Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Глава 11. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ 11.1. Документационное обеспечение управления Документационное обеспечение управления (как синоним этого термина в научной, учебной, методической литературе, норма- тивных документах употребляется термин «делопроизводство») — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Такое определение документационному обеспечению управ- ления (дeлопроизводству) дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство» различаются тем, что термин «делопроизвод- ство» — старый (возник еще в ХVПI в.), а термин «документацион- ное обеспечение управления» — относительно новый, он возник в конце 1970-х-начале 1980-х гг., когда началось внедрение вычисли- 194 тельной техники в управление и применение ее для обработки управ- ленческой документации и информации. Термин «делопроизводство» воспринимался разработчиками автоматизированных систем управления как архаичный, не соответ- ствующий современным реалиям, поэтому по аналогии с терминами «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «линг- вистическое обеспечение» и подобными им был создан термин «до- кументационное обеспечение управления» (ДОУ). Его задачей было подчеркнуть, прежде всего, информационно-техническую составля- ющую в работе с документами в новых условиях. Термин «делопроизводство» появился во второй половине ХVIII в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (про- изводство дела) определяло процесс решения дела. В настоящее время значение этого термина изменилось. Современное делопроизводство означает организацию ин- формационного сопровождения дел, т.е. ведение документации по их рассмотрению. Новое значение термина определяет главную цель делопроиз- водства — информационное обеспечение управления. Поэтому сино- нимом делопроизводства считается словосочетание ДОУ. 11.2. «Понятие делопроизводство»: цели и задачи Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными докумен- тами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для ста- бильной деятельности любой организации. На основе ее принимают- ся соответствующие управленческие решения. Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкрет- ной организации, предприятия либо учреждения. Перед делопроизводством стоят следующие цели: — фиксирование информации (создание текстовых докумен- тов в сфере управления); 195 — организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства). Цели делопроизводства определяют его основные задачи: со- здание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумаж- ном, электронном и др.); регистрация документов; передача докумен- тов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в орга- низации и др. Документ на бумаге все еще остается самым массовым носи- телем управленческой информации, поэтому, наряду с термином «де- лопроизводство», часто используют определение ДОУ. В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая документ на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера — твердую копию файла — бумажный документ. Послед- ний может быть получен другой организацией по почте и вновь с по- мощью сканера превращен в электронный документ — файл. Нако- нец, файлы без распечатывания могут пересылаться в другую органи- зацию по электронной почте. Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д. Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст — речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукоза- писи. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим). Очень важно правильно оформить документ, так как отсут- ствие или неправильное указание реквизитов делает документ недей- ствительным. 196 Правила составления и оформления реквизитов регламенти- руются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документа- ции. Система организационно-распорядительной документации. тре- бования к оформлению документов», где в определенной последова- тельности перечисляются реквизиты, присущие всем видам докумен- тов. Документооборот зависит от размера предприятия: чем оно крупнее, тем больше в нем документооборот. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители ин- формации. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оператив- ности и достоверности информации для принятия решения и управ- ления организацией. К информации предъявляются два требования: во-первых, она должна быть своевременной, а во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Информационные связи предприятия могут осуществляться как устными средствами, так и письменными. К средствам письмен- ной (документированной) связи относятся: деловые письма, соглаше- ния, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, те- лексы, факсы. Устная связь осуществляется при помощи: устных перегово- ров, совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных); громкоговорящей связи, перего- ворных устройств; телеконференций. Документирование — процесс подготовки и создания доку- ментов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота. Достижения в науке, стремительное развитие производства требуют изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффектив- ность и качество управления, следует совершенствовать делопроиз- водство. В связи с этим основными принципами организации совре- менного делопроизводства становятся: — оперативность в составлении и прохождении документа; — высокое качество документов; 197 — оптимальность документооборота (целесообразность доку- ментов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.); — широкое применение безбумажных технологий обмена ин- формацией. Упешной реализации этих принципов в управлении способ- ствуют следующие организационные меры: — оптимизация распределения обязанностей между сотруд- никами; — оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой; — внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий; — применение специализированного программного обеспече- ния, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организа- ции работы с документами. Развитие компьютерной техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управле- ния. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной тех- ники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий. Для решения основных задач делопроизводства на со- временном этапе используются программное обеспечение компьюте- ров, базы данных, современные телекоммуникационные технологии и Internet. Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта информационная среда позволяет оперативно редактировать до- кументы, использовать готовые формы (шаблоны), оформлять доку- менты с использованием фирменного бланка предприятия, тиражиро- вать созданные документы и многое другое. Специальные програм- мы—переводчики помогают быстро и грамотно производить перевод документов на любой язык. Табличные процессоры позволяют вклю- чать в документы (отчеты, записки, расчеты) различные диаграммы, рисунки. Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфо- графии и стиля письма, что является еще одним существенным пре- имуществом использования компьютера в делопроизводстве. 198 Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс об- мена. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы. Для регистрации документов и контроля за их исполнением используются программы по автоматизации управления и организа- ции труда сотрудников делопроизводственных служб. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, осуществлять соб- ственный тайм-менеджмент и тайм-менеджмент руководителя, вести ежедневники. С их помощью также ведется контроль над исполнени- ем документов, своевременное оповещение исполнителя о наступле- нии срока исполнения документа. Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С их помощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, создание новых и уничтожение устарев- ших данных. 11.3. Место делопроизводства в структуре управленческого труда. Организационно-штатное построение ДОУ Труд в сфере управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических либо творческих операций — прогнозиро- вания, планирования, оценки ситуации и принятия решений и боль- шого количества технических операций, действий, совершаемых над документом как носителем информации (составление, регистрация, контроль и т.д.). Процесс делопроизводства представляет собой часть техноло- гии управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. Доку- ментирование управленческой деятельности заключается в фиксиро- вании на бумаге или других носителях управленческих решений по установленным правилам, т.е. в создании управленческих докумен- тов. 199 Процесс труда с документами состоит из ряда операций, кото- рые условно можно разделить на технические (делопроизводствен- ные), логические и творческие. К техническим (делопроизводственным) операциям относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, реги- страция, печатание документа, перемещение документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов. Логические операции включают чтение и ознакомление с до- кументом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, проведение необходимых подсчетов, согласование, визиро- вание, контроль и др. Творческие операции, отражающие специфику труда руково- дителя, состоят из определения состава исполнителей документа, по- иска альтернативных решений, выбора оптимального решения, доку- ментирования принятого решения и пр. Перечень основных нормативных актов, регламентирующих делопроизводство, представлен в разделе «Источники, литература». Задача ДОУ — максимально эффективно организовать работу с документами в учреждении, организации, на предприятии, фирме. ДОУ — это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду с такими управленческими функциями, как обеспечение персо- налом, материально-техническое обеспечение, обеспечение финанса- ми и др. Делопроизводство присутствует в каждой организации, неза- висимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера дея- тельности. С течением времени значение делопроизводства в дея- тельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует до- казательства положение, что без налаженной системы делопроизвод- ства организация не может работать успешно. Любая организация, не придававшая до поры до времени зна- чения работе с документами, непременно приходит к необходимости организовать работу с документами, т. е. создать систему делопроиз- водства. Любой работник организации, независимо от того, к какой ка- тегории он относится — к руководителям, специалистам, техниче- ским исполнителям, — связан с документами. 200 Различие заключается лишь в характере работы с документа- ми: — руководители и специалисты осуществляют преимуще- ственно творческую работу (изучают документы, анализируют, соби- рают необходимую информацию, готовят проекты документов, при- нимают решения по подготовленным документам и др.); — технические исполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов (получают и отправляют документы, сорти- руют, регистрируют, передают в структурные подразделения, печа- тают (набирают) документы, ведут контроль за сроками исполнения документов, формируют дела и т. п.). Из определения ДОУ видно, что в делопроизводстве выделя- ется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с ними. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, вторая — работу с уже созданными документами. Организационно-штатное построение ДОУ. В целях орга- низации работы с документами, как правило, создается самостоятель- ное структурное подразделение — канцелярия (отдел делопроизвод- ства, общий отдел. Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей. В крупных организациях при большом штате работников де- лопроизводственное подразделение, как правило, называется «управ- ление делами». В небольшой организации при маленькой штатной численно- сти работников функции делопроизводственной службы может вы- полнять один работник — секретарь. Служба ДОУ в организации решает несколько очень важных задач: — установление единого порядка работы с документами; — создание условий, обеспечивающих эффективное исполь- зование современных компьютерных технологий при работе с доку- ментами; 201 — обеспечение сохранности документов, создаваемых в дея- тельности организации. Из задач службы ДОУ вытекают ее функции. К наиболее важ- ным относятся: — организация по поручению руководства подготовки проек- тов документов, обеспечение их оформления и выпуска; — прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых документов; — ведение контроля за исполнением документов, системати- ческое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины; — организация изготовления документов, копирования и опе- ративного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов; — разработка сводной номенклатуры дел организации, обес- печение подготовки номенклатур дел структурных подразделений; — организация работы архива учреждения и использования архивных документов; — разработка совместно с подразделениями организации ме- роприятий по совершенствованию форм и методов работы с докумен- тами и др. Кроме того, служба ДОУ осуществляет организационное и методическое руководство работниками (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразделениях. Функции службы ДОУ предопределяют ее структуру. В состав службы ДОУ обычно включаются: — группа учета и регистрации документов; — группа контроля исполнения документов; — группа (бюро) по рассмотрению обращений граждан; — секретариат; — экспедиция; — машинописное бюро (группа изготовления документов); — копировально-множительное бюро; — архив. В крупных организациях в состав службы ДОУ может вхо- дить также группа по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств. 202 Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, боль- шую штатную численность, организацией работы с документами, как правило, занимается управление делами. В состав управления делами могут входить: — секретариат (приемная или секретариат руководителя, сек- ретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегиального органа — протокольное бюро); — отдел (сектор) контроля исполнения документов; — канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро (группа) учета и регистрации документов, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.); — отдел (группа) обращений граждан; — отдел совершенствования работы с документами и внедре- ния технических средств; — центральный архив. Независимо от конкретного наименования правовой основой деятельности службы ДОУ является положение о ней и положения о ее структурных частях (группах, бюро, отделах), а также должност- ные инструкции работников. Эти документы закрепляют разграниче- ние функций, обязанностей, прав и ответственности между отдель- ными подразделениями, должностными лицами и работниками. Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они имеются, разрабатываются ее руково- дителем с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу подразделения и организации в целом, и утвержда- ются руководителем организации. Работа с документами в организации ведется по определен- ным правилам, установленным инструкцией по ДОУ (делопроизвод- ству). Инструкция — нормативный документ, обязательный для всех работников организации, в ней устанавливаются единые правила со- ставления и оформления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования текущего архива организации. Инструкция по ДОУ устанавливает технологию работы с до- кументами в организации, охватывая весь жизненный цикл докумен- та: от его создания или поступления документа до завершения испол- нения и отправки адресату или передачи на хранение в архив. Ин- 203 струкция разрабатывается, как правилo, службой ДОУ, утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкции по ДОУ в организации разрабатываются на осно- ве современного законодательства в сфере информации и документа- ции, положений государственных стандартов России на документы, нормативных правовых актов Росархива по делопроизводству и ар- хивному делу. Инструкция по ДОУ должна последовательно отражать все стадии работы с документами в организации. Основой построения службы делопроизводства является при- нятая в учреждении форма его организации. В учреждениях применяют централизованную, децентрализо- ванную и смешанные формы организации делопроизводства (иногда говорят о соответствующих системах организации делопроизвод- ства). При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (центра- лизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии (де- лопроизводства) или у секретаря. Не следует смешивать децентрализованную форму организа- ции делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, характери- зующейся наличием специализированных подразделений — экспеди- ции, машбюро, контрольной группы и т. д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децен- трализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). В большинстве учреждений используют смешанную форму организации делопроизводства. Наиболее рациональной формой организации отдельных де- лопроизводственных процессов и операций является централизация. Централизация позволяет снизить стоимость делопроизводственных операций, улучшить организацию труда делопроизводственного пер- сонала и, в частности, внедрить его нормирование, обеспечить специ- 204 ализацию и взаимозаменяемость работников, использовать прогрес- сивные и производительные технические средства, обеспечить един- ство организационного и методического руководства. В современных условиях полностью централизовать делопро- изводственное обслуживание можно только в сравнительно неболь- ших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к це- лесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль ис- полнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством. Делопроизводственным обслуживанием аппарата управления занимается канцелярия (сектор делопроизводства). Ее структура за- висит от категории учреждения (в соответствии с годовым объемом документооборота) и типовой структуры. В небольших учреждениях, не имеющих канцелярий, дело- производственное обслуживание осуществляет секретарь. Основой для разработки организационной структуры канце- лярии в конкретном учреждении являются функции канцелярии и объем работ по каждой функции. Основные функции канцелярии следующие: прием, регистра- ция (учет), распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов, стенографирование и печатание документов, контроль за сроками их исполнения, формиро- вание дел и сдача их в архив, хранение и обеспечение использования документов в делопроизводстве и архиве учреждения канцелярии от- ражается в положении о канцелярии и инструкции по делопроизвод- ству. Объем работ по каждой функции определяется на основе объема документооборота и норм времени на делопроизводственные работы. Квалификация служащего представляет собой совокупность общего и специального образования, а также профессионального опыта, необходимого для выполнения в данных организационно- технических условиях работ определенной сложности. Формы, программы, сроки обучения делопроизводственного персонала определяет в каждом отдельном случае учреждение орга- низатор занятий, исходя из конкретных задач делопроизводства в данном учреждении, контингента обучающихся, технических и дру- гих возможностей. 205 Одной из наиболее распространенных форм повышения квали- фикации делопроизводственных работников являются 24-дневные се- минары, организуемые крупными предприятиями, архивными учрежде- ниями и территориальными органами научно-технической пропаганды. Краткосрочную переподготовку делопроизводственного пер- сонала проводят каждые 3-5 лет. 11.4. Культура труда делопроизводственного персонала Основными элементами культуры труда делопроизводствен- ного персонала являются: — культура содержания рабочего места; — культура приема посетителей; — личная культура делопроизводственного работника; — культура работы с письмами трудящихся; — культура управленческих документов. Культуру содержания рабочего места определяют размещение всех используемых средств и документов в установленном и посто- янно соблюдаемом порядке; размещение на рабочей поверхности стола только тех документов, которые в данный момент используют- ся в работе; поддержание чистоты рабочего места и окружающего его пространства; освобождение рабочего места от громоздких предметов личного пользования; поддержание мебели и технических средств в рабочем состоянии, организация интерьера, отвечающего требовани- ям эстетики, эргономики и психологии труда служащего. Личную культуру работника делопроизводства определяют высокие моральные качества, профессиональная подготовка и чув- ство ответственности за порученное дело. Делопроизводственный работник должен быть внимателен к служебным поручениям руководителя и его личным просьбам, быть скромным, не допускать проявлений невыдержанности, грубости, со- блюдать такт в обращении с коллегами и посетителями, хранить слу- жебную тайну и не распространять информацию, которая стала ему известна в силу первоочередного знакомства с документами или ор- ганизации им телефонных переговоров руководителя, обладать куль- турой речи и постоянно ее совершенствовать, поддерживать в поряд- ке спецодежду и костюм. 206 Культура составления управленческих документов предпола- гает, прежде всего, строгое соблюдение требований стандартов на организационно-распорядительную документацию и положений ГСДОУ. Документ должен быть легко читаем, поэтому не следует использовать пятый или шестой экземпляры машинописного текста, папиросную бумагу; умелое расположение заголовка повышает вос- приятие информации, содержащейся в документе, повышает его вы- разительность. Огромное влияние оказывает на культуру документа язык. Рабочие места делопроизводственного персонала оборудуют письменными столами (обычными или специальными); вспомога- тельными столами, тумбами, приставками для хранения документов и справочных материалов, обычными и специальными (для докумен- тов) шкафами, устанавливают пишущие машины, персональные ком- пьютеры, телефоны, диктофоны, карточки, кресла и стулья. Наиболее удобна мебель, изготовленная из стандартных элементов, которые можно компоновать в зависимости от конкретных условий. Не рекомендуется покрывать столы сукном или стеклом, обо- рудовать в них средние ящики, хранить в ящиках документы и кар- точки в горизонтальном положении. Контрольные вопросы: 1. Понятие «документационное обеспечение управления». 2. Задачи и функции службы ДОУ. 3. Возможный состав службы ДОУ. 4. Основные функции канцелярии. 5. Основные элементы культуры труда делопроизводственно- го персонала. 6. Особенности современного делопроизводства. 7. На какие характеристики требуется обратить внимание при выборе обеспечения автоматизированных систем делопроизводства? 8. Что такое делопроизводство и каковы важнейшие его со- ставляющие? 9. Назовите цели, задачи и основные принципы современного делопроизводства. 207 10. Определите место делопроизводства в структуре управ- ленческого труда. 11. Назовите основные принципы организации современного делопроизводства. 12. Охарактеризуйте нормативно-правовую базу современно- го делопроизводства. 13. Каковы основные задачи документоведения? 14. Перечислите основные нормативно-методические доку- менты, которыми следует руководствоваться в области делопроиз- водства в Российской Федерации. |