Самоучитель по тайм-менеджменту - Васильченко Ю.Л.. 1. Работающая система целей 14
 Скачать 8.5 Mb.
|
|
Настройка Создание панели инструментов дает возможность настроить програм- му под вас. В меню Сервис выберите команду Настройка. Откройте вкладку Панели инструментов. Нажмите кнопку Создать. В поле Панель инструментов введите нужное название, а затем нажмите кнопку ОК. Откройте вкладку Команды. Выполните одно из следующих действий. Добавление кнопки на панель инструментов Выберите нужную категорию в поле Категории. Перетащите нужную команду из поля Команды на отображаемую панель инструментов. Добавление встроенного меню на панель инструментов В поле Категории выберите Встроенные меню. Перетащите нужное меню из поля Команды на отображаемую па- нель инструментов. После добавления всех нужных кнопок и меню нажмите кнопку Закрыть. Использование средства автозавершения ЕСЛИ настроена функция автозавершения, то после ввода первых зна- ков элемента из списка автотекста {Автотекст. Текстовые или графи- ческие элементы, которые можно многократно использовать в докумен- тах, например, стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.) будут появляться всплывающие подсказки {Всплывающие подсказ- ки. Автоматически появляющиеся на экране примечания, содержащие сведения о кнопке панели инструментов или исправлении, текст ком- ментария или сноску. Всплывающие подсказки используются также при вводе дат и элементов автотекста.), после чего можно автоматически завершить ввод элемента или продолжить ввод. В меню Вставка выберите команду Автотекст, а затем — вкладку Автотекст. Установите или снимите флажок Использовать автозавершение. Использование средства автотекста для вставки часто используемых текста и рисунков Элементы автотекста распределены по категориям, таким как Проща- ние или Приветствие. Дополнительно созданные элементы помеща- ются в категорию Обычный (если только они уже не существуют в какой-нибудь другой категории). Установите курсор в то место, куда требуется вставить элемент спис- ка автотекста. В меню Вставка выделите последовательно пункт Автотекст и кате- горию, к которой принадлежит требуемый элемент, а затем выберите элемент. Быстрая настройка параметров автозамены и вставки Настроить параметры автозамены и вставки с помощью кнопок Пара- метры автозамены и Вставить , которые отображаются при ра- боте с документом. Создание документов Чтобы использовать для экономии времени в качестве исходных суще- ствующие шаблоны (Шаблон. Файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов, как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволя- ют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage — целые веб-узлы), мастера (Мастер. Программа, задающая вопросы, а затем использующая полученные ответы для создания таких объек- тов, как форма или веб-страница.) или документы, выполните одно из следующих действий. Использование шаблонов и мастеров В меню Файл выберите команду Создать. В области задач (Область задач. Область в окне приложения Micro- soft Office, содержащая часто используемые команды. Ее расположе- ние и небольшие размеры позволяют использовать эти команды, не прекращая работу над файлами.) Создать документ в группе Шабло- ны выберите одну из ссылок или введите текст в поле Поиск в сети (например, «буклет» или «календарь») и щелкните Найти. При частом использовании определенного фрагмента письма вос- пользуйтесь мастером писем для создания и хранения этого фрагмента. Вместе с мастером писем поставляются многочисленные стандарт- ные элементы, такие как приветствия и прощания, которые хранятся в виде элементов автотекста. Кроме того, можно создать много допол- нительных элементов. Безопасность. Поскольку элементы автотекста сохраняются в фай- лах, не используйте автотекст для сохранения конфиденциальных дан- ных в файлах, которые вы распространяете. Чтобы добавить или изменить эти элементы, начните с письма, со- зданного с помощью мастера писем, а затем выполните одно из следу- ющих действий. Добавление нового элемента письма Выделите часть письма, например, приветствие, для которого необ- ходимо создать новый элемент. Введите и затем выделите текст, который нужно добавить как эле- мент. Щелкните по этому элементу правой кнопкой мыши и выберите ко- манду Создать автотекст. Можно использовать полное имя элемента или ввести сокращен- ное или краткое имя. Новые элементы заносятся в список элементов автотекста и появ- ляются при следующем использовании мастера писем. Изменение элементов письма Щелкните по необходимому элементу правой кнопкой мыши. Из появившегося списка выберите другой элемент. Примечание. Чтобы быстро перейти от одного элемента письма к другому, нажмите клавишу F11. Также вы можете легко создать: резюме, новое сообщение электрон- ной почты, шаблон документа, судебного заявления, служебной запис- ки, повестки дня, календаря. Главный документ (Главный документ. Документ-контейнер, объе- диняющий в себе несколько отдельных файлов (так называемые вло- женные документы). С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например, книги, разделенные на главы.) содержит ссылки (Связь. Объект для вставки в документ Microsoft Word копии данных, созданной в дру- гом приложении, с сохранением связи между двумя файлами. При изме- нении данных в исходном файле данные в документе со связью обновля- ются.) на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разде- лить их на несколько документов для облегчения работы с ними. При работе над документом в группе главный документ должен храниться в сети, чтобы пользователи имели возможность совместно работать с дан- ным документом, разделив его на несколько вложенных документов. Общие сведения о создании главного документа и вложенных документов ДЛЯ создания главного документа необходимо создать структуру, а затем в этой структуре сделать заголовки вложенными документами. В качестве вложенных документов в главный документ также можно добавлять существующие документы. Работа с главным документом В главном документе можно создать оглавление, предметный указа- тель, перекрестные ссылки и колонтитулы {Колонтитулы. Верхний колонтитул, который может включать в себя текст и рисунки, распо- лагается в верхней части каждой страницы раздела. Нижний колонти- тул располагается в нижней части каждой страницы. Обычно колон- титулы содержат номера страниц, названия глав, даты и имена авторов.) для всех вложенных документов. Для работы с главным документом можно использовать режим струк- туры {Режим структуры. Режим, в котором заголовки документа сме- щены в зависимости от соответствующего им уровня в структуре доку- мента. Режимом структуры также можно воспользоваться при работе с главным документом.). Например, можно выполнить следующие дей- ствия: • развернуть или свернуть вложенные документы либо изменить ре- жим просмотра для отображения или скрытия подробных сведений; • быстро изменить структуру документа, добавив, удалив, объединив, разделив, переименовав или упорядочив вложенные документы. Работа с вложенными документами ДЛЯ работы с содержимым вложенного документа откройте его из глав- ного документа. Свернутые вложенные документы отображаются в главном документе как гиперссылки {Гиперссылка. Цветной подчерк- нутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняет- ся переход к файлу, фрагменту файла или веб-странице в интрасети или Интернете. Гиперссылки могут также указывать на группы ново- стей и узлы Gopher, Telnet и FTP.). По щелчку такой гиперссылки со- ответствующий вложенный документ открывается в отдельном окне. Использование шаблонов и форматирования в главном документе Шаблон, используемый в главном документе, определяет стили {Стиль. Набор параметров форматирования, таких как шрифт, размер шрифта и отступы абзацев, которые хранятся вместе под общим именем. Когда применяется стиль, все содержащиеся в этом стиле инструкции форма- тирования применяются одновременно.), которые используются при просмотре и печати всего документа. Кроме того, можно использовать различные шаблоны или различные настройки в шаблонах для главно- го и различных вложенных документов. Защита общих главных документов от несанкционированного доступа ЕСЛИ пользователь работает с вложенным документом, то документ блокируется и не может быть использован другими пользователями. Это означает, что можно просматривать вложенный документ, однако невозможно его изменять пока пользователь, который работает с вло- женным документом, не закроет его. Если необходимо запретить пользователям, не прошедшим провер- ку, просматривать или изменять главный или вложенный документ, то нужно открыть документ и для ограничения доступа к нему назна- чить пароль. Кроме того, можно установить атрибут файла Только чте- ние (Только чтение. Режим, включающий возможность просмотра и копирования файла, но запрещающий его изменение и сохранение. Для сохранения изменений, внесенных в документ, предназначенный толь- ко для чтения, необходимо присвоить документу другое имя.). Необходимо отметить, что если установлен атрибут Только чтение, то вложенный документ заблокирован и не может быть использован другими пользователями. Сравнение документов Откройте документы, которые нужно сравнить рядом. В меню Окно выберите команду Сравнить рядом с. На панели управления (Панель инструментов. Строка с кнопками и другими элементами управления, служащими для выполнения команд. Чтобы вызвать панель инструментов, в меню Сервис выберите коман- ду Настройка, а затем выберите вкладку Панели инструментов.) Срав- нить рядом выполните любое из следующих действий. Если документы необходимо пролистать одновременно, нажмите кнопку Синхронная прокрутка. Если необходимо вернуть первоначальное расположение окон, ко- торое было перед сравнением, нажмите кнопку Восстановить распо- ложение окна. Чтобы прекратить сравнение документов, нажмите кнопку Закрыть открытые рядом документы. Примечание. Если открываются два документа, команда в меню Окно должна включать имя файла одного из документов. Например, если открываются документы documentl.doc и document2.doc, в меню Окно будет отображена команда Сравнить рядом с document2.doc. Обеспечение безопасности и конфиденциальности Безопасность. Используйте надежные пароли, представляющие ком- бинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Надеж- ный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Используйте надежный пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записы- вать его. Откройте файл. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Безопасность. Выполните одно из следующих действий. Задание пароля для открытия файла В поле Пароль для открытия файла введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК. В поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК. Задание пароля для изменения файла В поле Пароль разрешения записи введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК. В поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК. Microsoft Office использует технологию Microsoft Authenticode, по- зволяющую снабжать проекты макросов {Проект макроса. Совокуп- ность компонентов, в том числе форм, текста программы и модулей классов, которые составляют макрос. Проекты макросов, созданные в редакторе Microsoft Visual Basic для приложений, можно включать в надстройки и большинство приложений Microsoft Office.) и файлы цифровой подписью {Цифровая подпись. Шифрованная электронная подпись, подтверждающая подлинность макроса или документа. На- личие цифровой подписи подтверждает, что макрос или документ был получен от владельца подписи и не был изменен.) с использованием цифрового сертификата {Цифровой сертификат. Вложение в файл, проект макроса или сообщение электронной почты, подтверждающее его подлинность, обеспечивающее шифрование или предоставляющее поддающуюся проверке подпись. Для цифрового.подписывания проек- тов макросов необходимо установить цифровой сертификат.). Серти- фикат, используемый для создания подписи, подтверждает, что макрос или документ получен от владельца подписи, а подпись подтверждает, что макрос или документ не был изменен. Установив уровень безопас- ности, можно разрешить или запретить выполнение макроса в зависи- мости от того, входит ли подписавший его разработчик в список на- дежных источников. Массовые рассылки Конверты и наклейки Средство или некоторые параметры применимы только в случае, ког- да в языковых параметрах Microsoft Office включена поддержка анг- лийского языка (США). Самый простой способ создания конверта — с помощью диалогово- го окна Конверты и наклейки. Можно также использовать область за- дач Слияние, но этот метод рекомендуется скорее для большого коли- чества конвертов. Добавление сведений на конверт Помимо адреса и других стандартных данных на конверте можно ото- бразить и другие сведения. Добавить отметку об оплате почтовых сборов через специальную службу в Интернете (Веб (World Wide Web)). Мультимедийная состав- ляющая Интернета, в которой представлен не только текст, но и рисун- ки, звуки и видео. В веб-среде пользователи могут легко переходить между элементами, страницами и узлами с помощью гиперссылок.). Задать обратный адрес, который будет появляться на конверте по умолчанию. При желании на отдельных конвертах адрес можно будет изменить или опустить вовсе. Если письмо будет отправлено в США, на конверте можно напечатать штрихкод POSTNET (Postal Numeric Encoding Technique) или метку FIM- А (Facing Identification Mark). Эти коды будут распознаны системой ав- томатической сортировки почты в США, и письмо достигнет адресата быстрее. Код POSTNET содержит индекс (ZIP) получателя. Метка FIM- А определяет адресата на конверте с оплаченным ответом; это позволит системе автоматической обработки почты обнаружить на конверте штрих- код POSTNET и определить размер почтовых сборов. Изменение вида конверта Внешний вид конверта можно изменить несколькими способами; • задав формат текста; • выбрав нужный размер конверта или задав свой; • добавив специальные текстовые или графические элементы, на- пример, эмблему компании или декоративные элементы. Печать конверта При создании конверта с помощью диалогового окна Конверты и наклейки можно напечатать конверт, не сохраняя данных адреса. Если конверт необходимо сохранить, то его следует связать с доку- ментом. О применении слияния к документам на бланке и при рассылке большого количества сообщений Область задач Слияние используется для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и при массовой рас- сылке сообщений по факсу или по электронной почте. Чтобы за- вершить основной процесс, необходимо выполнить следующие дей- ствия. Откройте или создайте основной документ {Основной документ. В операции слияния Microsoft Word основным документом называет- ся документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии не- изменными во всех производных документах, например, обратный ад- рес или текст письма.). Откройте или создайте источник данных {Источник данных. Файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с докумен- том. Например, список имен и адресов, которые требуется использо- вать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.), в ко- тором содержатся сведения о каждом получателе. В основном документе добавьте или настройте поля слияния {Поле слияния. Пустая рамка, вставляемая в том месте основного докумен- та, куда следует поместить фактические данные из источника дан- ных. Например, вставка поля слияния «Город» позволяет вставить в документ значение «Париж», которое хранится в поле данных «Го- род».). Для создания нового составного документа поместите сведения из источника данных в основной документ (рис. 7.1). 1. Источник данных, содержащий сведения о получателях, такие как имена и адреса. 2. Основной документ, содержащий поля слияния, в которые необ- ходимо поместить сведения о получателе. 3. Итоговый документ для слияния. Все вышеперечисленные шаги можно выполнить с помощью облас- ти задач. Если применение области задач нежелательно, можно исполь- зовать панель инструментов Слияние. Результатом в обоих случаях будет создание на основе каждой строки (записи) из источника дан- ных отдельного документа на бланке, почтовой наклейки, конверта или элемента каталога. Примечание. Слияние можно использовать для создания не только почтовых наклеек и каталогов, а любого типа документов, в которых поля (Поле. Набор кодов, обеспечивающих автоматическую вставку в документ текста, рисунков, номеров страниц и других сведений. На- пример, поле DATE вставляет текущую дату.) сопоставляются данным. Например, при наличии каталога видеокассет в виде электронной таб- лицы можно создать наклейки для видеокассет с помощью параметра Наклейки. Доступ к данным совместно с другими пользователями Для облегчения просмотра документов в сети Microsoft Word предо- ставляет пользователю возможность сделать и просмотреть записи ис- правлений (Записанное исправление. Пометка удаления, вставки и дру- гих изменений, внесенных в документ.) и примечания (Примечание. Заметка или примечание, добавленные автором или рецензентом в до- кумент. В Microsoft Word примечания отображаются в выносках на полях документа и в области проверки.) в документе. Для сохранения разметки документа некоторые пометки исправлений (Метки исправ- лений. Комментарии и исправления, такие как вставки, удаления и из- менения форматирования. Метки исправлений помогают в обработке исправлений и комментариев. Для просмотра исправлений, внесенных в документ, его можно распечатать с отображением исправлений.) эле- ментов отображаются в тексте, а другие — в выносках (Выноски. В ре- жиме предварительного просмотра или режиме веб-документа вынос- ки исправлений отображают элементы исправлений, такие как ком- ментарии и исправления, на полях документа. Такие выноски позво- ляют упростить просмотр и ответы на комментарии и исправления рецензентов.), которые выводятся в поле (рис. 7.2). 1. Выноски содержат вставленные или удаленные элементы, изме- нения форматирования и примечания. |