Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Глава 12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 12.1. Принципы организации документооборота Основным источником, определяющим требования к доку- ментообороту в федеральных органах исполнительной власти, явля- ются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполни- тельной власти», раздел IV (утверждены постановлением Правитель- ства РФ от 15 июня 2009 г. № 477). Условия и требования к документообороту в федеральном ор- гане исполнительной власти, должны найти отражение в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки: а) поступающая документация (входящая); б) отправляемая документация (исходящая); в) внутренняя документация. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Документы, поступающие в федеральный орган исполнитель- ной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обра- ботку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руко- водству на рассмотрение, передаются исполнителям и после испол- нения помещаются в дела. 208 Раздел «Организация документооборота» Инструкции по де- лопроизводству содержит положения, устанавливающие: — прием и первичную обработку поступающих документов; — предварительное рассмотрение документов; — порядок регистрации поступающих документов; — порядок рассмотрения документов руководством феде- рального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей; — порядок регистрации отправляемых документов; — порядок отправки документов; — порядок обработки и учета иностранной корреспонденции; — порядок регистрации и прохождения внутренних докумен- тов; — учет и анализ объемов документооборота: — организацию работы с документами в структурных подраз- делениях федерального органа исполнительной власти. При установлении требований к организации документообо- рота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов: — централизация операций по приему и отправке документов; — распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); — организация предварительного рассмотрения поступающих документов; — исключение возвратных движений документа, не обуслов- ленных деловой необходимостью; — однократность регистрации документов; — устранение необоснованных согласований проектов доку- ментов; — регламентация операций по обработке, рассмотрению и со- гласованию документов. В документообороте федерального органа исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: — поступающая документация (входящая); — отправляемая документация (исходящая); — внутренняя документация. 209 В составе входящей и исходящей документации могут выде- ляться: — документы, поступившие из Правительства РФ, Админи- страции Президента РФ, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Вер- ховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты РФ, Цен- трального банка РФ и других организаций; — документы из других органов государственной власти, ор- ганов местного самоуправления; — документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в субъектах РФ; — обращения граждан; — запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Россий- ской Федерации и органов местного самоуправления; — документы из государственных и негосударственных орга- низаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти; — документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов. В федеральном органе исполнительной власти доставка и от- правка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Принципиальную схему документооборота рассмотрим на схеме 12.1. 210 Делопроизводители, секретари Руководители Исполнители Исполение Согласование Утверждение (подписание) Возникновение версионности документа Рассмотрение (инициация) Регистрация входящих Регистрация внутренних Регистрация исходящих Внутренний контур Внешний контур Исходящий документ Входящий документ Схема 12.1. Схема документооборота 12.2. Прием и первичная обработка поступающих документов В федеральном органе исполнительной власти (как и в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собствен- ности) должен быть установлен порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществля- ющее прием и обработку поступающей в федеральный орган испол- нительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корре- спонденции. В инструкции по делопроизводству должны быть предусмот- рены: — проверка правильности адресования поступающих доку- ментов, правильности доставки и комплектности документов; — сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целе- сообразно привести перечень документов, не подлежащих регистра- 211 ции). К документам, не подлежащим регистрации, относятся доку- менты, не требующие исполнения и не содержащие информации, ис- пользуемой в справочных целях; — выделение документов, адресованных в структурные под- разделения федерального органа исполнительной власти для переда- чи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство; — сроки обработки документов и передачи их на участок ре- гистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время; — порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др. и пометки «Лично»), пометки «Срочно», «Оперативно» и др. Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмот- рено: — документы, поступившие в федеральный орган исполни- тельной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день; — составление акта в трех экземплярах при обнаружении от- сутствия документов или приложений к ним (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему до- кументу, третий направляется отправителю документа); — сохранение конверта, в котором поступил документ, в слу- чаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправи- теля и дата отправки; — документы, поступившие с отметками «Срочно», «Опера- тивно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно. К документам, не подлежащим регистрации, относятся: — документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласи- тельные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, про- граммы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий; 212 — документы по бухгалтерскому учету, материально-техни- ческому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступаю- щие без сопроводительного письма; — рекламные документы, коммерческие предложения, печат- ные издания, унифицированные формы и бланки документов и др. 12.3. Предварительное рассмотрение документов Инструкцией по делопроизводству должно предусматриваться проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотре- ния документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотре- ния руководством федерального органа исполнительной власти. Документы, поступившие в федеральный орган исполнитель- ной власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в струк- турные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) руко- водителю федерального органа исполнительной власти или замести- телям руководителя в соответствии с установленным в федеральном органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами. 12.4. Регистрация поступающих документов В Инструкции по делопроизводству устанавливается: — место и способ регистрации документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти (если в федеральном ор- гане исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства); — должно быть определено, какие документы регистрируют- ся в службе делопроизводства, какие — в структурных подразделени- ях федерального органа исполнительной власти); 213 — сроки регистрации поступающих документов (в день по- ступления, на следующий рабочий день (в случае поступления доку- мента в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.; — структура регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структур- ных подразделений, номенклатура дел федерального органа исполни- тельной власти, классификатор должностных лиц, классификатор ви- дов документов и др.); — перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота федерального органа исполнитель- ной власти; — порядок сканирования документов, поступивших в феде- ральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, и по- рядок включения электронных образцов документов и электронных документов в систему электронного документооборота. В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что: — документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения; — документы регистрируются независимо от способа их до- ставки; — регистрация документов производится в пределах выде- ленных в федеральном органе исполнительной власти документопо- токов. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в феде- ральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов вла- сти, из территориальных органов федерального органа исполнитель- ной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зару- бежных корреспондентов и др. На поступающих документах на бумажном носителе, подле- жащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уни- кальным идентификатором документа в системе управления доку- ментами. 214 Входящий номер (индекс документа) состоит из порядкового номера регистрации и дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др. Соответствующие сведения о поступающем электронном до- кументе вносятся в заводимую в системе электронного документо- оборота регистрационную электронную карточку документа. В целях регистрации и учета документов в федеральном ор- гане исполнительной власти разрабатываются классификаторы (спра- вочники): -структурных подразделений; -видов документов; -должностных лиц; -корреспондентов; -предметно-тематический (вопросов деятельности); -резолюций (указаний по исполнению); -исполнителей; -результатов исполнения документов и др. 12.5. Порядок рассмотрения документов руководством В федеральном органе исполнительной власти (как и в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собствен- ности) должен быть определен порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до испол- нителей. В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что: — документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам федерального органа исполнительной вла- сти только после регистрации; — после рассмотрения руководством документы возвращают- ся в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполне- нию (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (РКФ); 215 — в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения — ответственному исполнителю, соисполнителям направляются ко- пии документов (изготовление копий документов для рассылки ис- полнителям является функцией Службы делопроизводства); — передача документов между структурными подразделени- ями федерального органа исполнительной власти осуществляется че- рез Службу делопроизводства. Вот как отражен данный вопрос в Инструкции по делопроиз- водству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». «2.10. При направлении поступивших документов на до- клад и исполнение следует руководствоваться Уставом ОАО «РЖД», распределением обязанностей между президентом и вице- президентами общества, положениями о подразделениях аппара- та управления общества и иными документами общества. Если в поступившем документе имеется ссылка на дру- гие документы, то отдел документационного обеспечения или служба делопроизводства подразделения выбирает из АС «Доку- ментооборот» необходимую информацию или оформляет соответ- ствующую справку, которые прилагает к поступившему документу. 2.11. Зарегистрированные отделом документационного обес- печения документы, поступившие в адрес президента общества, правления общества, а также общества без указания конкретного адресата, передаются отделом начальнику Департамента управле- ния делами или его заместителю (руководителю секретариата пре- зидента общества) для рассмотрения и направления этих докумен- тов на доклад в соответствии с установленным президентом общества порядком распределения корреспонденции, поступающей в его адрес. Президенту общества докладывают: — документы высших органов государственной власти; — документы, подписанные руководителями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов РФ; — докладные записки вице-президентов общества и руко- водителей подразделений аппарата управления общества; 216 — документы за подписью руководителей обособленных структурных подразделений общества; — жалобы на действия подчиненных должностных лиц; — другие документы по наиболее важным вопросам дея- тельности общества. Документы докладывает начальник Департа- мента управления делами или руководитель секретариата президента общества. 2.12. Зарегистрированные отделом документационного обес- печения документы, поступившие в адрес вице-президентов общества, передаются отделом в секретариаты соответствующих ви- це-президентов общества. Вице-президентам общества докладывают адресованные им документы, а также документы, поступившие в адрес президента об- щества и общества без указания конкретного адресата, по вопросам, находящимся в их ведении в соответствии с распределением обязан- ностей, направленные им начальником Департамента управления де- лами или руководителем секретариата (помощниками) президента общества в соответствии с установленным порядком. Документы докладывают руководители секретариатов (совет- ники) вице-президентов общества. 2.13. Проекты резолюций президента и вице-президентов об- щества по рассматриваемым документам подготавливают соответ- ствующие секретариаты. Документы после рассмотрения президен- том и вице-президентами общества возвращают с резолюциями в от- дел документационного обеспечения. Резолюции президента обще- ства и отметки о направлении документов на исполнение вводят в АС «Документооборот» работники отдела документационного обес- печения, резолюции вице-президентов общества — работники секре- тариатов вице-президентов общества. Указанные документы передаются отделом документационно- го обеспечения для исполнения согласно резолюции. На документе (резолюции к документу), исполнение кото- рого подлежит контролю, работники отдела документационного обеспечения или секретариата вице-президента общества простав- ляют отметку о контроле. 2.14. Адресованные президенту и вице-президентам общества документы по вопросам, находящимся в ведении руководителей под- 217 разделений аппарата управления общества, могут направляться начальником Департамента управления делами, руководителем сек- ретариата (помощниками) президента общества и руководителями секретариатов (советниками) вице-президентов общества руководи- телям подразделений аппарата управления (обособленных структур- ных подразделений) общества для рассмотрения и исполнения». 12.6. Организация работы с отправляемыми документами В федеральном органе исполнительной власти (как и в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собствен- ности) должны быть определены основные этапы прохождения про- ектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения). В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что: — ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в федеральном органе исполнитель- ной власти правилами, а также согласование проекта документа с за- интересованными органами власти и организациями (внешнее согла- сование) и должностными лицами федерального органа исполнитель- ной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — исполнителя документа; — проекты документов федерального органа исполнительной власти готовятся на бланках установленной формы; для отправки до- кументов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма; — до представления на подпись исполнитель проверяет пра- вильность оформления документов, правильность адресования, нали- чие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки; — проекты документов визируются исполнителем (руководи- телем подразделения или его заместителем), при необходимости ра- ботниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования. |