Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И АРХИВОВЕДЕНИЕ Глава 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ПРОФЕССИИ 1.1. От древнего Египта к Древней Руси Направление «Документоведение и архивоведение» имеет свою историю. Документ появился в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Чтобы управлять, надо было иметь информацию о том, кем и чем управляешь, учитывать облагаемое оброком население, урожай, имущество. Именно использование письменности в системе управления характеризует уровень культуры общества. И сразу же составление и оформление документа становится отдельным видом деятельности. Чтобы составить и оформить документ, прежде всего, надо было, как минимум, знать грамоту, уметь писать, а в ранние периоды истории обществ грамотность была доступна лишь очень незначительному проценту населения. Но для оформления официального документа недостаточно просто записать сказанное. Документ должен служить доказательством и, следовательно, должен быть специально оформ- лен по принятым в тот период правилам. Его оформление в соответ- ствии с установленными правилами придавало ему юридическую си- лу. Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца — составителя и перепис- чика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Написа- ние документа требовало большого труда. В курсе «Документоведе- ние» при изучении способов документирования отдельно рассматри- вается иероглифическое письмо Египта, где наглядно видно, сколько усилий и навыков требовалось для выведения каждого иероглифа. Чтобы стать писцом, надо было прилежно и долго учиться. Восхвале- ние профессии писца в Египте дошло до нас в нескольких папирусах. Вот как сравнивает свою профессию с другими египетский писец Хети времени XII династии (1991-1785 гг. до н.э.). «Я видел кузнеца 15 за его работой. Его пальцы покрыты морщинами, как крокодилова кожа, каменщик постоянно борется с твердым камнем, парикмахер бреет до самой ночи и, только когда садится есть, он может опереться на локти, чтобы отдохнуть, лодочник плавает, чтобы получить плату за свой труд, посол завещает свое имущество детям, когда уезжает в дальние страны, потому что опасается встречи с дикими животными или разбойниками, обувщик несчастен, все время стонет, когда дубит кожу, профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научится этому, станет уважаемым человеком (Хроника человечества / сост. Бодо Харенберг. М. : Большая энциклопедия, 1996. С. 41.). В другом древнеегипетском папирусе о профессии писца написано: «Будь писцом. Писец освобожден от всяких физических повинностей, защищен от работы всякой, избавлен от мотыги и кир- ки. Писец не таскает корзин, не гребет веслами, его не секут прутья- ми, и он не находится под властью многочисленных начальников» (Мосеев Р.Н. Египет: тайна Розетского камня // Секретарское дело, 2002. № 2.) До наших дней дошли древнеегипетские статуэтки и барелье- фы с изображением писцов древнего Египта. В каждой стране есть свои особенности формирования специ- альности. 1.2. Делопроизводство в Древней Руси От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные документы. Договора X в. (911 и 945 гг.) свидетельствуют о том, что уже в тот период существовали определенные правила со- ставления таких документов и их могли составить только лица, зна- комые с ними. При князьях всегда были грамотные служители, пи- савшие документы от их имени. Это были дети привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились обычно на должности печатника — хранителя кня- жеской печати, накладывание которой сопровождало оформление важнейших документов. (В курсе будет изучаться история развития печатей как реквизита документа, придающего ему юридическую си- лу.) Кроме того, документы часто составляли церковные дьяки и пса- 16 ломщики, как наиболее грамотный слой населения, так как школа находилась при церкви. В XIV в. лица, занимавшиеся составлением, оформлением и хранением документов, обычно назывались дьяками. В этот период складывались и укреплялись определенные традиции составления различных видов документов. Их тексты имели устойчивые словосочетания, особенно в начальной и конечной частях документа, которые нельзя было нарушать. Складываются устойчи- вые формуляры отдельных видов документов и формы их засвиде- тельствования — «приписи», «скрепы», печати. Все это дьяки долж- ны были хорошо знать. В данном курсе прослеживается лишь то, как складывалась профессия. 1.3. Приказное делопроизводство Делопроизводство как технология управления появляется с начала оформления управления в специальный государственный ап- парат, т.е. с появлением приказов. Фактически делопроизводство — это зеркало, отражающее систему управления. Какой порядок реше- ния вопросов принят в государственном аппарате, таков и порядок движения документов, их составления, согласования, оформления, подписания, доставки. В процессе оформления Российского центра- лизованного государства складывается система органов управления: Боярская Дума, приказы в центре, приказные избы на местах и соот- ветствующие документационные потоки: от вышестоящих к ниже- стоящим, от нижестоящих к вышестоящим, переписка между равны- ми. Вся деятельность этих органов системы управления требовала постоянного документирования и обмена информацией. Для ведения документации нужен был специальный штат «приказных людей» — дьяков и подьячих, основным занятием кото- рых становится ведение делопроизводства. Как пишет акад. С.О. Шмидт, «выдвижение таких дельцов — специалистов в области дело- производства — характерная черта истории утверждения централизо- ванного государства во всех странах. Это — одно из условий жизне- деятельности разраставшегося аппарата власти. В современной зару- бежной литературе, посвященной истории Европы XVI-XVII вв., ха- рактеризуя таких людей, используют определение функционер (la fonctionnaire). 17 Приказная бюрократия принадлежала к правящим слоям об- щества, признавалась неподатным сословием. Прослойка приказных людей делилась на группы. Иерархия приказных людей — это иерар- хия канцелярского знания и положения и предопределенных этим социального статуса и материального обеспечения (Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв. — М. : МГИАИ, 1985. С. 9-10). Дьяки делились на думных и приказных. Думные дьяки участвовали в заседаниях Боярской Думы, докладывали о делах приказов, записы- вали и формулировали царские указы и приговоры Думы, скрепляли своей подписью документы. Приказные дьяки готовили решения по делам, рассматриваемым в приказах, и контролировали работу подья- чих. Подьячие были младшими чинами в приказах и делились на три статьи: «старые» (старшие), «средние» и «молодшие» (младшие). Между ними шло распределение обязанностей по работе с докумен- тами. Дьяк осуществлял общее руководство деятельностью приказа и в том числе организацией делопроизводства, по его указанию «ста- рые» подьячие составляли документы, которые дьяк чернил, т.е. ис- правлял. Дьяк подписывал окончательно подготовленный беловик документа. Но основную работу вели «старые» подьячие, которые, как правило, заведовали столами и повытьями — структурными под- разделениями приказов и под руководством которых работали «сред- ние» и «молодшие» подьячие. «Средние» подьячие писали черновики документов по указаниям «старых» подьячих, наводили справки в делах своего приказа или в других приказах. «Молодшие» подьячие переписывали документ набело, т.е. готовили его к подписанию. Они же склеивали документы в столбец, так как для приказного делопро- изводства характерна столбцовая форма документов. Как пишет С.О. Шмидт, «личный состав приказов, числен- ность приказных людей (точнее даже, именно подьячих) колебалась от нескольких человек до нескольких десятков (в Посольском, где было много специализированных переводчиков и «толмачей», в Раз- бойном) до более сотни (как в Разрядном) и нескольких сотен (в Большой казне, Большом дворце, особенно в Поместном приказе, где часть подьячих находилась «в отсылках» — командировках по делам этого приказа или выполняя поручения других приказов)» (Шмидт 18 С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв. М. : МГИАИ, 1985. С. 11). Работа подьячего была достаточно уважаема и престижна. Н.Ф. Демидова в монографии «Служилая бюрократия в России с XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма» пишет, что в XVII в. характерным «ста- новится наследование детьми профессии и даже должности отца — подьячего» (Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия в России с XVII в. и ее роль в формировании абсолютизма. М. : Наука, 1987. С. 57). Таким образом, можно сделать вывод, что к концу XVII века работа с документами в аппарате управления сосредоточилась в ру- ках особой группы служилых людей — дьяков и подьячих. В этот пе- риод их численность по подсчетам Н.Ф. Демидовой составляла 4657 человек. 1.4. Коллежское делопроизводство Кардинальные изменения в развитие специальности внес XVIII в. и связаны они с изменением системы государственного управления. В начале XVIII в. проводятся реформы Петра I. Важнейшей из них была реформа государственного аппарата, в результате которой сложилась новая система государственных учреждений: Сенат, Си- нод, коллегии, местные учреждения. Преобразования начались в 1711 г. созданием Сената как высшего органа управления. Реформа госу- дарственного аппарата во многом проводилась под влиянием опыта управления за рубежом, с которым Петр I ознакомился во время свое- го пребывания за границей. Но надо было не только создать учрежде- ния нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, значительно более оперативно и с большими результата- ми, что и было главной задачей реформ. Поэтому именно в период реформ появляются первые организационные документы, в которых прописывается сам порядок работы государственных учреждений. К таким документам можно отнести указы Петра I о Сенате и создаваемых коллегиях. Ведение в них делопроизводства расписыва- лось в регламентах, создаваемых коллегией. Однако основным доку- ментом, на два столетия определившим порядок ведения делопроиз- водства в учреждениях дореволюционной России и штат работников, 19 занимавшихся делопроизводственным обслуживанием, стал Гене- ральный Регламент или Устав, по которому Государственные колле- гии «також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют» от 28 фев- раля 1720 г. Он был составлен с учетом почти десятилетнего опыта работы новых учреждений. Генеральный регламент стал как бы обобщающим докумен- том и являлся первым законодательным актом, в котором был пропи- сан не только весь порядок работы Коллегий, ведения в них делопро- изводства, но и обязанности каждого работника канцелярии. Это но- вый тип организационного документа, прообраз всех последующих регламентов, в том числе современного Регламента Государственной Думы, типовых регламентов федеральных органов исполнительной власти, административных регламентов. В Генеральном регламенте перечислены созданные к этому году коллегии, служба в которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно расписан весь порядок рабо- ты, должностной состав. Половина глав посвящена порядку работы Коллегий — начало работы Коллегий, время отпусков, прием посети- телей, награждения, наказания работников и т.д. Остальные главы касаются непосредственно работы с документами и должностных обязанностей служащих канцелярий. Возглавлял Коллегию Президент, которому согласно главе XVII «особливой секретарь позволяется иметь, который токмо от сво- его Президента и его указов зависит, а до Коллегии дела не имеет». Кроме личного секретаря Президента, учитывая, что вся работа кол- легий была связана с документами как фиксирующими ее непосред- ственную деятельность, так и получаемых извне, в коллегии образо- вывалось специальное структурное подразделение, занимающееся делопроизводством, — канцелярия, которой посвящены специальные главы Генерального регламента. В главе XXVIII был определен состав канцелярии: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцеляристы, копии- сты. 20 Важнейшим организационным моментом являлось четкое раз- граничение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Всем должностям посвящаются специальные главы. Должность нотариуса описана в главе XXX: «должность его чина в том состоит, чтобы он при собрании и Коллегии протокол держал Записывать разговоры о важных делах, також де записывать и то, ежели Коллегиум о каком деле большого изъяснения требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит. Записывал, когда Чле- ны в голосах не согласны, он же Нотариус должен сей протокол по- месячно сшивать, в Канцелярии набело переписывать, листы нумеро- вать и алфавитным реестром содержание дел и персон напреди сде- лать и переплетчику в переплет отдать; сверх того надлежжало Нота- риусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись пред Президентом на столе иметь, дабы оную в Коллегии ежедневно видеть, и о невершеных делах ведать мочно было, приключится и доносит коллегии по порядку при том припоминает, что к тому потребное, и попечение имеет, дабы дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из ко- торых ежели важные суть, сам сочиняет, а другие (между прочими канцелярскими служителями по должности каждого разделяет) при- чем ему крепко того смотреть надлежало, чтобы все отправления или отпуски по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были, дабы никакого просмотра при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради во «секретарь, который в коллегии докладывает, сбирает все указы, грамоты, пись- ма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в его коллегии всех отправах имя свое подписать должен. Кроме того, також его долж- ность есть по обстоянию времени и дел всегда в Коллегии быть го- раздо ранее, прежде заседания Членов, дабы доношения от челобит- чиков принимать, також докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в Канцелярии разделить к лучшему оных исправле- нию». Кроме того, работа секретаря описана и в главе V «О докладах в коллегии». В ней указывается, в какой последовательности секре- тарь докладывает дела на коллегии, «такожде он долженствует рос- пись о вершенных и оконченных делах иметь». В обязанности актуариуса, согласно главе XXXII, входило «письма прилежно собирать, оным реестр чинить, листы перемечи- 21 вать он актуариус надзирание и попечение о бумаге, перьях, черни- лах, сургуче, воске, о дровах, свечах и о прочем, что надлежит». О чине регистратора в главе XXXIII сказано «регистратор должен в том состоять, чтобы он письма собирал и по пакетам рас- кладывал, и потом велел набело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесечно и во весь год, которые из Коллегии от- пущены и в Коллегии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать». Не забыты в Генеральном регламенте и должности канцеля- ристов (глава XXXIV) и копиистов (глава XXXV). «Канцеляристам надлежит все то, что по реестру из отправляемых дел от Секретаря повелено будет изготовлять також и те дела, о которых они генераль- ные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, па- тенты и прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде Секрета- рю для поправления подавать. Копиистам надлежит все, что отправ- ляется в Канцелярии набело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы». Приведенные главы Генерального регламента показывают до- статочно четкое разграничение обязанностей канцелярских служа- щих, описание функций, выполняемых каждым из них, но на что надо обратить особое внимание, в Регламенте впервые было расписано, как они должны выполнять свою работу, т.е. методика работы. Например, для нотариуса указано не только, что он ведет протокол, но и как он его составляет: «того ради надлежит ему оный следую- щим образом сочинять: прежде надлежит вверху листа год и число написать, потом присутствующие Члены записать, и потом протокол держать». Для регистратора указано не только, что он регистрирует документы в журнале, но и в каких журналах какие документы и что о каждом записывает: «1. Журнал (повседневная записка), который имеет он сочинять из всех концептов всего года в Коллегии отправ- ленных дел, в котором ему по алфавиту, числу и месяцу вкратце вы- писывать содержание каждого дела и имя к тому принадлежащих особ, и место, кому и куда дело послано, по которому журналу (за- писке) можно найти, что в Регистратуре (в записных книгах) искать надобно. 2. Регистратура (записка) состоит в следующих четырех книгах: (А) в первой книге все от Коллегии к Его Величеству во весь год посланные письма, реляции, доклады, следующим образом через 22 копииста вписываются, а именно: перемечивает он в книге листы и ставит на одной стороне число и месяц, на другой стороне год, и означивает потом кратко дело, к кому, куда отправлено; после того вписывает он весь документ с числом и подписанием всех чинов, и потом из сей книги явно будет, какие отправления Коллегиум во весь год имел; и ежели что во оном приискать и посмотреть нужно, то мо- жет оное через журнал (повседневной записке) легко учинить». Также описан порядок ведения и других регистрационных книг. Учитывая необученность персонала, возможную нерадивость работников, Генеральный регламент предусматривает все, на первый взгляд даже мелкие детали работы с документами. Именно в небреж- ности, неполном выполнении операций с документами, которые яв- ляются единственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность злоупотреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправильный доклад по делу и т.д. Расписывая дело- производственные операции, Генеральный регламент, по сути, распи- сывает технологию управления, механизм работы учреждения, образ- но говоря «кухню управления». С Генерального регламента фактически начинает складывать- ся профессия будущего документоведа. Еще один документ XVIII в. важен для понимания профессии и места службы делопроизводства и ее работников в системе государ- ственных учреждений. 24 января 1722 г. был введен «Табель о рангах всех чинов во- инских, статских и придворных, которые в каком классе чины» — законодательный акт, по которому государственная служба была раз- делена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней — классов. «Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и их пригодность к занятию определенных должностей» (Шепелев Л.Е. Чиновный мир России : XVIII начало XX вв. СПб. : Искусство-СПБ, 1999. С. 131-132.). Чины от I до IX класса по службе могли получить потом- ственное дворянство, от X до XIV — личное дворянство. Нас интересует гражданская служба. Согласно «Табели о ран- гах», утвержденной Петром I: 23 обер-секретарь Сената получал чин VI класса; обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегий — чин VII класса; секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенат- ские протоколисты и переводчики — чин IX класса; секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты во- инской, адмиралтейской и иностранной коллегий получали чины X класса; секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях — чины XII класса обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате — чин VIII класса; •секретари в провинциях, переводчики и протоколисты кол- лежские, актуариус и регистраторы сенатские — чины XIII класса; •актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях — чины XIV класса. Таблица Простейший анализ Табели о рангах показывает, что работни- ки канцелярий занимали достаточно высокие чины, например, про- |