Самоучитель по тайм-менеджменту - Васильченко Ю.Л.. 1. Работающая система целей 14
 Скачать 8.5 Mb.
|
|
Организация ТМ с помощью MS Outlook Правила работы с электронной почтой Приведем некоторые правила работы с электронной почтой. 1. Вся входящая корреспонденция должна быть отсортирована со- гласно вашему классификатору (по адресатам, проектам, задачам и т. д.). 2. Старайтесь сразу отвечать на письма; если это невозможно, по- мещайте письма в папку «Неотвеченные». 3. При получении нового адреса сразу помещайте его в адресную книгу. 4. Еженедельно делайте резервные копии ваших данных. 5. Создавайте шаблоны писем, дабы уменьшить время на написа- ние стандартных фраз. 6. Оставляйте копии отправленных писем. Адресные книги Адресная книга представляет собой набор адресных книг и списков адресов. Адресная книга может использоваться для поиска и выбора имен, адресов электронной почты и списков рассылки при задании адресов получателей сообщений. При вводе имени в поле Кому, Ко- пия или СК (Поля «Кому», «Копия»- и «СК». Сообщение отправляется адресатам, указанным в поле «Кому». Адресаты, указанные в полях «Копия» и «СК» (скрытая копия) также получают сообщение, однако другие адресаты не видят имен адресатов, заданных в поле «СК».) Microsoft Outlook автоматически выполняет поиск соответствующих имен в адресной книге. Если совпадение найдено, адрес разрешается, краткое имя и адрес электронной почты заполняются и сообщение мо- жет быть отправлено. Если совпадения отсутствуют, открывается ди- алоговое окно Проверка имен для ввода дополнительных сведений. Также можно создать контакт, нажав кнопку Создать контакт. Если введенный набор знаков содержат несколько имен, имя можно выбрать из списка. Кроме использования адресной книги для адресации сообщений в ней можно искать имена и другие сведения, например, местоположе- ние офиса или номера телефонов, введя имя в поле Найти контакт панели инструментов Стандартная. При первом открытии адресной книги отображается адресная кни- га по умолчанию (обычно — глобальный список адресов). Можно из- менить адресную книгу по умолчанию и установить другие параметры адресной книги, например, задать очередность выделения адресов при отправке сообщения, а также место для хранения частных адресов. В адресной книге могут отображаться несколько типов адресных книг. Глобальный список адресов Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Ex- change Server. Глобальный список адресов включает все имена и адреса электрон- ной почты сотрудников организации. Адресная книга создается и об- служивается администратором сервера Microsoft Exchange. Она так- же может содержать глобальные списки рассылки и адреса электронной почты общих папок. Подмножества глобального списка адресов ото- бражаются в адресной книге при выборе элементов списка Источник адресов из группы All Address Lists. Глобальный список адресов мо- жет быть загружен для автономного использования. Адресная книга Microsoft Outlook и контакты Адресная книга Microsoft Outlook создается автоматически и содер- жит элементы папки «Контакты», для которых содержатся сведения в полях Электронная почта или Факс. Они отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения Контакты в списке Источ- ник адресов. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу (Личная адресная книга. Настраиваемая адресная книга необходима для хранения часто используемых частных почтовых адресов. В папке «Контакты» данная функция реализована с дополнительными возмож- ностями. Файлы личной адресной книги имеют расширение РАВ и могут быть скопированы на любой диск.) в контакты Microsoft Outlook, поскольку контакты Microsoft Outlook обеспечивают большую гиб- кость и возможности настройки, чем личная адресная книга. Напри- мер, для контактов можно определять дни рождения, несколько типов телефонных номеров, годовщины, адреса веб-узлов и другие настраи- ваемые сведения. Адресная книга Microsoft Outlook доступна в авто- номном режиме. При создании дополнительных папок контактов можно установить параметры для каждой папки с целью ее использования в качестве ча- сти адресной книги Microsoft Outlook. Личная адресная книга Личные адресные книги больше нельзя создавать при помощи Micro- soft Outlook. Личная адресная книга представляет собой создаваемые и поддерживаемые пользователем списки рассылки и список имен. Элементы личной адресной книги хранятся в файле, их можно скопи- ровать на диск. Почтовые адреса личных контактов можно хранить в папке Контакты (рекомендуется) или в личной адресной книге. Службы каталогов Интернета (LDAP) Службы каталогов Интернета используются для поиска адресов электронной почты, которых нет в локальной адресной книге и в ката- логе организации, таком как глобальный список адресов. Если ката- лог LDAP {Протокол LDAP. Упрощенный протокол, обеспечивающий доступ к каталогам Интернета.) не является частью сети организации, для его просмотра необходимо подключение к Интернету. Адресные книги сторонних поставщиков Адресные книги сторонних поставщиков могут добавляться в Micro- soft Outlook с помощью программ установки сторонних поставщиков. В Microsoft Outlook адресные книги сторонних поставщиков отобра- жаются в списке Дополнительные типы адресных книг. Уведомления Имеется возможность следить за ходом доставки отправленных вами сообщений и их прочтения адресатами, получая уведомление о доставке или прочтении каждого сообщения. Затем содержание уведомления автоматически записывается на вкладку Отслеживание исходного со- общения в папке Отправленные. Может быть задано автоматическое удаление уведомлений из списка сообщений (Список сообщений. Пра- вая сторона главного окна Microsoft Outlook, в котором отображается содержимое выбранной папки.). Для получения уведомления выполните одно из следующих дей- ствий. Получение уведомлений для всех сообщений Выберите в меню Сервис команду Параметры. Нажмите кнопку Параметры почты. Нажмите кнопку Параметры отслеживания. Установите флажок Уведомление о прочтении или Уведомление о доставке. Получение уведомлений для одного сообщения В окне Сообщения нажмите кнопку Параметры. В группе Параметры голосования и отслеживания установите фла- жок Уведомить о доставке этого сообщения или Уведомить о прочте- нии этого сообщения. Календарь Microsoft Outlook является календарем и средством со- здания расписаний, полностью интегрированным с электронной по- чтой, контактами и другими средствами. Имеется возможность про- смотра сведений для дней, недель и месяцев. Календарь позволяет выполнять следующие действия. Создание встреч и событий Записи добавляются в календарь Microsoft Outlook так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти теку- щее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра День и Рабочая неделя. Для напоминания о встречах, со- браниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сооб- щения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет. Организация собраний Для организации собрания достаточно выбрать время в календаре, создать встречу и пригласить на нее участников. Будет автоматически предложено самое ранее время, когда все участники будут свободны. Если приглашения на собрание рассылаются участникам по электрон- ной почте, каждый адресат получит приглашение в папку «Входящие». При открытии приглашения в Microsoft Outlook отображается уведом- ление, если собрание конфликтует с имеющимся элементом календа- ря. Приглашение может быть принято, принято под вопросом или от- клонено нажатием одной кнопки. Приглашенные участники могут предложить более удобное для них время собрания, если это разреше- но организатором. Открыв собрание, организатор может просмотреть список приглашенных, принявших и отклонивших приглашение, а так- же предложивших другое время. Просмотр расписаний групп Имеется возможность создавать календари, в которых отображают- ся расписания групп пользователей или ресурсов. Например, для ускорения планирования собраний с помощью этого средства можно просматривать расписания всех сотрудников отдела или расписания использования всех ресурсов здания, таких как конференц-залы. Одновременный просмотр нескольких календарей Можно просматривать одновременно несколько календарей, в том числе созданные вами календари и общие календари других пользова- телей. Например, можно одновременно просматривать рабочий кален- дарь и календарь личных встреч. Кроме того, можно копировать или перемещать встречи между ото- бражаемыми календарями. Область переходов (Область переходов. Столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие груп- пы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, на- ходящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните по этой папке.) позволяет быстро сделать ваш календарь об- щим и открыть другие общие календари. Выданные хозяином кален- даря разрешения определяют возможность создавать или изменять раз- решения данного календаря. Управление календарем другого пользователя С помощью средства передачи прав доступа один пользователь мо- жет управлять календарем другого пользователя с помощью своей ко- пии Microsoft Outlook. Например, помощник по административной работе может управлять календарем руководителя. Если руководитель указал помощника как своего представителя, помощник может созда- вать, перемещать и удалять встречи, а также организовывать собрания от имени руководителя. Работа с папками «Задачи», «Заметки» и «Дневник» Для назначения задачи выполните одно из следующих действий. Первое назначение задачи Чтобы создать новую задачу (Задача. Личная или связанная с рабо- той обязанность или поручение, за выполнением которых требуется проследить.), выберите в меню Файл команду Создать, а затем — команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, открой- те ее в списке задач (Список задач. Список задач отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре.) и нажмите кнопку Назна- чить задачу. В поле Кому введите имя лица, которому требуется назначить зада- чу. Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку Кому. В новой задаче введите имя в поле Тема (в существующей задаче поле Тема уже заполнено). Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния. Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи. Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку ОК. Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче. Нажмите кнопку Отправить Примечание. При назначении повторяющейся {Повторяющиеся эле- менты. Элементы календаря, которые периодически повторяются. На- пример, к повторяющимся элементам можно отнести такие регулярные встречи и задачи, как еженедельное совещание или ежемесячный визит к парикмахеру.) задачи ее копия сохранится в списке задач, но не будет обновляться. Если установлен флажок Отправлять мне отчет о состоя- нии по завершении задачи, отчет будет приходить после завершения каждого вхождения задачи. Переназначение задачи после отклонения поручения получа- телем Откройте отклоненную задачу в списке задач. Выберите в меню Действия команду Назначить задачу. В поле Кому введите имя лица, которому требуется назначить задачу. Нажмите кнопку Отправить Переназначение порученной вам задачи Откройте сообщение, которое содержит поручение {Поручение. Со- общение, в котором его адресату поручается выполнить задачу. Если адресат принимает поручение, оно включается в список его задач. При этом он становится новым владельцем задачи.). Выберите в меню Действия команду Назначить задачу. В поле Кому введите имя лица, которому требуется назначить задачу. Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи. Нажмите кнопку Отправить Заметки Заметки — это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрыв- ными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. При работе заметки остаются открытыми и ото- бражаются на экране. Это особенно удобно, если в заметках хранятся сведения, которые могут понадобиться позднее, например, указания или текст, которые можно вставить в другие элементы или документы. Укажите в меню Файл на команду Создать и щелкните Заметка. Введите текст заметки. Чтобы закрыть заметку, щелкните по значку заметки в верхнем ле- вом углу окна заметки и выберите команду Закрыть. Примечание. Заметка может оставаться открытой при работе. При внесении изменений в заметку они сохраняются автоматически. Изменение цвета, шрифта и размера новых заметок Выберите в меню Сервис команду Параметры. Нажмите кнопку Параметры заметок. Выберите необходимые параметры. Изменение цвета текущей заметки В верхнем левом углу окна Заметка щелкните по значку Заметка Укажите на команду Цвет и выберите необходимый цвет. Отображение и скрытие времени и даты новых и существую- щих заметок В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку Дополнительные параметры. В группе Представление установите или снимите флажок Показы- вать время и дату в заметках. Для этого средства требуется учетная запись электронной почты Microsoft Exchange Server. В области переходов представления Заметки нажмите кнопку Об- щий доступ к заметкам. Примечание. Кнопка Общий доступ к заметкам не отображается, если не используется учетная запись электронной почты Exchange Server. Выполните одно из следующих действий. Предоставление общего доступа к своим заметкам В поле Имя установите значение По умолчанию. В группе Разрешения в списке Уровень выберите требуемый уро- вень разрешений. Сведения об уровнях разрешений см. в разделе Права доступа к пап- кам Outlook. Можно создавать пользовательские разрешение, для этого следует установить флажки и выбрать параметры в группе Разрешения. Указание пользователей, у которых есть доступ к заметкам Нажмите кнопку Добавить. В диалоговом окне Добавление пользователей в поле Введите или выберите имя введите имя пользователя, которому требуется предо- ставить разрешения на общий доступ. В группе Добавление пользователей нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК. В списке Имя выделите введенное имя. В группе Разрешения в списке Уровень выберите требуемый уро- вень разрешений. Сведения об уровнях разрешений см. в разделе Права доступа к пап- кам Outlook. Можно создавать пользовательские разрешения, для этого следует установить флажки и выбрать параметры в группе Разрешения. Работа с дневником В дневнике автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношение к выбранным контактам (Контакт. Лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохране- ны сведения нескольких типов, например, почтовый адрес и адрес элек- тронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса веб-страниц.). Эти действия располагаются на временной шкале (Временная шкала. Тип представления, в котором элементы изображены на временной шкале слева направо. Это представление предназначено для просмот- ра элементов по времени их создания или изменения. Временная шка- ла используется как представление по умолчанию в дневнике.). По- мимо отслеживания элементов (Элемент. Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Outlook, и исполь- зуется в Microsoft Outlook так же, как файлы в других программах. Элементы включают почтовые сообщения, встречи, контакты, зада- чи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.) Microsoft Outlook, таких как почтовые сообщения, и дру- гих документов Microsoft Office, таких как файлы Microsoft Word и Microsoft Excel, могут записываться любые виды взаимодействия, ко- торые требуется сохранять, даже сведения, которые не хранятся в ком- пьютере, например, телефонные переговоры, отправленные и получен- ные рукописные сообщения. Дневник используется для записи дат и времени взаимодействия с контактами, например, количества часов работы с определенной учет- ной записью. Для создания списка всех элементов, имеющих отноше- ние к контакту, воспользуйтесь отслеживанием действий, вместо того чтобы связывать эти элементы с контактом. Если известен день создания или изменения файла, но неизвестен путь к нему, дневник позволит найти нужные сведения на основе вре- мени работы с файлом. Например, если для документов Microsoft Excel установлено автоматическое занесение в дневник, любой документ Microsoft Excel может быть быстро найден на основе данных о дате его последнего открытия. Записи заносятся в дневник на основе времени выполнения соот- ветствующих действий. Например, документ Microsoft Word добав- ляется на временную шкалу в момент сохранения или последнего из- менения. Записи в дневнике могут быть организованы в логические группы на временной шкале, например, почтовые сообщения, собра- ния и телефонные переговоры, для быстрого поиска информации, на- пример, всех собраний, в которых вы участвовали в течение последней недели или месяца. При открытии записи в дневнике {Запись в дневнике. Элемент в пап- ке «Дневник», действующий как ярлык записанной операции. В ниж- нем левом углу значка записи в дневнике отображаются часы.) отобра- жаются сведения о соответствующем действии; кроме того, записи в дневнике могут использоваться как ярлыки {Ярлык. Значок на панели Outlook, расположенной в левой части главного окна Microsoft Outlook, который обеспечивает возможность быстрого доступа к папке. Имеется возможность создавать новые ярлыки и удалять существующие в каж- дой группе.) для перехода непосредственно к элементам Microsoft Out- look или файлам, к которым относятся эти записи в дневнике. |