Самоучитель по тайм-менеджменту - Васильченко Ю.Л.. 1. Работающая система целей 14
 Скачать 8.5 Mb.
|
|
Упражнение N2 4. АВС-анализ ABC-анализ, основанный на приоритетности, нашел широкое приме- нение в экономике (в частности, как методика управления запасами) как диаграмма следующего вида, изображенная на рис. 4.7. Разница между объектами групп А, В и С хорошо видна на рисунке в данном случае: накопительный эффект от первых трех дел (группа А) растет более быстрыми темпами, чем от следующих шести (группа В), а у объектов группы С его и вовсе нет. Попробуйте теперь разделить свои дела по группам в зависимости от эффекта, который они приносят. Заметим, что это не то же самое, что разделение по приоритетам: вы можете оценивать одно дело как приоритетное, в то время как оно не имеет особенного эффекта (результата), служащего продвижению к вашим целям. Следовательно, с помощью ABC-анализа выявляются объективно наиболее приоритетные дела. Таким образом, вам следует выписать наиболее и наименее резуль- тативные дела, которыми вы занимаетесь, и разместить их по группам: А (наиболее результативные), В и С — соответственно. Бюджетирование времени Успешно бюджетировать свое время, как и остальные виды ресур- сов, вам поможет представление как личного проекта своих действий по превращению существующего положения дел в желаемое состоя- ние. Давайте вспомним, чем отличается проект от обычной деятель- ности. Проект — специфический вид деятельности, который имеет конк- ретную цель, ограничения по времени и другим видам ресурсов. Календарно-ресурсный график планирования, или, точнее, бюдже- тирования времени родился как результат перенесения в технику лич- ной работы таких широко известных инструментов проектного менед- жмента, как график Гантта и ресурсный график. Напомним суть этих инструментов. На графике Гантта отмечаются работы, которые необходимо сделать, с их длительностями и взаимо- связями. Масштаб может быть различным, можно просматривать вза- имосвязи и отдельных элементарных операций, и целых фаз проекта. Программы для управления проектами позволяют легко манипулиро- вать расписанием и отвечать на вопросы типа: «Как изменится дата окончания проекта, если операция такая-то займет на столько-то боль- ше времени, чем мы рассчитывали?» (рис. 4.8). Ниже графика Гантта изображен ресурсный график, отражающий расходы различных ресурсов на каждую операцию. Этот график по- зволяет нам работать не только с расписанием, но и с имеющимися в нашем распоряжении ресурсами. «Если такую-то операцию мы совер- шим не сами, а закупим соответствующую услугу, окупятся ли эти рас- ходы общим выигрышем времени по проекту? Как возрастут расходы ресурсов, если мы захотим компенсировать задержку по такой-то опе- рации и завершить проект вовремя?» и т. п. Предлагаемый на рисунке график сочетает в себе черты ресурсного и календарного графиков и сравнительно прост в использовании. Упражнение № 5. Составление ресурсно-календарного графика 1. Запишите список дел, которые вам следует завершить к истече- нию некоторого срока. Сроки окончания дел следует обязатель- но указывать для построения графиков. 2. Согласно схеме, описанной выше, начертите график Гантта и ре- сурсный график. Таким образом вы учтете все виды ресурсов, ко- торые понадобятся вам для достижения желаемого (и измеряе- мого) результата. 3. Составьте сводную таблицу, в которой укажите общие затраты времени и других ресурсов (в частности, финансовых, материаль- ных, энергетических, человеческих, информационных). Просмот- рите весь полученный перечень и убедитесь в наличии всех необ- ходимых ресурсов на дату начала проекта или в достоверности их поступления на даты необходимости начала их использования в проекте. Если вы не получили положительного результата в ходе такой проверки — пересмотрите проект: возможно, вы сумеете обойтись наличествующими ресурсами, или, возможно, вам при- дется отложить начало основной части проекта, прибавив к ней предварительную фазу по обеспечению необходимыми ресурсами. 4. В случае необходимости перечертите график Гантта и ресурсные графики по операциям в соответствии с внесенными вами изме- нениями. План реализации целей Ранее мы уже затрагивали тему целей в разрезе основного понимания вопроса и его взаимосвязи с системой жизненных ценностей личнос- ти. Теперь же речь пойдет о целях как движущих элементах планиро- вания. То есть теперь ваше «Дерево целей» ляжет в основу долгосроч- ных, среднесрочных и краткосрочных планов. Соответственно, цели первого порядка лягут в основу долгосрочного плана, второго — в ос- нову среднесрочного плана, третьего (четвертого, пятого и т. д.) — в основу краткосрочных планов. План отличается от вашего «Дерева целей» тем, что в нем вы не про- сто хотите чего-то, а планируете, каким образом вы можете этого до- стичь: какие сроки выполнения тех или иных планов себе отводите, как, используя ресурсные и календарные графики, оцениваете, какие из ваших планов реалистичны, а какие требуют первоначальной под- готовки, накопления тех или иных видов ресурсов. Кроме этого, на стадии планирования вам необходимо привязать составляющие вашего «Дерева целей» к стратегическим направлени- ям или основным жизненным областям. Для того чтобы претворить желаемое в действительность, вам необ- ходимо составить конкретный план достижения каждой значимой для вас цели. Этот план, по сути, не представляет собой ничего для вас но- вого, если вы успешно прошли предыдущие темы Самоучителя. Про- сто детализируйте снова то, что вам придется выполнить для достиже- ния целей, так, как вы делали это при детализации процессов или при декомпозиции целей. Просто теперь добавьте сюда сроки исполнения и ресурсы, которые понадобятся вам, кроме обозначенного в сроках ресурса времени. При составлении планов необходимо придерживаться принципов, описанных в каждом учебнике по менеджменту. 1. Регулярность планирования. На каждый день у человека дол- жен быть план. Расписан должен быть каждый час и даже каждая ми- нута. Составлять планы нужно таким образом, чтобы в любой момент иметь для себя определенное занятие. 2. Реалистичность планирования. В данном случае это означает отказ от иллюзорных, заранее невыполнимых планов, мечтаний и «витания в облаках». Реальный план не обязательно будет выполнен. Невозмож- но предусмотреть абсолютно все факторы, влияющие на деятельность, поэтому нужно быть готовым к тому, что результат в действительно- сти будет отличаться от плана. 3. Гибкость планирования. Планы должны быть составлены таким образом, чтобы в случае появления непредвиденного обстоятельства их можно было бы легко изменить. Непрерывно ищите, что именно вы могли бы сделать для достижения цели, насыщайте свой план альтер- нативными действиями. 4. Письменная форма. Все планы в обязательном порядке должны составляться письменно. Даже в случае, когда предстоящий день по- хож на предыдущий, он не всегда может быть упорядочен, структури- рован и оптимизирован без письменно составленного плана. 5. Установление приоритетов. В плане должно быть точно обозна- чено, какие дела являются наиболее важными. Им необходимо отво- дить как можно больше времени. 6. Нормирование работы. Для каждой работы должно быть выде- лено определенное количество часов, минут. Работа должна занимать столько времени, сколько на нее отведено. Одну и ту же работу разные люди выполняют с различной скоростью. Поэтому при нормировании нужно исходить главным образом из личного опыта и собственной практики. 7. Определение критериев выполнения. Для каждого вида деятель- ности должен быть установлен критерий, по которому эта работа бу- дет признана выполненной. Человек может устанавливать критерии самостоятельно — или же их определяют другие люди (например, на- чальник). В последнем случае нужно обязательно выяснить, каков этот критерий и чего от вас действительно хотят. 8. Рациональность дробления задач. При необходимости разде- ления времени выполнения задач на несколько обособленных бло- ков каждый из них должен иметь промежуточное завершение. В про- тивном случае вам нужно будет возвращаться к уже пройденному этапу, чтобы вспомнить, как он связан с настоящим. Кроме того, раз- нообразные виды деятельности должны быть сгруппированы в от- дельные временные блоки, в которые были бы включены сходные по содержанию затраты времени (например, телефонные звонки или раз- бор корреспонденции). Размер таких блоков зависит от важности выполняемых работ. 9. Последовательность. Все дела необходимо выполнять последо- вательно. Планы должны предусматривать начало новой работы толь- ко тогда, когда закончена предыдущая (или ее обособленный блок). 10. Делегирование. С самого начала необходимо установить, ка- кую работу нужно выполнять лично, а какую можно перепоручить другим. 11. Разнообразие. Планы могут содержать разнообразные виды де- ятельности, чередование долго- и краткосрочных проектов, работу са- мостоятельную и в сотрудничестве с кем-либо. Чередование разнооб- разной деятельности помогает избавиться от усталости и одновременно способствует достижению поставленных целей. 12. Согласование планов. Для того чтобы планы были более вы- полнимыми, их нужно согласовывать с намерениями и позициями дру- гих людей. Каждая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформу- лируйте их применительно к своим желаемым и практическим це- лям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. Критерии устанавливаете вы! Не берите на себя слиш- ком много, поскольку нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением ваших долгосрочных глобаль- ных целей. При стремлении к долгосрочным целям вы должны счи- таться с изменением внешних условий и возникновением новых тен- денций. Поэтому, наряду с общими целями, важно ставить перед собой и краткосрочные, достижимые подцели, и добиваться проме- жуточных успехов. Примером планирования в соответствии с жизненными областями может служить отрывок из статьи «Моя система Life-Management» анонимного автора, которую можно найти на сайте www.improve- ment.ru, где управление жизнью и, соответственно, планирование раз- делены на следующие области: • СУ (стратегическое управление); • ОП (оперативное планирование); • ТМ (собственно тайм-менеджмент — учет времени); • ФМ (финансовый менеджмент); • BSC (Balanced Scorecard, система сбалансированных показателей); • СУОР (система управления обучением и развитием); • СУВ (система управления волей). Упражнение № 6. Составление стратегического и тактического плана действий Это упражнение вам будет довольно просто выполнить. В основу сво- их планов положите ранее изображенное «Дерево целей». Вы можете разделить таблицы, содержащие тактические и страте- гические планы, а можете объединить их в одну. Конечно, лучше всего будет сделать это так, как изображено на при- мере выше. То есть указывать и сферу жизни, к которой относится цель, и степень ее важности, и сроки достижения, и тактические приемы, к которым придется прибегнуть на пути к достижению цели, со своими сроками выполнения. Можно упустить графу контроля, пока вы не утвердили свой личный жизненный план. Со дня начала его воплоще- ния в реальность эту графу будет необходимо добавить. Сферы жизни можно делить по-разному, в зависимости от специ- фики вашей жизнедеятельности. Все, чем мы занимаемся в жизни, можно с той или иной степенью точности причислить к следующим группам деятельности: • жизнеобеспечение (поддержание физического, психологическо- го и этического здоровья); • личная жизнь (личное общение вне семьи); • семья (общение с ближайшими родственниками: супругом(ой), детьми, родителями, родными братьями и сестрами); • общение с родственниками (родственниками супруга(и), собствен- ными дальними родственниками); • профессиональная деятельность (непосредственное выполнение своих профессиональных обязанностей); • профессиональное общение (общение с коллегами, партнерами, потребителями, консультантами, поставщиками, конкурентами); • профессиональное обучение (совершенствование навыков и овладение новыми умениями в рамках основной профессиональ- ной деятельности); • поддержание домашнего хозяйства (чистка и стирка вещей, ре- монт, приготовление пищи, уборка); • имущественные отношения (приобретение или продажа (обмен) движимого и недвижимого имущества, его капитальный ремонт, страхование, наследование, утеря, ликвидация); • взаимоотношения дружественного характера (общение с това- рищами и друзьями, не имеющее прямого отношения к семье или работе); • широкое социальное общение (соседи, продавец в магазине и т. д.); • самообразование в различных сферах (изучение или совершен- ствование владения языками, изучение истории искусств, овла- дение музыкальным инструментом или навыками изобразитель- ного искусства и т. д.); • творческая деятельность (как элемент профессиональной деятель- ности, как элемент самообразования, как некое самостоятельное за- нятие, доставляющее вам удовольствие и вызывающее порыв, как элемент любой из перечисленных областей жизни); • общественно полезная деятельность (благотворительность, про- свещение); • духовное развитие (воспитание этического здоровья, воспитание эмоционального интеллекта, изучение истории мировой культу- ры, изучение мировых религий и др.). Вы можете упустить некоторые области, если они не имеют места в вашей жизни на данный момент. Оставшиеся можно сгруппировать в более широкие категории, как это было сделано в примере детализа- ции процессов деятельности (Здоровье, Деловая сфера, Хозяйство, Личное развитие). Полосы, наложенные на перечисленные виды дея- тельности, — наше предложение по разделению их на подгруппы. Ваше разделение может быть иным. Помните также, что, возможно, в вашей жизни присутствует что-то, не подпадающее под приведенные выше рамки. Хотя, скорее всего, это можно будет отнести к творчеству или духовному развитию. Итак, ваш план будет выглядеть следующим образом. Как подготовиться к следующему дню? Как встретить новый день ут- ром, чтобы настроить себя наилучшим образом на все предстоящие дела? Как распределять занятия и подбадривать себя в течение дня? Как анализировать свои мысли и поступки, извлекая из них ценный опыт и выводы? Как закончить день на благо следующему за ним и во имя достижения жизненных целей? Ответы на эти вопросы определя- ют нашу жизнь: ее течение — день за днем, а ее глубинное значение — вчера, сегодня и завтра. Ваша дневная программа представляет собой не что иное, как на- бор задач или, максимум, процедур по обеспечению того или иного процесса, входящего в то или иное направление жизни. Иначе гово- ря, программа «День» состоит из элементов реализации планов. Дан- ный аспект организации времени наиболее полно описан в книге Ю. Васильченко «Механизмы времени». Реализация планов — это действия по достижению поставленных целей и выполнению ролевых функций в соответствии с планом. Основным временным элементом человеческой жизни является день. Достижение любой цели возможно только тогда, когда каждый день совершаются определенные действия по ее реализации. Поэтому основное внимание должно быть уделено составлению программы од- ного дня. Сутки существуют сами по себе, и их деление на часы условно. Вре- мя каждого человека «распределено» в сутках неравномерно. Одни люди ежедневно работают по пять часов и получают при этом ощути- мые результаты. Другие даже за восемнадцать часов не успевают сде- лать ничего, что приблизило бы их к намеченной цели. Поэтому в план на день необходимо включать все существенное, что в совокупности даст определенный результат. В программе дня должны также содер- жаться элементы, связывающие настоящий день со следующим. Важным условием эффективности программы «День» является со- четание в ней текущих дел и элементов, способствующих достижению долгосрочных целей. Следует также учитывать стандартные затраты времени (сон, еда, перемещения и т. д.). Планированию должны под- лежать абсолютно все действия и виды деятельности. Каждый час, каж- дая минута в течение дня могут быть заняты определенной работой. Наличие пробелов и «белых пятен» в программе «День» — верный при- знак того, что это время, скорее всего, будет безвозвратно потеряно. Распределять работу в течение дня помогает принцип Эйзенхауэра, или принцип квадранта Кови (подробнее о них было рассказано ра- нее). Они говорят о том, что первоочередное внимание нужно уделять выполнению важных, но несрочных дел, оставляя определенное вре- мя для дел важных и срочных; менее важные дела необходимо делеги- ровать другим. При составлении ежедневных планов нужно также учитывать свой естественный дневной ритм работы. Работоспособность каждого чело- века подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках этого ритма. Одни люди могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются в соответственно более раннем окончании работы. Это, как мы уже говорили, «жаво- ронки». В противоположность им «совы» по-настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вече- рам, до глубокой ночи (ранее вы определили свой тип с помощью упражнения, предложенного в Теме 3). Наряду с данными графика дневной продуктивности при составле- нии распорядка дня и планировании решения предстоящих задач по- лезно учитывать также свое биоритмическое состояние. Учение о биоритме исходит из того, что физические, психические и интеллектуальные способности каждого человека подвержены цикли- ческим колебаниям, поддающимся предварительному расчету. Био- ритм выявляет подъемы и спады жизненных сил в течение продолжи- тельного периода. Так, среднестатистические данные свидетельствуют о том, что цикл физического биоритма составляет 23 дня, психического — 28 дней, а интеллектуального — 33 дня. Физический ритм оказывает влияние на физическую силу и силу воли, психический обусловлива- ет динамику чувств, настроений, творческих сил, а интеллектуальный влияет на умственные способности. Используя биоритмы при планировании деятельности, можно пред- видеть, какую работу человек способен в данный момент выполнить наиболее эффективно, и тем самым повысить качество использования собственного времени. Но сам по себе биоритм не может служить.от- правной точкой при составлении распорядка дня, поскольку он ока- зывает лишь незначительное влияние на дневной ритм работы. Программа «День» существенным образом отличается от других видов планов. Она уже не включает в себя цели и задачи, а состоит из действий и практических шагов по их реализации. Это могут быть те- лефонные переговоры, личные встречи, работа с документами, сове- щания, размышления, принятие решений и передвижения. Конкрет- ные действия могут быть с высокой точностью спрогнозированы по затратам времени. Если, например, вы запланировали на день десять телефонных звонков и, зная из опыта, примете столько же входных звонков, можно с высокой точностью определить необходимое для это- го время. То же самое касается встреч. Совещания, как правило, быва- ют традиционными и срочными. Традиционные совещания также мож- но увязать с определенным временем. Аналогичным образом можно поступать и в отношении других действий в течение дня. Грамотно составленная программа дня является предпосылкой для эффективной работы. Но максимальный успех может быть достигнут только при ее рациональной организации. Прежде чем приступать к составлению программы дня, полезно определить свой рабочий стиль. Это поможет вам выявить слабые ме- ста в организации всего дела и даст возможность повысить эффектив- ность дневного планирования. Поскольку «труднее всего начать», «главное сделать первый шаг», надо «встать с той ноги» — уделим особое внимание утру — как основ- ному заряду следующих 16 часов жизни. «Лиха беда — начало!» Утренний старт также важен для эффективности дня, как и предва- рительное осмысленное планирование. Позволим себе дать вам не- сколько советов на этот счет. Некоторые из них позаимствованы из статьи Ольги Стрелковой «Утренний старт», расположенной на сайте www.improvement.ru. • Помните и учитывайте длительность утренней раскачки (пользуй- тесь разработанными стандартами). Тщательно руководите утрен- ними процессами (процедурами, задачами). • Грамотно организовывайте утренний настрой. • Найдите для себя оптимальное время пробуждения, не залежи- вайтесь в постели. Вставайте «с будильником». • Найдите для себя оптимальный будильник. Если вы ненавидите звук своего будильника, обеспечьте свое пробуждение одной из самых любимых мелодий — такой, какую вы не сможете ненави- деть, как бы рано она ни звучала. • Найдите тот вид деятельности, который эффективно пробуждает. Например, вы любите слушать утренние новости, или просматри- вать электронную почту, или просто вам приятно выпить стакан сока или воды. • Вдохновите себя визуализацией желаний. Представьте в момент звучания будильника все самое лучшее, что может произойти се- годня с вами! • Обязательно составьте заранее дневной план. Утро должно начи- наться вчерашним вечером. Правда, если вам доставляет большое удовольствие планирование, то можно оставить процедуру запи- си дневной программы на утро, обязательно продумав ее предва- рительно. Это хорошо годится для тех, у кого утренняя мысли- тельная активность гораздо сильнее вечерней. Однако заметим, что эффективнее считается планировать день заранее. Утром мож- но просто пересмотреть план, подкорректировать его при необ- ходимости или желании. И начало, и завершение дня — это особые ритуалы, которые опреде- ляют и то, как проходит ваш день, и то, как ваше подсознание обрабо- тает дневную информацию ночью. |