Самоучитель по тайм-менеджменту - Васильченко Ю.Л.. 1. Работающая система целей 14
 Скачать 8.5 Mb.
|
|
Общий доступ к дневнику Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. В области переходов представления Дневник нажмите кнопку Об- щий доступ к дневнику. Примечание. Кнопка Общий доступ к дневнику не отображается, если не используется учетная запись электронной почты Exchange Server. Выполните одно из следующих действий. Предоставление общего доступа к своему дневнику В поле Имя установите значение По умолчанию. В группе Разрешения в списке Уровень выберите требуемый уро- вень разрешений. Сведения об уровнях разрешений см. в разделе Права доступа к пап- кам Outlook. Можно создавать пользовательские разрешение, для этого следует установить флажки и выбрать параметры в группе Разрешения. Указание пользователей, у которых есть доступ к дневнику Нажмите кнопку Добавить. В диалоговом окне Добавление пользователей в поле Введите или выберите имя введите имя пользователя, которому требуется предо- ставить разрешение на общий доступ. В группе Добавление пользователей нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК. В списке Имя выделите введенное имя. В группе Разрешения в списке Уровень выберите требуемый уро- вень разрешений. Сведения об уровнях разрешений см. в разделе Права доступа к пап- кам Outlook. Можно создавать пользовательские разрешения, для этого следует установить флажки и выбрать параметры в группе Разрешения. Важно! Если для элемента дневника в Microsoft Office Outlook 2003 был установлен флажок Частное, не предоставляйте доступ на чтение папки «Дневник» пользователям, которые не должны просматривать лич- ные элементы. Пользователь с разрешением на чтение папок может ис- пользовать программные способы или другие почтовые приложения для просмотра сведений в личных элементах. Контакты Папка «Контакты» является почтовой адресной книгой и хранилищем сведений о людях и организациях, с которыми вы общаетесь. Используй- те папку «Контакты» для хранения адресов электронной почты, почто- вых адресов, номеров телефонов, картинок и любых других сведений, име- ющих отношение к контактам, таким как дни рождения и годовщины. Общение с контактами Открыв контакт из списка контактных лиц, достаточно нажать кноп- ку или выбрать команду меню, чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Microsoft Outlook может набирать но- мера телефонов контактных лиц. При этом в Microsoft Outlook может сохраняться время разговора, которое заносится в папку «Дневник». Туда же можно занести заметки о разговоре. Для упрощения отслежи- вания операций, связанных с контактом, свяжите с ним любой элемент Microsoft Outlook или документ Microsoft Office. Ввод сведений о контакте При вводе имени или адреса контактного лица Microsoft Outlook раз- деляет эти имя или адрес на компоненты и помещает эти компоненты в отдельные поля. Сортировка, группировка и фильтрация контактов могут выполняться по любой части имени или адреса. При сохранении сведений о контактном лице в файл в качестве имени этого файла могут использоваться имя, фамилия, название организации, краткое имя контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например, «постав- щик провизии». Microsoft Outlook предлагает несколько вариантов имени файла, в котором сохраняется контакт, может быть выбрано и другое имя. Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использовать- ся для создания писем нескольким адресатам. Хранение сертификатов контактов Сертификат получателя (открытый ключ) можно сохранить в списке контактов для данного получателя. Для просмотра сохраненных сер- тификатов перейдите на вкладку Сертификаты карточки контакта. Когда адресат посылает вам письмо с электронной подписью, Outlook может проверить подпись с помощью сертификата. Сертификат мож- но также использовать для отправки адресату шифрованного элект- ронного письма. Использование vCards (виртуальных визитных карточек) В Microsoft Outlook поддерживается стандарт vCard, принятый в Ин- тернете для создания виртуальных визитных карточек и обмена ими. Контакты могут сохраняться в формате vCard и отправляться в сооб- щениях электронной почты. Визитная карточка также может быть до- бавлена в подпись. Рассылки Списком рассылки называется набор контактов. Такие списки упро- щают отправку сообщений группам лиц. Например, если сообщения часто отправляются в отдел маркетинга, удобно создать список рас- сылки с именем «Отдел маркетинга», включающий имена всех работ- ников этого отдела. Сообщение, отправляемое для этого списка, на- правляется всем получателям, перечисленным в списке рассылки. При этом получатели видят в строке сообщения Кому не название списка рассылки, а имена всех лиц, входящих в список. Списки рассылки мо- гут использоваться для сообщений, поручений, приглашений на со- брания и в других списках рассылки. Имеется возможность добавлять имена в список рассылки и уда- лять их, отправлять список другим пользователям и печатать его. Списки рассылки отмечаются значком и хранятся по умолча- нию в папке Контакты, что позволяет сортировать их и назначать им категории (Категория. Ключевое слово или фраза, характеризующие элементы. Использование категорий облегчает поиск, сортировку, от- бор и группировку элементов.). Если используется Microsoft Exchange Server, глобальный список адресов (Глобальный список адресов. Ад- ресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользовате- лей, групп и списков рассылки в организации. Эту адресную книгу создает и обслуживает администратор. В нее также могут быть вклю- чены адреса электронной почты общих папок.) может содержать гло- бальные списки рассылки, доступные всем пользователям этой сети. Личные списки рассылки (Личный список рассылки. Набор адресов электронной почты, созданный и добавленный в адресную книгу Micro- soft Outlook в виде единого адреса электронной почты. Сообщение, ад- ресованное на список рассылки, отправляется на все входящие в него адреса электронной почты.), создаваемые в папке «Контакты», доступ- ны только одному пользователю, но могут копироваться и отправляться другим пользователям. Сообщение или приглашение на собрание можно отправить только части списка рассылки, для этого нужно выделить членов списка щел- чком по знаку «плюс» (+) после имени списка, а потом удалить не- нужные имена. Списки рассылки контакта в поле Эл. почта не могут быть расширены. Для создания рассылки. Создание списка рассылки с помощью имен в адресной книге Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Список рассылки. В поле Имя папки введите имя. Нажмите кнопку Выберите членов. В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые требуется включить в список рас- сылки. В поле Введите или выберите имя введите имя включаемого кон- такта. В расположенном ниже списке выберите имя и нажмите кноп- ку Члены. Выполните эти действия для каждого лица, добавляемого в список рассылки, и нажмите кнопку ОК. Чтобы добавить подробное описание списка рассылки, откройте вкладку Заметки и введите текст описания. Список рассылки сохраняется в папке Контакты с указанным именем. Создание списка рассылки путем копирования имен из сооб- щений В сообщении электронной почты, из которого вы хотите скопиро- вать имена, выделите нужные имена в поле Кому или Копия. В меню Правка выберите команду Копировать. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Список рассылки. В поле Имя введите имя списка рассылки. Нажмите кнопку Выберите членов. В списке Добавить в список рассылки щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню (Контекстное меню. Меню, содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстного меню щелкните по объекту правой кнопкой или нажмите клавиши SHIFT+F10.) команду Вставить. Современные средства ведения переговоров ICQ Аббревиатура ICQ (точнее не аббревиатура, а сочетание букв, вызываю- щее игру слов) произносится как «аи си Кью», что по звучанию эквива- лентно английскому «I seek you» (я ищу тебя). ICQ — удобное приложе- ние Internet/intranet, которое сообщает вам, кто из ваших друзей или коллег находится на связи в данный момент, и позволяет общаться с ними. С помощью системы ICQ вы действительно можете найти нужного вам человека. Система ICQ немного напоминает телефонную сеть и построена по принципу «клиент-сервер». Каждому абоненту в сети ICQ присваива- ется уникальный номер UIN (универсальный интернет-номер). Каждый UIN для безопасности снабжается паролем. ICQ-клиент при запуске первым делом соединяется с сервером, чтобы сообщить о присутствии в сети и получить информацию о пользователях, находящихся в вашем списке. Текущее состояние пользователя отслеживается в реальном вре- мени. То есть если человек, находящийся в вашем списке контактов, из- менит свое состояние на линии, вы увидите это сразу. Сервер ICQ вы- полняет ту же функцию, что и АТС в телефонной сети, а кроме того, он хранит информацию о всех пользователях сети. Основная форма общения в ICQ — обмен короткими (до 450 сим- волов) сообщениями почти в реальном времени. Доступны такие функ- ции, как пересылка файлов, гиперссылок; беседа в реальном времени (chat), которая может происходить между несколькими пользовате- лями; есть поддержка электронной почты; кроме того, есть возмож- ность посылки отложенных сообщений (если адресата нет на линии). И все это разнообразие функций «находится на кончиках ваших паль- цев», как говорят создатели ICQ. Рекомендации по использованию ЕСЛИ вам необходимо постоянно держать связь с человеком, который отдален от вас, или в режиме on-line проводить переговоры, консуль- тации и т. д., вы должны установить программу ICQ. Есть две версии клиента: русскоязычная и англоязычная. Скачать программу можно по адресу: www.icq.com. Затем запустите ее на вашем компьютере, зарегистрируйтесь в системе и получите уникаль- ный код и пароль (вы задаете их сами). Запустив программу по уникаль- ному коду, вы сможете найти вашего абонента и выйти на связь с ним. Skype Очень хорошая программа, позволяющая общаться в телефонном ре- жиме с любым пользователем Интернета совершенно бесплатно. Skype очень прост в обращении. Загрузите Skype по адресу www.skype.com, зарегистрируйтесь, установите, подключите наушники и микрофон, динамики или USB-телефон и звоните своим друзьям, сотрудникам и близким. Технология обеспечивает безупречное качество звука, а сквоз- ное шифрование гарантирует высокую степень безопасности при пе- редаче данных через Интернет. Кроме того, Skype дает возможность пересылать файлы практически любого размера, если, конечно, про- тив этого не будет возражать ваша операционная система. Для боль- шинства пользователей это означает пересылку файлов размером от 2 до 4 гигабайт. И не забудьте, что пересылка работает с Windows на Macintosh и на Linus и обратно в любых комбинациях. Платформа для Skype не имеет никакого значения. Skype автоматически шифрует все сообщения, для того чтобы зло- умышленники не смогли перехватить их в сети. А при получении дан- ные мгновенно дешифруются и становятся кристально чистым голо- сом, строкой мгновенного сообщения или файлом. Телефонные конференции Вы можете пригласить максимум четырех абонентов, для того чтобы скоординировать ваши действия, обсудить коммерческие предложе- ния или просто пообщаться, даже если вы находитесь на разных кон- тинентах. Телефонные конференции совершенно безопасны. Описание компьютерных программ, направленных на экономию времени Вы можете ознакомиться с программами, направленными на эконо- мию времени, открыв вкладку диска «Программы» и скачать те из них, которые вас заинтересовали. Домашний бухучет Программа Домашний Банк предназначена для учета поступлений и расходов. Набор имеющихся в арсенале средств не такой уж и боль- шой, но вполне достаточный, чтобы в любой момент времени можно было бы определить, где, когда и на что были потрачены деньги. Автор: Владимир Коханов Домашняя страница: http://www.kohanov.com/ Бизнес Пак Основные функции программы: 1. Формирование, учет и печать доку- ментов: платежные поручения, счета-фактуры, книга продаж, счета, накладные, в том числе формы Торг-12 и М-15, приходные и расход- ные кассовые ордера, авансовые отчеты, прайс-листы, доверенности, договоры, ценники, объявление на взнос наличными, формы ПД (на- лог) и ПД-4, акты выполненных работ, платежные требования, товар- ные чеки. Все документы соответствуют последним утвержденным образцам. 2. Экспорт платежных поручений в файл ЭПД для Казна- чейства и в файл для системы «Клиент-Сбербанк». 3. Возможность вывода документов в формате MS Office. 4. Экспорт платежных поруче- ний в файл формата «R-Maket» для системы электронного банкинга iBank. 5. Ведение журналов соответствующих документов. 6. Возмож- ность контроля оплаты документов. 7. Ведение справочников реквизи- тов, плательщиков, получателей, товаров, единиц измерения и прочих. 8. Встроенный справочник БИК банков РФ. 9. Возможность работы с валютой. 10. Возможность создавать собственные отчеты и редакти- ровать уже имеющиеся документы, используя встроенный дизайнер отчетов. 11. Возможность работы в сети. 12. Шифрование данных и возможность ограничивать доступ к программе. 13. Отличный сервис. Удобный интерфейс. Программа предельно проста в использовании и освоении, и к тому же абсолютно бесплатна. Автор: Professional Vision Домашняя страница: http://www.pvision.ru/bp.htm VDoc С помощью этой программы вы имеете возможность создать централи- зованное управление файлами на своем предприятии. Все изменения файлов можно отследить в истории изменений. Двухуровневая система безопасности позволит ограничить доступ к информации, запретить вносить изменения, вставлять и удалять информацию. Можно отсле- дить, кто на данный момент работает с файлом и когда взял его на ра- боту. Система имеет клиент-серверную архитектуру. Автор: Рудюк Сергей Анатолиевич Домашняя страница: http://nerusoft.com Мастер почтовых документов Программа предназначена для подготовки и массового заполнения бланков почтовых переводов и почтовых конвертов. Поддерживается печать как на фабричных бланках и конвертах, так и полная печать бланков и конвертов различных форматов вместе с адресной инфор- мацией. Производится автоматическое вычисление суммы почтового сбора в соответствии со справочной таблицей. Информация, струк- турированная в виде папок, сохраняется в базе данных. Программа позволяет организовать рассылку от нескольких десятков до сотен тысяч документов. Имеются широкие возможности для импорта и эк- спорта данных. Автор: DataSorption Бесплатно Регистрация не требуется Домашняя страница: http://www.datasorption.ru Гражданский процесс Программа предназначена для юристов. База клиентов с подробной ин- формацией по каждому. Учет обращений клиентов с заведением дела по каждому случаю обращения. Формирование доверенностей и соглаше- ния на оказание юридических услуг по каждому случаю обращения. В случае направления дела в суд — ведение, информация по всему ходу дела, формирование и хранение всех документов, как-либо фигурирую- щих в деле. Программа формирует и хранит следующие документы: До- веренности по делу; Соглашение на оказание юридических услуг; Изве- щение об уплате госпошлины; Исковые заявления; Жалобы; Претензии; Заявления; Ходатайства; Замечания на протокол; Кассационные жалобы (краткие и мотивированные); Апелляционные жалобы (краткие и моти- вированные); Частные жалобы; Мировые соглашения; Надзорные жало- бы; Возражения на исковое заявление; Возражения на жалобы; Заявле- ния о выдаче судебного приказа; Запросы; Определения; Протоколы; Решения; Исполнительные листы; Судебные приказы. Автор: AraXGroup Демо Регистрация не требуется Домашняя страница: http://www.araxgroup.ru/ Договорная работа Программа «Договорная работа» предназначена для формирования ана- литических отчетов о работе предприятия с договорами, предусматри- вает регистрацию доверенностей по доверенным лицам, на основании которых были заключены договора, и регистрацию договоров с учетом доверенности, контрагента, подразделения, заключившего договор, вида и предмета договора. Итоги договорной работы формируются по кон- трагентам, по структурным подразделениям предприятия, по видам до- говоров, по предметам договоров, по периодам регистрации договоров, по периодам сдачи договоров на хранение, по периодам регистрации до- веренностей, по диапазонам сумм договоров. Примечание: ЗДЕСЬ ДАНА ССЫЛКА ДЛЯ СКАЧИВАНИЯ ПОЛ- НОГО ДИСТРИБУТИВА. ПО АДРЕСУ http://www.datasorption.ru/ getpage.shtml?urist. МОЖНО СКАЧАТЬ ОТДЕЛЬНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ПРОГРАМ- МЫ. Это может быть удобным, если вы уже скачивали наши програм- мы или если у вас есть трудности со скачиванием больших файлов. Автор: DataSorption Бесплатно Регистрация не требуется Домашняя страница: http://www.datasorption.ru/ АСКИД 2005 Программное обеспечение «АСКИД 2005» создано для использова- ния в канцеляриях различных организаций для ведения учета входя- щих и исходящих документов и контроля за их своевременным ис- полнением. Программа предусматривает ведение 5 журналов, для каждого из которых можно настраивать названия, индексы, добавля- емые к номеру документа, и начальные номера документов, начиная с которых при добавлении новых записей номер будет увеличивать- ся автоматически. Входящая и исходящая документация также хра- нится в отдельных журналах. Предусмотрены также дополнительные фильтры отображения записей — по пустым полям. Имеется возмож- ность перемещения записей из одного журнала в другой. Ведется справочник исполнителей, настраиваемые стандартные сроки испол- нения, просроченные письма отображаются в главной таблице запи- сей красным цветом, письма, срок исполнения которых подходит к завершению, также выделяются другим цветом (настраивается). Пе- риод напоминания также настраивается пользователем. Отчеты по контролируемым документам формируются в MS Word и MS Excel (в демонстрационной версии только внутренний отчет). Программа работает на основе СУБД Firebird или Interbase 6. Предусмотрена возможность смены баз данных (удобно при начале нового года), внутренняя проверка базы на ошибки и автоматическая коррекция найденных ошибок, создание резервных копий базы данных. Про- грамма «АСКИД 2005» легка в использовании, не требует никаких особых навыков при установке и использовании, имеет интуитивно понятный интерфейс, подробную справочную систему. Автор: ООО «АНПИР» Регистрация не требуется 1250 к Демо Домашняя страница: http://www.anpir.com/ |