Самоучитель по тайм-менеджменту - Васильченко Ю.Л.. 1. Работающая система целей 14
 Скачать 8.5 Mb.
|
|
Проверка приобретения навыков 1. Коэффициент выполнения заданий: Квз = ВЗ/ОКЗ, где ВЗ — количество выполненных заданий; ОКЗ — общее количество заданий по теме. Мой Квз = .../ 5 = ... = ... %. 2. Проверка качества выполнения заданий. Отвечайте на вопросы «да» или «нет»: • мне удалось определить свой тип характера по типологии Май- ерс—Бриггс; • я сделал(а) выводы из того, каковы особенности моего характера, представил(а), в каких ситуациях их следует учитывать; • я определил(а) свой уровень переключения внимания. Ежеднев- но работаю над повышением концентрации и переключения; • я успешно определил(а) форму своей линии времени, мне уда- лось представить себя ребенком, а в какой-то момент мне даже показалось, что я вижу себя в будущем — более взрослым, внеш- не другим человеком, нежели тот, кем я являюсь теперь; • теперь я точно знаю, «жаворонок» я или «сова»; • я составил(а) график своей активности и теперь постоянно пользу- юсь им для того, чтобы назначить задания на определенные перио- ды времени. Другими словами, я учитываю периоды повышенной и пониженной активности. Теперь определите коэффициент качественного выполнения зада- ний: Кквз = Кпо/Окв, где Кпо — количество положительных ответов; Окв — общее количе- ство вопросов. Мой Кквз = .../6 = ... = ...%. 3. Поставьте «+» напротив тех навыков, которые, по вашему мне- нию, стали вам присущи: Навык принятия во внимание особенностей собственного характера Навык разделения окружающих по типам восприятия Навык работы с собственной линией времени Навык эффективного взаимодействия со своими биологи- ческими часами Для того чтобы планирование было эффективным, необходимо соблю- дать некоторые правила, знать некоторые «секреты». О них и пойдет речь в данной части самоучителя. Вы освоите: № 1: Навык структурирования внимания. № 2: Навык учета «оставшегося времени». № 3: Навык расстановки приоритетов. № 4: Навык сопоставления ресурсов. № 5: Навык составления программы «День». Трудности, с которыми вам придется столкнуться: • потребуется использовать воображение; • необходимо будет проявить объективность и здра- вый смысл; • придется чертить таблицы. Структура внимания Метод структурирования внимания Глеба Архангельского применим как к долгосрочному планированию, так и к непосредственной повседнев- ной работе. Опишем его сначала на примере «оперативного планирова- ния», на материале одного рабочего дня, а затем перенесем на более вы- сокие уровни. Неоднородность времени и ограниченность внимания. Одной из типичных для менеджеров проблем является перегруженность созна- ния огромным количеством больших и малых дел, которые необхо- димо выполнить. По приблизительным оценкам, их количество в день может доходить до 60-70. Отсюда перегруженность, стресс, невоз- можность сосредоточиться на приоритетных вещах и вдуматься в них. Г. Архангельский в своем учебном органайзере подсказывает, как вспоминать о нужных делах в наилучшее время, в необходимом кон- тексте. Необходимо, но не достаточно для этого, создание обзора дел. Даже собранные в одном месте 60-70 постеров с делами не могут быть достаточно эффективной системой напоминания. Оптимальный спо- соб упорядочения этого набора дел легко построить, если учесть неко- торые свойства внимания человека. Сознание человека может успешно работать только с одним объек- том: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей работать с несколькими делами одновременно — следствие высоких характерис- тик переключаемости внимания (см. Тему 3). Предсознание может контролировать 7+/-2 объекта. Например, во- дитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помо- щью предсознания управляет несколькими ключевыми группами при- боров. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью...), можно держать в поле зрения еще 5-9, но не больше. Объекты из пред- сознания легко перемещаются в сознание и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент («кай- рос») для которых может наступить в ближайшее время. Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Ошибка многих менеджеров состоит в том, что они пытаются удержать в сознании и предсознании гораздо больше дел, чем те способны вместить. Таким образом, и сознание, и пред- сознание используются нерационально. Искусство эффективного управления задачами состоит в том, чтобы не пытаться решать все проблемы одновременно, а концентрироваться на одной, имея в виду несколько других и забыв обо всех прочих. Но для этого нужно со- здать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между уровнями сознания (рис. 4.1). Далее Г. Архангельский пишет о том, что все мысли должны быть вынесены за пределы мозга для его разгрузки. Ваша система личной работы — это как бы продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, она должна быть структурирована так же, как струк- турировано ваше сознание. Фокус внимания — область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект — тот, с кото- рым вы непосредственно работаете (рис. 4.2). Область ближнего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7+/-2 объекта, необходимых вам для работы. Область дальнего внимания соответствует подсознанию. В ней хра- нится вся остальная информация. Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить указатель на это дело из области дальнего внимания в область ближайшего внимания. При этом, естественно, наименее необходимый объект из области ближнего внимания нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7+/-2. Особо отметим, что внутри этих трех областей может царить пол- ный хаос. Главное — жестко придерживаться поставленных Границ и правил перемещения дел через границы. Это даст гарантию того, что вы вспомните о нужном деле в нужное время, не тратя слишком много сил на наведение порядка. При этом голова у вас будет всегда свобод- на для мыслей и творчества. Систему авторства Г. Архангельского, позволяющую вводить в поле зрения нужные дела в нужное время и основанную на вышеописан- ных свойствах сознания, называют системой структурирования вни- мания. Упражнение № 1. Работа с областью внимания Закройте глаза и попробуйте представить себе колонку со списком из 5 элементов. Например, пусть это будет список продуктов, которые вам нужно сегодня купить. Ограничьтесь 5 наименованиями. Допустим у вас получился список: • упаковка овсяной каши; • 400 г инжира; • 1 кг яблок; • 200 г сыра; • 1 пшеничный хлеб. Назовите эти элементы коротко: овсянка, инжир, яблоки, сыр, хлеб. Теперь попробуйте поиграть с этим списком. Представьте его в виде таблицы, вертикальной или горизонтальной, разместите данные наи- менования в середине круговой диаграммы (в уме или, для начала, на бумаге), вне круговой диаграммы, разместите их по спирали, по сту- пенькам, по наконечникам звезды, в любом виде, в каком только по- зволяет ваша фантазия. Теперь постепенно прибавляйте к списку новые элементы, напри- мер зеленый чай, миндальные орехи, малиновый йогурт, гранат. За- метьте, когда вам стало дискомфортно представлять весь список (ди- аграмму, таблицу, рисунок). Более 9 элементов вы вряд ли представите, вам лишь может показаться, что вы их представили, а всего через 10 минут вы забудете о том, что в точности находилось в этом списке, не говоря уже о том, чтобы представить все элементы одновременно. Найдите то положение объектов внимания, которое лично для вас будет наиболее удобным. Постарайтесь также определить, какое имен- но количество объектов оптимально для вас. Например, вы придете к таблице такой формы: Теперь попробуйте таким же образом поступить с вашими планами, например, на один день. «Загоните» основные из них в вашу таблицу, диаграмму или рисунок, закройте глаза, представьте это изображение, убедитесь, что полностью его воспроизвели, и мысленно сфотографи- руйте. Попробуйте вернуться к воображаемому (не реальному) изображе- нию через 5 минут, полчаса. Если у вас получается воспроизводить картинку — поздравляем: вы визуализировали свою область ближне- го внимания. Примечание к упражнению: если у вас присутствует некая идея, которая не входит в список важных дневных дел, а количество этих дел равняется вашему оптимальному объему внимания, то такая идея будет вытеснять одно из дел (все время одно или попеременно). По- этому постарайтесь «отодвинуть» (например, записать на листке бу- маги и отложить) эту идею до того момента, когда будет выполнено достаточное количество важных дневных заданий, чтобы вместить в область внимания еще что-то. Наш временной капитал Многих людей стимулирует понимание того, что время нашей жизни конечно, а до ее окончания хотелось бы успеть что-то сделать, чего-то достичь. Для наглядности этого мотиватора можно использовать ка- лендарик-«Пинарик» (от слова «пинать») — маленькое ТМ-изобрете- ние Дмитрия Литвака, на котором расписан год вашей жизни. На рисунке (см. с. 114-115) легко помещаются все 365 дней, и их совсем не кажется «много». Вычеркивая день за днем, месяц за меся- цем, вы выразительно ощутите течение времени. Прибавляя в область «Пинарика» ваш возраст (это «Пинарик» 69-летнего человека, у кото- рого, в лучшем случае, есть еще лет 30 для достижения своих жизнен- ных целей, завершения своей миссии). Подсчитаем, к примеру, объем временного капитала мужчины, воз- раст которого 35 лет. Средняя продолжительность жизни мужчин со- ставляет, пусть, 65 лет (по оптимистическим данным). Итого остается еще 30 лет. Как, по-вашему, 175 тысяч — это много? Подсчитайте свой капитал времени. Обратите внимание на то, что среди людей нет «миллионе- ров», если говорить о капитале времени. КАЛЕНДАРИК-«ПИНАРИК» Упражнение № 2. Составление личного «Пинарика» Нарисуйте свой собственный «Пинарик» и посмотрите: так ли мно- го у вас еще времени? Единожды изобразив такую необычную таб- лицу, не забрасывайте ее. Положите свой «Пинарик» на рабочий стол или дома возле кровати и каждый вечер вычеркивайте по од- ному дню. Вы поразитесь ощутимости течения времени и тому, что больше не будете так удивленно, как раньше, произносить в декабре: «Ой, ну надо же! Год пролетел, а я и не заметил(а)! Как время промчалось! Как один день...». Вы будете точно знать, что прожили все 365 или даже 366 дней. Здесь же, на этом небольшом рисунке, можно делать некоторые по- метки, например: красная точка справа — день был необыкновенно уда- чен в деловой сфере; голубая штриховка — весь день был потрачен на восстановление здоровья и работоспособности. Или просто отмечайте более и менее продуктивные дни. В конце года, даже без хронометра- жа, вы сможете легко проанализировать ход времени. Как отсеять неважные дела и сконцентрироваться на важных? Нужно «поставить на место» те дела, которые кажутся важными, но на самом деле таковыми не являются. Это легко сделать с помощью матрицы, предложенной президентом США Д. Эйзенхауэром. Все дела в ней классифицируются по степени важности и срочности (рис. 4.3). А. Важные и срочные. Нужно сделать их немедленно, если уж они у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих: «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные». Б. Важные и несрочные. Это самые «обиженные», наиболее ущем- ляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением и т. п. В. Неважные и срочные. Именно эти дела «прикидываются» важ- ными», маскируясь под дела «А». Именно дела «В» создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда Ф. У. Тейлор замечал, что на хо- рошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Г. Неважные и несрочные, или корзина для мусора. Эти дела нуж- но «финансировать по остаточному принципу». Но они часто прият- ны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы. Для достижения цели нужно: 1) все дела одного из прошлых дней разбросать по «матрице Эйзен- хауэра»; 2) выделить ярким цветом неважные дела, которыми вы занимались в этот день; 3) вспомнить, какие важные и несрочные дела пришлось ради них отложить (опять не успел почитать профессиональную литера- туру; так и не доходят руки обучить сотрудников грамотно отве- чать клиентам и т. д.); 4) подумать, какие последствия могут быть от этого откладывания (отстану от жизни и не получу повышения; фирма начнет терять клиентов); 5) подумать, что бы вы потеряли, если бы не стали делать тогдаш- них срочных, но неважных дел; 6) сравнить убытки в п. 4 и п. 5; 7) сделать выводы; 8) запланировать на будущие дни соответствующие действия. Тот же принцип проповедует один из гуру тайм-менеджмента, Сти- вен Р. Кови, автор мирового бестселлера «7 навыков высокоэффек- тивных людей». Его квадрант имеет следующий вид. Вы можете заполнить квадрант Кови собственными данными (диск Самоучитель, Тема 4). Следуя принципу «чем больше, тем лучше», мы всегда стараемся уместить во временном пространстве, которым обладаем, как можно большее количество дел. Но какая разница, сколько мы успеваем сде- лать, если то, что мы делаем — не то, что сделать действительно важно. Наши цели из Второго Квадранта — как большие камни. Если мы вначале поместим в банку другие, более мелкие дела (цели) — мелкие камешки, песок, воду, а потом попробуем вместить в нее большие кам- ни, то они не поместятся. К тому же мы наделаем большой беспорядок в процессе попыток вместить их туда (рис. 4.4, б). Если же мы точно знаем, каковы наши большие камни (дела, цели), то, уложив их первыми в банку, мы будем удивлены тем, насколько много мелких камешков, песка и воды вместится в пустое простран- ство между ними. Таким образом, ключевым моментом в вопросе о том, чем заполнить банку, является тот факт, что большие камни (наши цели из Второго Квадранта) следует укладывать в первую оче- редь (рис. 4.4, а). При составлении своего недельного списка дел сначала поместите в него дела из Второго Квадранта (важные, но несрочные). Вы отмети- те, что существуют две разновидности недельных работ, выполняемых каждый день. Одна представляет собой конкретные занятия в опреде- ленные часы, другая предоставляет пространство для расположения остальных приоритетных дел конкретного дня. Между обязательными делами всегда нужно определять время для занятия важными, но несрочными делами, которые продвигают вас к достижению вашей цели (дела из Второго Квадранта). Иногда более эффективно не определять конкретного места во вре- мени для некоторых приоритетных дел, а просто ставить их во главу списка приоритетов и ожидать подходящего момента для их соверше- ния, и при его наступлении откладывать все остальные дела. Простой способ классифицировать дела по важности следует из за- кона, открытого известным экономистом Вильфредо Парето. Соглас- но этому закону, 20% всех клиентов приносят 80% всей прибыли; 20% всех деталей дают 80% всех неполадок и т. д. В приложении к тайм- менеджменту: 20% всех дел дают 80% результатов; остальные 80% дел дают 20% результатов. Знание этого факта позволяет при рассмотрении списка дел выде- лить те 20%, которые дают максимальный результат и поэтому требу- ют особого внимания. Разъяснению данного принципа посвящена кни- га Р. Коха «Принцип 80/20» (рис. 4.5). Менее точный, но не менее полезный способ отделения важного от неважного дает различение качественного скачка и количественных улучшений. Питер Друкер, говоря о расстановке приоритетов, пред- лагает ставить высокие цели, позволяющие существенно изменить си- туацию; искать свои собственные, оригинальные пути, позволяющие достичь решительного конкурентного преимущества. Выделите в вашей деятельности 20% задач, являющихся наиболее важными. Для достижения цели нужно проанализировать один из прошлых дней и попытаться для каждого дела ответить на вопросы: 1. «Вопрос Парето»: «Относится ли это дело к тем, которые дают 80% результа- тов?» 2. «Вопросы Друкера»: «Дает ли эта задача серьезный качествен- ный скачок или только частные, малозначительные улучшения?» и «Является ли эта задача дерзкой, бросающей вызов, дающей вам силь- ные конкурентные преимущества?» Ответив на эти вопросы, определите, какие дела попали в число наи- более приоритетных. Что вы на основе этой информации измените в вашем плане на завтра? Все будет идти по-прежнему или вы придума- ли способ сильнее сконцентрироваться на важных делах, уделить им больше времени? Упражнение № 3. Приоритетное планирование по квадранту Кови В соответствии с методом «приоритетного планирования» попробуем составить план на апрель 2006 года. Для этого сначала разобьем месяц на недели. Поместим вне календарных дней те дела, которые вы собираетесь успеть сделать за один месяц, к примеру, за апрель 2006 г. Все дела распределяем в соответствии с квадрантом Кови (рис. 4.6). В расписании, которое будет предложено вам далее, по понятным причинам не содержатся дела, принадлежащие к пункту 4. Вам следу- ет вписать в список под заголовком «Делать» только действия из пун- ктов 1, 2 и 3. Поскольку план не должен быть слишком перегружен, советуем вам не вписывать в него более 15 - 20 основных дел. Основные занятия од- ного дня лимитируйте числом 7+/-2 в связи с особенностями челове- ческого сознания, о которых речь шла раньше. Старайтесь также не планировать более 2 объемных дел высокой важности на 1 день, иначе ваше внимание рассеется между ними и вы не сможете провести их с надлежащим уровнем качества. Разнося дела по дням месяца, не забы- |