Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Глава 4. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ ДИСЦИПЛИНА 4.1. Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения Существуют разные определения понятия «документоведение», однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие «документ». И это закономерно, поскольку «документоведение» — тер- мин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности — яв- лений не менее сложных и многоплановых. Можно сказать, что документоведение — это наука о доку- менте и документно-коммуникационной деятельности. Это науч- ная дисциплина, изучающая закономерности создания и функциони- рования документов, разрабатывающая принципы построения доку- ментно-коммуникационных систем и методы их деятельности. Документоведение исследует документ как источник инфор- мации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изуча- ющая в историческом, современном и прогностическом планах про- цессы создания, распространения и использования документных ис- точников информации в обществе. Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата — в их един- стве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины. Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объек- том документоведения как науки является комплексное изучение до- кумента как системного объекта, специально созданного для хране- ния и распространения (передачи) информации в пространстве и вре- мени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной де- ятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой дея- тельности — создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации. 70 Предмет науки должен ответить на вопрос, каким именно об- разом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а че- рез него и объективную реальность. Предмет науки определяет со- держание научного знания об объекте — документе и документно- коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования до- кументов в обществе. Документоведение изучает документ как предмет на теорети- ческом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использова- ния документов. Причем предметом изучения может служить доку- мент в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты до- кументно-коммуникационной деятельности. 4.2. Основные этапы развития документоведения Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалось как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, она прошла в своем развитии несколько этапов. Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное при- знание в первой половине XX в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х гг. — и создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела название «книго-архиво-музееведение». Основоположником документационной науки является Поль Отле. Он предлагал назвать науку, изучающую документную дея- тельность, библиологией или документологией, что было связано с отождествлением книги и документа. 71 Со временем в процессе дифференциации в качестве самосто- ятельных научных дисциплин выделились теория классификации до- кументов, теория документных потоков, теория индексирования и реферирования. История документационной науки оказалась короткой. В се- редине XX в. (5060-е гг.) процессы коммуникации начинают рассмат- риваться не только в ракурсе одного из их средств — документа, но и более широко — как информационные. Понятие «документ» уступает место понятию «информация», поскольку первое является производ- ным от второго. Первоначальные представления о предмете докумен- тационной науки были модернизированы и приобрели информацион- ное и кибернетическое содержание. С 1960-х гг. начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение. Первая рассмат- ривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся опти- мизацией управления документными системами всех типов — от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. С этой целью документалистика изучает структуру и свойства матрич- ных документов, методы и средства автоматической обработки, хра- нения, поиска и использования их, документные потоки и документ- ные массивы для оптимизации управления крупными, главным обра- зом, многоканальными документными системами. Однако докумен- талистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе. В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого (по К.Г. Митяеву) входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его ре- зультата — создания документов, их комплексов и систем. Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформле- ния административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка до- кументоведения сохранилась в известной степени и до наших дней. Естественно, что в таком понимании документоведение не могло пре- тендовать на роль обобщающей науки о документе, т. к. оно ограни- 72 чено управленческой сферой. За его пределами оказываются другие сферы человеческой деятельности — наука, техника, культура, соци- альная жизнь и т. д. В конце 1960-х гг. с развитием информатики (А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский) переосмысливаются в значительной мере достижения документационной науки, существование послед- ней в виде автономной научной дисциплины фактически прекращает- ся. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки (Г.Г. Воробьев, К.Н. Рудельсон) обобщить теоретические сведения о документе, разрабо- тать его концептуальные основы с помощью информационного ана- лиза. Часть вопросов, связанных с классификацией документов, со- зданием информационных моделей документа, исследованием доку- ментных информационных потоков, вошли в соответствующие раз- делы библиотеко-, библиографо-, архивоведения и информатики. До середины 1980-х гг. обобщающими науками о документе считались документалистика и информатика. Однако информатика занимается изучением и документной, и недокументной информации. Вне ее поля зрения находятся документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику, использовать информатику в каче- стве обобщающей науки о документе достаточно сложно. Ко второй половине 1980-х гг. осознается тот факт, что имен- но обобщающее понятие документа наиболее адекватно отражает предмет профессиональной деятельности сотрудников библиотек, органов информации, архивов, музеев, книжных магазинов и т. д. Этому способствовало внедрение в профессиональную деятельность компьютерной техники и машиночитаемых носителей информации. Дальнейшее развитие общедокументальных подходов связано с именами Д.Ю. Теплова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршуно- ва, в работах которых понятие «документ» выступает как самостоятель- ная лексическая единица. Авторами наиболее фундаментальных работ, посвященных анализу понятия «документ», классификации документов, являются Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов. С появле- нием их работ в становлении и развитии документоведения начинается качественно новый этап. Проблемы документоведения приобретают междисциплинарный характер, ими занимаются библиотеко- и библио- графоведы, специалисты в области информатики, книговеды. 73 В начале 1990-х гг. ощущается необходимость в создании науки о документе либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе начинает использоваться ряд названий: информационно-коммуникационная наука (А.В. Соколов), документационно-информационная наука (Г.Н. Швецова-Водка) и т. д. Ядро такого комплекса наук о документе со- ставляют библиотеко-, библиографо-, книго-, архиво-, музееведение и информатика. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации. Каждая из этих областей знания имеет свои специальные за- дачи, формы и методы работы с документами, однако теория и исто- рия документа являются общими для них. К общетеоретической про- блематике относится, прежде всего, функциональный анализ доку- ментов, изучение их особенностей как материальных объектов с за- фиксированной в них информацией, вопросы классификации и типо- логизации документов и т. д. Изучением общедокументных вопросов занимается документоведение. 4.3. Структура документоведения Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Струк- турно документоведение делится на две подсистемы: общее и осо- бенное документоведение. Содержанием общего документоведения являются общетео- ретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концеп- ции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе до- кументных коммуникаций и т. д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно- коммуникационной деятельности. Теория документа (документология) — ядро документоведе- ния. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с по- нятийным аппаратом, функциональным анализом документов, изуче- 74 нием их характеристик как материальных объектов и зафиксирован- ной в них информации, вопросы типологизации и классификации до- кументов, их параметров и свойств как средства коммуникации и элемента документных фондов. История раскрывает закономерности становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации в условиях смены конкретной обстановки на определенном этапе раз- вития социальной коммуникации, изменения его содержания и фор- мы в соответствии с документными потребностями общества в тот или иной период времени. В разделе документной деятельности изучается история и об- щая методика создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации (создание, производство, сбор, хра- нение, распространение и использование), т.е. документа, функцио- нирующего в целостном коммуникативном цикле «автор документ- ной информации — потребитель ее». Особенное документоведение изучает особенности, характер- ные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т. д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать лю- бой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения. Особенное документоведение подразделяется на специальное и частное документоведение. Специальное документоведение изучает особенности доку- ментов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информаци- онных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно- коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документи- рование, делопроизводство, фондоведение и т.д.). Предметом частного документоведения выступают отдель- ные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частнона- учных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патен- то-, картоведение и т. д. 75 Таким образом, специальное и частное документоведение есть специфическое проявление общего. В совокупности с общим особен- ное документоведение образует единое документоведение. 4.4. Взаимосвязь документоведения с другими науками Современный этап характеризуется активизацией изучения документа всеми науками, где он выступает главным либо одним из объектов исследования. Объединение усилий этих наук создает инте- гративное направление развития знаний о документе. В результате это привело к формированию теории документа и документной дея- тельности, становлению документоведения как метанауки для всех наук документно-коммуникативного цикла. Документоведение как интегративная научная дисциплина тесно связано с делопроизводством, книго-, библиотеко-, библиогра- фо-, архивоведением, информатикой и др. При более широком под- ходе в состав документоведения входит историческое источнико— и музееведение, семиотика, текстология и другие науки. Документоведение связано с исторической наукой. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определенными ее этапами. Поэтому функционирование документов и систем документа- ции, складывание комплексов документов невозможно понять без зна- ния социально-экономической, политической истории, истории куль- туры и т.д. С другой стороны, сама форма документа характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных законо- мерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определен- ное воздействие на те или иные стороны общественного развития. Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своем каче- стве тесно примыкает к источниковедению — одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и тех- нику исторических источников. Источниковеды также изучают фор- му документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обыч- но выделяются в самостоятельный раздел. 76 Чем выше уровень обобщения в теоретических основах к трактовке понятия «документ», тем большим будет круг отраслей знаний, которые входят в документоведение. Усиление связей между отраслями знаний, которые изучают различные носители информа- ции, является обоюдно полезным. Наиболее тесно связь документоведения связано с библиогра- фо-, библиотеко-, книго-, а также архивоведением. Сюда же входит информатика, особенно та ее часть, которая изучает документную информацию, созданную с помощью компьютерной техники на дис- кретных носителях. Общим для них является то, что эти дисциплины оперируют документами как объектами, созданными специально для хранения и передачи информации. С книговедением документоведение сближают информацион- ная, социальная сущность объектов исследования — документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий ма- териальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причем с развитием компьютерных техноло- гий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте. По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяет общая задача — формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования — документ, а также единство способов организации, хранения, по- иска информации, выработки принципов документообразования. Документоведение оказывает непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, со- зданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных богатств. Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями, как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В доку- ментоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы введе- ния их в действие, классификация правовых актов и т.д. Одним из объектов изучения в документоведении является система организаци- онно-правовой документации. Юристы в своей повседневной дея- тельности не могут обойтись без знания основ документоведения, 77 документационного обеспечения управления. Криминалисты иссле- дуют природу документов, приемы, способы преднамеренного иска- жения документированной информации и т.д. с целью раскрытия и расследования подлогов. Документоведение связано с экономическими науками. Опти- мизация деятельности служб документационного обеспечения управ- ления невозможна без определения их экономической эффективно- сти, без всестороннего анализа использования финансовых и матери- альных ресурсов на создание и обработку документов, без составле- ния соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В чис- ло систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономи- ческую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчетно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая. Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодей- ствие между документоведением и теорией управления, менеджмен- том, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В свою очередь, рациональ- ная организация работы с документами способствует совершенство- ванию управленческой деятельности, повышению ее эффективности. Появление и успешное развитие новой научной дисциплины — ин- формационного менеджмента еще сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, так как большая часть управленческой информации фиксируется в документах. Документоведение испытывает влияние таких прикладных дисциплин, как социология управления, психология управления, де- лового общения. В документоведении достаточно широко использу- ются достижения прикладной лингвистики, прежде всего, с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов. Особая связь существует между документоведением и наука- ми об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих ис- следований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл 78 наук о социальной информации. В результате документоведение ока- залось самым тесным образом связано с такими научными дисципли- нами, как социальная информатика, документалистика, вычислитель- ная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и т.д. Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естествен- ных наук, поскольку документ является материальным объектом, но- сителем информации, обладающим вполне определенными физиче- скими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной оргтехники. Отдельные свойства, стороны, признаки, функции документа могут входить составной частью в другие научные дисциплины до- кументно-коммуникационного цикла, которые изучают особенности тех групп документов, с которыми имеет дело соответствующая науке сфера практической деятельности. Изучение документа в его целостности (единстве) является объектом лишь документоведения. Это обстоятельство отличает документоведение от других научных дисциплин, в объект которых документ входит каким-либо своим ви- дом, компонентом, свойством, признаком — как его составная часть. Таким образом, отдельные виды документов и документно- коммуникационной деятельности имеют существенную специфику, которая составляет предмет изучения частнонаучных документовед- ческих дисциплин. В частности, предметом книговедения, как част- нонаучной дисциплины, являются книга и книжное дело, патентове- дения — патент и патентное дело. Связь документоведения с информатикой особенно ощутима в той части, которая изучает научные источники информации. Архивоведение изучает документы, несущие ретроспектив- ную информацию, в основном на бумажном носителе; музееведение — вещественные (вещные) документы, памятники материальной культуры; книговедение — книги (издания), текстовые документы; делопроизводство — документы, возникающие в процессе управле- ния, делопроизводства; библиотековедение — документы широкого социального назначения (тиражированные); библиографоведение — вторичные документы и т. п. 79 Иначе говоря, в других научных дисциплинах вопросы, свя- занные с документом, рассматриваются не специально, а лишь в той мере, в какой они имеют место в той или иной сфере документно- коммуникационной деятельности. Таким образом, документоведение — обобщающая научная дисциплина по отношению к другим дисциплинам документовед- ческого цикла. Однако это не значит, что она «поглощает» дисци- плины, связанные с определенными отраслями документно- коммуникационной деятельности. Документоведение как и всякая метадисциплина — самоограничивающее по своему характеру: оно охватывает объекты изучения в главных, определяющих чертах, па- раметрах, качествах, тенденциях, оставляя множество других, сугубо специфических проблем на долю частных научных дисциплин. Обо- гащая специальные и частные дисциплины разработкой кардиналь- ных теоретико-методологических проблем, интегративная наука по- вышает творческий потенциал этих дисциплин, обогащает их методо- логию. Взаимосвязь, интеграция и дифференциация научных дисци- плин — одно из условий успешного развития каждой из них. Тесная взаимосвязь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. спосо- бы, приемы для решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные и специальные. К числу общенаучных относятся те из них, которыми пользуются все или большинство наук: системный метод; метод моделирования; функциональный ме- тод; анализ; синтез; сравнение; классификация; обобщение; восхож- дение от абстрактного к конкретному и др. Некоторые из перечисленных методов, в свою очередь, также могут классифицироваться. В частности, моделирование подразделяется на дескриптивное, графическое, математическое и т.д. Причем большин- ство из этих разновидностей применяется и в документоведении. С общенаучными тесно связаны специальные методы. Однако область их применения гораздо уже и ограничена, как правило, одной или несколькими тесно связанными между собой науками. К специ- альным методам в документоведении относятся: методы унификации и стандартизации документов; метод формулярного анализа; метод 80 однократности в документировании и делопроизводственных опера- циях; метод экспертизы ценности документов. 4.5. Источники в документоведении Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах докумен- тирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафик- сированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.д., регла- ментирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методиче- ские указания. Источники являются необходимой базой для проведения тео- ретических исследований, для совершенствования практики докумен- тационного обеспечения управления и определения основных тен- денций развития документационных процессов. Поскольку документоведение вырастало из практических по- требностей работы с документами, постольку важную роль в его раз- витии, особенно на первых порах, играли традиции и обычаи. Затем, по мере осмысления и обобщения, эти обычаи и традиции стали за- крепляться в различных законах, нормативных актах. Соответственно и источники, позволяющие проследить, прежде всего, историю ста- новления документоведения, можно разделить на две большие груп- пы: • документы, которые вышли непосредственно из делопроиз- водственной практики и содержат стихийно сложившиеся нормы и правила, отражающие традиции делопроизводства; • разного рода правовые акты, на протяжении нескольких сто- летий законодательно регламентировавшие работу с документами. К первой группе источников, в которых аккумулирован бога- тейший опыт, традиции, обычаи российского делопроизводства, от- носятся, в частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сбор- ники образцов документов (так называемые «письмовники»). Широ- 81 кое распространение в нашей стране они получили в 18-19 вв. Их предшественниками были «формулярники» (первая треть 16 в.). В частности, формулярники московской митрополичьей кафедры. К настоящему времени известно более 100 таких сборников. В «письмовниках» регламентировались состав, форма и со- держание документов. Весьма примечательны уже сами их названия. Так, одним из первых еще в 1765 г. появилось «Наставление как со- чинять и писать всякие письма к разным особам». Два десятилетия спустя был издан «Письмовник, содержащий разные письма, проше- ния, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, форму купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посы- лочные и кредитные» (Санкт-Петербург, 1788). «Письмовники» не- редко достигали значительных объемов. К примеру, имеющиеся в фондах Научной библиотеки Томского госуниверситета «Руководство для составления деловых бумаг. Образцы и формы, справочные све- дения» В. Максимова (Москва, 1913) содержит более 2000 страниц. К другой группе относятся источники, представляющие собой законодательно закрепленные правила и нормы работы с документа- ми. Их появление отмечено уже с середины 17 столетия, но решаю- щий шаг был сделан Петром I, утвердившим в 1720 г. «Генеральный регламент». В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная деятельность канцелярий, вопросы регистра- ции документов, обязанности сотрудников и т.д. К числу важных источников относятся также разнообразные в петровские времена «генеральные формуляры» — образцы докумен- тов; «Учреждение для управления губерний», изданное в 1775 г. Ека- териной II; «Общее учреждение министерств», появившееся в 1811 г., и многие другие законодательные акты, регламентировавшие отече- ственное делопроизводство на разных уровнях государственного управления. Значительный интерес представляют документоведческие ис- точники периода революции и гражданской войны (1917-1922 гг.). Они имели свою специфику, хотя в основе работы с документами, особенно на территории Белой России, лежали тогда главным обра- зом законодательные акты и традиции дореволюционного делопроиз- водства. 82 Большое количество источников оставил после себя советский период российской истории. Уже в первые месяцы после прихода к власти большевиков был подписан декрет Совнаркома «О порядке утверждения и опубликования законов», принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». Эти и другие подоб- ного рода документы впоследствии вошли в учебное пособие «Сбор- ник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970)» (Москва, 1973). Важнейшими источниками последних десятилетий существования советской власти стали «Основные положения Еди- ной государственной системы делопроизводства» (1973), утвержден- ная в 1988 г. «Государственная система документационного обеспе- чения управления», общесоюзные классификаторы, Унифицирован- ные системы документации и т.д. В настоящее время в Российской Федерации существует до- статочно обширная нормативно-методическая база документационно- го обеспечения управления, которая одновременно является и важ- нейшим источником для исследования документоведческих проблем. Нормативно-методическая база документационного обеспе- чения управления — это совокупность законов, нормативных право- вых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и ис- пользования документов в текущей деятельности организации, а так- же деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. В ее состав входят: • правовые акты, издаваемые высшими органами государ- ственной власти и управления; • правовые акты, издаваемые федеральными органами испол- нительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера; • правовые акты, издаваемые органами законодательной и ис- полнительной власти субъектов РФ и их территориальных образова- ний, регламентирующие вопросы делопроизводства; • правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций. 83 Документирование информации (создание документов) осу- ществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Нормативную базу, регламентирующую подго- товку и оформление документов, составляют правовые акты, полно- стью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, деятель- ности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т.д.). Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены основные правила документиро- вания информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используе- мые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответ- ствии с утвержденными образцами — типовыми и примерными фор- мами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформле- ния документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам. Нормативные акты, устанавливающие требования к оформле- нию документов, можно условно разделить на ряд групп. Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов госу- дарственной власти и местного самоуправления, коммерческих и не- коммерческих организаций (например, Федеральный конституцион- ный закон «О Правительстве Российской Федерации», Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (предста- вительных) и исполнительных органов государственной власти субъ- ектов Российской Федерации», Федеральный закон «Об общих прин- ципах организации местного самоуправления в Российской Федера- ции», Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральные за- коны: «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью», «О некоммерческих организациях» и др.). В законодательстве содержатся нормы, определяющие прави- ла оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых догово- 84 ров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Рос- сийской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регла- ментирует постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В нормативных актах различного уровня закреплены требова- ния к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в феде- ральном законодательстве содержатся правила использования офици- альной символики при изготовлении бланков документов. Государ- ственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декаб- ря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федера- ции»; использование гербовых бланков регламентируется постанов- лением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки — эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Россий- ской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента стра- ны и используются при оформлении документов. Использование то- варных знаков при оформлении документации определяется Граж- данским кодексом РФ (часть четвертая). Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их сим- волики на бланках и печатях. В законодательстве содержатся нормы, регулирующие ис- пользование языка в делопроизводстве. Основным нормативным ак- том в этой сфере является Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения конкретизируются в других законах приме- нительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат и других. В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18.12.1997 № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов»); наименований «Россия», «Российская Федерация» в названиях орга- низаций (постановление Правительства РФ от 03.02.2010 № 52); фир- менных наименований (Гражданский кодекс РФ и федеральные зако- ны, регулирующие деятельность предприятий различных организаци- онно-правовых форм) и т.д. 85 Расширение применения компьютерных технологий в управ- лении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осу- ществляется в соответствии с Гражданским кодексом (часть четвер- тая) и Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информа- ции, информационных технологиях и о защите информации». Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подпи- си». Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека. Вопросы оформления документации находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи. Право- вую основу деятельности в области связи устанавливает Федераль- ный закон от 07.07. № 126-ФЗ «О связи». Требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи. Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведом- ственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти. Наиболее полным общеотраслевым документом, регламенти- рующим работу с документами, длительное время была принятая государственной архивной службой страны в 1988 г. «Государствен- ная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)». ГСДОУ были установлены единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организа- ции работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Фе- дерации (1993), которая Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68 была заменена на новую Типовую 86 инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполни- тельной власти, которая в свою очередь приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 но- ября 2005 г. № 536 была заменена на новую Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функциони- рованию служб документационного обеспечения управления, доку- ментированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Поло- жения Типовой инструкции распространяются на организацию рабо- ты с документами независимо от вида носителя, включая их подго- товку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Правила делопроизводства в федеральных органах исполни- тельной власти были утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. Позднее, в 2010 г. ВНИИДАД опубликовал «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопро- изводству в федеральных органах исполнительной власти», которые устанавливают процедуру и порядок разработки федеральными орга- нами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, опре- деляют их структуру и содержание. Методические рекомендации направлены на создание единой методической основы ведения дело- производства в федеральных органах исполнительной власти и их территориальных органах. Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро- ванная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О тех- ническом регулировании». Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона РФ от 10.06.1993 № 5154-1 «О стандартизации», утратившего силу 01.07.2003, а действует в условиях новых подходов к стандартизации. 87 В соответствии с Федеральным законом «О техническом регу- лировании» основными источниками обязательных требований к про- дукции и процессам производства стали технические регламенты. Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного ис- пользования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. С приня- тием Федерального закона «О техническом регулировании» измени- лась сама трактовка понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов. В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных ви- дов документации, проведению унификации документов и примене- нию унифицированных систем документации; созданию и использо- ванию классификаторов технико-экономической и социальной ин- формации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации; приме- няемой в области работы с документами терминологии. Важными средствами информационного обеспечения являют- ся классификаторы технико-экономической и социальной информа- ции, а также унифицированные формы документов. Методологиче- ские и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования техни- ко-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифициро- ванных систем документации (УСД). ЕСКК представляет собой си- стему, включающую: общероссийские классификаторы технико- экономической и социальной информации, а также нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов. Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально- экономической области устанавливается Правительством РФ. УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифициро- ванных форм документов, обеспечивающих документированное 88 представление данных в определенных видах экономической дея- тельности; средств их ведения; нормативных и методических доку- ментов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии «Унифицированные системы докумен- тации». В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), уста- новлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов «Информационная технология» регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной подписи (ГОСТ Р 34.10-2012, ГОСТ Р 34.11-2012 и др.). Основой для систематизации унифицированных форм доку- ментов в информационно-поисковых системах служит Общероссий- ский классификатор управленческой документации (ОКУД), приня- тый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах уни- фицированных форм документов. Подготовка нормативных актов, регламентирующих оформ- ление документов в организации, осуществляется в соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Порядок подготовки и оформления управленческой документации в организации может за- крепляться в таких нормативных актах, как: Инструкция по делопро- изводству, Регламент, Правила оформления документов, Табель уни- фицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифици- рованных форм документов. В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроиз- водству между ними в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количе- ство, наименования и последовательность разделов, степень детали- 89 зации, характер примеров, состав приложений определяются их раз- работчиками. Контрольные вопросы: 1. Понятие о документоведении. 2. Что является объектом документоведения? 3. Что является предметом документоведения? 4. Что включает в себя документационная наука? 5. Кто является основоположником документационной науки? 6. Эволюция науки документоведения в период 60-90 гг. ХХ в. 7. Содержание общего документоведения. 8. Состав общего документоведения. 9. Что изучает особенное документоведение? 10. Что изучает специальное документоведение? 11. Что изучает частное документоведение? 12. В чѐм существо документоведения как метанауки? 13. Связь документоведения с другими науками? 14. Связь документоведения с наукой об информации. 15. Понятие «источники». 16. Группы источников с точки зрения истории. 17. Что относится к нормативно-методической базе докумен- тационного обеспечения управления. 18. В каких нормативных актах закрепляется порядок подго- товки и оформления документации в организациях? |