Спросите себя, что подумал бы об этом недостатке по-настоящему хороший друг? Если исходить из того, что все ваши действия имеют смысл, — что этот недостаток пы- тался сделать для вас, будь то сегодня или когда вы впервые нача- ли вести себя или думать таким образом? Даже если сейчас вы хо- тите изменить это свое поведение, поблагодарите свой недостаток за его хорошие намерения. Как вы можете следовать тем же наме- рениям способом, который вам позволит больше себе нравиться? • В конце недели или дня выберите пять наиболее «самоуважитель- ных» моментов. Мысленно воспроизведите их. Каким образом вы сможете взять их с собой в завтрашний день или в следующую не- делю? Вечер Вспомните сегодняшний день. • Насладитесь чем-то, что сегодня было хорошо. Отдать должное моментам успеха — это один из способов улучшить свое самочув- ствие. А также отметить паттерны чувств, мыслей и поведения, которые сопутствовали этим моментам. Таким образом вы смо- жете извлечь из них позитивный урок и использовать его впо- следствии. • Вновь вспомните все. Когда вы повторяете что-то, это крепче уко- реняется в голове. • Похвалите себя. Похвала — это одновременно пища и вознаграж- дение. Даже если рядом никого нет, даже если никто, кроме вас, не знает о вашем успехе, вы, тем не менее, можете позаботиться о себе и вознаградить себя. Всякий раз, как вы это делаете, вы по- вышаете свою самооценку. • Подбадривайте, поддерживайте себя. Поддержка дает вам ресур- сы для совладания с возможными будущими проблемами и труд- ностями. Подумайте, что бы вы сказали кому-нибудь другому, и затем скажите это себе. • Если что-то обернулось не так, как вы хотели или надеялись, утешь- те себя. Рану нужно залечить, прежде чем снова подвергнуть на- грузке то же место. К эмоциональным ранам это относится в той же мере, что и к физическим. Когда вы даете себе время, чтобы утешить и успокоить себя, вы как бы следуете за собой прежде, чем затем вновь попытаетесь себя вести. • Вспомните что-то из прошлого, что получилось хорошо, например, какой-то рабочий проект. Это делается не для того, чтобы уйти от неприятностей, имеющих место «здесь и сейчас». Это важный спо- соб предотвратить негативные генерализации («У меня никогда не получится, как надо...», «Я безнадежен(на)...»). Негативные гене- рализации по поводу себя могут изрядно сбить вас с пути. • Напомните себе о каком-либо счастливом моменте или хорошем чувстве. Это еще один способ ослабления негативных генерали- заций. Это помогает также изменить состояние: представляя себе достаточно живо нечто, вызвавшее приятные чувства, вы неиз- бежно меняете свое состояние и свою нейрофизиологию. Упражнение № 7. Составление программы «День» Автор упражнения Ю. Васильченко, «Механизмы времени». Запишите программу «День» в следующей табличной форме (еди- ница измерения — 1 час): Дата «23» февраля 2006 г. (Пример) Свободный дневной план Проверка приобретения навыков 1. Коэффициент выполнения заданий: Квз = ВЗ/ОКЗ, где ВЗ — количество выполненных заданий; ОКЗ — общее количество заданий по теме. Мой Квз = .../ 7 = ... = ... %. 2. Проверка качества выполнения заданий. Отвечайте на вопросы «да» или «нет»: • Мне удалось определить свою область внимания. Теперь я еже- дневно рисую на воображаемом листке перед глазами свою фор- му с 5-9 элементами дня. • Я успешно работаю с «Пинариком», придумал(а) свою систему обозначений, и теперь жизнь видна мне, как на ладони. Течение времени стало гораздо более ощутимо. • Приоритетное планирование оказалось очень эффективным! Кро- ме того, что я теперь занимаюсь чаще всего только важными дела- ми, это еще и стимулирует делегирование. • Воспринимать свою жизнь как проект оказалось довольно занят- но. Теперь я знаю, к какому сроку должны быть завершены конк- ретные задачи по выполнению серьезного жизненного плана. Ресурсный график помог мне осознать, что именно у меня есть для достижения моих целей, что еще нужно приобрести или позаимство- вать. Теперь осуществление жизненных планов кажется вполне реаль- ным. У меня есть четкий план действий, и я его контролирую, не давая себе поблажек, так же, как если бы контролировал подчиненного в выполнении важного для компании дела. Меня больше не пугает утро. Каждый день имеет смысл и продвига- ет меня к моим жизненным целям. Теперь определите коэффициент качественного выполнения зада- ний: Кквз =Кпо/Окв, где Кпо — количество положительных ответов; Окв — общее количе- ство вопросов. Мой Кквз = .../7 = ... = ...%. 3. Поставьте «+» напротив тех навыков, которые, по вашему мне- нию, стали вам присущи: Навык структурирования внимания Навык учета «оставшегося времени» Навык расстановки приоритетов Навык сопоставления ресурсов Навык составления программы «День» Для того чтобы действительно руководить своей жизнью, следует кор- ректировать свои действия. Для того чтобы знать, какую именно кор- рекцию следует произвести, надо установить нормативы деятельности. Попробуем описать этот процесс и подчинить ему любую деятельность, даже наиболее неординарную и творческую. При этом вы приобретете: № 1: Навык определения нормативов. № 2: Навык поддержания нормативов деятельности. № 3: Навык ведения эффективной коммуникации. № 4: Навык ограничения неопределенности в делах. Трудности, с которыми вам придется столкнуться: • преодоление неприязни к порядку и рамкам в жизни; • понадобятся усердие и старательность; • необходима объективная оценка своего поведения; • придется использовать несложные математические рас- четы. Личные нормативы Нормирование труда — это процесс установления величины затрат рабочего времени в виде нормы труда на выполнение определенной работы в наиболее рациональных организационно-технических усло- виях. Так определяют норму труда на производстве в книге В. Пашуто «Организация и нормирование труда на предприятии». Нормы для повседневной деятельности человека ранее научно не устанавливались. Так что вам, в каком-то смысле, может быть извест- но больше, чем науке. Под работой здесь следует понимать любые более или менее про- дуктивные действия, которые вы предпринимаете в жизни, а под орга- низационно-техническими условиями — все условия вашей деятель- ности. Таким образом, норма труда определяет величину и структуру за- трат рабочего времени, необходимых для выполнения конкретной ра- боты, и является эталоном, с которым сравниваются фактические за- траты времени в целях установления их рациональности. Она выражает меру труда на каждом рабочем месте. Нормы труда, с одной стороны, являются средством получения прибыли, а с другой — должны спо- собствовать решению социальных задач, обеспечивая рабочим нор- мальную интенсивность и содержательность труда. В своей основе процесс установления норм включает: • анализ процесса деятельности, разделение его на части (см. «Знае- те ли вы, как правильно документировать вашу деятельность?»); • выбор оптимального варианта технологии и организации труда; • проектирование региональных режимов работы оборудования, приемов и методов труда, системы обслуживания рабочих мест, режимов труда и отдыха (применительно к вашей обычной дея- тельности, например, «региональные режимы работы оборудова- ния» — использование вами техники дома, в пути и на рабочем месте); • расчет норм в соответствии с особенностями технологического и трудового процессов (применительно ко всем областям жизни, а не только к деловой сфере); • внедрение и последующую корректировку норм по мере измене- ния организационно-технических условий производства (по ходу изменений условий протекания процессов или ваших требований к ним). Важнейшей является такая функция нормирования, как основа пла- нирования. С помощью норм производятся все дальнейшие расчеты. Планирование с учетом норм гораздо более эффективно. Нормы труда являются основой рациональной организации труда. В процессе расчета норм оптимизируется организация труда. Технически обоснованные нормы затрат труда являются эталоном, выполняя функцию критерия эффективности процессов. Нормирование труда выполняет функцию рационализации процес- сов. Используемые в нормировании методы изучения затрат рабочего времени позволяют выявить существующие недостатки в организации процессов и разработать мероприятия по их устранению. Посредством наблюдений за выполнением операции на конкретном рабочем месте выявляются недостатки применяемых методов и приемов труда. Так же проводится их совершенствование на основе проектирования ра- циональной структуры операции, очередности выполнения приемов, действий и движений. Обоснованные нормы труда обеспечивают его нормальную интен- сивность. Она позволяет длительное время сохранять высокую рабо- тоспособность людей, производительность и интенсивность труда в течение рабочего дня, а также воспроизводство рабочей силы. Норма времени — это величина затрат рабочего времени на выполне- ние единицы работы, устанавливаемая работнику или группе работни- ков соответствующей квалификации в определенных организационно- технических условиях. Норму времени, установленную на операцию или единицу изделия, называют нормой штучного времени. Под обоснованной нормой понимается норма, установленная инже- нерно-экономическим расчетом, на основе проектирования рациональ- ного технологического процесса (процессов вообще) и организации труда и предусматривающая эффективное использование средств про- изводства (ресурсов для осуществления процессов) и самого труда (деятельности вообще). Приведем здесь сокращенную схему классификации затрат рабочего времени, разработанную для производственной деятельности (рис. 5.1). Вы сможете обнаружить ее прямое сходство с процессами вашей по- вседневной деятельности. Постарайтесь ассоциировать для себя каж- дую ячейку схемы с конкретными действиями. Упражнение № 1. Выделение нормируемых операций ДЛЯ ТОГО чтобы нормировать свою деятельность, прежде всего необхо- димо определить те участки, которые будут подвержены нормированию. Для этого вам необходимо пересмотреть весь перечень процессов ва- шей деятельности. Обратитесь для этого к главе Самоучителя, в кото- рой говорится о документировании процессов деятельности (Тема 2). Выделите те процессы, по которым вы считаете возможным состав- ление норм, и те, по которым составление норм выполнения будет про- дуктивным и особенно желательным. Начните со второй категории. Сразу начать нормировать всю свою деятельность вам не удастся. Составьте список тех операций, которые считаете сообразным нор- мировать. Сгруппируйте их по алгоритмам, последовательным или каким-либо другим связям. Вы получите несколько групп операций для последующего нормирования. Попробуйте установить числовые действующие нормативы выполнения вами тех или иных операций. Для начала выберите простейшие. Например: Таким образом, выполнение операции «Бег» составляет для вас (в со- ответствии с условиями примера) 50 минут в день, 350 мин в неделю, 25 часов в месяц. Стандарты и система Кайдзен Без ясного и детального знания того, что должно происходить, и на- блюдения за тем, что реально происходит, становится невозможным выявить отклонения и сбои в процессе деятельности. Изменить и усо- вершенствовать процесс нельзя, если вам не известны основные стан- дарты операций, задач и процедур, составляющих процесс. Подробнее о методе Кайдзен вы можете узнать из книги Масааки Имаи — «Кайд- зен: ключ к успеху японских компаний». Стандарт — документ, в котором устанавливаются для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы или ха- рактеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, и который направлен на достижение оптимальной сте- пени упорядочения в определенной области. Стандарт разрабатыва- ется на основе консенсуса и утверждается соответствующим органом. Японский подход под названием «КАЙДЗЕН» означает внесение в процесс деятельности постоянных небольших улучшений (рис. 5.2). Причем небольшие улучшения воспринимаются не как цель, а как по- стоянная практика. Кайдзен означает континуум перемен, а не ряд пошаговых инициатив, чередующихся периодами стабильного функ- ционирования. Упор делается на улучшение процессов. Делать рабо- ту становится проще и легче, снижаются затраты, повышается эффек- тивность. Для достижения своих целей Кайдзен использует ряд систем и методов: • циклы ПВКД и СВКД; • использование стандартов и нормативов; • повседневный обмен информацией об изменениях. Как считается, движущей силой процесса Кайдзен служит один весьма простой инструмент: цикл ПВКД (планирование, выполне- ние, контроль, действие). Составление плана достижения цели, про- цедура выполнения и контроля полученных результатов не требуют пояснений. Важна четвертая составляющая цикла: для поддержания запланированных улучшений необходимы действия (мероприятия) по стандартизации и обеспечению того, чтобы сделанное можно было воспроизвести и постоянно повторять. Таков цикл повторяющихся усовершенствований, которые обеспечивают небольшие улучшения, а иногда прорывы. Второй цикл — СВКД (стандартизация, выполнение, контроль, дей- ствие) — поддерживает основы, на которых строятся последующие усо- вершенствования. После установления стандарта необходимо выполнить операции, т. е. повторить процесс в новых рамках. Следует проверить (проконтролировать), действительно ли процесс соответствует новым условиям, и действовать. Это значит либо поддерживать процесс, либо корректировать его для последовательного соблюдения нового стан- дарта. Два названных цикла применяются для совершенствования методов выполнения работ, качества деятельности и ее результатов, мероприятий по снижению затрат и т. д. Стандарт — это наилучший из имеющихся ныне способов выполнения работы. Он становится ос- новой не только процесса, но и последующих улучшений. Стандарт должен быть соответствующим образом документально зафиксирован, чтобы можно было в любой момент убедиться в его последовательном применении. Важно каждодневно обращаться к установленным стан- дартам, чтобы подкрепить движение к цели. Так, например, невозможно научиться читать за один день или даже месяц. Разберем следующую ситуацию. Всем известно о существовании курсов скорочтения, благодаря ко- торым можно усовершенствовать этот навык. Известно также, что су- ществует некоторая болезнь под названием дислексия, которая за- ключается в том, что человек не может быстро читать (как вслух, так и про себя) — для таких людей овладение навыком средней скорости чтения жизненно важно. Итак, гражданин Петров записывается на курсы скорочтения. Ка- кую цель он преследует? Основная цель — получение навыка чтения со скоростью не менее 100 слов в минуту. Данный курс включает в себя 20 занятий. На первом определяется цель: помочь посетителям курсов научиться читать настолько быстро, насколько это в их си- лах. После знакомства с преподавателями и вступительного описа- ния организационной части первое упражнение, которое предлага- ется выполнить «курсантам», — измерение личной скорости чтения (вслух и про себя). После установления двух базовых стандартов осу- ществляется непосредственная работа по совершенствованию навыка чтения. На одном занятии внимание уделяется выработке скорости зрительного восприятия (например, упражнение с запоминанием эле- ментов мелькающих кадров), на втором — совершенствованию про- изношения (заучивание и многократные тренировки скороговор- ками), на третьем — выработке быстрого зрительного поиска нужной информации (поиск названного слова на странице, быстрое прочи- тывание первой и последней букв каждой строки по очереди) и т. д. На каждом занятии проводится измерение скорости чтения каждого учащегося. Таким образом, нетрудно определить, какие из упражне- ний являются наиболее действенными для совершенствования на- выка чтения у того или иного человека. На каждом новом занятии не совершается «прорыв», но с каждым следующим занятием гражданин Петров либо повышал скорость чте- ния на 5-10 слов в минуту, либо закреплял прогресс. Первоначально была зафиксирована скорость чтения 65 слов в минуту. После обучения — 115 слов. Многие другие участники груп- пы сделали намного большие успехи, чем гражданин Петров: у них были большие способности. Но и он достиг своей цели. Новая цель теперь — поддерживать приобретенный навык на установленном уровне. Подобный пример можно привести касательно курсов скоропеча- тания, программ похудения и т. д. Это яркие примеры того, что «боль- шие дела не делаются сразу». Это дела из корзины «Б» (важные, но несрочные) — дела нашей жизни (см. Тему 4). Каждый человек на подсознательном или сознательном уровне ищет свою главную цель в жизни. Психологи утверждают, что человек не может быть счастлив, не достигая и не стремясь достичь целей четы- рех различных групп: • личные (семья); • материальные (дом, комфортные условия жизни); • социальные (карьера, научные достижения, круг общения); • духовные (пребывание в гармонии с окружающим миром, с са- мим собой). Попробуйте определить, какая из этих областей для вас наиболее актуальна. Определите в ее рамках общую цель. Постарайтесь пред- ставить себе, какие шаги вы можете предпринимать ежедневно для постепенного приближения к ее достижению. На слуху известный принцип писателей: «Ни дня без строчки». Это должно стать принципом каждого человека, желающего прожить свою |