Самоучитель по тайм-менеджменту - Васильченко Ю.Л.. 1. Работающая система целей 14
 Скачать 8.5 Mb.
|
|
Нет времени даже на то, чтобы читать толстые книги о тайм-менеджменте? Тогда этот «Самоучитель» — для вас! Он написан как одно из самых практичных пособий по тайм-менеджменту на рынке. В нем приводятся конкретные рекомен- дации по повышению эффективности планирования, координации и оптимизации работы. Более того, существующие в тайм-менеджменте подходы дополнены по- следними современными разработками. К «Самоучителю» прилагается компакт-диск, содержащий тестовые упраж- нения по темам самоучителя, компьютерные программы для оптимизации работы с точки зрения времени и другие полезные инструменты. Издание предназначено для руководителей всех уровней, предпринимателей, студентов магистерских программ всех специальностей, слушателей школ бизнеса. Обращение к читателю 7 Вступление 8 Формирование существующего взгляда на время 8 Тема 1. Работающая система целей 14 Цели и задачи деятельности 15 Центр жизненных интересов 22 Круг Влияния по Стивену Р. Кови 27 Понятие успеха 31 Система критериев 32 Индивидуальные ценности 38 Желание, потребность и необходимость 41 Проверка приобретения навыков 44 Тема 2. Описание процессов деятельности 46 Процесс и его мероприятия 46 Ускоренная методика описания процессов деятельности 51 Первый этап: постановка задачи 52 Второй этап: качественное описание процедуры 52 Третий этап: определение проблем процедуры 55 Четвертый этап: определение временных показателей 57 Анализ результатов документирования 61 Пятый этап: разработка целевых значений временных показателей 64 Шестой этап: внедрение цикла совершенствования 67 Использование BSC для оценки деятельности 71 Проверка приобретения навыков 80 Тема 3. Влияние индивидуальных особенностей характера на способы организации деятельности 81 Тип характера по Майерс—Бриггс 82 Особенности восприятия 93 Концентрация и переключение внимания 96 Линия времени 98" Периоды активности 101 Проверка приобретения навыков 106 Тема 4. Планирование 108 Структура внимания 108 Наш временной капитал 112 Приоритетное планирование 113 Бюджетирование времени 122 План реализации целей 124 Программа «День» 129 Утро 133 День 133 Вечер 134 Проверка приобретения навыков 137 Тема 5. Индивидуальные стандарты деятельности 139 Личные нормативы 139 Стандарты и система Кайдзен 142 Применение стандартов 146 Создание стандартов (по Г. Архангельскому) 146 Эффективное общение 150 Борьба с поглотителями, прерывателями и откладыванием 150 Структура и неопределенность 159 Проверка приобретения навыков 162 Тема 6. Инструменты организации времени 164 Приложение А. Оптимизация персональной деятельности менеджера, связанной с коммуникациями посредством телефона 164 1. Фильтр входящих звонков 166 2. Фильтр исходящих звонков 169 3. Техники телефонных переговоров с целевыми группами 171 4. Правила «обоюдной телефонной этики» 174 5. План делового телефонного разговора 176 6. Использование «То do list» в телефонном общении 177 7. Создание, дублирование и использование базы данных «Контакты» 178 8. Работа с автоответчиком 179 Приложение Б. Быстрое чтение 180 Как быстрее читать газеты и журналы 180 Как быстрее читать служебные записки 181 Как быстрее читать технические руководства 181 Как быстрее читать и разбирать почту 182 Как повысить свою обычную скорость чтения 182 Приложение В. Организация собраний и совещаний 183 Повестка дня 183 Приложение Г. Работа с диктофоном 186 Приложение Д. Рабочая картотека (автор О. Смирнов) 187 Карточки 188 Ящичек 188 Разделители 188 Приложение Е. «Сделать это сейчас же!» 189 Тема 7. Электронные инструменты организации деятельности ... 190 Работа с MS Office, организация документооборота 190 Настройка 192 Массовые рассылки 198 Доступ к данным совместно с другими пользователями 200 О сравнении и объединении документов 202 Служба управления правами на доступ к данным 204 Разрешение правки в защищенном документе 205 О собраниях по сети 206 Макросы 210 Организация ТМ с помощью MS Outlook 213 Правила работы с электронной почтой 213 Адресные книги 213 Уведомления 215 Работа с папками «Задачи», «Заметки» и «Дневник» 217 Заметки 219 Работа с дневником 220 Общий доступ к дневнику 221 Контакты 222 Рассылки 224 Современные средства ведения переговоров 225 ICQ 225 Skype 226 Описание компьютерных программ, направленных на экономию времени 227 Организация времени при помощи мобильного телефона, смартфона и КПК 237 Мобильный телефон 238 Смартфон 240 Интернет, электронная почта и офисные программы 240 Мультимедиа 241 КПК 241 Заключение 244 Глоссарий 247 Главная цель Самоучителя — вдохновить вас на обучение взаимоот- ношениям со временем. Показать, что время может стать вашим по- мощником, если вы сможете обратить каждый его фрагмент в более совершенную деятельность, использовать время результативно, эффек- тивно и творчески. Мы постарались подкрепить темы набором упражнений, представив их в электронной форме (см. компакт-диск), используя возможность более удобного и современного способа формирования у вас навыков организации времени. Это может стать гораздо более результативным и, кроме того, более интересным, чем тривиальное изложение основ тайм- менеджмента. Основная идея заключается в том, что мы либо используем время, либо теряем его. Если мы хотим руководить собственной жизнью, мы должны пони- мать, как мы действуем во времени, и управлять процессами собствен- ной деятельности. Самоучитель вобрал лучшее из собранного опыта организации вре- мени. В него вошли проверенные инструменты, разработанные для того, чтобы помочь вам усвоить продуктивные приемы организации времени и сделать их частью вашей повседневной деятельности. Формирование существующего взгляда на время Считается, что впервые обособление тайм-менеджмента как отдельно- го направления в науке и практике управления произошло в Голландии в связи с открытием специальных курсов для служащих и деловых лю- дей. Вскоре той же проблемой занялись специалисты в Германии, США, Финляндии и других странах. Мы вкратце расскажем вам об основных книгах по тайм-менедж- менту, наиболее известных организациях, которые занимаются про- блемами тайм-менеджмента, о нескольких стройных системах само- управления во времени, сложившихся к началу XXI в. Разберем ступени эволюции данной области знаний. Ступень первая — «Фиксация дел». Для нее характерно составле- ние списков предстоящих дел с целью упорядочения и разумного рас- пределения времени между разнообразными занятиями. Время распре- деляется в порядке поступления дел и на небольшом отрезке. Ступень вторая — «Календарное планирование». Здесь делается попытка заглянуть вперед, приурочить события к определенному мо- менту в будущем, поэтому такое широкое распространение получили перекидные календари и блокноты для записи деловых встреч. Дела рас- пределяются на уже более длительный период, но при этом не соблюда- ется принцип приоритетности. Дела просто заносятся в блокнот в поряд- ке поступления и выполняются в наличествующее время. Если какое-то дело не выполнено, то его выполнение просто переносится на будущий период вне зависимости от того, насколько данное дело важно. Ступень третья — «Планирование по приоритетам». К парамет- рам двух предыдущих систем добавляется ранжирование задач по важ- ности и срочности. Здесь же появляется деление целей деятельности на коротко-, средне- и долгосрочные. Зарождается концепция ежед- невного планирования, которое ведется все в тех же деловых блокно- тах, но уже сложнее: сначала записывается перечень задач, а затем они распределяются к выполнению в соответствии со степенью важности и срочности. Ступень четвертая — «Современный тайм-менеджмент». Сегод- ня организация времени рассматривается в тесной связи с жизненной позицией личности как инструмент для максимальной реализации персонального потенциала в соответствии с жизненными ценностя- ми, мировоззрением и мироощущением человека. Рассматривается миссия человека как предпосылка для формирования целей, цели — как предмет для оснащения критериями, ценности — как основа для приоритетов и жажда саморазвития — как основной мотиватор. Значимым моментом (в отличие от прежних подходов) является приоритетность важности дела над его срочностью. Появляется новый элемент — «кайрос» — качественное время, су- ществующее наряду с привычным количественным временем — «хро- носом». Большое внимание уделяется также психологическим особенно- стям организации времени каждой отдельной личностью. Это и осо- бенности характера, и особенности восприятия мира (в том числе и времени). Возникло важное понятие «линия времени», открытое ней- ропсихологами. Такой качественный скачок требует более глубокого познания себя, высокой самодисциплины и настойчивости. Но и результаты данного подхода гораздо более значительны, чем «пустой» хронометраж. Наиболее известные работы в области тайм-менеджмента • Йоуко Н. Ниссенен, Ээро Воутилайненн. Время руководителя: эф- фективность использования. 1979. • Лотар Зайверт. Ваше время — в ваших руках. 1988. • Стивен Р. Кови. Семь навыков лидера. 1990; Важные дела — в пер- вую очередь. 1992. • Джек де Фернер. Эффективный тайм-менеджмент. 1994. • Патрик Форсайт. Делу — время. 1998. • Ю. Л. Васильченко. Механизмы времени. 2001. • Г. А. Архангельский. Организация времени. 2003. Названия других книг вы найдете в библиографии Самоучителя. Мировые организации, занимающиеся тайм-менеджментом: • институт рациональной организации времени в Германии (Ло- тар Зайверт); • учебно-консультационный Центр лидерства в США (Стивен Р. Кови); • общество «Организация времени» в России (Глеб Архангельский); • «Институт организации времени» в Украине (Юрий Васильчен- ко) — www.time-man.com.ua. Существующие системы организации индивидуальной деятельности В современной практике существуют три, более или менее стройные, системы личной организации времени: • система организации времени российского ученого-биолога Алек- сандра Александровича Любищева (ныне покойного), описанная в книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь»; • система автора книги «Алгебра любви» — Алексея Бабия, описана на российском сайте общества «Организация времени» (www.im- provement.ru); • система, описанная в статье «Моя система Life-management» на том же сайте. Далее в Самоучителе мы будем приводить конкретные примеры из упомянутых систем. философия времени Из-за нашего непонимания механизмов времени и неумения не только правильно с ними обращаться, а даже просто понимать их, происходит множество неприятных событий или даже процессов в жизни. Многие из нас постоянно живут прошлым. Вспоминают его, анали- зируют, радуются прошлым успехам, в глубине души не веря, что по- добное может повториться, грустят и корят себя за ошибки... Все это неестественно, так как прошлого не существует, и оно может лишь ото- бражаться в переживаниях настоящего. Есть категория людей, постоянно «находящихся» в будущем. Они плохо помнят прошлое, не думают о нем, все их мысли — это мечты и планы на будущее, все их действия — это лишь подготовка к некоему идеальному моменту в будущем, который никогда не наступит. Ни те ни другие не в состоянии в полной мере переживать радость настоящего, находиться здесь и сейчас. Тем, кто живет исключитель- но теперешним моментом, это, напротив, удается, но и они не «живут во времени». Это происходит потому, что в настоящий момент «сей- час» нет ни проблем, ни радостей — ничего нет. Есть только конкрет- ное статичное состояние, зафиксированное моментом, как фотогра- фия — а разве можно жить на фотографии? Время следует видеть целиком и как бы со стороны. Это непрерывная полоса из прошлого — настоящего — будущего, которая дает нам знания и опыт (прошлое), действия и переживания (настоящее) и потенциаль- ный стимул действовать лучшим образом в настоящем (будущее). Такая философия времени необходима нам для того, чтобы эффек- тивно управлять своими действиями во времени. Элементарный пример: восприятие времени на Западе и на Восто- ке. Гипертрофированная немецкая пунктуальность имеет результатом высочайшее экономическое развитие. Тягучесть и естественность вре- мени, скажем, в Индии обосновывает репутацию страны, богатой муд- рецами, ее размеренная, почти беззаботная жизнь протекает как бы «в прошлом веке». Выбирая в этом диапазоне отношение ко времени, вы выбираете свое мышление, свои поступки и свою жизнь. Никто не вправе навязать вам выбор, вы должны сделать его сами, а мы поможем вам научиться поступать в соответствии с ним. Предназначение Самоучителя «Потребителями» Самоучителя мы считаем три категории людей: 1. Тех, кому катастрофически не хватает времени, и тех, кому про- сто не хватает времени. 2. Тех, кто не знает, как поступать с тем огромным количеством вре- мени, которое у них имеется. 3. Тех, кто сейчас, по какой-либо причине, очень довольны своей жиз- нью и считают, что используют свое время именно так, как это сле- дует делать, и никакие изменения им вносить в жизнь не следует. Такое ощущение бывает иллюзорно, краткосрочно и нуждается в поддержке. Если же оно присутствует у вас постоянно, то, во-пер- вых, мы поздравляем вас, а во-вторых, вам лучше подарить этот Са- моучитель кому-то из тех, кто действительно нуждается в нем. Следует, однако, отметить, что научиться управлять своим време- нем в совершенстве невозможно. Всегда найдутся новые технологии, позволяющие все более и более совершенствовать свою деятельность. Поэтому прежде, чем отказываться от них, задумайтесь над тем, от чего вы отказываетесь. Содержание Самоучителя Самоучитель построен в форме ответов на вопросы, которые, по наше- му предположению, вы могли бы нам задавать, преследуя цель удов- летворить свое желание овладеть навыками организации времени. Если вам будет удобнее сразу просмотреть содержание в утвердительной, а не в вопросительной форме, мы предоставим вам такую возможность. Первая тема Самоучителя будет посвящена целеполаганию. Здесь мы расскажем о целях и задачах деятельности, о Центре жизненных интересов и Круге влияния, об успехе (его природе и качествах), о формировании ценностей и работе системы: «желание—потребность- необходимость—действие—результат». Здесь же вы впервые столкнетесь с нашими условными обозначе- ниями в виде картинок. Они создавались, чтобы быть понятными, и поэтому мы надеемся, что у вас не возникнет к ним вопросов. Вторая тема будет посвящена описанию процессов деятельности. Здесь вы получите определение процесса и содержащихся в нем ме- роприятий, мы определим категории: процедура, задача, операция. Укажем методы документирования процессов деятельности, опишем процесс анализа результатов документирования. В третьей теме речь пойдет о периодах активности личности. Будут затронуты вопросы о ролевых функциях человека, приведена типоло- гия Майерс—Бриггс, описаны характеристики моно- и полихроников, определено понятие «линии времени», выстроена цепь «прошлое—на- стоящее—будущее», показан метод построения индивидуальной темпо- ральной модели деятельности. Четвертая тема посвящена планированию. Здесь мы расскажем о методе структурирования внимания, календарике-«Пинарике», о при- оритетном планировании, о бюджетировании и ресурсно-календарных графиках, и о программе «День», которой уделим особое внимание. Пятая тема посвящена нормативам времени и устранению отклоне- ний от норм — «спрямлению» деятельности. Мы напомним вам о клас- сическом подходе к нормированию труда, расскажем о японской систе- ме «Кайдзен», о том, как бороться с «поглотителями» и «прерывателями», а также откладываниями, поможем установить баланс «структура—не- определенность». В шестой теме мы опишем конкретные приемы организации време- ни: принципы рационального общения при помощи телефона, приемы быстрого чтения, использования в работе диктофона и рабочей карто- теки, инструменты организации встреч и совещаний. Седьмая тема содержит рекомендации по совершенствованию деятель- ности с помощью электронных инструментов ее организации: на базе MS Office, как самой распространенной платформы, непосредственно при помощи MS Outlook, расскажем о современных средствах переговоров, об оптимизации деятельности с помощью мобильного телефона и кар- манного ПК. Работая с Самоучителем, вам необходимо придерживаться следую- щих правил: • читать информационную часть неспеша и вдумчиво; • выполнять упражнения, предложенные в Самоучителе; • обдумывать то, чему вы учитесь, в свободное от другой интеллек- туальной работы время — при поездках в общественном транс- порте, во время пешеходных прогулок или перемещений, за едой или в другое удобное, по вашему мнению, для этого время. Дочитав до конца этот Самоучитель, вы получите наиболее полный подход к тайм-менеджменту (ТМ) из существующих на начало 2006 г. в мире. К западной концепции современного ТМ были сделаны суще- ственные «прибавки» отечественными авторами-разработчиками. Это разработки компании Глеба Архангельского в России и наши дополне- ния, с которыми вы можете ознакомиться в таблице, приведенной ниже. Итак, вы можете использовать полный набор существующих разра- боток в области ТМ для совершенствования своей жизни. И мы можем начать прямо сейчас! Генеральной целью нашего Самоучителя является создание у вас си- стемы навыков в области организации времени, которые призваны по- мочь вам в достижении ваших жизненных целей. В данной теме речь пойдет о необходимых элементах системы, которыми являются следу- ющие навыки целеполагания: № 1: Навык фиксирования обоснованных целей. № 2: Навык построения дерева целей или декомпозиции. № 3: Навык оптимальной балансировки жизненных инте- ресов. № 4: Навык определения критериев успеха. № 5: Навык превращения желаемого в действительное. Для того чтобы научиться этим полезным умениям, вам следует вме- сте с нами ответить для себя на некоторые вопросы, а также попракти- коваться в предложенных областях знаний посредством выполнения упражнений, предлагаемых параллельно тексту. Все текстовые упражнения вы можете найти на диске в программе Word. Под упражнениями, которые можно выполнить автоматиче- ски — на диске, вы найдете соответствующие ссылки. Трудности, с которыми вам придется столкнуться в этой теме: • необходима высокая степень искренности по отноше- нию к себе — придется заняться самоанализом, а это требует объективной самооценки; • позитивный настрой к восприятию материала; • необходима активная мыслительная деятельность па- раллельно с фиксированием информации. Кроме того, потребуются чистая бумага, карандаши, маркеры. |