Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Глава 7. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Понятие о классификации документов Понятие «классификация» используется чаще всего одновре- менно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимает- ся как группировка и как полученная в ее результате схема. Для раз- граничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина: 1. классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отно- шений между ними и составления классификационной схемы; 2. классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установ- ления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами докумен- тов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классифика- ция отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Классифицировать документы — значит проводить много- ступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) — это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокуп- ность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классифика- ции. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак доку- мента, отвечающий цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, 120 по отношению к нему — видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс «кинофотофонодокументы» является видом по отношению к классу «документы» и родом по отношению к классу «кинодокументы», «фотодокументы» и «фонодокументы». Род (класс) — это первый уровень деления, который раскрывается с по- мощью видовых делений документа. Вид — второй уровень деления. При этом родовое понятие «документ» делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом доку- мента по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документиро- вания, материальному носителю и т.д.). Подвид — третий уровень деления. За ним следует разновид- ность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации. Иерархия — расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ, непериодическое издание, книга. Дихотомия — последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, перио- дический и непериодический документ и т.д. 7.2. Классификация по информационной составляющей документа Основные признаки классификации по информационной со- ставляющей документа: — содержание документа; — степень обобщения информации; — тип знаков, использованных для записи информации; — предназначенность для восприятия информации челове- ком; — канал восприятия знаков, использованных для записи со- держания; 121 — степень распространенности информации; — способ записи информации и т.д. Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по от- раслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация доку- ментов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспек- ты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для по- строения классификации документов. Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуника- ционной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической класси- фикации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классифи- кации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобре- тений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов. Классификация документов по уровню обобщения информа- ции. По уровню обобщения информации документы делят на первич- ные и вторичные. Первичный документ содержит информацию, которая являет- ся изложением (описанием) результатов изучения, исследования, раз- работок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельно- сти (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, лите- ратурно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией. Вторичный документ является результатом аналитико- синтетической переработки одного или нескольких первичных доку- 122 ментов. Вторичный документ (иначе — информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их инфор- мационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение — обеспечение общества вторичной информацией. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью такого доку- мента является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые доку- менты. В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) есте- ственного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде — слова (речь) закреплены на материальном носи- теле условными знаками письма. Благодаря словесному способу ко- дирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие «текстовой документ» может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе го- воря, ко всем текстовым документам. Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письмен- ный документ — это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Это значит, что синонимами термина «текстовой документ» могут выступать «письменный» или «литературный документ». К письмен- ным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафикси- рована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители — это их видовое отличие. Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный до- кументы. Их часто называют невербальными (неречевыми). Иконический документ — тот, в котором знак подобен отра- жаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.). Разновид- ностью этого класса документов является изографический документ, 123 в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии. Идеографический документ — тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явле- ний (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся кар- тографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов — поверхности Земли или других небесных тел, — выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ — это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систе- му — нотную запись. Звучащий документ фиксирует и передает информацию зву- ками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись). Матричный документ исполнен средствами «матричного язы- ка», т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых про- изводится кодирование информации в форме, доступной для «про- чтения» машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски). Зву- чащие и матричные документы относятся к классу технически- кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроиз- водящей, проекционной аппаратуры или компьютера. Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложени- ем в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.). Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое до- кументом (его материальной основой) в пространстве. По этому при- знаку различают одно-, двух— и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) «в строчку» или в линейной последовательно- сти. Однако абсолютное большинство документов — двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись ин- формации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, 124 штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать (календарики с мигающим изображением). Классификация документов по предназначенности для вос- приятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на че- ловекочитаемые — они могут быть «прочитаны» непосредственно человеком, без специальных технических средств — и машиночитае- мые, предназначенные для автоматического воспроизведения инфор- мации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телеви- зора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внеш- нему виду человек ничего не может сказать о характере записи в та- ких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом. Классификация документов по каналу восприятия информа- ции. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы. Визуальный — это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чер- тежи, фотографии и т.д. на любом носителе, включая экран диапроек- тора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа вос- принимается через прикосновение, т.е. осязание (книга для слепых). Аудиальный — это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный ком- пакт-диск). Аудиовизуальный документ — тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кино- фильм, видеодиск, компьютерная технология «мультимедиа» и т.д.). Классификация документов по степени их распространенно- сти выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы. 125 Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирова- ния), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопуб- ликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражи- руется и существует в ограниченном числе машинописных экземпля- ров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.). К непубликуемо- му относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно- хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация). Классификация документов по способу документирования. По способу документирования (или закрепления информации на но- сителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы. Рукописный — это письменный документ, при создании кото- рого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произведение изобразительного искус- ства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также докумен- ты, оформленные средствами машинописи или ЭВМ. Печатный — это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полигра- фии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). Такие документы выпускаются издательствами или типогра- фиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверх- ность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или вы- давливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоя- щее время печатный документ — самый распространенный класс до- кументов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.д. Такие документы часто называют произведениями печа- ти или изданиями. Механический — это документ, запись информации на кото- ром осуществляется механическим способом: путем вырезания рез- цом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, 126 фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфора- ций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п. Магнитный — это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.). Фотографический — это изобразительный документ, создан- ный фотографическим способом, основанным на изменении оптиче- ской плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобу- мага) под воздействием светового или электронного луча, интенсив- ность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, мик- рофиши, микрофильмы). Оптический — это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оп- тического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оп- тической записью). Лазерный — это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма). Формируется еще один самостоятельный класс документов — электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным спо- собом документирования здесь выступает не письменность, а экран- ность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществ- ляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки. 7.3. Классификация по материальной составляющей документа Вторая атрибутивная составляющая документа его веще- ственная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу отно- сительно самостоятельных оснований деления документов на виды и 127 подвиды по материалу носителя информации, по материальной кон- струкции и др. Классификация документов по материалу носителя инфор- мации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных до- кументов на искусственном носителе являются бумажные и полимер- ные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы. Бумажный документ выполнен на бумаге или на других мате- риалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бу- мажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, нормативные документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.д. Пленочный документ со- здан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма). Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе. До изобретения искусственных носителей информации ее за- писывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и т.д. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко. Классификация по материальной конструкции или форме но- сителя информации. Каждый документ имеет определенную внеш- нюю форму своего материального носителя. Именно по форме (кон- струкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты, имея при этом в виду, что документ изго- товлен в форме книги, диска, магнитной ленты и т.д. По материаль- ной конструкции носителя информации выделяют: документ листо- вой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, комбинирован- ный. Листовой — это документ в виде одного или нескольких ли- стов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в 128 форме блока — кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов — страниц (книжный блок, альбом, журнал). Карточный — это документ, состоящий из совокупности кар- точек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календари, открытка). Ленточный — это документ, представляющий собой непре- рывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, прин- терная лента. К ленточным документам относят также свиток папи- руса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.д. Дисковый документ — носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пла- стинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом разме- щения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки). Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассе- ты, набора слайдов и грампластинки и т.д.). 7.4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде Общим признаком классификации, не относящимся ни к со- держанию, ни к форме документа, является признак деления сово- купности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регу- лярность выхода в свет, место и время появления документа во внеш- ней среде и другие. Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы. Периодиче- ские документы — это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотип- но оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продол- жающееся издание). Непериодические документы — документы, вы- ходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, кар- ты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и 129 т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегод- ник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д. Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат. Подлинник официального документа — это первый (или еди- ничный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Си- нонимом подлинника является оригинал. Копия документа — доку- мент, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат — это копия официально- го документа, имеющая юридическую силу подлинника. Классификация документов по месту происхождения разли- чает местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ — вышедший и рас- пространяемый в пределах одного или нескольких субъектов федера- ции; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за ру- бежом). Контрольные вопросы: 1. Назовите термины для разграничения процесса классифи- кации и его результата. 2. Какие положения необходимо учитывать при классифика- ции документов? 3. Что значит классифицировать документы? 4. Что понимается под наименованием: — род? — вид? — подвид? — иерархия? — дихотомия? 5. Основные признаки классификации по информационной составляющей. 6. Классификация документов по содержанию. 7. Что понимается под первичным документом? 130 8. Что понимается под вторичным документом? 9. Что понимается под текстовым документом? 10. Что понимается под нетекстовым документом? 11. Что понимается под наименованием: — иконический документ? — идеографический документ? — картографический документ? — нотный документ? — звучащий документ? — матричный документ? 12. Что понимается под мерностью записи документа? 13. Человекочитаемые и машиночитаемые документы. 14. Содержание визуального, тактильного и аудиального до- кументов. 15. Содержание аудиовизуального документа. 16. Что понимается под опубликованным и неопубликован- ным документами? 17. Классификация документов по способу документирова- ния. 18. Классификация документов по материальной составляю- щей документа. Тесты для самоконтроля: 1. Документ и документно-коммуникационная деятельность — это : • предмет документоведения • объект документоведения; • документоведение. 2. Какое название имела документационная наука, возникшая в конце XIX в.? • книго- архиво- музееведение; • библиотеко- библиографо- архивоведение; • документалистика. 3. Теоретические, исторические и организационно- методические проблемы науки о документе и документно- коммуникационной деятельности изучает ... 131 • общее документоведение; • специальное документоведение; • частное документоведение. 4. Достижения какой науки, связанной с документоведением, обеспечивает придание юридической силы документам? • теории управления; • правоведения; • менеджмента. 5. К группе источников, представляющих собой законода- тельно закрепленные правила и нормы работы с документами отно- сятся ... • письмовник; • формулярник; • Генеральный регламент. 6. Понятие стандартизации как деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного ис- пользования, направленной на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения, закрепляется в ...: • Федеральном законе «О стандартизации»; • Федеральном законе «Техническом регулировании»; • Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации». 7. Понятие документа как материального объекта, содержаще- го информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и так называемые трехмерные произведения искусства — архитектуру и скульптуру) — это…: • узкое понятие документа; • широкое понятие документа; • самое широкое понятие документа. 8. Упорядоченная совокупность данных или документов, не- обходимых для решения задач определенной области деятельности — это ...: • информационные системы; • информационные ресурсы; • информационные массивы. 132 9. ... — материальный объект, специально созданный челове- ком, посредством которого можно хранить и передавать информа- цию. • Материальный носитель; • Материальная основа документа; • Материальная составляющая документа. 10. ... отражает качественное, т.е. внутренне присущее доку- менту отличие. • Свойство документа; • Признак документа; • Структура документа. 11. Каким свойством можно охарактеризовать наличие у до- кумента неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может? • вещественность; • атрибутивность; • структурность. 12. Что относится к признакам документа? • функциональность информации; • тождественность самому себе; •з авершенность сообщения. 13. Какая функция относится к общим функциям документа? • общекультурная; • информационная; • правовая. 14. Какая функция относится к специальным функциям доку- мента? • упорядочивающая; • управленческая; • информационная. 15. ... — действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе. • Метод документирования; • Способ документирования; • Средство документирования. 16. Какое правило используется в системе кодирования ин- формации? 133 • чем длиннее код, тем короче слово; • чем короче звуки, тем короче язык; • чем короче код, тем длиннее текст. 17. Язык эсперанто относится ...: • к естественному языку; • к искусственному языку; • к национальному языку. 18. Морфема является ... • языковым знаком; • неязыковым знаком; • знаком искусственного языка. 19. Пояс, сплетенный из нитей, унизанных раковинами — … • кипу; • вампумы; • биржа. 20. Знаковая система фиксации речи, позволяющая с помо- щью начертательных элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени: • письменность; • письмо; • система письма. 21. Запись, осуществляемая путем нагревания носителя запи- си: • электрофотографическая; • магнитная; • механическая. 22. ... — это процесс упорядочения или распределения доку- ментов по классам с целью отражения отношений между ними и со- ставления классификационной схемы. • Структурирование; • Классифицирование; • Документирование. 23. Как должно происходить деление документов? • на роды, подвиды, подроды, разновидности; • на роды, виды, подвиды, разновидности; • на виды, подвиды, разновидности, роды. 134 24. Согласно классификации документов по характеру средств фиксирования информации различают ... • текстовые и нетекстовые документы; • документы на естественной и искусственной материальной основе; • периодические и непериодические документы. 25. Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения: • неопубликованный; • непубликуемый; • непериодический. 26. Документ, воспроизводящий информацию другого доку- мента и все его внешние признаки: • вторичный; • визуальный; • копия. |