Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Глава 8. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ 8.1. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации Многие из рассмотренных в предыдущих главах классифика- ционных схем документированной информации широко используют- ся в практике работы с документами. В частности, семантические классификации применяются в библиотечно-библиографической дея- тельности, функциональные классификации — в управленческой сфере, классификации материальных носителей учитываются в ар- хивном деле. При этом в основе как научной, так и практической до- кументной деятельности используется системный подход, непосред- ственно связанный с классификацией документов. Каждый документ, представляющий собой сложную инфор- мационную систему, независимо от характера содержащейся в нем информации — массовой, специальной или личной — является эле- ментом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находя- щихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой 135 сложную многоуровневую документную систему. Эта система состо- ит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относи- тельно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной инфор- мации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. Количество таких систем весьма велико и многообразно, не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности. Поэтому рассмотрим их на примере специальной документа- ции — обширной по объему, разнообразной по своему составу и иг- рающей важнейшую роль в развитии общества в целом, функциони- ровании всех его сфер, структур, социальных институтов. В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизовано. Согласно ГОСТ Р 51141-98 системой документации называется «совокупность доку- ментов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М ., 1998). В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпора- тивные (атрибутивные). Наиболее долговечными и универсальными являются функ- циональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как пра- вило, неизменными в течение длительного времени. К функциональным системам относятся такие комплексы до- кументов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности: — система ОРД; — система плановой документации; — первичная учетная документация; — отчетно-статистическая; 136 — документация по труду; — система бухгалтерской документации; — система финансовой и расчетно-денежной документации; — система статистической и ведомственной отчетности. В число функциональных систем входят также комплексы до- кументации, в которых находит отражение специфическая деятель- ность целого ряда организаций и учреждений. По оценке специалистов, в управленческом процессе сложи- лось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функци- ональных систем документации. Это системы проектно- конструкторской документации; документации оперативного управ- ления; медицинской; учебной и другой документации. Корпоративная система документации представляет собой со- вокупность документов, предназначенных для реализации управлен- ческих функций в определенной сфере государственной деятельно- сти, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ве- домства либо предпринимательской структуры). К ней же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятель- ности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных. В корпоративной системе документации может быть объеди- нен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного выс- шего учебного заведения включает в качестве подсистем организаци- онно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Определенный набор функциональных подсистем документа- ции и видов документов в совокупности называется документальным фондом. Каждая из функциональных либо корпоративных систем до- кументации может рассматриваться как подсистема общенациональ- ной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документацию подве- домственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам. Таким образом, для систем документации характерны не толь- ко взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное про- 137 никновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимо- связаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами. Одной из первых систем документации, выделившихся из об- щего документного массива еще в древних Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйствен- ные, гражданские, семейные отношения, т.е. документы администра- тивного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материаль- ном носителе информации юридическую силу. Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, услож- нением аппарата управления. Существовавшая на первых порах еди- ная система документации постепенно, по мере углубления специали- зации и дифференциации управления, утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и от- раслевой направленности превращались в самостоятельные те систе- мы документации, которые обслуживали отдельные функции или от- расли государства. В числе первых выделилась система общего делопроизвод- ства. Она стала складываться уже в ХVI в. одновременно с процессом становления центральных органов управления — приказов и местных учреждений Российского государства. В дальнейшем стали выделять- ся системы документации, предназначенные для реализации отдель- ных функций управления. В дореволюционной России сложилась система дипломатиче- ской документации. Ее подсистемами были: документирование дого- ворных отношений с иностранными государствами (договоры, кон- венции, протоколы и т.п.); дипломатическая переписка; документи- рование положения и деятельности дипломатических агентов за гра- ницей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки, обзоры прес- сы и др.). Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные спис- ки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, 138 ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструк- ции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др. В XVI-XVII вв. возникла система бухгалтерского учета, пред- ставленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйствен- ных операций, расписками и др., а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно- расходные книги и т.д. Тогда же появилась система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уез- дов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В ХVIII в. к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины XIX в., — материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской стати- стики. В дореволюционной России сложились системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, предприятий. Во второй половине XIX в. начала складываться система коммерческой документации — контракты, соглашения, акции, облигации и т.п. После 1917 г. в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы наполнились фактически новым содержанием (система ОРД). Неко- торые системы документации исчезли (к примеру, коммерческая си- стема). Вместе с тем появились совершенно новые — система плано- вой документации; система документации по материально- техническому снабжению; документация по ценообразованию. Осо- бую значимость получила достигшая огромных размеров система до- кументации правящей коммунистической партии. Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функ- циональных систем документации, являющихся необходимым усло- вием жизнедеятельности социума, основой информационного обес- печения управления. Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его тех- ническая оснащенность. На современном этапе развитие систем до- кументации идет в двух направлениях. 139 Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение и развитие новых самостоятельных систем документации. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества. Так, в последние два десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.). Иначе говоря, чем более развито общество, тем больше может быть выделено классификационных группировок по функциональному признаку. Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информа- ционных технологий идет процесс интеграции различных видов до- кументации, относящихся к разным системам, их приспособление для комплексной обработки. 8.2. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации Система ОРД (организационно-распорядительная документа- ция) это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, пред- приятий, организаций, отдельных должностных лиц. Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рас- сматриваются в качестве самостоятельных систем документации: — подсистема организационной (организационно-правовой) документации; — подсистема распорядительной документации. Подсистема организационно-правовой документации пред- ставляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учрежде- ния, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д. К организационно-правовым относятся такие виды докумен- тов, как: — устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности); 140 — положение об организации; — штатное расписание; — должностные инструкции, а также некоторые другие. В подсистему распорядительной документации входят докумен- ты, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприя- тий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др. Система плановой документации — фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а так- же график, смета расходов и некоторые другие. Система информационно-справочной и информационно- аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организацион- но-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснитель- ная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список. Система отчетной документации состоит из документов, со- держащих сведения о результатах деятельности учреждения, органи- зации, предприятия за определенный период времени. Основной вид документов этой системы — отчет. Достаточно широко используется также отчетный доклад. Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно-справочными документами в ее состав входят также учетные документы (личная карточка, личный листок по учету кадров и др.). Основную массу документов этой системы составляют персо- нальные документы, к числу которых относятся: — документы, выданные гражданам соответствующими госу- дарственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный 141 билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.; — документы, выдаваемые предприятием, учреждением, ор- ганизацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтвер- ждением места работы, должности, заработной платы), удостовере- ние, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.; — документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью уста- новления, изменения или прекращения трудовых или иных правоот- ношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.; — служебные документы, характеризующие деловые, про- фессиональные, личностные качества работника, но не предназначен- ные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкети- рования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п. Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятель- ные специфические комплексы документов, выступающие по отно- шению к ней как подсистемы кадровой документации: — документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенче- ский билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.); — документация по присуждению ученых степеней и ученых званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.); — документация по прохождению воинской службы; — документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т.д. Система научно-исследовательской документации возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно- технических разработок. К основным видам документов этой системы относятся: — отчеты о результатах НИР, ОКР, опытно-теxнологических и экспериментально-проектных работ; 142 — отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и техни- ческих командировках специалистов; — программы научно-исследовательских работ; — технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, за- писки и др.; — заключения, отзывы, рецензии, аннотации; — монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы на них; — депонированные рукописи; — первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы за- писей экспериментов и т.п.). Система проектно-конструкторской документации. Во всех группах технической документации значительный удельный вес за- нимают чертежи, имеющие, в свою очередь, множество разновидно- стей, обусловленных: — характером изображаемого предмета (чертежи предметов промышленного производства, объектов капитального строитель- ства); — степенью подробности изображения (генеральные планы, габаритные чертежи, собственно чертежи); — полнотой изображения (чертежи общего вида, чертежи сборочных единиц, чертежи деталей) и др. В конструкторской доку- ментации, к примеру, чертеж детали, наряду со спецификациями (со- держат сведения о составе сборочной единицы, комплекса или ком- плекта), является основным видом документов. Кроме того, суще- ствуют теоретические, монтажные, электромонтажные, упаковочные чертежи. К важнейшим видам технических документов относятся также: — схемы — документы, в которых основные части изделий и связи между ними показаны в виде условных изображений или обо- значений; — ТУ (содержат требования к изделию, его изготовлению, контролю и т.п.); — пояснительные записки (содержат описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, обоснование приня- 143 тых при его разработке технических и технико-экономических реше- ний); — расчеты (содержат расчеты параметров и величин для обоснования конструктивных решений); — инструкции и др. К числу технических документов относятся рисунки, позво- ляющие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, ко- гда изделие оценивается не только с технической, но и с художе- ственной стороны (рисунки обоев, ткануй, упаковочных коробок, а также архитектуры домов и т.д.). Технические описания — содержат информацию об особен- ностях изделия, его основных характеристиках, назначении, устрой- стве, работе отдельных частей. К текстовым техническим документам относятся также пояснительные записки. В них приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, дается обоснование тех- нических и технико-экономических решений. К техническим описа- ниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчеты, инструкции, схемы, графики и т.д. Система технологической документации включает докумен- ты, являющиеся результатом документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о спо- собах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремон- та, организации производственного процесса. Основным технологи- ческим документом является технологическая карта, содержащая по- дробную информацию обо всех производственных операциях, необ- ходимых для изготовления изделия. Существует несколько разновид- ностей технологических карт: — операционные (фиксируют одну производственную опера- цию); — общие или маршрутные (показывают последовательность всех операций по изготовлению изделия или детали); — цикловые (содержат информацию о группе операций, ко- торые выполняются одним работником или в одном цехе); — карты типовых технологических процессов (содержат све- дения о средствах технологического оснащения и материальных нор- мативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц). 144 Технологические карты содержат информацию о названии проводимых операций, о схеме установки и обработки изделия, об используемом оборудовании и инструментах, о режиме работы, вре- мени обработки, стоимости каждой операции. На предприятиях с непрерывным производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных и т.п.) важнейшим технологическим документом являются заводские регламенты, содержащие сведения об основных физико-химических процессах, их обеспечении для получения конечного продукта. В систему технологической документации входят также гра- фики работ цехов и бригад; технические условия на обработку дета- лей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение дру- гих производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов. К технологическим документам относится и эксплуатационная документация, регламен- тирующая порядок использования оборудования, содержащая прави- ла техники безопасности и т.п. В систему документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующую использованию технических средств, входят: — паспорта технических изделий, руководства по эксплуата- ции и пр.; — промышленные каталоги; — прейскуранты (прайс-листы); — рекламные чертежи, рисунки и т.д. Система документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности. В составе этой многочислен- ной группы документов выделяют: — картографическую документацию; — инженерно-геологическую документацию; — топографо-геодезическую документацию; — почвенную документацию; — гидрологическую документацию; — аэрокосмосъемочную документацию. К числу важнейших видов документов, входящих в эту систе- му, относятся карты, кадастры, аэрофотоснимки и др., имеющие, в свою очередь, многочисленные разновидности. В частности, карты 145 (карта-чертеж поверхности Земли, небесного тела или звездного неба) могут быть общегеографическими и специальными (физико-геогра- фическими, социально-экономическими, историческими и т.п.). Они различаются по охвату территории, по масштабам, краскам и т.д. Кадастры (содержат инвентаризацию природных ресурсов) представлены земельными, водными, ветровыми разновидностями. Патентная документация и стандарты — составляют особую подсистему научно-технической документации. Особенность этих документов заключается, прежде всего, в том, что они имеют право- вое значение. Патентная документация представляет собой совокупность сведений о результатах научно-технической деятельности. Это доку- менты, устанавливающие официальное признание наличия изобрете- ний, промышленных образцов и полезных моделей. Они играют важ- ную роль в процессе создания и освоения новой техники, являются одним из основных источников знаний о технической мысли, вопло- щенной в полезные модели и промышленные образцы, в современные технологии производства. По мере ускорения научно-технического прогресса значение патентной информации возрастает. Связано это с принципиальной особенностью патентной документации, заключающейся в том, что более 80% содержащейся в ней информации не публикуется в каких- либо других источниках. Кроме того, эта информация прошла экс- пертную проверку на новизну и содержит практические рекоменда- ции по ее реализации. Исторически далекими предшественниками патентной доку- ментации являлись охранные грамоты и привилегии. В России это были жалованные грамоты — привилегии, которые предоставлялись, главным образом, монастырям и реже — отдельным лицам. Основными видами патентной документации в нашей стране являются: — авторское свидетельство; — патент (от лат. patens — свидетельство, грамота). До начала 1990-х гг. в СССР выдавались только авторские свидетельства. В настоящее время в Российской Федерации выдаются патенты — документы, удостоверяющие официальное признание че- го-либо изобретением и право изобретателя на него. Их выдача осу- 146 ществляется государственным патентным ведомством (Федеральная служба по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам). Патент на изобретение в Российской Федерации действует в течение 20 лет. Он является объектом купли-продажи, т.е. товаром. Формой реализации имущественных прав, вытекающих из собствен- ности на патент, является лицензия. К патентной документации примыкают документы на товар- ные знаки. Важнейшим из них является свидетельство на товарный знак, удостоверяющее исключительное право владельца на соответ- ствующий товарный знак. Кроме рассмотренных, существует еще несколько десятков функциональных систем документации, состоящих из большого по объему и разнообразного по видовому составу количества докумен- тов, предназначенных удовлетворять соответствующие потребности общества. Эти процессы, по мнению некоторых документоведов, объек- тивно регулируются законом соответствия содержания, количества и видового состава документов потребностям общества. 8.3. Унифицированные системы документации В последней трети ХХ в. с началом широкомасштабного ис- пользования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, преж- де всего, в сфере управления. Вначале 1980-х гг. в СССР фактически впервые в отечествен- ной и зарубежной практике была создана система ДОУ с целью уста- новления единого порядка документирования управленческой дея- тельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973. В общей сложности в СССР было разработано 16 УСД. УСД (согласно стандартизованному определению) — это «си- стема документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в опреде- ленной сфере деятельности». (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М., 1998.). 147 Главной целью создания УСД является установление рацио- нального состава форм документов, а также совокупности взаимоувя- занных технико-экономических и социальных показателей. УСД способствует: — сокращению затрат ручного труда в информационных про- цессах (в результате от человека требуется минимум усилий для за- полнения или прочтения документов); — широкому использованию персональных компьютеров, по- скольку унифицированные формы документов удобны для электрон- ной обработки (это достигается обеспечением программной, техниче- ской и информационной совместимости документов, разработкой со- ответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.); — упорядочению информационных потоков; — сокращению количества документов; — дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры. Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в докумен- тах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы доку- ментов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории: — общероссийские; — отраслевые (ведомственные); — формы документов субъектов РФ; — формы документов объединений, предприятий, организа- ций. Контрольные вопросы: 148 1. Что лежит в основе классификационных схем, именуемых системами документации? 2. Что называется «системой документации»? 3. На какие типы делятся системы документации? 4. Какие документные системы относятся к функциональным системам? 5. Что собой представляет корпоративная система документа- ции? 6. Что называется документальным фондом? 7. Что регулирует система деловой документации? 8. С чем связано появление систем документации в России? 9. Какие системы документации сложились в дореволюцион- ной России? 10. Какие качественные изменения в составе и содержании систем документации произошли после 1917 г.? 11. По каким направлениям на современном этапе идет разви- тие систем документации? 12. Что включает в себя система ОРД? 13. Из каких подсистем состоит ОРД? 14. Какие виды документов относятся к организационно- правовой документации? 15. Какие виды документов входят в подсистему распоряди- тельной документации? 16. Какие виды документов входят: — в систему плановой документации? — систему информационно-справочной, информационно- аналитической? — систему отчетной документации? — кадровую информационно-документационную систему? — систему научно-исследовательской документации? — систему проектно-конструкторской документации? — систему технологической документации? — систему документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств? — систему документов, фиксирующих информацию о приро- де как объекте человеческой деятельности? 149 — патентную документацию и стандарты? 17. Что понимается под УСД? 18. Форма закрепления результатов унификации документов. 19. Что составляет ядро УСД? |