Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
Класс чина Название чина I Канцлер; Действительный тайный советник II Действительный тайный советник III Тайный советник IV Действительный статский советник V Статский советник VI Коллежский советник, военный советник VII Надворный советник VIII Коллежский асессор IX Титулярный советник X Коллежский секретарь XI Корабельный секретарь XII Губернский секретарь XIII Провинциальный секретарь XIV Коллежский регистратор 24 фессора при академии получали чин IX класса, такой же, как сенат- ские протоколисты, переводчики и секретари коллегий; бургомистры от магистратов в губерниях — чин X класса. Начиная с XVIII в. эволюция «Табели» шла в направлении ее упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате к началу XIX в. номенклатура гражданских чинов приобрела следующий вид: (см. табл.) Одним из главных организационных принципов государ- ственной службы было обязательное прохождение всей служебной лестницы снизу вверх целиком, начиная с выслуги низшего классного чина. В каждом классе чиновник должен был прослужить известный минимум лет, но за особые заслуги по службе этот срок мог быть со- кращен. Таким образом, служба начиналась с работы с документами и чины с XIV по X можно было получить, работая в канцеляриях. Среди проявлений чинопочитания важное значение приобре- ли формулы титулования — титул по классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII века титулов было пять. I и II классы — Ваше Высокопревосходительство, III и IV классы — Ваше Превосходительство, V класс — Ваше высокородие, VI-VIII классы — Ваше Высокоблагородие, IX-XIV классы — Ваше благородие (Шепелев Л.Е. Чиновный мир России... С. 142-143). Пользование титулом применялось во всех случаях обраще- ния устного и письменного к вышестоящему по службе или по обще- ственному положению. XVIII в. активизирует подъем экономики и развитие обще- ства. Для процветания надо было устанавливать и поддерживать свя- зи, ведя активную переписку, и в XVIII в. появляются должности личных секретарей. Ее началом можно считать создание Петром I ка- бинета и личной канцелярии царя и появление должности кабинет- секретаря. Хотя после смерти Петра I кабинет ликвидируется, но и во время царствования Елизаветы Петровны составлением документов занимался ее личный кабинет-секретарь барон И.А. Черкасов, прини- мавший и докладывавший все документы, поступающие на имя им- 25 ператрицы и составлявший документы по ее поручению. В словаре Владимира Даля статс-секретарь определен как «доверенный письмо- вод государя», так как обязанности секретаря, прежде всего, связаны с составлением и оформлением документов. Секретари выполняли массу поручений императора, связанных как с государственными, так и с мелкими личными делами. Екатерина II сразу же в день переворота, прежде всего, под- бирает секретарей, которые могли бы от ее имени составлять доку- менты, вести ее переписку, разбирать и докладывать прошения. Ее первым секретарем был Г.Н. Теплов, остававшийся на этом посту с 1762 по 1779 г. В личный секретариат Екатерины II входили А.В. Ол- туфьев и И.П. Елагин. Секретариат затем получил название Соб- ственная его Величества Канцелярия. В должности статс-секретаря начал свою карьеру известный государственный деятель екатеринин- ского периода А.А. Безбородко, который в 1780-е гг. стал старшим среди статс-секретарей императрицы и сосредоточил в своих руках все дела, ждущие ее утверждения. С 1776 г. императорские манифе- сты и именные указы составлялись исключительно в канцелярии А.А. Безбородко, а в фонде Сената сохранилось 387 указов, написанных им собственноручно (Санкина Л.В. Статс-Секретари Екатерины II // Секретарское дело, 1996. № 2(4). С. 115-121). Среди секретарей Екатерины II был и Г.Р. Державин, прослу- живший на посту статс-секретаря по принятию прошений с 1791 по 1793 г. и оставивший записку о своей работе в этой должности. Екатерина II сама сформулировала обязанности своих секре- тарей, среди которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и официальной переписки с государственными учрежде- ниями и должностными лицами, подготовка законодательных и рас- порядительных документов, прежде всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно обязательно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канцелярию, т.е. техни- ческий персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков. Во II половине XVIII в. своих личных секретарей завели и крупные вельможи. Так, известный государственный деятель, рефор- матор государственного аппарата М.М. Сперанский начал свою карь- еру в 1796 г. секретарем князя А.Б. Куракина. 26 Конечно, личными секретарями императора или крупного са- новника могли стать лишь люди высокообразованные для своего времени и, прежде всего, умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в канцелярии, начиная с нижнего чина, нужны были люди подготовленные. Глава XXXVI Генерального регламента говорит о «молодых людях для обучения при канцелярии». В ней записано: «ежели неко- торые удобные люди, которые впредь при Канцеляриях и конторах служить пожелают, по пропорции каждого Коллегия, заранее допу- щены и обучены были, чтобы прилежным списыванием дел в письме и арифметике обучались, и при случающейся вакансии, ежели они к делу способны и доброй натуры и поступки суть, употреблены быть могли». 10 ноября 1721 г. Петр I указом Сенату предписал организо- вать школу «где учить подъячих их делу, а именно цифири, и как держать книги, ко всякому делу пристойные» (Илюшенко М.П. Исто- рия делопроизводства в дореволюционной России. М. : РГГУ, 1993. С. 39). Но помимо обязательной общей грамотности, обучение шло, прежде всего, по образцам документов — формулярам. «В первона- чальном значении формуляр — текст документа, служащий образцом для составления документа» (Янковая В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) // Секретарское де- ло, 2002. № 1. С. 74). 1.5. Министерское делопроизводство В соответствии с «Общим учреждением министерств» работа с документами началась с «вступления дел» и далее в акте подробно разбирались все варианты их движения в канцелярии министра, в де- партаментах и заканчивалась ревизией дел. Таким образом, даже са- мый беглый просмотр закона 1811 г. показывает, что в нем, так же, как и в Генеральном регламенте, прежде всего, расписывается техно- логия работы с документами, так как подготовка документов, их до- клад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы аппарата министерства. 27 Канцелярия в XIX в. — достаточно сложное структурное под- разделение, и учитывая объемы работ с документами, она делится на отделения, столы, управляется директором и состоит из начальников отделений, секретарей и нужного числа писцов. В департаментах «для общей связи письмоводства учреждает- ся особенная канцелярия при директоре», возглавляемая «правителем канцелярии».В ее состав входят: журналист, экзекутор, казначей и нужное число их помощников. Часть II «Общего учреждения министерств» посвящена рас- пределению обязанностей в министерстве. В ней очерчивается сте- пень и пределы власти министра, его взаимоотношения с властью за- конодательной, Государственным советом, Сенатом, другими мини- стерствами и лицами, им равными, и с подчиненными им управлени- ями путем переписки, их ответственность; степень и пределы власти департаментов и их директоров и их взаимоотношения. Отдельную главу составляют обязанности канцелярии министра и ее директора. В соответствии с § 315 «Главная обязанность канцелярии ми- нистра состоит в правильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадле- жат ни к одному департаменту, или кои министр предоставил соб- ственному своему усмотрению и решению». Канцелярия возглавляет- ся директором, который имеет те же права, какие принадлежат дирек- тору любого другого департамента. В заключительной части «Общего учреждения министерств» перечислены обязанности различных чинов департаментов министер- ства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальни- ков, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности. Так как составление документов в начале XIX в. также прохо- дит этап жесткого регламентирования как по составу информации, излагаемой в документе, так и по структуре текста, не удивительно, что в конце «Общего учреждения министерств» после всех парагра- фов как приложение приведены «формы письмоводства»: форма сношения министров между собой и с лицами, им равными, и пред- писания лицам подчиненным; форма отношения и представления к министрам; форма предписания министров их департаментам; форма представления или докладной записки от департамента министру. 28 Таким образом, в этом важнейшем документе, определяющем порядок и стиль работы центрального аппарата России XIX в., вопро- сам делопроизводства отводится важнейшее место. Анализ законода- тельного акта показывает, что делопроизводство понимается как тех- нология принятия и выработки решений, и канцелярия занимает по- добающее ей место в структуре министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любого функционального департамента. Рассматривая статус секретарей Государственного совета, А.Ю. Конькова пишет: «нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии, а именно: I V классы «Табели о рангах». С образованием Государственного совета в 1810 г. в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета. Они готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответ- ственность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, состав- ление отчетов — меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствуют высказывания министра внутренних дел П.А. Валуева, который писал: «Члены гос- ударственного совета — ничто, председатель — кое-что, государ- ственный секретарь — все» (Дневник П.А. Валуева — министра внутренних дел. М., 1961, т. 1. С. 356-357). Во второй половине XIX в. Государственный секретарь про- должает руководить канцелярией, а в штат государственной канцеля- рии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета (Конькова А.Ю. Статус канцелярских служащих в пореформенной России XIX века // Секретарское дело, 1997. № 2. С. 128). Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и, подавая в отставку, увольнялись «с мундиром и пенсионом». В середине XIX в. появляются первые работы, обобщающие практику делопроизводства и труды, в которых начинает разрабаты- ваться его теория. К этим работам, прежде всего, относятся книги Н.В. Варадинова, В. Вельбрехта и И.И. Рихтера. Н.В. Варадинов де- 29 лопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает. Основную группу делопроизводственной документации — «канцелярские дела и бумаги» — он определяет как «по форме напи- санные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица». К канцелярским делам и бумагам он относит вхо- дящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги. Выделив канце- лярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с по- рядком производства дел, Н.В. Варадинов подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного ме- ста. Поместив присутственное место в систему равных, высших и низших мест и лиц и замкнув делопроизводство этого присутственно- го места на внешний контур через систему сношений, он, естествен- но, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги. Эти документы, если они посту- пают в учреждение, составляют совокупность документов, использу- емых в процессе производства дел, а если они отправляются из учре- ждения, то являются совокупностью документов, создаваемых в про- цессе исполнения дел (решений) (Янковая В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) // Секретарское дело, 2002. № 1. С. 79). В. Вельдбрехт делопроизводство определял как «правила, ко- торыми канцелярия руководствуется в составлении докладных запи- сок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бу- маг», иначе говоря, — правила, которыми канцелярия руководствует- ся при документировании производства дел. Излагая эти правила, В. Вельдбрехт выделяет разделы: докладные записки, последствия до- клада, исполнительные бумаги, понятие о деле и книгах вообще. В. Вельдбрехт отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах (коллегиальный способ принятия реше- ния) и в канцеляриях «начальствующих лиц» (принятие единоличных решений). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и фор- мы документов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, реше- ния и исполнения дела, даются В. Вельдбрехтом в соответствии с вы- деленными этапами. 30 Задача канцелярии — «доложить дело», что осуществляется посредством составления докладной записки — пространной или краткой. Это этап сбора и анализа информации и подготовки дела к рассмотрению и решению. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и опреде- лениях, а в канцеляриях «начальствующих лиц», в письменном мне- нии, составляемом по резолюции начальника. Эта стадия соответ- ствует этапу принятия решения и его документирования. Последний этап — исполнение принятого решения. Кроме того, В. Вельдбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подле- жащих рассмотрению властей, — указы, рапорты, предписания, сно- шения и другие установленные законом документы. Описание сово- купности этих документов имеет смысл для формирования представ- лений о системе документов, которые использовались в процессе производства дела, а в некоторых случаях инициировали рассмотре- ние дела. Последние разделы работы В. Вельдбрехта затрагивают пра- вила ведения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения де- лопроизводства, — это раздел, касающийся организации документо- оборота, точнее, его документирования — письменной фиксации движения документов в определенных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматривается и понятие дела: «как со- ставленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотрении учреждения и за- ключающих в себе выражение его решений». Ф. Наливкин в «Руко- водстве к сочинению писем и бумаг», вышедшем в 1847 г., пишет: «Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию, точно так же, как и всякое искусство». В конце XIX в. И.И. Рихтер предпринял первую попытку применения десятичной системы классификации документов казен- ных железных дорог. Таким образом, с середины XIX в. можно было говорить о первых научных осмыслениях делопроизводственных процессов и появлении теоретиков в этой области деятельности. Со второй половины XIX в. активно развиваются новые структуры управления (в банках, трестах, синдикатах, специальных органах надзора, многочисленных комитетах, комиссиях, советах и т.д.). Они требовали большого числа секретарей и других канцеляр- ских работников для ведения их дел. Подготовка канцелярских ра- ботников в начале XIX века проходила в самих министерствах. Со- 31 гласно § 47 «Общего учреждения министерств» «Министерския кан- целярии и департаменты могут иметь некоторое число молодых лю- дей сверх штата для приобучения их делам по разным частям ведения министерств и департаментов». В середине XIX в. создаются школы стенографистов, в 1868 г. в Харькове были открыты специальные курсы подготовки секретарей, в конце века появляются курсы машинописи. В это же время появля- ются и специальные периодические издания. Так, с 1884 г. выходили журналы «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенография». Древний Египет Древняя Русь Х111 в. – Х1V в. Документы: -Повесть временных лет; -Правда (закон) Русская; -Церковные уставы; -Княжьи уставы; -Подорожные грамоты; Школы по подготовке писцов, судебных секретарей, печатников (хранителей печати). Язык документов - старославянский. Московское княжество XV в. Организация присутственных мест, приказов. Приказами стали называть и основные документы, создаваемые там- поручения князя боярам. Коллежское делопроизводство Времена Петра I Коллегии вместо приказов (канцелярии). Основной документ- Генеральный регламент (1720г.). Должности: управляющий канцелярией(секретарь), нотариус, регистратор (вел регистрационные книги), актуариус( вел журнал входящих документов, отвечал за сохранность документов), канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи, вахмистр. Министерское делопроизводство XIX в. - Организация министерств; - Появление департаментов, структурными подразделениями которых были отделения в свою очередь состоявшие из столов. Появились своды законов (армия, флот и т.д.). Делопроизводство в СССР в ХХ веке Схема 1.6 Эволюция развития делопроизводства 32 1.6. Делопроизводство в СССР в ХХ в. В конце XIX — начале ХХ вв. появляются новые технические средства — пишущие машинки, телеграф, затем телефон, что пред- определило возможность ускорения процессов делопроизводства, ро- ста документооборота при уменьшении объема документов (за счет более компактного расположения текста). Современные российские технологии ДОУ развивались по- степенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в ХХ в. было три основных перио- да: перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920- 30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 194050-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 196090-х гг. Смена государственной системы в 1917 г. сопровождалась пе- рестройкой концепции управления страной в целом, аппарата госу- дарственных учреждений, а следовательно, смены системы делопро- изводства. В первую очередь ускорения процессов обработки доку- ментов и прохождения дел по инстанциям. Для управления государством был создан Совет Народных Комиссаров (Совнарком, СНК), управлявший 13 отраслевыми народ- ными комиссариатами (наркоматами). После Октябрьской революции 1917 г.в связи с увольнением старых работников министерств, для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и другие, не имеющие специального образования, кадры. Уровень ДОУ понизился, а власть объективно нуждалась в укреплении и упорядо- чении своего положения, так как не могла стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотруд- никами аппарата управления. Необходимо было упорядочить процес- сы документирования. Для этого стали использовать опыт работы предшественни- ков, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании проекта Положения о письмоводстве и де- лопроизводстве за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в 33 проекте были незначительными: исключение устаревших канцеляр- ских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п. Однако эта работа не бы- ла доведена до конца. К тому же на уровне делопроизводства негативно отражались последствия Гражданской войны, необходимость экономить бумагу и средства письма. Для создания документов стала использоваться низ- косортная желтая бумага, иногда оберточная или папиросная, черни- ла разбавлялись. Все это сказалось через несколько десятков лет, ко- гда архивные документы начали стремительно портиться, бумага рас- сыпалась, выцветала, чернила теряли яркость вплоть до полной поте- ри текста. Для обеспечения законодательной базы новой системы дело- производства был издан Декрет СНК РСФСР от 30.10.1917 «О поряд- ке утверждения и опубликования законов». Для улучшения качества оформления документов был принят Декрет СНК РСФСР от 02.03.1918 «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизвод- ства. Затем было издано постановление Совета рабочей и крестьян- ской обороны от 08.12.1918 «О точном и быстром исполнении распо- ряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Были доработаны и начали применяться Положения о письмоводстве и делопроизводстве. Также были разработаны и другие нормативно- методические документы в сфере ДОУ. В 1920-е гг. стали проводиться исследования в области науч- ной организации труда (НОТ), совершенствования документирования исполнения, планирования и учета, улучшения делопроизводства в аппарате управления. Для удовлетворения широкого спроса со сторо- ны государственных учреждений, организаций, предприятий на раци- онализаторские работы при НК РКИ СССР в 1925 г. было создано акционерное общество — Государственное бюро организационного строительства «Оргстрой», деятельность которого была построена на началах хозрасчета и самоокупаемости. В качестве пайщиков привле- кались государственные учреждения, предприятия и организации (Райхцаум А.Л. Деятельность Оргстроя по рационализации делопро- 34 изводства в 2030-х гг. XX в. // Делопроизводство, 2001. № 1. С. 90- 93). В задачи «Оргстроя» входило: реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива; разра- ботка проектов административных структур учреждений и их частей; конструирование и издание бланков, форм документов, инструкций, руководств; снабжение учреждений и предприятий канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинками; орга- низация курсов по подготовке практических работников для всех ви- дов административной и конторской работы. «Оргстрой» быстро раз- вернул свою деятельность и уже к 15 июня 1925 г. провел 79 работ в 61 учреждении. Однако скоро выяснилось, что в работе «Оргстроя» недостает серьезной научной базы. Необходимо было учреждение, которое обобщало бы накопленный в учреждениях опыт, вело бы методиче- ские и научные разработки. Таким учреждением стал организованный в 1926 г. при НК РКИ Институт техники управления (ИТУ). Интересные и перспективные разработки проблем делопроиз- водства велись в Государственном институте техники управления (основан в 1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим ос- новным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выработка рацио- нальных методов учета документации; контроль исполнения доку- ментов; хранение документов. Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на следующих общих принципах во многом актуально звучащих и сегодня: — организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; — регистрация документов должна быть однократной и про- изводиться в самой упрощенной форме; — отказ, где возможно, от регистрации вообще; — число инстанций, через которые проходит каждый доку- мент, сокращается до минимума; — справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени; 35 — контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; — наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо. В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с Центрархивом РСФСР были подготовлены и изданы Правила постановки архивной части делопроизводства в государ- ственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и пред- приятиях РСФСР, в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и пра- вила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хране- ния). К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стан- дартизации документооборота. Были разработаны стандарты состав- ления различных видов документов, форматы бланков. Стандартизи- ровались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чер- нила, ленты для пишущих машинок и т.п.). В делопроизводстве по- явились системы специальной документации — статистическая, пла- новая, бухгалтерская, кадровая. Были изданы отраслевые, норматив- ные и методические материалы: инструкции по ведению делопроиз- водства, указания, правила и т.д. Проведены исследования по стан- дартизации и унификации специальных систем документирования. В 1931 г. был издан проект Общих правил документации и документооборота. В нем был аккумулирован передовой практиче- ский опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубеж- ных ученых. Великая Отечественная война, а затем необходимость восста- новления хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 194050-е гг. Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 1960-х г.г., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время ши- роко внедрялась за рубежом. Для реализации задач, перечисленных в постановлении Сове- та Министров 20-25 июня 1960 г., в Москве проводится Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппара- 36 та. На совещании представителями общесоюзных и республиканских комитетов и министерств был поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по организации делопроиз- водства в государственном аппарате. На совещании с докладом о «Перестройке учебной работы в Московском государственном исто- рико-архивном институте» выступила директор института А.С. Рос- лова и первый учебный план по специальности «Организация госу- дарственного делопроизводства» был утвержден Минвузом РСФСР уже 30 августа 1960 г. — (Центральный муниципальный архив г. Москвы, ф. 535, оп. 1, д. 1825, л. 24). Для преподавания дисциплин по делопроизводству 19 сентяб- ря 1960 г. приказом Министра высшего и среднего специального об- разования (15 сентября 1960 г. № 654) и приказом директора истори- ко-архивного института (17 сентября 1960 г. № 151) была создана первая в стране кафедра «Советского делопроизводства». По новой специальности с 1 октября 1960 г. в Московском государственном историко-архивном институте из набора студентов историков-архивистов была выделена группа студентов в 25 человек (соответственно первый выпуск по новой специальности состоялся в 1965 году). В 1961/62 учебном году по новой специальности был начат отдельный набор студентов на дневное и вечернее отделения. Развитие специальности активизировало постановление Сове- та Министров СССР от 25 июля 1963 г. № 829 «О мерах по улучше- нию архивного дела в СССР», в котором разработка единой государ- ственной системы делопроизводства (ЕГСД) была поручена Государ- ственному Комитету Совета Министров СССР по науке и технике, Государственному Комитету Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, ЦСУ СССР, Главному архивному управ- лению при Совете Министров СССР, Министерству приборострое- ния, средств автоматизации и систем управления СССР. Главное архивное управление являлось головной организаци- ей, координирующей всю работу по разработке ЕГСД. Единая государственная система делопроизводства должна была охватить все основные виды делопроизводства, соответствую- щие отдельным сторонам управленческой деятельности, она была призвана регламентировать общие для всех ведомств вопросы орга- низации делопроизводства. 37 Единая государственная система делопроизводства основыва- лась на общих принципах рациональной организации управленческо- го труда и исходила из современных для того времени потребностей и реальных возможностей аппарата управления. Ее задача — научно обобщить и распространить на все учреждения прогрессивные формы и методы работы с документами, оправдавшие себя на практике. ЕГСД была призвана установить унифицированный порядок подго- товки, оформления и прохождения служебных документов, их реги- страции, справочно-информационного поиска и контроля за исполне- нием, а также группировку исполненных документов в дела и подго- товку документальных материалов к последующему хранению и ис- пользованию. Разработка единой государственной системы делопроизвод- ства была предусмотрена Государственным планом развития народ- ного хозяйства СССР. Однако разработка, а затем внедрение ЕГСД требовали преж- де всего достаточного количества специалистов высокой квалифика- ции. Эту задачу решало постановление Совета Министров РСФСР от 8 мая 1964 г. № 560 «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизвод- ству», п. 5 которого гласил: «Обязать Министерство высшего и сред- него специального образования РСФСР организовать в 1964 г. в Мос- ковском государственном историко-архивном институте факультет государственного делопроизводства» (Сборник законодательных ак- тов по делопроизводству (19171979). М., 1979. С. 124-125). Во исполнение этого постановления приказом Минвуза РСФСР от 20.05.1964 был создан факультет государственного дело- производства. С 1966 г. при Библиотечном техникуме Мосгорисполкома была начата подготовка кадров средней квалификации по делопроизводству. Таким образом, на государственном уровне была решена про- блема подготовки кадров документоведов высшей и средней квали- фикации. Факультет государственного делопроизводства МГИАИ дол- гие годы оставался единственным вузом страны, готовящим кадры по документоведению и документационному обеспечению управления на дневном, вечернем и заочном отделениях. 38 В 1987 г. вопрос о совершенствовании подготовки кадров по документационному обеспечению управления стал предметом об- суждения на заседаниях Комиссии по совершенствованию управле- ния, планирования и хозяйственного механизма Госплана СССР (10 марта 1987 г., протокол № 55 и 10 ноября 1987 г., протокол № 91) и коллегии Министерства высшего и среднего специального образова- ния СССР. Коллегия в своем решении от 9 июля 1987 г. № 23/3 отме- чала: «свыше 17 млн. человек, занятых в сфере управления, связано в своей деятельности с документной информацией. Однако отсутствие рационально организованных служб документационного обеспечения управления, с одной стороны, и специальных навыков и знаний рабо- ты с документами у сотрудников аппарата, с другой, приводит к су- щественному снижению эффективности управления, бюрократиче- ским издержкам и другим негативным явлениям. Сложившаяся ситуация во многом объясняется недостаточ- ным выпуском квалифицированных специалистов по организации работы с документами, слабой изученностью потребности народного хозяйства в подготовке и повышении квалификации руководителей и специалистов по документационному обеспечению управления. Подготовку специалистов высшей квалификации по органи- зации работы с документами в органах управления по специальности 2037 — «Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях» осуществляют в настоящее время только два вуза — Московский государственный историко-архивный институт и Донецкий государственный университет. За время обуче- ния (с 1960 г.) было подготовлено и выпущено около 4,0 тыс. специа- листов». Обсудив вопрос, коллегия постановила: «Для улучшения ко- ординации деятельности вузов и техникумов, совершенствования учебной, учебно-воспитательной и научной работы, создания совре- менных технологий работы с документами, в том числе безбумажной, организовать на базе Московского государственного историко- архивного института Учебно-методическое объединение по специ- альности — «Документоведение и документационное обеспечение управления в составе соответствующих факультетов и кафедр». С начала 1990-х годов в соответствии с решением Минвуза подготовка специалистов по документационному обеспечению 39 управления была открыта в Московском институте управления им. С. Орджоникидзе (сегодня — Государственный университет управле- ния) и Уральском государственном университете. С середины 1990-х гг. в стране произошла резкая переоценка специалистов по документационному обеспечению управления. Ру- ководители все чаще стали осознавать, что доверить информационно- документационное и организационное обслуживание своей деятель- ности или деятельности компании в целом можно только профессио- нально обученному специалисту. Такое понимание роли службы до- кументационного обеспечения управления пришло с развитием но- вых форм экономических отношений, когда неправильно оформлен- ный документ не был признан имеющим юридическую силу, инфор- мация не вовремя обработанного и доложенного документа не была учтена при принятии решения, что привело к экономическим поте- рям. Кроме того, повсеместное внедрение компьютерных техноло- гий в сферу управления также потребовало совсем другого уровня подготовки работников служб документационного обеспечения управления. Подготовка специалистов была открыта более чем в 90 вузах в разных городах страны. В 196080-е гг. была разработана обширная законодательная база в области делопроизводства, созданы система стандартов по до- кументации, общесоюзные классификаторы, УСД. Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» была утверждена примерная инструкция о делопроизводстве для учрежде- ний и организаций РСФСР. В 1963 г. Главное архивное управление при Совете Мини- стров СССР (Главархив СССР) выпустило Основные правила поста- новки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР, которые на протяже- нии многих лет были руководящим материалом (единственным), спо- собствовали упорядочению деятельности служб документации и ар- хивов. Вышло постановление Совета Министров СССР от 25.07.1963 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». 40 Тогда же была осознана необходимость создания единой си- стемы делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главархиву СССР. В 1966 г. в рамках Главархива СССР был учрежден Всесоюзный научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была передана разработка ЕГСД. Работа по разработке и внедрению ЕГСД была выполнена в несколько этапов: — подготовка материалов к разработке Единой государствен- ной системы делопроизводства (1965 г.); — разработка методической программы исследований (1967 г.) совместно с ВНИИДАД; — создание проекта Основных положений ЕГСД (1970 г.)совместно с НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институтом государ- ства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госко- митетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования. Основными моментами развития делопроизводства в 1980-х гг. стали разработка и издание ГОСТов на управленческие докумен- ты, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.), УСД и госстандартов на эти системы. В конце 1980-х г. на основе ЕГСД была создана ГСДОУ. При- казом Главархива СССР от 25.05.1988 была утверждена «Государ- ственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Последняя до настоящего времени остается основным нормативным документом по организа- ции делопроизводства в нашей стране. При неоднократных переизда- ниях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения. Тогда же государственным стандартом была введена техноло- гия централизованного контроля за составом создаваемых докумен- тов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое примене- ние пока не стало повсеместным. 41 В начале 1990-х гг. был издан ОКУД, в который включены наименования форм документов унифицированных систем и основ- ные положения по ведению системы классификаторов и УСД. На основе изложенного можно заключить, что традиционная российская технология процессов ДОУ имеет следующие особенно- сти: — четко выраженный вертикальный характер движения до- кументов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри ор- ганизации; отслеживание всего комплекса работ с документами в ре- гистрационных журналах или машинописных картотеках, куда зано- сятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.; — ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов); —создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий для обеспечения единого порядка обра- ботки документов; — относительно небольшое разнообразие процессов делопро- изводства и документооборота, их высокая степень стандартизации; — основы технологии ДОУ закреплены в государственных нормативно-методических документах. Основная проблема данной технологии — централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта тех- нология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных РКК. При этом делопроизводство фактически от- делено от работы с самими документами: руководители и исполните- ли работают непосредственно с документами (или их копиями), а де- лопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью РКК. Развитие современного делопроизводства рассмотрим в после- дующих главах. Контрольные вопросы: 1. С какой целью в глубокой древности появился документ? 2. Делопроизводство в Древней Руси. 3. Приказное делопроизводство. Дьяки и подъячии. 4. Коллежское делопроизводство. 42 5. Роль Петра I в организации делопроизводства. 6. Генеральный регламент. Его особенности и ценность. 7. Табель о рангах. Гражданская служба. Эволюция Табеля о рангах. 8. Министерское делопроизводство. 9. Теоретические разработки в делопроизводственных процес- сах во второй половине ХIХ в. 10. Периоды развития делопроизводства в СССР. 11. ЕГСД. 12. ГСДОУ. 13. Подготовка кадров по делопроизводству. 14. Унификация и стандартизация документации в советские годы. |