Е. В. Карпычева
 Скачать 2.47 Mb.
|
|
12.7. Регистрация отправляемых документов В федеральном органе исполнительной власти (как в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собствен- ности) определяется место, способ, сроки регистрации отправляе- мых документов. В инструкции по делопроизводству устанавливается, что: — документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти переда- ются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, под- писанные руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структур- ных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопро- изводства федерального органа исполнительной власти); — Служба делопроизводства осуществляет проверку пра- вильности оформления документа, комплектности документа и соот- ветствия количества экземпляров документа списку рассылки; непра- вильно оформленные документы возвращаются исполнителю; — регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день; — сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных федерального органа исполнительной власти, использу- емой для учета, поиска, хранения и использования документов; — регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации; — копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ пере- дается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия ис- ходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может простав- ляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции; — регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками. Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы. 219 12.8. Отправка документов В федеральном органе исполнительной власти (как в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собствен- ности) должны быть установлены сроки отправки документов, опе- рации, выполняемые Службой делопроизводства при обработке от- правляемых документов, особенности обработки документов в зави- симости от вида связи, используемой для отправки документов. Инструкция по делопроизводству устанавливает, что: — отправку исходящих документов производит экспедиция федерального органа исполнительной власти; — экспедиция проверяет правильность оформления исходя- щих документов, производит сортировку документов по способу от- правления (простая, заказная, международная и др.); — неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение; — документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день; — срочная корреспонденция отправляется в первую очередь; — документы, предназначенные для отправки дипломатиче- ской почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну; — документы, подписанные руководителем или заместителя- ми руководителя федерального органа исполнительной власти, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Рос- сийской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Со- вет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Россий- ской Федерации (далее — высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение — исполни- тель. 220 Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса — в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполни- телем документа), проставление стоимости почтовых услуг и переда- чу на отправку в местное отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направ- ляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отде- ления связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку до- кументов. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомствен- ного (ведомственного) электронного документооборота. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата. Обработка документов для отправки почтовой связью осу- ществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законода- тельства РФ, 2005, № 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Прави- тельства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства РФ, 2005, № 17 ст. 1557). Пример подготовки и отправки документа проследим по маршрутно-технологической карте подготовки инициативного пись- ма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах. 221 Наименование работ (операций) Исполнитель Норма времени на опера- цию Среднемесячная зарплата Расчетная величина стоимости 1 2 3 4 5 1. Выдача поруче- ния Руководитель 5 минут 2. Получение по- ручения Специалист первой кате- гории 5 минут 3. Подготовка проекта письма- сообщения Специалист 90 минут 4. Печатание про- екта Секретарь 7,5 минут 5. Согласование с руководителем отпечатанного текста Специалист 10 минут Руководитель 10 минут 6. Корректировка проекта письма Руководитель 5 минут 7. Перепечатыва- ние исправленного текста письма Секретарь 5 минут 8. Сверка отпеча- танного текста Специалист 3 минуты 9. Визирование проекта Специалист 5 минут Руководитель 5 минут 10. Удостоверение документа заме- стителем директо- ра организации Секретарь 5 минут Зам. директо- ра 5 минут 11. Передача до- кумента на реги- страцию Секретарь 10 минут 12. Регистрация документа Инспектор 5 минут Секретарь 5 минут 1 2 3 4 5 222 13. Оформление заказа на размно- жение Специалист 3 минуты 14. Передача до- кумента на раз- множение Секретарь 10 минут 15. Размножение письма в 100 эк- земплярах Оператор 120 минут 16. Заверение ко- пий письма Секретарь 120 минут 17. Составление списка на рассыл- ку Специалист 40 минут 18. Печатание списка на рассыл- ку Секретарь 25 минут 19. Удостоверение списка на рассыл- ку Секретарь 25 минут 20. Подбор экзем- пляров письма Секретарь 60 минут 21. Обработка от- правляемых доку- ментов Экспедитор 120 минут 22. Подшивка в дело экземпляра письма Инспектор 5 минут 12.9. Регистрация и прохождение внутренних документов В федеральном органе исполнительной власти (как в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собствен- ности) должны быть определены особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготов- ки и оформления соответствует прохождению отправляемых доку- ментов, а на этапе исполнения — поступающих документов. Инструкция по делопроизводству определяет: 223 — процедуру прохождения проектов приказов федерального органа исполнительной власти по основной деятельности и по лич- ному составу, основные инстанции визирования приказов, место ре- гистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлин- ников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах РФ, другим организациям; — организацию протокольной работы (сроки подготовки про- токолов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, по- рядок регистрации протоколов, место хранения подлинников прото- колов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересо- ванных лиц и исполнителей); — процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников догово- ров; — место и способ регистрации внутренних информационно- справочных документов (докладных, служебных, аналитических за- писок, справок и др.), порядок передачи документов между структур- ными подразделениями федерального органа исполнительной власти. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что пе- редача документов между структурными подразделениями федераль- ного органа исполнительной власти осуществляется через Службу делопроизводства. 12.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции В федеральном органе исполнительной власти (как в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собствен- ности) должны быть определены структурные подразделения, осу- ществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемыми зарубежным корреспондентам. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции, определяется структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя федерального органа 224 исполнительной власти, его заместителей, в адрес структурных подраз- делений, определяется место хранения подлинников документов, посту- пивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных орга- низаций и граждан, в частности, определяется место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов. Вот каким образом определены особенности работы с ино- странной корреспонденцией в Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». «Особенности приема, обработки и отправки документов при переписке с зарубежными корреспондентами: 2.31. Документы (корреспонденцию), поступающие в обще- ство от организаций и частных лиц из-за границы, а также из аккре- дитованных в Российской Федерации представительств и иных учре- ждений иностранных государств, принимает и передает в Департа- мент международных связей экспедиция. Департамент международных связей направляет документы, подлежащие рассмотрению президентом и вице-президентами обще- ства, в отдел документационного обеспечения для регистрации и до- клада руководству общества в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения руководством общества, — в соответ- ствующие подразделения аппарата управления общества. Документы, требующие срочного рассмотрения или затраги- вающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, может докладывать президенту (вице-президенту) общества начальник (заместитель начальника) Де- партамента международных связей до регистрации этих документов отделом документационного обеспечения (после доклада документы регистрируются в установленном порядке). 2.32. Письма с пометкой «Лично», адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международных связей направляет непосредственно адресатам (без вскрытия конверта). 2.33. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы, документации, правил и технических условий в рамках научно-технического сотруд- 225 ничества осуществляет Департамент международных связей после оформления в установленном порядке разрешения на вывоз этих ма- териалов. Пересылку бандеролей и посылок с указанными материалами производят с составлением списков по форме, утвержденной феде- ральным органом исполнительной власти в области связи. 2.34. На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывают на двух языках — русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке. На пакетах проставляют номера исходящих документов, дру- гие реквизиты не указывают. 2.35. Корреспонденция общества, направляемая за границу, конвертуется исполнителем (отправителем) и незапечатанной переда- ется в Департамент международных связей с приложением реестра в четырех экземплярах. Департамент международных связей отправля- ет корреспонденцию по реестру через экспедицию. При отправлении корреспонденции, сформированной в пачки, на реестрах делается надпись «Недозволенных вложений нет», которая заверяется подпи- сью ответственного лица Департамента международных связей и пе- чатью». 12.11. Учет и анализ объемов документооборота Учет объемов документооборота ведется в целях совершен- ствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объемов документооборота, структуры документопо- токов и содержания документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рацио- нального распределения документопотоков, повышения исполни- тельской дисциплины, качества и эффективности принимаемых ре- шений. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполни- 226 тельной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, от- четов) статистического и аналитического характера. Под объемом документооборота понимается количество до- кументов, поступивших в центральный аппарат федерального органа исполнительной власти и созданных им за определенный период вре- мени (месяц, год). Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экзем- пляр документа (подлинник или копия, если это единственный экзем- пляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документообо- рота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально- множительного бюро и определения численности персонала. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. 12.12. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения Документированная информация практически не использует- ся в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функ- ция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоя- щий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играют по- иск и сбор нужной информации. В свою очередь поиск документиро- ванной информации самым тесным образом связан с ее рассеянием в пространстве (по множеству источников) и во времени. Проблема поиска необходимой информации является весьма актуальной в самых различных сферах человеческой деятельности: в науке, управлении, образовании и т.д. По некоторым данным разработчик или исследователь при- мерно половину своего рабочего времени тратит на эти цели. Отсюда 227 вытекает важность и социальная значимость теоретических разрабо- ток и обобщения практики поиска необходимой документированной информации. Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам. Однако нужная информация крайне неравномерно рас- средоточена (рассеяна) по различным источникам. Поэтому простой перебор всех источников, содержащих необходимую информацию, может привести к нерациональным затратам времени и средств. Уве- личение полноты информации непосредственно связано с нарастани- ем трудностей в ее поиске. Большие затруднения вызывает также и поиск документирован- ной информации, рассеянной во времени. При этом необходимо учиты- вать фактор ее старения, которое зависит от многих обстоятельств. Ста- рение проявляется в том, что постоянно возникают все новые докумен- ты, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано первоочередное обращение именно к этим источникам. Поиск информации, прежде всего научной, облегчают дей- ствующие в различных странах информационные центры, институты научной информации и другие учреждения, одновременно выполня- ющие также функции обработки и хранения документированной ин- формации. Непосредственный поиск документов в том или ином доку- ментном массиве представляет собой совокупность логических и тех- нических операций. Он осуществляется в рамках информационно- поисковых комплексов (архивные описи, каталоги библиотек и архи- вов, компьютерные базы данных и т.п.), содержащих поисковые об- разы и адреса хранения документов. Для успешного поиска докумен- тов необходимо четкое закрепление места каждого документа в до- кументном массиве и выделение поисковых признаков каждого из документов. Иначе говоря, необходима достаточно полная докумен- тографическая (библиографическая) картина того или иного комплек- са документов. ИПС (информационно-поисковые системы) могут быть руч- ными (карточными) и автоматизированными (электронными). В ручных ИПС поиск осуществляется по краткому формали- зованному описанию документа на карточке, т.е. по регистрационно- 228 му номеру либо индексу дела по номенклатуре, архивному либо биб- лиотечному шифру и т.п. Систематизированное собрание карточек представляет собой картотеку. В текущем делопроизводстве, к при- меру, создаются РКК. РКК в картотеке отделяются друг от друга раз- делителями с проставленными на них цифровыми, буквенными, бук- венно-цифровыми шифрами. Примерами ручных ИПС могут быть также телефонный справочник, адресная книга, каталог изделий и т.п. В ручных ИПС поиск возможен лишь по одному какому-либо признаку (реквизиту), являющемуся основным в данной поисковой системе, — по автору, адресату, содержанию и т.д. В отличие от ручных, автоматизированные компьютерные ИПС позволяют совмещать несколько вариантов поиска документи- рованной информации: — по поисковому образу документа (осуществляется анало- гично ручным карточным системам); — по полному тексту документа (на основе формализции тек- ста, перевода его в машиночитаемую форму); — по гипертекстовым ссылкам (с учетом множества логиче- ских и ассоциативных взаимосвязей между документами). Компьютерные ИПС позволяют в считанные секунды осу- ществлять поиск практически по любому реквизиту либо по совокуп- ности реквизитов документа: по дате регистрации, номеру, автору, адресату, краткому содержанию, виду отправления (электронная поч- та, почтовое сообщение, факс), по резолюции, исполнителям, отметке о контроле, приложении и другим. В зависимости от формы представления информации ИПС подразделяют: — на документографические (производят поиск по поисковым образам документов, т.е. по индивидуальным кодам, которые присва- иваются каждому документу и содержат информацию о его местона- хождении. В частности, так ведется поиск книг по заказам читателей в крупных библиотеках). — фактографические (помогают найти отдельные сведения, факты, содержащиеся в текстах документов и относящиеся к какой- либо предметной области); — документно-фактографические занимают промежуточное положение между предыдущими (позволяют отыскать необходимые 229 сведения со ссылкой на конкретный документ, в котором они содер- жатся). Поиск документированной информации, как правило, состоит из нескольких последовательных этапов: — составление поискового запроса; — анализ и перевод его с естественного языка на язык фор- мальных признаков документа (библиографического описания, клас- сификационного индекса, перечня дескрипторов и т.д.), т.е. выраже- ние на языке запросов используемой информационно-поисковой си- стемы; — выборка в соответствующем документном массиве всех документов, отвечающих данным формальным признакам (так назы- ваемых релевантных документов); — выбор из числа найденных тех документов, которые соот- ветствуют информационным потребностям реципиента (так называе- мых пертинентных документов). В зависимости от местонахождения документированной ин- формации (в текущем делопроизводстве, в архиве учреждения, в гос- ударственном архиве, в библиотеке и т.п.) поиск ее имеет свои осо- бенности. К примеру, поиск архивных документов начинается с уста- новления фондообразователей, в деятельности которых могла воз- никнуть интересующая информация. Затем устанавливаются назва- ния архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут хра- ниться необходимые документы. На третьем этапе поиск осуществляется уже на уровне кон- кретного архива, где выявляются названия и номера фондов, в кото- рых отложились нужные документы. Затем он продолжается на уровне отдельного архивного фонда с целью установления номеров единиц хранения. Завершением поиска становится выявление нужно- го документа в рамках первичного комплекса, т.е. единицы хранения. В результате определяется архивный шифр документа, состоящий из названия архива, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа. В отличие от поиска в отдельно взятом документном массиве или в ограниченной совокупности таких ресурсов поиск документов в 230 информационной среде, т.е. в неограниченной совокупности инфор- мационных ресурсов, имеет свои особенности. В частности, в Internet он осуществляется с помощью поиско- вых машин, а также посредством индексированных каталогов (рубри- каторов), рейтингов и топов, метапоисковых систем и тематических списков ссылок, онлайновых энциклопедий и справочников. Наибо- лее популярными поисковыми системами в Интернете являются Ян- декс и Рамблер. Среди западных поисковых систем выделяется Google. Принцип работы поисковой машины заключается в том, что она по внутреннему каталогу (базе данных) ищет по ключевым сло- вам, указанным в поле запроса, и выдает список ссылок, ранжиро- ванный по релевантности. С помощью метапоисковых систем можно вести поиск сразу в нескольких поисковых системах. Скорость поиска и полнота найденной документированной информации с использованием как традиционных, так и автоматизи- рованных технологий зависят от качества и уровня имеющихся клас- сификационных схем документов. Разработка оптимальных вариантов поиска документов осу- ществляется в рамках отдельных специальных документоведческих дисциплин, в частности таких научно-практических направлений, как архивная эвристика, библиографическая эвристика. Большое внима- ние вопросам оптимизации поиска документированной информации уделяется в информатике. Регистрация и индексация документов. Для обеспечения эф- фективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая си- стема. Современная ИПС должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с по- следующим внесением необходимых сведений о документе в реги- 231 страционную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступле- ния. Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не суще- ствует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, его нет, так как не подтвер- жден факт его поступления. На базе регистрационных данных тради- ционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предпо- ложениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения. Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обя- зательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом доку- мента и используется также для целей учета. Дополнения к порядко- вому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска. Индексом документов, формируемых в дела только по назва- ниям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, допол- ненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-221, К-212, А-21З и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жа- 232 лоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К. Индекс документов, составленных несколькими организация- ми, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоен- ных в каждой организации-авторе, их последовательность определя- ется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа. При регистрации документа индекс, как и другие его реги- страционные данные, переносится в регистрационные формы. При- чем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизи- ты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или за- полняются в процессе исполнения документа. В ИПС разрабатываются и используются различные класси- фикационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации и базируется на комплексе регистрационных характеристик документа как в автоматизирован- ной, так и традиционной поисковых системах. В соответствии с регистрационными данными документа наибольшее распространение в ИПС находят следующие классифика- торы: — название документа — классификатор названий докумен- тов; — автор (корреспондент) — классификатор корреспондентов; — заголовок документов или его краткое содержание — клас- сификатор вопросов деятельности организации; — резолюция — классификатор резолюций; — исполнитель — классификатор структурных подразделе- ний и (или) конкретных исполнителей; — отметка об исполнении — классификатор результатов ис- полнения документов (причин неисполнения); — адрес хранения — номенклатура дел. Помимо перечисленных, в конкретных ИПС могут состав- ляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей вво- да и поиска документов и информации. Для обеспечения информационной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизованная разработка классификато- 233 ров в пределах одной отрасли, объединения или крупной организа- ции. Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как состав- ляемых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицирован- ных форм управленческих документов, вошедших в ОКУД, отрасле- вые унифицированные формы документов, основные положения ГСДОУ. Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий организаций, предприятий и учреждений, с кото- рыми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объем классификатора корреспондентов обычно зависит от принад- лежности данной организации к определенной отрасли и уровня в системе управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции. Классификатор вопросов деятельности организации представ- ляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как органи- зации в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях (уставы, положения об организации, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанно- стей между руководителями организации, планы, отчеты о деятель- ности и др.). Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организа- ций, предприятий и учреждений. В отрасли может создаваться типовой классификатор струк- турных подразделений для какой-либо группы однородных организа- ций (промышленные предприятия, научно-исследовательские инсти- туты и т.д.). Формулировки объектов в классификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативны- ми документами. При разработке в отрасли типового классификатора структур- ных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок ис- 234 пользуются наиболее распространенные названия с указанием воз- можных вариантов их толкования. Систематизация объектов в классификаторе сохраняет после- довательность наименований структурных подразделений, закреп- ленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Отличие за- ключается лишь в том, что в классификаторе на первое место ставит- ся служба ДОУ (управления делами, канцелярии и т.д.). В классифи- катор структурных подразделений включаются также общественные организации, общества, союзы. Классификатор исполнителей или только ответственных ис- полнителей представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, которые отвечают за исполнение доку- ментов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в по- следовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Для визуального отличия регистрируемых групп доку- ментов на регистрационные формы могут наноситься цветные марки- ровальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и ме- ханизированные регистрационные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и светлых тонов. Введение регистрационных журналов целесообразно для до- кументов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств организационной техники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машин- ную память. При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосред- ственно с документа на входной формат с помощью клавиатуры и других устройств ввода, например сканера. Одновременно может из- готавливаться один экземпляр регистрационной формы на бумажном носителе в качестве страхового массива. 235 Ручной информационно-поисковый массив организации со- стоит из картотек, составленных из РКК и кодификационных темати- ческих карточек и регистрационных журналов. Информационно- поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации до- кументов. Как правило, составляются самостоятельные контрольно- справочные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификацион- ные) картотеки к ведомственным нормативным актам: приказам, ре- шениям, поручениям. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведе- ний о документах в процессе их исполнения и может выполнять кон- трольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, сро- кам исполнения документов. По мере исполнения документов кар- точки с проставленными на них необходимыми отметками переме- щаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизиро- ваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать машинные базы данных. В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно- справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных. Автоматизированный информационно-поисковый массив ве- дется в соответствии с применяемым в местах регистрации докумен- тов программным обеспечением. Выбор той или иной технологии ведения информационно- поисковой системы находится в компетенции руководства организа- ции. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго ре- гламентированную форму входного формата информационно- поисковой системы. Вместе с тем необходимость обеспечения совме- стимости, понятности и полноты информационного содержания ин- формационных систем не подлежит сомнению. |